基于B/S 模式的科研项目信息化管理系统设计研究

刘冠梅，鞠凤娟

（1.江西省公安厅，南昌 330000；2.江西科技学院，南昌 330000）

现今社会进入数字化时代，各行各业的信息化水平逐步提高。特别是社会越来越重视基础研究与科技创新，国家也不断加强在这方面的投入。这对科研管理者的素质和水平也提出了越来越高的要求。科研管理工作本身是一项包括申报、审核和管理等综合性事务。传统模式下，科研项目管理半手工、半信息化的管理方式，难掌握、难统计且难管理，很难再适用。本文旨在通过设计开发基于浏览器/服务器模式（Browser/Server，B/S 模式）的信息化科研项目管理系统，从项目立项到验收全过程对使用单位的课题项目进行电子化管理，全周期实时跟踪项目进展状态，辅助科研管理者研判分析，使科研项目管理工作快速而便捷。

1 科研项目信息化管理系统的重要性

1.1 现状分析

传统模式下，科研项目管理的很多工作还是依赖手工化完成。虽然也有管理信息系统，但功能结构较为单一，存在以下一些问题。①无法实时跟进项目进展。对于部门的各课题项目进展情况的掌握，一般通过电话跟进手段，手工记载等方式对项目进展状态进行跟进管理，不能实时及时掌握和更新项目动态，数据不鲜活，无法对项目实时监管。②材料纸质化管理，耗时耗力。传统模式下，科研项目材料纸质化管理和存档，会占据科研人员和管理者大量的时间和精力，而对一名科研人员来说，本应把时间主要集中于科学研究、设计开发上。同时，项目材料纸质化管理也不方便管理和归档，不能帮助科研人员快速查找所需信息。③数据信息孤立、无法共享。一个科研项目从立项到结题，需横跨多个部门。比如，科研管理部门偏重于项目立项和结题信息记录，而财务部门侧重科研经费的使用支出情况。每个部门对同一项目都有不同的记载方式，这些信息孤立存在，相互之间没有数据共享，导致信息不对称或重复录入等问题存在。④不便统计、分析决策。通常以往的科研项目管理是用表格登记、录入项目信息。项目表格化统计管理方式满足管理者个性化统计分析需求，也无法直观动态地展示科研项目整体情况及变化情况，更不方便管理者开展统计、分析及决策。

1.2 建立科研项目信息化管理系统的意义

基于以上难管理、难统计和信息壁垒等问题，本文主要通过建立一套信息化的科研项目管理系统，一是通过将信息技术与科研管理工作流程相结合，将各流程节点关联起来，实现对科研项目流程自动化控制管理。二是通过对接相关业务系统，实现部门间数据资源共享，避免信息重复录入登记。三是档案全周期电子化管理，一项目一电子卷宗，及时收集整理项目材料归档，便于材料检索与管理。四是开展数据采集和分析，同时提供多维度的统计功能分析和图形化动态展示功能，方便科研管理者实时掌握科研项目整体状况，更好地辅助领导决策分析，进一步提升单位科研管理水平。

2 科研项目信息化管理系统设计

2.1 系统架构

本系统采用B/S 模式基于SM（Spring 和MyBatis 框架）框架设计开发，分为展示层、应用层、数据资源层及基础支撑层。系统门户展示层模块包括新闻资讯、通知公告、规范指导性文件、交流论坛和他山之石等栏目，提供项目检索功能。门户动态展示年度科研项目进展情况、各部门项目申报信息等。综合应用层对科研项目全周期流转过程进行管理，包括立项申报审批管理、实施推进、验收管理及业务对接管理等，实现对课题项目的全流程跟踪管理，文档材料电子化管理。同时开展专题研判分析应用，辅助科研管理者宏观分析及决策。系统向移动端延伸，设计APP 应用，提供项目审核和专家评审等功能，方便随时对提请的项目在线审核。数据资源层搭建本系统所需的基础数据信息资源库，同时为开展专题应用提供数据支撑。基础支撑层分为智能建模及分析工具、文档检索工具和图形化展示工具等，为开展系统综合应用提供基础支撑。

2.2 数据库设计

本系统数据库分为基础信息库、专题库。

2.2.1 基础信息库

①项目库。记录科研项目基本信息，如项目名称、项目类型、所属部门、项目负责人、项目参与成员、立项时间、项目经费、经费来源、进展状态和验收时间等字段信息，贯穿立项、实施及验收整个环节。②专家库。存储专家基本信息，如专家名称、类别、参与评审项目和评价等信息。按照专家所属的级别和擅长领域分别进行存储管理。③流程管理库。科研项目包括立项申报审批流程、阶段推进、项目验收和成果登记等。结合科研项目流程特点，定义若干流程节点，各流程节点存储在流程节点表中。④文档库。科研项目实施过程中，在各阶段需提交相关文档材料。文档库用于存储项目流转过程提交的所有文档。系统根据各流程特点设置相关文档要求，如文档名称、存储路径，以及文档类型分为选择性还是必要性等。在项目流转环节，系统将通过文档名称和存储路径读取流程中预置好的文档名称，对于必要性文档若未上传将无法进入下一个阶段，对于选择性文档则不影响项目流转。⑤电子档案库。在科研项目全周期内，将项目从立项、实施到验收等各环节关联起来，形成项目全周期电子档案信息，保存完整项目所有文档材料。⑥成果库。科研项目通过验收之后需进行成果登记。成果库用于存储项目推广应用、专利和知识产权等情况信息。

2.2.2 专题库

①专题模型库。设计研判分析模型，如模型规则、模型描述、算法设计、运行调度和执行等信息，实现对设计分析模型的创建到应用的全过程信息存储管理。②研判分析库。存储统计分析数据，如年度科研项目立项情况、单位科研项目类型占比情况、年度项目验收情况，项目经费使用情况等，为科研管理者统计分析提供可视化展示的数据支持。③接口管理库。为实现各部门科研项目信息资源共享，本系统与相关业务系统进行对接。接口管理库用于存储部门系统的接口配置信息、授权信息、管理信息及监控信息等。

2.3 功能模块设计

2.3.1 用户管理模块

用户管理模块包括用户类别、用户管理及权限设置。用户类别实现系统用户类别设置、编辑及管理。用户管理实现用户注册、编辑、增删改及查看功能。权限管理提供对用户权限进行设置功能。本系统的用户分为普通用户、项目组人员、管理者及专家等类别。不同用户类别设置不同的使用权限。

2.3.2 专家管理模块

一个科研项目的立项与结题离不开专家的审核和评估。专家管理模块主要是针对各类专家角色建立和管理而设计开发的，主要包括专家出入库管理、专家库使用、专家评审及专家评估等功能。专家出入库管理包括专家入库审批、录入专家信息、信息变更及专家出库等方面，根据专家申报类别分别建库。专家库的使用根据课题类别从相应的专家库中抽取，采用随机抽取与相关条件回避相结合的原则。专家评审用于专家对所参与评审的项目进行评审，出具专家意见建议等。专家评估用于年度评估专家库及对专家使用情况的调研评估。

2.3.3 项目库管理模块

该模块用于对使用单位的所有课题项目进行管理，对项目库的项目信息录入、信息修改及项目删除等功能。项目信息主要包括项目名称、项目编号、项目类别、立项时间、项目经费、项目责任人、项目成员、专家审核人员、简要信息、经费使用、项目验收时间及项目状态等字段内容。

2.3.4 流程管理模块

流程管理模块是对项目全周期的跟踪管理和控制，整体上包括项目申报审批、阶段推进、验收及成果登记等，每个阶段审核通过才可进入下一个阶段。①立项申报审批。包括立项申报和审批。科研项目立项审批流程如图1所示。项目审核包括初审、专家会审。在项目初审阶段，申请立项的项目首先需经过申报者所在的单位负责人第一次审核通过后提交科研、财务部门的管理者进行二次审核。若审核不通过，项目申请将退回，项目申报需进行修改完善，重新提交审核，直至通过为止。项目经科研、财务部门管理者审核通过后提交专家会审。专家组成员对收到的待审项目进行审核并给出审核意见。依据项目申报类别，有的项目在专家会审通过后，还需提交上一级部门审核，直至通过全部审核后下达项目立项批复。②阶段推进。项目经立项审批通过后，项目组成员根据项目进度安排启动项目建设，共同推进项目有序开展，并适时提交阶段性成果。阶段推进环节包括进度管理、阶段实施和变更管理等。项目在实施过程中若发生项目变更，如成员发生变化，项目部分内容需调整，或者项目因某种原因需中止。这些变更均需进行发起变更申请，待有关部门审批通过后方可进行项目变更或中止。③项目验收。项目实施完成后，项目负责人需及时发起项目验收申请，提交项目验收材料。待科研部门管理者初审通过后提交专家会审。通过专家会审的项目方可结题。④成果登记。通过验收的项目，项目组成员需及时提交项目材料、结题成果。在成果管理模块提供成果查看及新增、修改和删除等编辑操作。项目成果材料提交后经科研管理者审核后进行项目归档，审核未通过的将退回，需项目负责人按要求完善资料重新提交审核，直至审核通过。

图1 项目立项审批

2.3.5 档案管理模块

鉴于传统纸质化管理模式存在资料难归档、不便查询检索等问题，在本系统中，项目材料要求电子化管理，对项目资料整个周期内的动态管理，依照项目流程节点顺序进行排列，逐步形成电子档案，实现一项目一档案。项目验收后，系统以消息推送的方式提醒项目负责人及时登记项目成果，并提交项目相关材料，便于管理者对项目材料进行归档。科研项目的电子档案需经过一个归档过程处理后形成。其来源于实体材料、档案化的电子信息及系统结构化数据库中形成的数据。其中实体材料包括上传的扫描件、照片或电子文档，如立项批复、领导批示和成果附件材料。将每个科研项目的电子信息封装成卷，以卷为单位作为档案基本单位，每卷配有一个标准的元数据，即项目电子封面。项目档案管理模块提供查询项目文档、在线浏览、文档跟踪、文档下载及批量导出等相关操作。项目电子档案存储在文档服务器中。项目材料经电子化归档后，系统以消息提醒方式同时提示项目负责人及档案部门管理者，督促项目负责人及时将项目原始材料提交至档案部门统一保存管理。

2.3.6 研判分析模块

为协助科研管理者更好地掌握科研项目整体现状、评估项目质量及预测发展趋势，本系统提供研判分析模块，提供给管理者动态选择指标标签，根据个性化需求定制分析模板，实时在线统计分析。按照项目类别、立项情况、单位和时间周期等建立多个维度，以切片、切块等方式，通过对比多个度量值便于管理者掌握项目管理现状，快速发掘影响项目进度及质量管理的因素。分析结果以表、图等多个方式向管理者动态展示，同时提供结果输出操作。例如分析各年各部门已立项项目、项目正在实施及项目验收情况，以便管理根据统计结果实时督促进展缓慢的项目负责人加快项目进度。依据类型不同统计基础理论研究、应用研究类等各类科研项目占比情况，每年度各部门科研项目经费分配情况、已使用和未使用经费情况。

2.3.7 接口对接模块

业务系统接口对接模块是为了针对各部门信息孤岛、数据重复录入等问题设计开发的，通过与相关系统进行对接，实现科研、财务和档案等部门科研项目数据共享。如与财务系统对接，查询项目经费使用情况，便于管理者实时掌握课题项目经费支出情况、剩余经费，督促项目组成员合理使用项目资金。与档案系统对接，方便部门间管理者实时跟进并督促科研项目归档工作。

2.3.8 移动APP 端应用模块

为增强课题项目管理工作方式灵活性、便捷性，本系统提供移动端应用，包括新闻消息、通知公告和门户栏目信息，同时提供项目在线审核、专家评审等功能。当项目按照流程流转至相关管理员审核时，系统以消息方式推送给审核人。审核人可在移动端APP 对提交审核的课题项目材料进行审核，及时推进项目流转进度，提供工作效率。在科研项目立项审核及验收环节需组织专家组对科研项目进行审核。除了现场会议评审方式外，本系统开通移动端专家评审模式，有效解决专家因时间冲突或其他原因无法到临现场的问题，通过邀请专家依据用户权限设置在APP 对提请课题材料进行评审。参与评审课题项目的专家在线浏览审核该科研项目材料内容，形成专家评审意见，其结果实时存储到系统数据库中。

3 科研项目信息化管理系统实现

本文选取专家评审设置与研判分析部分功能实现为例介绍。

3.1 专家评审设置

专家评审设置界面如图2 所示。在立项申报环节，当课题项目提请立项申请后，经所在部门领导和科研管理者初审后，将流转至专家评审环节。这时需管理员进入专家评审设置模块提前设置参与评审的专家类别。管理者依据项目类型选取设置相应参与评审的专家类别。系统通过ResearchProjectManage 类调用getProjets 方法读取当前所有已经完成申报并提请审核状态的项目信息，如项目名称、项目类别及项目负责人等。评审专家设置通过ExpertEvaluteSet 类来实现。选择相应类别后，系统将通过getExperts 方法调取专家库对应类别的专家成员。科研项目管理者对待审核项目的评审专家相关类别设置，便于后期专家随机抽取提前做好准备工作。

图2 专家评审设置

3.2 分析研判设置

管理者通过个性化定制分析模板，实时掌握单位科研项目完成情况，系统动态直观展示研判分析结果。如图3 所示，从年度、项目类型及所在部门等多角度逐级关联，动态展示了2016—2021 年各年度科研项目立项情况，进一步关联每年度项目类型占比和具体分布情况。如2020年度项目各类型占比情况及其中综合应用研究类型项目在各部门分布的情况。

图3 年度项目立项情况分析

4 结束语

现代化信息技术不断发展对科研管理者日常管理工作提出了越来越高要求，需要管理者不断提升管理手段及管理水平。如何更有效、更高效地管理科研课题项目成为了急需解决的问题。本文探索研究建立一套基于全流程跟踪管理式的科研项目管理信息系统，使科研项目从立项申请到结题全周期自动流转，自动形成项目电子档案，同时提供研判分析功能，多维度辅助科研项目管理者更好地掌握课题项目建设情况。系统的建立从一定程度上提高了科研项目管理科学化管理水平，极大解放了科研人员的双手，集中精力投入到科学研究中。