线上竞争性谈判的管理与实践

文｜刘明基

线上竞争性管理平台通过与国家电网新一代电子商务平台相互配合，为招标方和供应商搭建了线上竞争性平台，供应商在本地就可以完成投标、谈判、报价等招标相关所有操作，促进招投标双方降本增效的同时，也减低了疫情传播风险

线上竞争性谈判由于其特殊的环境和场景，容易出现各种风险。一是由于操作方式的改变，容易省略必要的流程。二是谈判的相关数据需要在互联网上进行传输，容易面临数据被违规抓取、篡改等网络安全风险。三是在谈判过程中，可能出现系统无法正常使用、数据传输错误等风险。四是线上竞争性谈判基于操作系统、软件等存在的漏洞，修复不及时会带来系统崩盘的风险。

竞争性谈判作为招标采购方式之一，因其竞争充分、方式灵活的特点，在企业采购中发挥了重要的作用。但传统线下竞谈采购方式受场地、人员容量等限制，再加上新冠疫情的影响，已不适用于疫情常态化情况下有效开展工作。

为尽量地减少人员接触，建立线上竞争性谈判方式，成为当务之急。2019年，国网公司在原有的电子商务平台（ECP1.0）的基础上，应用“大云物移智”等现代信息技术，建成了新一代电子商务平台（ECP2.0）。新一代电子商务平台以电子招标为业务核心，上游与计划管理无缝衔接，实现招标采购与工程项目管理的业务协同；下游与合同管理、质量监督等业务自动贯通，实现对招标结果的刚性执行。特别是针对竞争性谈判采购，该平台已能够全程在线完成项目准备、发标、投标、开标、多轮报价等多项活动，供应商足不出户就可以完成相关操作。

从线下到线上，方式的转变也带来管理方式的转变

新冠疫情常态化情况下，综合考虑竞争性谈判的现实情况，以建立线上竞争性谈判为指导思路，既能够进行谈判，也能够防范疫情传播的风险。同时从线下到线上，原有的管理理念和方式也需要根据情况做进一步调整。

建立合规的非接触式线上竞谈机制。竞争性谈判与其他招标方式相比，流程相对较长，人员关系更为复杂，为保障线上竞争性谈判的合规性，必须严格遵守包括《中华人民共和国招标投标法》在内的所有招投标相关的国家和地方的法律法规。同时，线上竞争性谈判应遵循固有的操作流程要求，不应因采用线上方式而省略相关必备步骤；线上需要参照原有线下的竞争性谈判操作要求，全程记录整个竞争性谈判过程，保障竞谈效果深入、公平且充分；竞争性谈判工具还必须满足安全方面要求，保障系统安全。此外，还需要提供线上咨询通道，便于供应商与现场人员进行咨询沟通，保障竞争性谈判的顺利进行。

打造线上竞谈相适应的人员体系。竞争性谈判方式由线下变为线上，沟通方式和沟通渠道都有变化，需要建立与之相适应的人员体系。招标方、专家等参与线上竞争性谈判的角色，需要使用电脑进行操作，相关的人员必须经过多次培训和实操后才可以上岗操作，对谈判过程中可能出现的问题要做到了然于胸，并能够及时做出合适的处理。特别是选取专家时，也需要把线上竞争性谈判工具的熟练度纳入考虑因素，每个竞谈小组至少需要一个熟练操作线上竞争性谈判工具的成员。供应商需要提前通告和培训，培训要充分考虑供应商的现实情况，使用结合线上会议、培训视频等多种方式，建立沟通交流渠道解决供应商的咨询和疑问。

线上竞谈的风险识别与风险规避。线上竞争性谈判由于其特殊的环境和场景，容易出现各种风险。一是由于操作方式的改变，容易省略必要的流程，如违背固有步骤进行谈判，违反竞争性谈判相关法律等人为因素风险。二是由于线上竞争性谈判的过程中，相关数据需要在互联网上进行传输，容易面临数据被违规抓取、篡改等网络安全风险。三是在谈判过程中，由于谈判工具设计不合理、流程不规范、权限不明确等问题，可能导致系统无法正常使用、数据传输错误等风险。四是线上竞争性谈判基于操作系统、软件等存在的漏洞，修复不及时会带来系统崩盘的风险。上述几类问题是前期可以预见到的风险，对于风险的管理不能仅仅停留在现已识别问题上，需要建立风险识别和风险规避机制，除现有风险要建立归档记录和定时排查外，要在日常使用过程中提高风险识别意识，对已经触发的风险立即进行风险识别和记录，并通过会议、咨询、改造等方式对已识别的风险进行修复和规避。

新冠疫情常态化情况下，原有的线下竞争性谈判面临诸多风险，为保障竞争性谈判安全，减少疫情传播风险，以搭建线上竞争性谈判方式为目标，构建了与ECP2.0系统配合，形成全流程线上参与竞争性谈判的闭环。

建设线上平台，重点做好分工、规章制度和工具建设

线上竞争性谈判项目组设置图。

在进行线上竞争性谈判时，结合实际业务情况，采购部在招投标过程中使用竞争性谈判方式较多，所以整个线上竞争性谈判的人员体系应由采购部牵头，从采购部门中挑选资历深，经验足的员工和采购部主任组成项目组，负责整个线上竞争性谈判的工作开展，分管领导负责资源调度进行辅助。项目组下一共分四个小组，分别为规则组、标准组、产品组、谈判组。

项目小组明确分工任务。规则组作为竞争性谈判规则制定组，最先开始执行和操作，并持续跟进到最后；标准组根据制定的规则来完成各项标准的建立；产品组根据规则组和标准组的各项要求，确定线上竞争性谈判工具开发的系统要求和功能要求，工具开发完成后需要由规则组和标准组进行再次验证，以确保满足规则组和标准组制定的各项要求。验证通过后给谈判组及相关用户进行培训，培训要求谈判组成员达到如下要求：一是充分了解并实际操作线上竞争性谈判平台的所有的功能；二是了解线上竞争性谈判工具的常见问题和常见问题处理方式；三是熟悉突发问题的处理规范和处理步骤。谈判组除了需要接受产品组的培训外，还需要组织项目经理、专家、供应商培训的相关事宜。

规章制度及处理标准。规则组在收集项目相关要求时主要考虑国家级、地方行政级以及电网内部对竞争性谈判的相关要求。对于收集的规则按照以下三种类型处理：一是有明确要求的，记录并作为强制要求执行内容；二是对于建议类的要求，综合考虑竞争性谈判从线下搬到线上后，谈判环境的变化，对于风险高的作为强制要求，风险低或无风险的，有选择性地执行；三是不适用的部分，经过内部讨论后确为不适用，记录并说明不适用理由。标准组制定处理标准，首先需要充分考虑规则组收集整理后的规则要求，制定的标准主要考虑合规性、便捷性、安全性三个方面，具体到处理标准内容考虑以下几点：一是线上竞争性谈判的流程，需要重点突出由线下变为线上后的流程变化内容；二是为适应线上竞争性谈判，招标文件里对谈判要求的变化，最终需要给出线上竞争性谈判内容编写标准模板；三是系统公告发布内容模板和项目经理、供应商等培训计划方案；四是软件功能模块，用户权限、软件安全及部署环境要求；五是为适应线上竞争性谈判场景，评审专家的要求和人员选择条件及建议；六是供应商线上反馈渠道的打通和沟通方式的建议。

线上竞争性谈判工具。线上竞争性谈判工具根据处理标准和用户使用要求，针对使用谈判工具的三类用户提供不同的客户端：一是提供给专家和项目经理使用的专家助手端；二是提供给供应商使用的供应商端；三是提供给内部管理用户的系统管理端。系统主要包括用户身份认证、项目数据管理、谈判会议调度、竞争性谈判会议、谈判数据记录及归档、消息通知、供应商咨询、监督查看、数据统计等功能模块。运行过程中，由于要进行实时竞谈，专家助手端和供应商端均采用CS 架构，确保业务消息的快速传输。同时，谈判工具作为承载线上沟通的渠道，系统的安全性就显得尤为重要，可以从三个方面来保障：一是软件自身安全，软件设计之初就需要充分考虑安全问题，识别传输和存储过程中的重要数据，使用国网要求的加密方式对数据进行加密，谈判工具必须通过国网电科院的安全评测；二是软件部署环境的安全，选择有高级别安全防护网络的环境，数据必须存储于内网，对于内外网等网络边界需要严格采用物理隔离的方式，主机操作需满足密码强度、及时更新等要求；三是工具开发过程的安全，开发终端必须始终处于内网，需求设计等材料需要按照要求进行管理，不允许出现在互联网环境，项目材料及源码的管理使用权限控制，不允许互相访问，项目研发方和研发人员必须签订保密协议，确保整个研发过程安全可控。

疫情常态化情况下，线上方式开拓竞争性谈判新成果

新冠疫情常态化情况下，原有的线下竞争性谈判面临诸多风险，为保障竞争性谈判安全，减少疫情传播风险，以搭建线上竞争性谈判方式为目标，构建了与ECP2.0 系统配合，形成全流程线上参与竞争性谈判的闭环。系统建成后已经在多个招标批次进行试用，体现出能够有效弥补线下竞争性谈判的不足，扩展竞争性谈判方式，对采购的提质增效有非常积极的作用。

成功探索非接触式线上竞争性谈判。线上竞争性谈判工具的上线，在原有线下竞争性谈判方式的基础上，扩展了线上竞争性谈判方式，通过运用信息化手段，使供应商足不出户便可以参与到竞争性谈判过程中来，屏蔽地域、时空等方面差异，让数据多跑路，让群众少跑腿，实现竞争性谈判的新业态。

提高组织研究能力。搭建线上竞争性谈判需要从竞谈的规则要求入手，一直到产品最终实现，有很多管理方式和技术难点需要一一克服，整个系统的研发过程中，已发表多项研究专利和学术论文。

为线上竞争性谈判提供先行经验和人员培养。竞争性谈判方式改变后，流程、规则和人员素质要求均有一定程度的变化，要求项目组成员根据实际情况不断调整，以适应线上竞争性谈判的现实场景，为线上竞争性谈判提供了先行经验的同时，也锻炼了招投标采购人员。

实践证明，线上竞争性谈判能够在不接触供应商的情况下完成招投标项目的谈判，不仅能够有效地防范新冠疫情带来的传播和感染风险，同时也提高了竞争性谈判的效率，降低了供应商的招投标成本，提高了采购质量。线上竞争性谈判的管理理念、方法和谈判工具可复制性强，可以平滑推广到其他兄弟单位，有效助力采购质量提高和新冠疫情的防控。