建筑工程资料管理的常见问题与完善措施

刘玉琴

广州机施建设集团有限公司 广东 广州 510000

引言

由于工程资料涵盖范围非常广泛，持续周期较长，管理起来相对复杂。建筑工程项目从施工直至到工程项目的竣工结算验收，都涉及全生命周期过程的项目工程资料收集与整理。建筑工程资料主要记录了该项目施工全过程，最大限度正面反映出项目质量及管理情况，对工程项目全方面、全过程管理具有重大的意义。因此，加强建筑工程资料管理工作是非常重要的环节，工程资料作为一个由诸多不同要素共同构成的复杂系统，每一个要素都不容忽视。全面完善建筑工程资料管理工作非常有利于提高建筑工程管理的各方面效率。

1 建筑工程档案管理工作的重要性

从宏观层面来看，我国对于建筑工程施工档案管理有明确相应的规定，工程建设项目必须严格按照国家行政主管有关部门对工程资料的管理及归档。该项规定的实施要求从一定程度上加强了相关建筑企业对于资料管理工作规范化、制度化。建筑工程项目要建立健全全方面科学的管理制度，严格落实建筑工程资料管理，才能充分体现企业内控工程管理相关水平。微观层面来说，建筑工程资料的管理也是工程管理工作积累下来的丰富的经验，该项工作在工程建设管理过程中发挥着重要的作用。但由于建筑工程施工过程涉及的环节多、领域广、施工程序复杂，因此在建筑工程施工中的产生的相关资料，这些资料既是建筑工程施工过程的体现，又是为提升该工程项目质量、安全及现场管理水平证明。

2 工程档案资料管理的作用

首先，建筑工程资料管理工作对于工程质量控制的重要性从工程质量控制的角度看，项目工程档案资料实施科学、高效、规范的文档控制管理，可以确保项目的顺利实施。同时完整的工程档案资料为该工程的整体质量、绿色施工、专项施工方案等概况的提供较为全面的资料帮助。项目文档管理工作主要包括对项目文档的准备、申报、分发、存档和外来文档管理等一系列出来过程进行控制，保证了资料文件的流通顺畅。运用办公管理管理软件对项目文档状态信息进行全过程记录、跟踪和分析，保证项目资料的可追溯性及有效性。

由于建设工程项目一般工期持续时间较长，施工过程工序复杂，特别是隐蔽工程需要每道施工工序要监理及相关单位验收合格后，方可进行下一道施工工序，因此，施工过程必须要有相关施工过程及验收过程记录资料。现阶段，工程资料统一使用的省统表涵盖了工程验收的内容、标准以及相关的规范要求。

建筑工程在竣工交付业主使用的过程中，难免会出现各种质量问题，一旦出现各种需维修的质量问题，档案资料是该项目进行具体需施工单位或业主检修维护的一项重要参考依据。而且随着时间变化，该当建筑不能满足当下居民的居住使用功能时，建筑需要改建或是扩建以满足居民使用需求，在这种情况下，该建筑的原始施工技术资料显得尤为重要，可以提供建筑的设计安全功能情况、建筑的荷载取值、工程给排水管线分布、安装工程线路分布位置等各项需要的信息，为扩建、改建等工作提供基本依据。

3 工程档案资料管理存在问题

3.1 工程资料管理意识比较低

建筑工程资料管理工作处于很关键的位置，但目前的情况是，部分企业对于工程档案资料的管理意识不足，未能正确理解及意识建筑工程资料管理的重要性，就导致严重缺乏管理的意识，认为资料管理工作无关紧要，对建筑项目管理工作的意义不大。建筑工程项目施工管理过程中的质量控制，主要表现在对施工组织和施工现场的质量控制，控制内容包括工艺控制和产品控制，影响质量控制主要有人、材料、机械、方法、环境等五大因素。从“人”的因素看，建筑工程资料员是建筑工程中不可或缺的技术人员，要经专门部门培训合格后持证上岗，并保证资料员相对稳定。部分企业虽然对档案进行了管理，可在方法上缺乏合理性、科学性，管理工作质量效率不高。

3.2 缺乏专业的资料管理人才

虽然建筑工程资料管理工作在发展过程中不断提升，但是资料管理人才与实际需求不匹配。资料员流动频繁，人员专业素质参差不齐，就会导致建筑项目个别的资料内容数据与规范不符。个别建筑项目存在资料外包现象普遍，资料与现场实际脱节。资料管理缺乏公司级管控，资料组卷不规范，缺项严重，表格填写不规范，不能真实地反映工程实际质量受控状态，导致项目资料管理不完善及出现纰漏。

3.3 资料管理机制不健全

健全的资料管理机制能够提升工作的效益以及规范性，但由于目前不少建筑工程相关部门对建筑工程项目资料管理的重要性不够注重，一些建设企业认为资料管理工作只是为应对相应监督检查机构部门的审查工作。只注重企业的经济效益，严重忽略资料管理的关键性。特别是在建筑工程项目资料管理制度管理机制的构建上存在严重的不足，以及对应的监管和管理流程的欠缺。就算有些企业建设了相应的资料管理制度，可是欠缺实施力度，这些皆是管理体系以及观念不健全的表现[1]。

3.4 建筑工程资料的真实性欠缺

从目前建筑工程资料的真实性还难以保证的情况来看，分析其主要原因有两方面：第一，在各类建筑施工项目过程与之相关方案及信息数据，主要负责人员没有及时依据资料相关规定文件进行现场施工过程的记录和相关报审资料的归纳整理。相关的记录人员缺乏专业技能，由于这部分人员都是属于内勤岗位，没有实际根据现场的具体施工环节的开展进行专业性资料收集整理以及各项施工方案技术的了解。这就使得各类专业所对应的施工过程中的资料数据及施工方案信息等的记录仅流于报表的形式，不能真实地反映本项目工程实际的施工具体情况。第二，由于部分施工单位对工程资料的管理不够重视，这就容易造成资料的管理较为松懈，资料的内容记录依赖于资料员的职业素质，某些施工项目因资料员在相关资料工作处理方面存在态度不严谨，应付了事的现象，导致施工技术资料达不到真实反映建设项目过程所要求的资料必须具备完整性、有效性、真实性和及时性的要求，也严重影响了整个建设项目工程的质量把控。

3.5 管理资料文件原件或资料不完整

按照相关资料归档要求，归档资料必须是齐全的文件，现许多企业建筑项目在下发文件时通常是复印件或者是没有完善相关主要责任人签字盖章的文件。不完整的技术资料会导致片面性，不能系统全面地反映单位工程的质量状况。工程施工资料中，常出现质量证明资料、质量检验资料、实体质量证明资料、物资质量证明资料不真实的现象，这是由于在施工检验取样时出现个别加工，或篡改材料批号等导致。同时，由于施工过程中各个不同专业、分项工程、工序的交叉施工给工程资料管理带来一定难度，且工作不严谨，导致工序、日期不吻合。资料不完整是建筑工程资料存在的主要问题。尽管工程项目归档率较好的单位可达到80%左右，但很多工程项目竣工后没有工程资料，或只有工程主体资料，没有配套工程资料，如地下管线、园林绿化等，从而导致工程资料不完整，出现漏项、错项、重项等问题。

4 工程档案资料管理问题的完善措施

4.1 增强资料管理的意识，提高投入

切实加强相关企业高度重视资料管理工作，要出台加强资料管理措施。可建立纵向到底、横向到边的责任体系，加大人力、物力、财力、投入的建立资料体系，全面推进资料工作的规范化、标准化、制度化建设，提高档案工作在企业目标考核权重。强化基层员工与专业技术人员的工作技能的培训，以提升其管理水平。通过管理流程与业务项目的强化训练，提升员工业务能力保证档案资料管理质量，以及企业要提高资料全方面管理的信息化，档案资料存档管理的合理规范化。

4.2 加强资料管理人员队伍建设，提高资料人员业务水平

建筑企业积极探索创新，提升相关专业人才队伍培养效果。探索建立岗责、绩效、考核、激励“四个体系”，坚持多方统筹，健全专业资料管理人才队伍建设机制。健全科学专业人员队伍建设和考核评价机制，有力有序推进专业人才队伍建设。将加强资料管理人员工作纳入企业工作规则和议事清单，增加担当作为的蓬勃工作热情。

4.3 建立和完善资料管理机制

如今，我国建筑行业迎来了快速发展时期，建筑工程档案作为一种信息资源，是企业生产、技术和经营等活动的真实记录和一项基础性工作。同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。规范化、科学化的档案管理，高度重视档案管理是企业必须做好的一项基础性工作，它将为企业建筑项目的管理、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险，起到一定的必备作用。因此完善的建筑资料管理制度对于资料管理工作具有重要作用，实现有章可循、有据可依的规范性管理，对资料管理人员能够起到良好的规范作用。同时，提高企业对资料规范制度管理的意识，建立健全资料管理机制，可加大对重点项目、重点资料管理领域的管理，以及对薄弱环节进行检查。资料管理制度必须立足于施工项目实际情况，制度是使管理工作有序顺利进行的有力保障。为此，建筑工程的施工单位可以通过不断完善相关制度，把资料管理制执行情况纳入项目责任单位年终绩效考核内。具体实施办法为：施工单位每年将档案管理目标、年度归档计划、整编要求、利用成果、系统运用情况等细划成系数，列入项目责任单位经济责任制年终绩效考评的内容，根据考核结果奖惩兑现。通过建立健全项目部资料档案管理制度，明确各岗位相关资料编制负责人及其责任，明确应归档资料的范围、编制要求、移交程序及时限等，大大提高资料管理的规范性，通过制度完善资料的管理。

4.4 采取有效措施提高资料的真实性

一家管理水平好的施工企业，其施工技术资料必定是及时的、真实的、准确的，且符合各方面要求，对企业的经营管理是有益的、完整的。企业相关部门可定期要对资料信息以及数据等切实状况实行质量检查或不定期抽查，防止建筑工程项目资料在记录过程中存在偏差以及内容不符的状况。通过确保信息资料的准确性，来为工程项目的建设给予合理的保障。采集的工程项目资料一定要实行仔细的整理与装订，通过项目资料的管理要求，对资料实行种类、实践以及来源的整理，保障项目资料进行存档的时候，具备相对的工序性，并且对相关文件实行编号工作，从而保障后续资料能够高效率的借阅[2]。

4.5 完善竣工资料整理归档工作

在建筑工程竣工结算后，施工单位必须要对建筑工程全过程产生的所有安全隐患等进行全面汇总。需要检查全部资料是否存在记录错误、缺少原件或相关资料残缺等情况，出现问题必须尽早解决，避免造成后期浪费人力、物力对资料进行查漏补缺等问题。同时需要对全部建筑工程工序进行相应的评定，并通过精准的计算、整理，填写施工质量文件，确保各项建筑施工工序、施工合格率等信息可以有效的反映出来，最终经过监理总工程师确认和业主签字。之后再将涉及的全部施工环节的资料清单，按照合理的顺序进行整理、汇总、归档，以便于后期使用。填写工程竣工报告、工程交工验收证书和质量保修书，必须是原件，签字、盖章手续完备。竣工验收会议结束后将竣工会议记录放入竣工资料中，就基本是一套完整的工程竣工资料了[3]。

5 结束语

综上所述，在建筑工程的实施管理过程中，资料管理是建设工程的重要部分，随着资料管理理念与制度在不断完善与创新，进一步完善工程资料管理措施，可以提升企业竞争力，促进建筑行业发展。建筑市场竞争非常激烈，我们不仅仅要在工程质量、进度、安全等方面达到业主的要求，同时也要在工程资料这个看似不重要的环节胜出一筹，为企业塑造良好的形象，展现企业高水准的管理，为企业的经济效益和社会效益提供一份重要保障。