刍议光伏科技档案管理的现状与对策研究

2022-11-03菅爱爱

兰台内外 2022年34期

摘要：在“碳达峰、碳中和”的目标任务之下，以光伏发电为主的新能源迎来了巨大的发展机遇。在加速发展的同时，随之衍生出来的光伏科技档案问题亟须解决。基于此对光伏科技档案管理的现状进行分析，并提出有效对策，融合多元化发展模式，意在提高光伏科技档案管理工作的规范化、科学化以及企业在档案领域的先进性。

关键词：光伏；科技档案；现状；对策

中电联发布的《2020年1—11月份电力工业运行简况》显示，1—11月，全国基建新增发电生产能力10203万千瓦，比上年同期多投产2597万千瓦。其中，太阳能发电2590万千瓦，比上年同期多投产795万千瓦。因此，加快光伏发电工程建设的同时会产生很多的档案资料。光伏科技档案是光伏发电工程根据光生伏打效应原理，利用太阳电池将太阳光能直接转化为电能的全过程记录。

一、光伏科技档案管理的现状

1.早期参照火电科技档案管理模式

由于能源发电结构在国内早期发展的时候比较单一，国家仅有火电模式的科技档案制度比较完善及发布较早。光伏科技档案是作为一种新型的能源发电方式，所产生的档案资料尚未有统一的管理标准。企业由于工程建设早，工期紧张，迫于投产的压力，又加之在没有光伏科技档案制度的选择下，由于与火电工程建设在可行性研究、任务书、设计基础、项目管理、施工、监理等方面有部分相似，便粗略参考《火电企业档案分类表（6-9大类）》，整理光伏科技档案。

2.早期参照风电科技档案管理模式

随着能源发电结构在不断进步，趋于多元化发展模式。风电作为新能源另一种发电方式，产生出的风电科技档案日渐成熟。国家在风电能源结构发展逐渐成熟的背景下，2012年出台了《风力发电企业科技文件归档与整理规范》（NB／T 31021-2012 ），光伏科技档案的制度至此还未出台。作为同属新能源的发电方式。光伏发电工程与风电工程在项目建设、设计文件、项目准备文件、项目管理文件、施工文件、监理文件等方面，比火电制度更为接近。企业作用于光伏建设工期短及其他因素的情况下，基于同为属性的新能源发电方式，便参考了风电科技档案制度制定了光伏科技档案管理制度。

3.早期自主模式整理

部分企业由于国家政策及资源环境等因素，急于建设光伏发电工程，在国家尚未出台光伏科技档案相关制度的情况下，仅参考与之接近的风电科技档案制度，修订本公司的光伏科技档案制度，将工程文件归档。前期支持性文件、招投标、合同、施工、监理等参考风电科技档案制度进行整理，后期光伏支架、光伏发电单元、逆变器等根据公司实际情况进行档号的顺排整理。

4.当下的管理模式

光伏发电工程在国家“双碳”政策下，加速发展。装机规模从早期的2万扩大到3万，再到现今的20万，工期建设从一期扩大到二期，建设为一个项目。光伏的工程从分布式到分散式，再到集中式、漂浮式等多种新型方式的建设。随之产生的光伏科技档案从原来的数十卷到上百卷，再到上千卷，整理难度从原来的简单化趋向复杂化。企业过于追求长期建设，只考虑盈利，不重视档案管理工作，即使国家出台了光伏科技档案制度，由于守旧的思想造成了人员对档案制度理解不到位，出现了分歧。基建部与项目部因工期紧、任务重、赶进度，只注重工程的基本建设，不注重资料的收集归档，档案员因倍感压力难以胜任档案管理员职务，出现离职情况，项目档案员频繁更换，人员不固定，流动性强，造成了工程资料整理的中断、延迟，甚至出现了资料遗失，难以追溯，无法接续。再逢资源转型，社会大力推进数字档案馆建设的同时，由于缺乏先进的理念，得不到企业高层领导的支持，资金不足，人员专业技术水平不到位，难以开展工作。

二、光伏科技档案管理有效对策

1.科学管理模式

企业应根据时代的发展对光伏科技档案采用科学的管理模式。其一，对于在早期制度不完善的情况下，参考火电、风电、自主模式整理的档案，显然是与现在的要求不相符的，难以适应大数据时代的发展。企业应尽早成立专项整改小组，对以前参考火电、风电、自主模式形成的历史档案，且已经档案验收完毕的项目，可采用信息化技术方式，將原有的纸质档案进行数字化扫描，根据国家出台的光伏科技档案制度，进行新档号编制，通过档案系统，新档号链接原档号进行查找利用。其二，对于在建的项目，工程进展过半，资料又整理过半，正逢国家出台光伏科技档案制度的项目。企业切勿有投机的心理，应当机立断，召开档案专题会，敢于废除原整理的资料，改按新制度来整理光伏科技档案。其三，对于新建的光伏项目，企业要从源头项目立项开始，到审批资料，层层把关，各个环节严格执行光伏科技档案制度，新建项目增多，工期加大，又逢档案数字化工程进展，要做到制度与实际情况相结合，扩充档号编制，来适用于实际的工作当中。

2.增强档案意识，认真落实制度要求

无规矩不成方圆，制度是执行工作的依据与标准。企业要充分利用“6·9国际档案日”加大对专兼职档案员进行档案管理制度培训，深入学习《光伏发电建设项目文件归档与档案整理规范》（NB／T 32037-2017），详细解读其具体事项与实际工程相结合，做到解读不出异议，人人增强档案制度意识，认真履行制度职责。

3.构建档案部门与基建部门命运共同体

在市场竞争中，企业往往将基建部门做为核心的竞争元素，忽视了档案管理部门的能力，只将其作为资料的看管与保存的辅助服务部门。落后的思想意识，造成了基建部门发展过快，档案部门发展过慢，长期畸形的发展势态，造成档案部门与基建部门不协调的现状，难以实现管理工作的平衡发展。档案管理部门的资料来源于基建工程，而基建工程整理的资料与档案验收是需要档案部门共同参与完成。由此看来，任何一方都不能在缺少另一方的情况下，完成各自的工作内容。因此，企业要提高思想认识，统筹管理，构建档案部门与基建部门命运共同体。档案部门与基建部门双发展，并肩前行。

4.广纳人才，创建专家库

企业要发挥“人才兴、档案兴、企业兴”的理念，让人才为企业服务，加大企业档案人才储备规划。大力普及开展职称评审工作，将具备中级及以上职称人员纳入档案专家库。以点到线、线到面，树状形式开展建设工作，以集约化的方式进行管理，以职称等级对应的专业技能从事专项档案技术工作。建立专业技能的“档案专家目录树”，实行同岗同酬待遇，将档案专家列为晋升岗级的专项条件。在档案专家库的作用下，不仅提高了档案员的专业能力，还丰富了档案知识，扩大了档案部门在企业的影响力，减少了人员流动性。

5.“一带一路”试点先行

企业要统筹谋划发展档案管理的新格局。根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，档案信息化建设方面，完善档案信息化发展保障机制，加强电子文件归档和电子档案移交接收，重点推动电子文件归档和电子档案管理实现突破，加速数字档案馆（室）建设，加大档案资源共享力度，推进共享平台一体化建设，实施档案信息化强基工程。企业要紧跟国家发展方向，派遣专家团队，深入调研，综合分析，多方面评估，考虑实施的可能性，制定方案与计划，分阶段建设数字档案馆。第一阶段，选择环京区域符合条件的项目单位，开展数字化档案馆建设的试点先行工作。先结合光伏工程项目构建档案馆的整体结构框架，再通过光伏科技档案与信息化技术方式深度结合，改变传统模式的整理方法，实际解决项目工程中档案收集、整理、编目、排列、添加档号、入库等一系列工作，将纸质档案转化为数字档案，并通过线上平台，实现在线直接归档；第二阶段，实现多种系统平台的相互关联，建立光伏科技档案中的招投标部分资料，直接从源头电子文件，在线移交归档；第三阶段，以试点先行的项目单位，向环京区域外的南北区域单位推广；第四阶段，企业区域整体实现数字档案馆建设目标。

6.攻坚克难，创造专项成果

根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，档案科技创新方面，完善档案科技创新和应用机制，加大重点科研任务攻关力度，强调紧跟科技发展，特别是开展新一代信息技术在档案管理中的应用，做好科研成果转化和应用，实施“科技兴档”工程。企业应全力创新档案方面的发明与实用新型专利建设框架，组建档案科研团队，开展档案先行，模范带头作用，深入一线，发挥“特别能吃苦、特别能干事、特别能钻研”精神，与基建共同开展光伏科研档案项目的建设工作，全面提升企业档案科技创新成果。

7.合作共赢，建立公司各部门之间的协调机制

在过去，传统的档案管理模式中，基于对档案的认知不足，企业只将档案部门作为独立整理资料的后勤服务部门，由于长期处于弱势地位，又加上无法与外界其他部門建立沟通，这种封闭状态，导致了档案部门发展滞后于其他部门，业务上形成了脱节，造成了无法按时归档，甚至其他业务部门的资料本该自行归档，却以各种理由推给档案部门整理的错误认知，还有更为严重的是，基建部门与项目部门拒绝参加配合档案验收工作。落后的思想和行为方式，造成档案成了“人人烦”的现状。档案部门应改变思路，积极与公司各业务部门建立良好的沟通协作关系，积极了解各业务部门的档案工作动态，及时指导，从事后归档，到事前整理。从光伏发电工程立项开始，档案提前介入，同步开始收集整理资料，积极开展档案专题会，对基建部、项目部门及监理单位、施工单位、参建单位等进行档案培训，针对疑难棘手问题，开展专项解决方案。积极开展数字档案馆建设工作，采用先进的技术方法整理光伏科技档案。从封闭保守的状态转型为科技兴档，从“人人烦”转变为“人人夸”的现状。

三、光伏科技档案未来发展趋势

1.科技兴邦，数字化技术助力发展

随着先进技术的广泛应用，基于传统模式下的手工整理光伏科技档案，因耗时长、工作量大、过程烦琐，理念落后的方式及带来的各种问题与弊端，难以适应新时代档案事业的发展。因此，在新《档案法》的颁布实施下，档案管理开始进入转型阶段，信息化技术得到了有效发展，冲击了传统模式的档案管理。企业应“借力东风”，将光伏科技档案数字化作为转型的主要趋势，大力发展。从项目立项开始，工程与数字化档案同步进行，聘请专业的数字化外包服务公司进行指导，培训档案整理，加强过程管控，将前期资料、招投标、合同、施工图、竣工图、设计文件、监理资料、施工资料、设备资料等随办随进行数字化。在光伏科技档案最终验收时期，减少了因工期紧张、档案数字化不及时而造成的验收不通过。数字化技术为企业带来了高效便捷的档案管理方式，依托独立的网络与系统平台服务，由计算机取代人工进行档案收集、整理、编目等大量操作，节约了人力、物力、财力，减少了档案部门存放实体资料的空间，实现了部分档案异质异地保存，完成了从“原始的刀耕火种”阶段转变为科技兴邦“数字化技术助力发展”。

2.文化盛典，档案丝绸之路

档案数字化技术被普遍应用，越来越多的企业选择数字化技术助力光伏科技档案的发展。在信息化、大数据技术的背景下，逐渐增多的光伏科技档案数据可存储在云端，由此衍生出线上和线下两种管理模式。线上以“目录树”为核心，以公司层级为分布，成树状向外连接，实现跨省、跨地区、跨时间、跨全宗在线进行光伏科技档案的技术与整理问题的及时在线研讨与交流；线下以南北走向，以东西发展，成十字交叉汇集在京企业总公司，以南方先进的数字化技术设备，带动北方传统的光伏科技档案整理方式，以东部沿海光伏科技档案的先进理念，带动西部落后的光伏科技档案发展。以在京企业总公司为首，开展年度档案交流研讨会，实现全国范围的档案数字化全面发展。

四、光伏科技档案管理的意义

1.提高了企业档案领域的竞争力

光伏科技档案管理工作是企业管理工作的重要组成部分，是光伏发电工程的真实记录，具有凭证和参考作用，其全面、真实反映了企业整体发展状况和经营成果。光伏发电工程只有具备完善的光伏科技档案，才具备评选达标创优工程，优质的工程才能为企业创造更大的价值空间。因此，做好光伏科技档案管理工作对于促进公司经济建设，不断提升企业在档案领域中的竞争力具有重要意义。

2.提升了企业的文化价值

档案与企业文化具有紧密相连的关系。光伏科技档案不仅是光伏发电工程的重要见证，同时也保存了详细的技术资料，为后人学习提供有效参考，也是企业文化得以传承的重要工具。光伏科技档案的发展，可以确保企业知识文化和精神文明的延续和发展，有效提升了企业的文化价值。

五、结语

综上所述，光伏科技档案管理只有精准分析出问题，制定专项解决方案，加大人才培养力度，与时俱进，运用科学化、规范化的先进技术方式，才能适应新时代发展的需要，开创光伏科技档案管理工作的新局面。

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