基于信息化广西地方应用型本科院校行政人员发展研究

2022-11-01右江民族医学院菲律宾克里斯汀大学王文霞

办公室业务 2022年19期

文/右江民族医学院，菲律宾克里斯汀大学王文霞

信息化是当今时代发展的大趋势，代表着先进生产力。作为信息化时代的组织和个人必然要依托信息化实现组织或个人的发展。《中国教育现代化2035》中强调要“加快信息化时代教育变革”。《教育信息化2.0行动计划》提出，将教育信息化作为教育系统性变革的内生变量，支撑引领教育现代化发展。信息技术正在从战略层面对高等教育发展产生重要影响。“实施教育信息化2.0计划将加快教育行业人事管理的步伐，提高管理效率”“将带领教育行业进入新的管理时代”，教育信息化2.0背景下的地方应用型院校人事管理信息化建设、行政管理人员信息化素养值得广泛推广。

一、相关概念界定

地方应用型本科院校是指服务地方经济社会发展，为地方经济社会发展提供人才、技术、知识能力保障的地方所属的本科院校。其包含三方面的内涵：一是办学层次主要是本科层次；二是高校归属关系为地方办学；三是人才培养重点是服务区域经济社会发展以及相关行业需要。广西地方应用型本科院校指由广西人民政府办学，服务广西区域经济社会发展的本科院校。

行政人员主要是根据国内对大学管理者的习惯称谓，同时借鉴管理大师彼得·德鲁克的提法：“除了企业，其他机构一般不说管理和管理者。大学、政府机构和医院叫‘行政人员’。”因此，在国内教科书中普遍认为，行政人员是指具备行政学、秘书学、管理学、政治学、法学、相关专业等方面知识，能在党政机关、企事业单位、社会团体从事管理工作，让专业岗位从事务性工作中脱离出来，提高人力资源和物质资产的利用效率。其共同的职能是“管理”，共同的任务是让机构正常运行。本文中的行政人员，主要是指在地方本科院校中从事学校党务、教育教学、科学研究、学生、后勤保障等方面的管理工作的人员。

二、行政人员在广西地方应用型本科院校中的重要性

地方应用型本科院校行政人员是实施本科院校管理的主体，在争创“双一流”背景下，承担着学校发展方向、师资队伍建设、人才培养、校园办学基础条件和文化建设等管理重任。行政人员成为地方本科院校高质量发展的重要推动力量。行政人员在地方院校中的主要职能是管理。“没有机构，就没有管理。但如果没有管理，也就没有机构。管理是现代机构的特定器官。器官的绩效决定了机构的绩效，甚至决定了机构的生存。”因此行政人员的管理职能对地方本科院校的发展至关重要。

教育行政系统是国家行政系统的重要组成部分。教育管理体制随着社会、政治、经济的发展而不断演变，形成了具有中国特色的教育管理体制。从具体工作来讲，行政人员承担着落实国家大政方针、把握学校办学方向和高质量发展的重任。国家的“十四五”规划中，要求加快建设高质量教育体系，“推动信息化时代教育创新，实施教育新基建工程，大力开发优质数字教育资源，促进新技术与教育教学深入融合，培育教育高质量发展新动能。”广西壮族自治区国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要中提出：“大力推进高等教育发展，建设一流大学、一流学科、一流专业和一流课程，持续优化高等教育布局……实现高等教育毛入学率分别达到55%。”且提出“教育改革和发展保障重点计划、新时代立德树人计划、强师惠师计划、新时代教育评价改革计划、‘互联网十教育’行动计划”。广西地方应用型本科院校如何落实国家和广西教育方针政策，整合优势资源，结合学校实际走出地方本科院校特色发展之路？这些影响深远且关系学校发展命脉的问题永远是许多不同层级的行政人员不断思考并身体力行去实践的主题。许多行政人员还承担着大量琐碎、日常、繁杂的服务保障工作，为专业教师、学生提供安心教学、便捷生活的保障，为学校的运行发展付出了难以衡量的业绩。总之，行政人员为地方本科院校发展目标、人才队伍建设、教育教学、学生管理工作、科学研究工作、社会服务、对外交流等工作发挥了强大引领和保障作用。

三、广西地方本科院校行政人员发展的难点分析

信息化时代，行政人员对地方应用型本科院校发展具有重要作用，但在实际工作中，行政人员发展在地方高校中没有得到足够的重视，智能办公等信息化程度较低，导致行政人员发展存在诸多难点。

（一）行政管理信息化建设不够，行政人员需求较大，工作效率较低。随着我国高等教育进入大众化规模，广西地方应用型本科院校办学规模、办学层次得到飞速提升，面对高质量的发展要求，院校依然存在着观念、资金、资源、技术支撑不足等难点，信息化建设较为滞后，行政管理体系庞大，行政机构超编，行政人员越来越多。例如，在2021年广西某地方办学的医学院校，全校教职工总人数860余人，行政人员数量占全校总人数的40%，专业教师人数占总人数的42%，其他辅导员和科研教辅类人员18%。行政人员与专业教师占比几乎相近。一方面，体现了中国高校独特的教育行政管理体系；另一方面，体现出行政管理人员数量庞大。这个庞大的行政人员数量，隐含着3个特点：一是高校行政人员入职专业门槛较低；二是高校行政管理信息化建设不足；三是行政人员工作效率不够高。信息化建设、智慧校园建设需要先进技术和较大财力保障，这些资源条件在广西地方本科院校是普遍缺乏的，他们预算较多倾向于教学、科研、基础建设等方面。信息化和智能化这些需要资金、技术等较大投入的建设，属于锦上添花、提质增效的质量化建设。

（二）行政人员专业不强，信息管理专业化培训较少，管理技能不足。信息化时代，人工智能发展越来越快，许多重复性、低效率的职业岗位被人工智能机器人所替代。但行政人员具有广泛的适用性，在广西地方应用型本科院校中依然需要大量的行政人员，且专业限制较少。尽管地方应用型本科院校行政人员门槛比其他企事业单位要高很多，行政人员学历标配在研究生学历以上，但行政人员门槛依然比专业教师门槛低一些，专业类别也较为庞杂。例如，同样在广西某地方本科医学院校，行政人员学科涉及12个门类，管理类的行政人员数量占学校总行政人员的23%，医学占比为30%，工学占比为11%，法学和文学类占比各为9%，理学和教育学占比各为6%，经济学、农学、哲学、历史学、军事学等占比为1%～2%不等。行政人员专业的广泛性为地方应用型本科院校进行行政人员集中信息化管理素养的培训带来较大的难度。尽管行政人员岗位特点、专业需求不同，但他们有共同的“管理”职能，有共同的“信息化”背景，但是很多地方应用型本科院校对行政人员所需要的信息化素养和信息管理专业性认识不足，较少进行这方面培训，行政人员工作效率较低在所难免。

（三）信息化绩效考评制度不完善，激励机制不合理，导致职业倦怠。广西地方应用型本科院校教学科研人员的绩效考评，大多能够依据量化考核的方式进行，效率高、方便操作、认可度高，已形成规范有效的绩效考核办法，绩效考核能够发挥积极的激励导向。而行政人员工作事务繁杂，工作面宽，工作量大，绩效考评信息化应用没有得到足够重视，行政人员的绩效考核缺乏可量化的考核指标，考核以年度考核为主要形式，主要是定性考核，考核形式为领导考评和同事互评为主，很少建立规范量化考核的指标，人为评价因素占主导地位，难以形成成熟可量化的信息化绩效考核机制。且行政人员激励机制不够完善，考评体系不够合理，影响行政人员工作的积极性，造成思想不稳定、职业倦怠等问题。

四、广西地方应用型本科院校行政人员发展的优化路径

（一）加强信息化办公建设，提升行政工作效率。地方应用型本科院校要重视信息化建设，提高数字化经济意识及行政人员信息化办公能力，提升行政工作效率。一是提升行政人员信息化意识。新时代信息化迅猛发展的背景下，行政人员要充分意识到信息化建设对行政办公的重要性和必要性。加强对行政人员信息化知识的培训，不断强化行政管理人员信息化管理能力，提高行政管理人员信息化素养；二是建立完善信息化办公网络体系。加大投入，规划好信息化建设的顶层设计，根据教育教学规律，结合学校发展目标、学科专业特点、学生规模等实际情况，建立统一、兼容、共享、便捷的信息化网络办公平台；三是健全信息化管理机制。信息化办公运转流畅在于定期维护和更新，要健全信息化管理机制，成立信息化建设的专门机构，负责全校性的信息化建设。招聘、定期培训信息化专业的行政人员，要定期做好信息化办公网络维护，制定相关规章制度，制定信息化办公绩效考评，保障信息化管理的高效发展。

（二）强化信息化管理技能培训，提高管理综合素养。国家“十四五”规划强调：“将完善服务全民终身学习的教育体系，多渠道扩大终身教育资源，更好满足不同群体多元化学习需求。”一是建立行政人员定期培训体系。作为地方本科院校，应该重视行政人员的培训工作，针对行政人员岗位需要，建立行政人员培训管理体系，定期为行政人员开展管理技能和业务理论知识与技能的培训工作，提升行政人员的业务水平与管理能力；二是建立完善行政人员进修与学习机制。从行政人员自身职业规划谋划，多角度多渠道提供进修与学习的平台，鼓励行政人员进修、交流、考博、科研，重视行政人员参与学校行政管理专业科研创新，满足不同年龄阶段的行政人员进修、学习、科研的需求；三是建立“岗位轮转”式行政人员培养机制。因为长期从事某项工作或某类型工作，容易出现懈怠心理,“岗位轮转”制度可以有效解决职业倦怠有关问题。高校可以根据行政人员的专业特点、兴趣爱好、工作技能专长等，结合学校发展需求，建立“岗位轮转”工作制，激励行政人员扩大学习范围、了解不同岗位、发展不同技能，加强对于其他部门及工作的交流，促进部门之间的有效沟通。

（三）借助信息化建立公平激励机制，激发工作的积极性。新时代，高质量发展成为教育的主题。所谓的公平、公正、合理与科学的激励机制应该能够体现岗位职责和劳动量的差别，借助信息技术和数字化建设融合过程性工作评价，更好地量化行政管理日常事务，构建合理科学的薪资考核体系。一是做好岗位职责考核指标的数字化。地方应用型本科院校应树立行政人员管理意识，借助现代信息技术做好行政人员岗位职责调研，不同的工作岗位环境、侧重点、强度、难度不同，因而个人的付出不同，导致工作的成果也有很大的差异，因此在岗位职责考核中应当通过不同岗位职责考核指标的数字化信息化体现岗位的不同差异。“考核指标应具有非常好的区分度，既能区分工作场景的差异，又能区分出干部素质和能力的差异。要对德、能、勤、绩、廉五个维度进行科学的细化，准确确定关键绩效指标（KPI)，然后再逐步分解到部门，再由部门分解到岗位。同时，根据不同部门和岗位特点确定不同指标的权重”；二是构建信息化数字化的绩效考核机制。加强信息化绩效考核平台建设，在细化量化行政工作内容和明确考核指标的基础上，实行人性化的激励机制，更好地构建一套公平合理科学有效的行政管理部门薪资待遇体系。将日常的过程性的表现纳入考核范围，日常岗位工作量大、踏实肯干、尽职尽责的行政人员给予公平合理的评价，激励担当实干的行政人员，为行政人员营造一个争先创优的工作氛围。