ERP系统在餐饮企业中应用探讨

徐光珍

（江苏百瑞赢证券咨询有限公司合肥分公司，安徽 合肥 230011）

由于餐饮企业的创业门槛低，技术要求不高，所以越来越多的人加入了餐饮行业。随着市场竞争越来越激烈，餐饮企业的利润越来越薄，经营管理越来越困难。所以优化业务流程、提高出品质量、控制菜肴成本、提高服务水平、提升营销能力、在激烈的餐饮市场上保持领先地位，是餐饮企业一直在探索的问题。随着ERP系统在餐饮市场上的兴起，其作用越来越引起大家的重视。它是在先进的企业管理思想基础之上应用信息技术整合企业资源的管理工具，也是提高企业利润水平的信息系统。它把餐饮企业的供应链、物流链、资金链、销售链统一起来进行管理，以高效、快速地优化企业资源，实现企业效益最大化。它整合采购模块、库存模块、成本模块、收银模块、预定模块等，以达到效益最大化的目标。

一、餐饮企业ERP系统应用的目的和意义

（一）实现企业效益最大化

在未实施ERP之前，餐饮企业的采购管理、物流管理、库存管理、厨部管理、前厅和销售等部门和模块分散管理，相互之间难以实现信息共享，各部门因工作脱节，造成内耗严重。例如，前厅销售工作做起来后，使餐厅生意很旺，而销售与库存管理和厨部管理人员没有做到信息共享，及时沟通，那么库存原材料肯定不够使用，造成原材料短缺，会给企业带来一定的经济损失。如果前厅生意萧条，厨部人员和仓管员做不到信息共享，就会造成厨部原材料积压，造成浪费。实施ERP之后，有助于企业供应流、物流、资金流等环节的工作加以改进和强化，能有效地避免原材料的浪费，对稳定出品质量，提高工作效率都有一定的积极作用。与此同时，ERP系统中“厨部管理”模块，根据管理和考核的需要，分设各个成本责任中心，例如：徽菜中心、川菜中心、粤菜中心、凉菜中心、面点中心等。确定责任中心后，将所有出品菜肴分配到各责任中心后，由大厨制作每个菜肴的标准成本卡（主配料数量、烹饪步骤、盛装容器的要求等）。每日、月、季度、年等根据系统销售菜肴数量，计算出各责任中心每个原材料标准耗用数量和标准成本。各责任中心根据采购收料、部门领料、部门调拨、退货、报损、盘点等，确定各中心每个原材料的实际耗用数量和实际成本。通过分析标准成本和实际成本的差额，找出差异产生的原因，明确各成本中心的责任。

（二）缩小餐饮企业标准化差异

受主客观因数的影响，餐饮企业产品的标准化差异大。例如：原材料质量参差不齐、原材料验收标准不统一、菜肴成本卡主辅料配比不准确、厨师掌握火候不同等，都会导致出品的菜肴分量和色香味都有差异。餐饮ERP系统上线后，一切基础工作围绕着菜肴产品的标准化来做，例如：按照餐饮ERP软件的要求，制定原材料质量标准、验货标准、标准菜肴成本卡、标准投料等，来实现缩小餐饮企业产品标准化差异，优化菜肴出品质量。

（三）加强餐饮企业自身管理的需求

餐饮管理是指餐饮企业对从原材料采购、菜肴的加工烹饪到销售服务的过程进行组织和协调的过程。当今餐饮企业竞争激烈，一个餐饮企业能否在激烈的竞争市场上保持领先地位，厨房管理是核心。厨房管理是全方位多层次的工作，包括人员管理、出品管理、原材料管理、成本管理等。ERP管理系统在设计中集成了餐饮企业的管理思想与方法，特别注重餐饮成本管理思想和方法，使餐饮企业的资源在购、存、产、销等各个方面能够得到合理地配置与利用，从而实现餐饮企业实际毛利率的提高。它通过数据暴露企业现有的问题，当我们针对问题迅速解决了后，它又会及时地通过数据肯定企业的提升。所以利用ERP管理系统中各个数据对经营管理作出及时指导，是用好ERP系统的关键。

二、餐饮企业ERP实施的流程和步骤

第一阶段，前期准备工作，“良好的开始是成功的一半”。首先，酒店管理方要选择一款适合餐饮企业的ERP软件，并成立ERP项目小组，确定组成员和岗位职责。其次，项目小组明确ERP程序的工作原理，以及各部门的配合要点和要求。第二阶段，根据ERP软件需要准备基础资料录入系统，包括设置核算组织结构、统一原材料品名、完善原材料规格型号、制作菜肴成本卡等，经项目小组确认后录入系统。制定相关流程制度，包括采购制度、验收标准制度、盘点制度、成本卡制作流程、上退菜审核流程，部门用料确认流程、收银审核流程等。第三阶段，对系统相关操作人员进行培训和考核，包括但不限于以下人员：财务人员、输单人员、点菜人员、传菜人员、收银人员和预定人员等。第四阶段，最后对系统进行全面运行的调试及确认。电脑、打印机等设备在营业场地全部安装到位；硬件及网络调试，打印机打印测试。进行模拟营运测试，检测软硬件运行情况，收集各方面问题并召开协调会。确认各环节正常即可正式启动系统。

三、ERP在餐饮企业应用过程中面临的问题

（一）企业员工整体素质及文化水平待提升

因餐饮行业门槛较低，技术要求不高，只要有足够的资金，对餐饮感兴趣的人都可以参与进来。前期中国大多数的餐饮企业都是从小店发展起来的，直至后来发展壮大后，都没有一套现代企业管理制度和企业文化。所以从观念意识、经营思想和管理水平都比较低。同样，人们一直认为餐饮是“伺候”人的事情，工作时间长，劳动强度大，工资又低，员工流动性大。所以造成目前从事餐饮的从业人员参差不齐，文化水平普遍较低。餐饮职业经理人培训工作又滞后，造成高素质管理人员缺乏。这些都给实施ERP系统带来很大的阻碍。

（二）餐饮企业的组织架构不合理

传统的餐饮企业大部分都是从小店发展起来的，当初都是一个门面，几张桌子一步一步发展过来。为了节约成本，一个人身兼几个身份，例如：老板兼采购员兼服务员，厨师兼勤杂，服务员兼收银员。还有就是没有仓库，所有的物品直接进后厨等等。餐饮创业阶段，这种情况很普遍。随着餐饮企业的壮大，这样的组织结构越来越不适应企业的发展了，也不适合ERP系统的实施。

（三）传统餐饮企业管理水平低下

第一，采购管理水平低。在餐饮企业里，原材料采购大部分由老板本人、亲戚或管理层负责。因为不是专业采购人员，又受到社会风气的影响，难免不收受采购回扣，造成进货质量差，价格高，致使成本费用飙升，利润下降或亏损。加上餐饮企业规模小，和供应商议价能力差，原材料价格降不下来。另外，在采购原材料数量上，因为是凭经验采购，往往造成有的原材料采购多了，导致变质损坏。有的原材料采购少了，不能满足客户的需要，影响收入。没有严格的验货制度和标准，又缺乏必要的监督机制，会使质量差的原材料进入酒店，更有以少报多，或者凭空制单的事情发生，严重影响酒店的成本金额。

第二，厨房菜肴制作不标准。采购的原材料进入厨部后，首先，进行粗加工环节，即对原材料进行清洗和分割，如择菜、洗菜、切割等。其次，细加工环节，切好的原材料按照一定的用料标准配好，装在盘子中准备给师傅炒制。如果这些环节控制不力，都会造成原材料的浪费、加工折损率过高、厨师投料量不标准等问题，导致企业成本或高或低。

第三，仓库条件差、管理混乱。大部分餐饮企业身居闹市，场地可以说是寸土寸金。老板为了增加营业面积，对于一些非营业面积能省则省，所以大部分酒店库房储存条件差，容易导致食品原料损坏率高；如果管理不严谨，又会造成被盗丢失，导致食品原料损耗率大；厨房领料或直接采购过多，也会造成厨部原材料积压过多，管理不当也会造成原材料霉烂变质。还有就是管理混乱，领料环节，厨房没有考核，仓库考核也形同虚设，那么就会产生很多问题，例如：仓库丢掉了调料，要厨师长开张领料单领出，反正企业不考核厨师长的用料，这样就造成了浪费。

第四，餐厅服务差、点菜水平低，顾客体验差。在酒店日常管理过程中，维持老顾客、吸引新顾客，是每位餐饮管理人的共识。如何利用ERP软件系统提高出品质量，提高服务水平，提升销售能力，是ERP系统需要解决的问题。

四、完善ERP在餐饮企业应用过程中面临问题的对策建议

（一）做好相关人员的培训工作，提高素质

在ERP实施过程中，企业自上而下，都要加强对ERP系统的了解，尤其是得到高层的支持和认可。需要企业高层亲自负责，以便协调各部门之间配合，保障ERP系统的落地实施。充分调动员工的积极性，让全员上下充分了解ERP，了解它的功能和带给企业的作用，让全员认可ERP系统的作用，且积极推动ERP系统的实施。对相关关键人员，进行培训和考核，提高他们的实践操作能力，不排除将不合适的人员换下来。

（二）建立合适的组织架构，明确关键岗位的职责，制定相应的激励措施

要想实施ERP项目，首先企业要建立合适的项目组织结构，并抽调各部门现有员工组成项目小组，与软件供应商人员一起推进ERP项目工作的开展。酒店成立以信息部、采购部、人事部、财务部（包括收银和仓库）、厨部、服务部、营销部、传菜部等为项目组织结构，以总经理为总负责人、成本会计为具体负责人、加上各部门抽调的关键岗位人员组成项目小组。总经理的作用在于为ERP工作提供后勤支持，并对工作的开展提出指导性意见；具体负责人由成本会计担任，负责整个项目实施的组织协调工作，对项目的最终成果负责；各部门人员需要对项目实施过程中产生的问题提供意见并解决问题。为了保证项目各项任务与责任的落实，除了给项目小组规定了项目组织内各角色的岗位职责外，对于各关键岗位人员，企业应该制定相应的激励措施。

（三）充分利用ERP软件的信息化工具的功能，提升酒店的经济效益

第一，提高采购管理水平，采购环节的特点：原材料品种繁多，保质期短，且随季节变化，价格也随着变化。特别是新鲜原材料的采购工作，是厨房成本控制的重点也是难点。要改变以前申购部门凭经验请购造成的浪费状态，充分利用ERP软件中的采购计划和审批流程系统，帮助企业确定准确的采购量，使餐饮企业保持最佳的安全储备，避免储备量过低或过高带来的问题。ERP系统中采购模块可以帮助企业建立供应商档案，包括供应商的供货范围、供货质量，供货价格等。供应商是企业的重要合作伙伴，良好的供应商关系，是帮助餐饮企业稳定发展的基石。建立严格的周期性询价报价制度。首先，酒店成立询价小组，定期对原材料等进行询价，并及时输入ERP系统。其次，建立周期性市场询价制度，并严格落实。利用ERP系统里计划用量和单价，验收实际采购量和实际单价。对于差异较大的数量和单价，分析后及时给予纠正，避免损失的产生。

第二，厨房菜肴制作环节，菜肴的制作环节包括加工、切配、烹饪等。在这些环节中，由于个人技术水平有差异，都会或多或少有浪费的现象。所以，对于加工环节，根据ERP系统的要求，制定出原材料的取净率，规范操作流程和方法，避免加工环节的浪费。对于切配和烹饪环节，主要通过制作菜肴标准成本卡（上面记录主料、辅料的品名、数量、加工标准、切配标准、烹饪过程等）来规范厨房操作的标准化，保证菜肴出品的稳定和保持相同的口味。最重要的一点是，利用ERP系统中的菜肴销售数量和菜肴标准成本卡，可以实时动态核算出菜肴标准成本，可以给出日、月、季、年各个菜目的销售成本和毛利率，真正做到实时核算成本。还可以通过ERP系统中标准成本和实际成本的差异，分析成本控制的优劣和成本控制出现问题的环节。

第三，库存管理环节，餐饮库存管理包括仓库库存管理、吧台酒水库存管理、厨部原材料库存管理。日常工作内容包括：库存物品资料管理、流转管理（进货、退货、领用、消耗、盘存等）、吧台酒水日常对账管理、厨部原材料库存耗用管理。利用ERP库存管理系统，在满足经营需求的前提下，把物资库存量降到最低，减少库存物资对资金的占用，降低资金占用成本。对各档口冰箱的原材料要经常检查，不够的要及时补货，滞销的原材料，要加强推销，消化库存量，避免原材料变质造成损失。利用ERP库存管理系统，规范各档口的领料和进料手续，确保各档口消耗金额的正确性，计算出各档口菜肴成本和菜肴毛利率，分析其合理性。利用ERP库存管理系统，保证做到原材料先进先出，确保原材料的保质质量。库存管理环节的重要性在于严防操作过程中的跑冒滴漏，合理控制成本，得到最大的利润。

第四，提高服务质量及点菜水平，餐厅服务的目标是使客户满意。利用ERP系统中宾客数据库使服务人员尽快熟悉客人，并提供进一步的优质服务；利用电子菜单对菜肴进行灵活搭配，更好地满足客户的需求；利用ERP系统，将点菜信息迅速传至后厨，控制出菜节奏，缩短传菜时间；利用ERP系统，可以缩短结账时间，提高收银的准确性。通过ERP系统解决餐饮服务过程中发生的问题，可以有效地提高企业服务质量和点菜水平，满足客户的需求。

五、结束语

餐饮企业通过引入ERP系统后，使整个餐饮企业运营在一个信息化系统里，各个部门和各个模块高度互动，产生协同效用。同时，借助计算机软件信息技术，使基础数据实现共享，提高工作效率，提高管理水平，并借助计算机技术，提高风险分析水平，提高决策的质量。ERP系统工作量大，损益分析又很复杂，所以，ERP上线后不是工作的结束，而是ERP系统能否成功的开始。要想ERP系统能真正产生效益，就必须酒店各部门、各人员相互配合，加强考核和监督。