人事档案信息在人力资源管理中的作用

秦丽 济南市长清区住房和城乡建设局

所谓人事档案管理，主要是将人事档案收集、整理、保管、鉴定与统计有效结合的一项活动。在全新的市场发展背景之下，企业管理内容与要求发生较大变化，使得人事档案内容也发生一定变化。为了确保人事档案信息的重要作用得到更好发挥，文章主要分析人力资源管理中人事档案信息的应用途径，内容如下。

一、研究背景分析

人事档案作为人力资源管理当中的核心环节，主要是用人单位在日常的人力资源管理中所形成的人事记录，其可以更加全面地反映个人实际工作能力与工作表现状况。当前阶段，我国大部分企业人事档案管理工作中仍存在较多问题，例如法治水平较低、技术手段比较落后等。这些问题的存在，在一定程度上影响了人力资源利用效果。因此，做好人事档案管理工作特别重要。

二、人事档案信息的重要作用

（一）为人才招聘提供良好的参考依据

结合人事档案信息的实际利用情况可以得知，人事档案信息可以对应聘人员信息进行有效的筛选与录入，并为单位人力资源管理的人才招聘提供良好的参考依据。对于企业内部有关人员来讲，通过对人事档案信息进行科学的统计与分析，能够快速更新招聘标准与岗位职能内容，不断提升人才招聘的规范性与可靠性，充分利用现有的人事资源。

（二）提升人力资源配置的合理性

通常来讲，人事档案信息主要包含员工个人信息、以往的工作经历、专业技能素质评价与工作绩效等一系列内容，能够有效反映员工的真实情况，是企业人力资源管理人员为其配置岗位的主要依据。在人才招聘过程中，有关人员结合员工以往的工作情况及其综合素养，进行科学的调配与分工，进而充分发挥人力资源管理的重要职能。

针对刚刚进入到企业内部的新员工，有关人员需要结合人事档案信息内容，制定出合理的培训方案，进而更好地发挥员工的实际能力，保证企业人才能够有序流动，真正达到提升人力资源管理水平的目的。

（三）为单位决策提供重要参考

人事档案信息中，详细地记录了企业员工的绩效考核等一系列信息，是考核与对比不同员工工作效率的主要依据，与企业薪资待遇、福利保障和绩效考核等内容的关系比较密切。人事档案信息能够为员工职位调整与薪资调整，包括福利奖惩等提供良好的决策。对于企业人力资源部门来讲，需要充分认识到做好人事档案信息记录工作的重要性，保证各项信息更加准确，不断提升企业员工的凝聚力。

三、人事档案信息的具体应用

（一）构建先进的人事档案管理模式

通过建立稳定的电子信息服务平台，能够确保人事档案信息更加安全，进而得到合理的利用。最近几年，因为我国市场经济的飞速发展，现代化技术的应用范围不断扩大，在现代化技术的大力支持下，人事档案信息管理难度不断下降，通过积极运用网络自动化技术与电子信息技术，能够实现人力资源的一体化管理目标。

此外，在互联网技术的全面支持下，将原本密封的人事档案信息和互联网技术进行有效结合，构建动态化的人力资源管理体系，能够满足企业的具体发展需求。在企业内部的人力资源招聘的过程中，需要提前对应聘人员的学历、专业资格证书等一系列资料进行有效的审核，通过建立电子信息查询系统，确保人力资源管理效率与质量得到双重的提升。

人事档案信息在企业人力资源管理当中占据着重要地位，可以将企业内部的人力资源有效整合，为企业人才招聘提供良好依据。通过合理利用人事档案信息，帮助企业有关人员在最短时间之内挑选出满足企业岗位需求的专业人才，也可以更好地了解企业员工的变动情况。由于国民经济建设水平的不断提升，以往的人事档案信息逐步变为信息化管理模式，对企业的人力资源管理人员提出了全新要求，因此有关人员需要根据现阶段企业员工管理情况，科学利用人事档案信息，进而更好地发挥人事档案信息在人力资源管理中的重要作用。

（二）提升人事档案信息的完整性与真实性

人事档案信息是全面反映企业员工的个人信息和工作状态的直观体现，具备较强的权威性，所以，不断提高人事档案信息的可靠性、真实性与完整性特别重要。例如，企业在人才招聘方面，通过有效提升人事档案信息的真实性，可以取得较好效果，应聘人员如果伪造证据，或者杜撰工作经历欺骗企业，会影响企业的整体效益，因此企业人力资源管理人员需要对人事档案信息的真实性进行考证，提高人才招聘的有效性与规范性。

此外，人事档案信息的完整性主要体现在人才的工作能力与特长技能等，企业人力资源管理人员通过对各类档案信息进行科学的审核与管理，同时对企业员工进行合理的配置，能够取得较好的效果。人事档案信息的实时性则能够有效反映企业员工的具体工作薪酬，包括其职位变动情况，进而确保企业人事档案信息的重要作用得到良好发挥。

企业有关人员还要对既有的管理制度进行有效的完善，通过健全有关管理制度，可以确保组织内部资源得到高效利用。管理制度是各项管理工作顺利开展的重要依据，若是管理制度方面存在不足，会影响人力资源管理工作的有序开展。在人事档案信息管理工作中，要求有关人员对既有的管理机制进行有效完善，针对造假问题和不规范行为，需要进行科学的管理。

企业员工个人的发展对企业的整体发展影响比较大，在开展各项工作的过程中，有关人员可从制度层面入手，加大完善力度，确保组织管理工作能够有效开展。企业有关人员在人事档案管理工作中，通过改革既有的管理制度，进一步明确人力资源的实际管理要求，并加强管理制度完善。例如，在审查人事档案过程时，通过利用登记制度与传递制度，对人事档案信息实施动态更新，并结合档案的具体内容，针对企业员工的个人能力进行有效的考核，避免档案信息出现造假现象。在实际的管理工作中，通过不断提升档案信息的透明化，确保人力资源管理质量得到良好的提升。

（三）提升信息传输效率

要想有效提高人事档案信息管理效率，需要加强各个部门人员之间的沟通和联系，快速找到档案信息之中存在的主要问题，并采取有效的管控对策，确保人事档案信息能够及时更新与完善。例如，如果发现企业员工职称信息和填写的资料不符，企业人力资源管理部门需要立即核实情况，提升信息的精确性与合理性，然后让该员工继续进行职称评定。对于企业内部的领导人员来讲，需要充分认识到加强人事档案信息管理的重要性，有效发挥人事档案信息的重要作用，从而保证各项工作能够有序开展。

企业在人才招聘的过程中，需要对人事档案内容进行有效的分析，确保人才的综合能力更好地满足实际要求。企业人力资源管理工作的顺利开展，主要以人才招聘为重要基础，人事档案能够为此项工作提供良好的依据，满足企业的可持续性发展需求。在人才分配过程中，企业通过制定完善的人力资源规划，对有关内容进行有效的预测，可以确保人才得到有效利用。同时，人事档案信息在人力资源管理当中占据重要地位，例如，在人才招聘过程中，有关人员通过对应聘者人事档案信息进行有效的分析，并根据具体情况加强分析力度，可以更好地利用人才。结合人才招聘现状可知，通过整合现有的人力资源，能够显著减少人力资源的浪费，为企业的可靠、健康发展奠定良好的基础。

（四）注意事项

1.积极应用计算机技术

人事档案能够详细而全面地记录工作人员的具体工作情况，在人力资源管理工作中，有关人员需要对人事档案信息进行有效的分析，特别是重要信息，需要进行全面详细的记录，保证档案信息的完整性。与此同时，企业在开展内部组织工作时，需要对现有的人才结构进行调整，并以现有的人事档案为重要基础，全面了解员工的工作经历和特长，对其是否存在违法行为进行分析，确保人力资源基本信息得到充分利用。企业在用人期间，不但要全面考察其实际业务能力，而且要提高其综合素养，让其在实际工作中有效发挥自身潜力。通过有效利用人事档案信息，可以确保组织内部资源的利用效率得到良好提升，更好地发掘企业员工的个性优势，减少资源浪费现象的出现。

人力资源管理工作的有序开展主要以提高综合水平为基础保障，否则会给企业的可持续性发展带来较大阻碍。人事档案信息作为企业内部组织人力资源的核心内容，可以为企业人力资源管理工作的顺利开展提供良好依据，不断强化企业的综合管理质量。在人力资源管理工作中，有关人员需要结合人事档案信息，针对特定内容进行综合性的分析，并结合管理情况，积极运用现代化人事档案管理方法，确保人力资源管理数字化水平得到进一步提升。

在计算机技术的全面支持下，能够实现人事档案信息的快速记录和保存，提升人事档案管理工作的效率与质量。在人力资源管理工作中，有关人员通过运用电子信息技术，能够实现各项信息的快速调取，例如，在查阅人事档案的过程中，管理人员可以更加直接地了解有关信息，不断提高管理水平，确保现有的人力资源得到有效分配，为企业的健康、可持续性发展奠定良好基础。

2.大力创新人事档案管理工作理念

人事档案作为人才信息资源的主要载体之一，其核心目标是为社会组织提供服务，不断提升其利用价值。在人事档案中，大部分信息与材料主要由个人填写与签名，这些信息均属于公开信息资源，需要做到取之于民、用之于民。但是，为了进一步提升人事档案信息的隐秘性，现行的人事档案管理机制明确规定，严禁任何人查阅和本人相关的人事档案信息资料，所以，长时间以来人事档案表现得较为神秘，虽然每个人都能够参与到人事档案建档工作当中，但是大部分人对人事档案的利用价值缺乏足够了解。

由于社会的全面发展与进步，公民知情权不断提升，现代人对人事档案信息需求量逐渐增加。对企业人力资源管理人员来讲，需要树立正确的服务意识，有效控制人事档案适度公开与机密安全的尺度，确保人事档案信息流动性得到良好提升，充分发挥人事档案的重要价值。

3.提升人事档案管理人员的专业素养

人事档案管理工作具有较强的专业性，要求管理人员具备比较高的专业素养，所以，企业需要打造一支高素质的人事档案队伍，并加大思想建设与员工能力建设力度。最近几年，由于互联网技术的全面发展与普及，计算机与网络技术的应用范围不断扩大，人事档案管理方式越来越先进，对于从业人员来讲，需要熟练地掌握计算机技术。

此外，从业人员还要不断强化服务意识，充分认识到做好人事档案管理工作的重要性，进而确保人事档案信息在人力资源管理中的重要作用得到有效发挥。对于各大企业来讲，需要对档案从业人员进行专业培训，不断提升其综合素养，尤其是要招聘懂得数据系统开发和设计的人才，确保人事档案管理工作的网络化水平不断提升。通过对现有的人事档案管理人员进行专业培训，不断提升其专业技能，可以显著提升其人力资源管理水平，进而为企业高层决策提供重要依据。

四、结语

综上所述，文章重点探讨人事档案信息在人力资源管理中的作用，并提出人事档案信息的具体应用途径，例如构建先进的人事档案管理模式、提升人事档案信息的完整性与真实性、提升信息传输效率等，提出具体的注意事项，例如积极应用计算机技术、大力创新人事档案管理工作理念、提升人事档案管理人员的专业素养等等，已取得不错成效，故能够为相关人员提供借鉴。