信息化背景下高校会计档案管理探讨

王琢（安徽机电职业技术学院）

引言

高校的会计档案管理工作与其他各类工作之间存在十分紧密的联系。良好的会计档案管理工作能够很好地推进其他工作的有序实施，同时也是高校治理层以及管理层考核与考察二级部门绩效的重要参照。在信息化技术手段不断发展的过程中，高校也要积极融入各类先进的智能技术手段，进而让高校内部的科研、教学以及管理等工作都更加高效。在新时代背景下，原有的会计档案管理模式已经不足以很好地满足新时代新校园建设工作的需求。因此，相关的工作人员需要进一步提升对会计信息化档案管理工作的关注度，进而让会计档案管理工作能够更加健康的发展。

一、高校会计档案管理工作的相关概述

（一）会计档案

会计档案主要有以下五个方面的内容：

1.会计凭证：原始凭证以及记账凭证。

2.会计账薄：总账、明细账、日记账、固定资产卡片以及其他辅助性账簿。

3.财务报告：月度报告、季度报告、半年度报告以及年度报告。

4.其他资料：银行存款余额、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案报关清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书等。

5.真实有效的电子会计资料；借助专门的技术可以准确、完整、有效接收读取的电子会计资料；接受严格加密保护的电子会计资料等。

（二）会计档案管理工作的特征

高校会计档案管理工作涵盖了高校的全部日常财务收支明细。与高校内部其他日常管理工作所不同的是，高校会计档案管理工作涉及到会计凭证、会计账簿以及财务报表等多种专业知识，相关的工作人员必须具备足够的专业素养水平，同时还需要能够独立进行会计的专业核算以及结算工作。因此，高校的会计档案管理工作具备很强的专业性。其次，大部分的高校都有一套系统的财会工作体系，日常的会计核算、会计记账、会计报表以及财务审核等内容都有十分完善的标准。因此，高校的会计档案管理工作具备很强的严谨性。

二、高校会计档案信息化管理工作的价值

（一）优化工作效率，提升工作质量

在高校的会计档案管理工作中合理融入信息化技术手段，借助互联网技术手段搭建一个完善的财务信息管理工作系统，不仅能够让用户更加便捷地完成相关信息档案的查阅以及存储工作，还能够有效降低高校会计档案管理工作的人力资源成本。同时，智能化的会计档案管理工作系统也能够让相关的信息数据充分发挥自身的作用。信息化的会计档案管理工作不仅涵盖了原始的会计档案，同时也覆盖了其他各类财务信息数据以及决策信息数据。原有的纸质档案可以被更加安全、灵活地存放在计算机等硬件设备中。这些信息化的数据与原有的数据相比，也可以更加轻易地实现复制以及备份等操作，信息数据的访问权限以及方位范围也可以得到更加严格的落实。

（二）推动会计工作朝智能化方向发展

在各类新型的信息技术手段飞速进步的过程中，云计算、大数据以及物联网等信息技术手段也得到了极大的发展。在智能化技术手段迸发的时代，把这些先进的技术手段都充分应用在高校的会计档案信息化管理工作中，可以极大地提升高校会计档案管理工作的信息共享化程度，同时也能够推进财务会计职能到管理会计职能的转变。

三、高校会计档案管理工作存在的不足

（一）缺乏充足的客观性

虽然现代化的科学技术手段取得了巨大进步，但是法律法规的发展步伐并没有紧密跟随。现阶段，高校在开展会计档案管理工作时，虽然可以使用最新的技术手段，但是并没有最新的法律法规制度，工作人员需要围绕2003年的《电子文件归档与管理方法》以及2016年的《会计档案管理方法》开展工作。在这些法规制度中，只是对会计档案信息化管理工作的基本要求进行了阐述，并不能够很好地支持高校围绕信息化技术手段开展更加丰富、多元的档案管理工作。同时，也没有充足的法规制度可以为会计档案管理工作所存在的问题提供合理的解决方案。由于缺乏合理的法规制度体系的支持，导致高校不能建立起一套完备、合理的管理工作规范，进而导致高校会计档案管理工作的效率以及品质难以得到保障。由于高校的会计档案信息化管理工作处于发展的初级阶段，因此也没有科学、合理的制度体系去维持数字化、流程化数据库搭建工作的有序推进。与高校会计档案信息化管理工作相关的大多数监管体系，也都难以发挥出实际作用。

（二）缺乏充足的关注度

虽然大部分的高校都有自身的会计档案信息化管理工作制度，但是这些制度体系仅仅围绕会计档案信息化管理的程序管理工作进行，并不能够真正地将这些制度规范充分展示在实际的监管以及其他工作中去。同时，高校的会计档案信息化管理工作也缺乏充足的资金支持，相关的技术人员很难获得十分先进的硬件设备以及技术支持。另外，会计档案管理工作人员自身对于信息化管理体系的建设也没有正确的理解。大部分工作人员的思想都停留在传统的会计档案管理工作中。他们普遍认为会计档案管理工作的目标仅仅是信息档案的归档，只要确保高校内部的相关工作可以有序推进即可。

（三）缺乏完善的会计档案信息管理平台

在高校会计档案信息管理工作实施的过程中，越来越多的高校都搭建了属于自己的独立的会计档案信息管理工作系统，同时也将区块链技术等诸多先进的科学技术手段应用在系统中。这些会计档案信息管理工作系统虽然有着较为先进的技术手段支持以及较高的更新频率，但是相关的功能依然仅有初始的财务理账等基础操作，会计档案管理工作人员并不能依托这一信息管理系统去完成财务数据的分析以及预测等工作，进而导致高校内部会计档案信息管理工作难以发挥实际价值。

（四）缺乏充足的专业人才支持

高校会计档案信息化管理工作的推进，还需要有充足的综合素质较高的专业人才的支持。高校会计档案信息化管理工作只有在高水平的技术人员的支持下，才能够让各类技术手段都发挥出自身作用。现阶段，高校内部普遍没有充足的专业技术人才，大部分高校都是委托其他部门的工作人员协助会计档案信息化管理工作的实施。这些非专业的工作人员在实际工作的过程中很难在第一时间发现相关工作中存在的不足，进而导致后续其他问题的出现。

四、高校会计档案信息化管理工作的优化策略

（一）建立健全信息化会计档案管理机制

高校想要让会计档案管理工作更加高效，就必须加速建立一套系统的纸质会计档案以及电子会计档案的管理工作体系。管理工作人员需要在制度层面对会计档案的归档内容以及管理工作的策略进行规范，同时为每一个工作人员都确立详细的工作责任以及工作目标。在会计档案管理工作制度中，需要对会计档案的流转工作、收集工作、装订工作、归档工作、保管工作以及调阅工作等的实际操作内容进行明确规定。对于电子会计档案而言，在制度中需要明确电子会计档案的备份、存储、查阅以及保密等工作的各项细节内容，进而让电子会计档案可以得到更加全面的保护，同时也可以让电子会计档案的真实性以及可靠性得到更好的维护。

（二）强化高校会计档案信息化建设意识

首先，高校的领导部门要提升对会计档案信息化管理工作的关注度。领导部门作为各类工作中最为关键的、影响力最大的部门之一，只有对会计档案管理工作有正确的认知，才能够重视并做好会计档案管理工作人员的教育培育工作。领导人员需要从自身做起，全面了解掌握会计档案信息化管理的先进理念，并提升档案管理工作在高校内部其他管理工作中的地位，为会计档案信息化管理工作提供更加充足的资金支持。其次，要增强财会工作人员对会计档案信息化管理工作的关注度。会计档案管理工作人员也需要不断提升自身的综合素质水平，积极承担自身的责任以及义务，摒弃传统观念，脚踏实地认真工作。最后，会计档案信息化管理工作人员还要有足够的自我约束意识，进一步认识到会计档案管理工作的意义以及价值。

（三）形成完善的会计档案信息化管理工作系统

高校需要加速建立起一套符合自身工作特点的会计档案信息化管理工作系统，将会计档案的整理、归档、管理以及查询等操作都集合在一起。由于高校的会计档案有着很高的使用频率，同时日常的数据规模也十分庞大，因此，合理的信息化管理工作系统可以大幅增强会计档案管理工作的速度。其次，电子化的凭证以及信息档案也可以大幅降低纸质材料的需求，进而对会计档案更加灵活地进行存放以及读取。对于各类用户而言，在会计档案信息化系统内部也可以为他们设置专门的权限范围，进而让会计档案的安全性以及价值都能够得到更好的保障。高校所搭建的会计档案信息化管理系统要将财务核算系统、报销系统、票据管理系统等都囊括其中，并将涉及到的各类信息数据全部加入到信息化的档案系统中去，进而让报销环节、入账环节以及查询环节等涉及到的各类信息资料全部电子化、透明化。

（四）全面提升会计档案人员的信息化编研水平

会计档案信息化管理工作的整体质量与编研工作人员的专业能力以及综合素养之间存在十分紧密的联系。只有编研工作人员自身具备较高的文化素养、政治素养以及较强的理解、解读、分析、综合、归纳、整理信息档案的能力，才能够支持高校会计档案信息化管理工作的高水平实施。对于编研水平的提升而言，除了加强工作人员的综合素养能力之外，还需要围绕学校的整体运转状态、总资产以及总负债等实施科学的状态分析工作，并依据学校的各个重大科研项目、重大专项工作项目以及重大基建项目对学校自身进行全面的评估，然后分部门对财务信息进行系统完善的分析整理，并交由二级学院以及二级职能部门例如各大中心实体单位进行财务信息的汇编。

结语

高校的会计档案管理工作与高校的其他日常工作之间有着密不可分的联系。只有重视并落实好高校的会计档案智能化管理建设工作，才能够让高校的各类财务档案数据的价值得到更好的利用，同时也能够让会计档案的安全性以及共享性得到切实的提升。因此，高校需要努力加强会计档案信息化管理的建设水平，借助更加系统科学的体系制度以及更加充足的人才保障，进一步提升高校的会计档案信息化管理工作水平。