浅析事业单位办公室管理精细化

2022-11-01中国水产科学研究院南海水产研究所马燕芹

办公室业务 2022年18期

文/中国水产科学研究院南海水产研究所马燕芹

新形势下，事业单位要想打造具有行业特色的核心竞争力，必须实现管理的精细化，制订可行的精细化管理制度，提高办公室的管理效率和管理水平，提升办公室管理质量和整体服务能力。本文剖析事业单位办公室精细化的作用、思路和对策。

一、实现办公室管理精细化的背景

（一）精细化管理的重要作用。在日常工作中，办公室的性质特殊，工作内容繁多、琐碎、紧急，且通常人手有限，需要科学高效的工作方法。实现办公室管理精细化，可以有效帮助职工认清自己的职责，使每个部门和每个岗位的职责范围更加明确，协调各部门间的合作，有利于控制管理人员队伍规模并提高职工的工作积极性，有效把单位的各项工作规范化，提高行政工作的效率和管理服务的质量及效率。

（二）传统管理模式存在缺陷。大部分事业单位的传统管理模式，沿用传统的经验，方式和思维，没有创新，只注重制度、规范、技术、法则等理性的现实因素，很少关注社会人文、单位文化等层面，难以调动职工的主观能动性，难以形成团队凝聚力，难以适应新形势下的大环境，不利于单位提高自身竞争力。单位需要创新管理模式，改变观念，把管理精细化融入办公室工作中，才能打破固有思路，适应新时代的发展。

（三）实现精细化管理的迫切性。办公室日常需要处理大量琐碎的事务，经常忙于应付临时性工作，同时还要为领导当好参谋助手，如果分工和管理不够精细，制度不够完善，各部门之间的协调沟通欠缺，会影响责任的落实和管理制度的完善，无法提高办公室工作的质量。只有实现办公室管理工作的精细化，才能与时俱进，保证出色完成任务。

二、办公室管理精细化的思路

（一）细化办公室业务和岗位职责。办公室应根据内控制度，结合单位实际，定期梳理、细化、完善岗位职责分工，让每一位职工根据自身岗位实际，提出建议，全员参与提议，集思广益，明确、细化岗位的具体职责，实现岗位与职责的统一，梳理、细化工作流程和任务，明确工作职责，理清工作重点。制订工作标准和规范，探索工作规律，加强督查考核，促进绩效考核实效，实现考核管理的科学化以及标准化。全程覆盖，制订出台与绩效考核相关的管理制度，要根据岗位的工作范围和职责，从德、能、勤、绩、廉等方面确定每个岗位的工作目标，并根据工作任务的变化，及时对工作目标进行修订、补充和完善，突出不同类别、不同岗位、不同职务人员的特点，增强考核指标的针对性，规范人员履责行为，各级人员履职尽责有明确的政策依据，避免出现工作不到位，或者越位、错位等现象。将考核的关键点融入考核评价体系，分级管理，分级负责。整改工作开展过程中存在政治站位不高、问题查找不实、措施制订不细不精准、亮点提炼不突出等情况。要推动办公室人员认真履职尽责，不断提升服务大局意识，提高执行力，建立长效机制，强化责任意识，确保工作到岗、责任到人，实现职责具体化，切实提高行政管理效能，增强执行力，提高综合协调服务保障能力。

（二）加强办公室工作的规范化建设。规范化是办公室工作的本质要求，单位应对照新形势要求，修改完善办公室内部管理、业务运行、考核评价等一系列管理制度，结合单位行业实际，出台办公室规章制度和工作规范，作为指导办公室工作规范化的蓝本，可使流程更加规范。完善修订办公室综合文稿起草规范、保密工作规范、党委信息报送要求等，推动办公室各项工作程序化、标准化，聚焦工作主动、工作效率、工作标准、工作制度等7个方面，深入查摆存在的问题，细化整改措施，提高整改成效，进一步增强大局意识、强化责任担当，以更高站位统筹协调、更宽视野参谋辅政、更优方式督促落实、更实作风做好服务工作。进一步加强调查研究，提升信息报送质量和政策统筹能力，扎实做好参谋助手，进一步加强政务运转保障，抓紧快办、提高公文运转效率；鼓励干部职工加强学习，提高规范化意识，对照规范化建设任务要求，明确目标，突出重点，把考核纳入目标管理，着力推动工作作风转变。在规范化管理的过程中,可以促使办公室时刻绷紧规范化这根弦，扎实推进单位办公室工作规范化建设，全面提高办公室规范化、制度化、标准化水平，扬弃陈旧的思维和阻碍单位发展的消极因素，最大限度地吸纳积极因素，形成凝聚力和向心力，朝着单位发展的目标迈进。

（三）加强信息技术应用水平。随着科技的发展和进步，现代化信息技术越来越成熟，功能越来越强大，在办公室管理中占据着重要的地位，可以对单位的有效运转产生推动作用。因此，单位的管理者应将先进的信息技术应用到办公室管理工作中。单位利用现代化信息技术，使工作流程越来越规范，工作分工越来越信息化，有效提高了管理效率和质量，不断朝着精细化、科学化的方向发展，推进落实单位各项工作。

三、促进办公室管理精细化的对策

（一）结合单位文化实现精细化。单位文化在本质上来说，是一种管理工具，想要使单位管理更高效发展，必须建设和完善单位文化，结合单位行业的发展状况和自身特点，将单位文化的思想融入管理中。只有利用独特、结合实际的单位文化来指导单位的管理，才能更好地实现单位长远发展，有效提升管理水平和质量。

（二）完善精细化规章制度。办公室的精细化管理，需要科学合理可行的规章制度。在单位管理工作中，应树立制度意识，提高执行能力，根据精细化管理模式，促进制度完善，提升办公室管理精细化的科学性、合理性、可行性，重视规范管理流程，结合实际情况和行业特点，专项部署建立、梳理规章制度，建立健全常态长效机制，把各项管理制度进行细化，发挥精细化管理的作用，从而有效约束办公室管理人员的思想和行为，促使其更好地完成本职工作。领导干部要带头推动制度的落实，明确规范管理的重要意义，调动管理人员的工作积极性，更好地促进内部管理有章可循，进一步明晰职责，明确管理人员的行为规范，强化制度管人、管事的规则意识，细化日常管理，修正工作规范，健全管理体制，强化工作要求，突出操作实效，狠抓执行落实，深化制度条款的落实，提高制度的执行力，完善程序漏洞，防范行业风险，进一步强化办公室督察、督办、参谋的工作职能，提升服务质量和管理水平，推进各项工作高效实施，提升单位精细化管理水平。

（三）从根本上提升职工专业能力与技术素质。实现办公室管理的精细化，可以帮助职工拆分和细化手头的具体工作，有效提升办事效率。单位管理者应坚持思想教育引导，思想政治工作是一个潜移默化、细雨润物的过程，具有启发性、长期性、群众性的特点，致力于人的觉悟与情感，以解放人的思想、塑造人的灵魂、提高人的素质为目的，引导职工转化为实际行动，爱岗敬业，为企业做出最大贡献。思想政治教育还要有针对性，使其全方位渗透、融入职工素质教育工作中，坚持以人为本，实行“人性化”服务，将对提高职工素质产生不可低估的作用和效果；加强职工的职业素养和道德培训，健全职工培训机制，要积极引导和鼓励职工立足本质，自学成才和掌握良好的业务技术，成为一专多能的复合型人才。同时，单位要根据各岗位的优势和特点，开展技术创新、技术比武和岗位练兵活动，激励职工在市场竞争机制中站稳脚跟，适应市场和企业发展的需要。积极开展扎实有效的职工岗位技能培训工作，必将增强单位员工技能，这是单位的无形资产，对单位的发展必将产生巨大的推动力；完善企业各项管理制度，加强职工管理，积极开展相关职业技能培训，高效能培训管理体系的构建不仅要求单位从战略的角度重视培训，为职工提供培训的机会和环境，还在于单位培训的动力机制是否健全完善。培训模式从单一模式向立体化、专业化发展，培训组织不再局限于单位内部机构。通过技能培训、绩效考评、岗位互换等方式，全面提升职工的综合素质，进一步提升职工的技能水平。