OA审批系统与银企直联系统对接的实践应用

□ 北京 郭花刚

随着现代技术的高速发展，传统的手工线下审批模式基本被淘汰，现在大多企业的审批流程已经转变为线上审批模式，且随着近几年财务信息化建设的推进，之前由出纳持有的网银制单盾登录网银制单，财务经理再登录网银复核的传统付款模式也得益于高科技发展而逐渐被替代中。本文基于公司使用的OA审批系统，对接招商银行银企直联端口，介绍了从银企直联项目的背景、前期调研、集中测试到生产环境正式上线等一系列过程中的一些主要事项，希望给予资金集中管理方式的突破提供一些经验参考。

一、银企直联项目的背景及前期调研准备工作

1.项目的背景。目前集团总公司下属分子公司，及品牌使用机构（民非性质的养老院/护理院）接近40余家，由于各公司/机构的空间距离和管理幅度的限制，总部对下属公司/机构的控制不能很到位，总部也不能实时掌握各分子公司/机构的账户余额，交易明细，不能做到资金的统筹管理，降低了资金的使用效率。财务人员20余人，但仍旧工作量巨大，据了解出纳和财务经理每天审批流程、付款流程繁多，占用大量的时间，但无多大意义。公司当前的审批系统为OA系统，其主要功能是办公流程审批，包括立项审批、合同审批和付款审批、事前审批、用印审批等。付款审批完之后OA会将业务数据上传到会计平台，再到用友U8系统自动生成记账凭证。

OA付款审批（员工报销，供应商对公付款，客户退住退押金、结算款等款项）通过之后，出纳插网银盾登录网银进行手工制单录入收款方名称，账号及开户行三项信息，然后由财务经理登录网银审批复核通过后，银行打款到收款方，整个过程效率比较低，而且手工制单容易出现失误，比如金额填写不准确，收款账号或者开户行填写出错等，导致需要额外的弥补工作，效率低下。

结合公司的整体战略及未来发展的方向，加上股东的支持，需要实现在OA同一系统下实现所有人员的网上办公、审批和付款自动化，会计凭证自动化，同时实现资金的集中管理，总部要实时掌握了解下属各公司/机构的资金状况，减少手工参与，达到统一规范管理的目的，公司信息化建设需要上线银企直联功能。

2.前期的调研及准备工作。根据公司推进银企直联相关工作的要求，前期调研了CBS跨银行资金管理系统，支持境内150余家银行及境外10000余家银行的直联渠道，“跨银行现金管理平台”（CBS）是招商银行针对集团企业、财政事业单位、跨国公司等机构类客户资金管理需要，融合招行在现金管理领域的专业优势和成熟经验，倾力打造的专业财资管理系统。同时也了解中信银行等，经过多方慎重的调研和比对，结合公各公司/机构的实际情况、发展规模、实际需求、投入成本预算等，同时考虑技术端口对接、功能性、知名度、网点多少等方方面面，最后选择招商银行作为公司银企直联项目的合作银行，下属所有公司/机构有招行户的继续使用招行作为主要收支账户，无招行户的需重新申请开立招行户，且把公司的主要收支业务迁移到招行，全集团成员的收支账户统一为招商银行。

招行银企直联技术人员提出结算通道有三种方式可选择（G普通，Q快速，R实时），前面两个走的是大小额渠道，实时是超网渠道，超网是支持实时到账，但支持300多家银行。最后我们还是确定了优先考虑实时到账，选择了超网。

二、银企直联主要实现的功能介绍

1.无需网银盾付款。在原来OA审批流的基础之上，增加直联付款的功能。OA审批流业务审批通过后，进入出纳付款节点，通过银企直联，出纳可以在OA流程节点点击提交，获取手机验证码，输入验证码后一键发起付款，OA直联招商银行系统自动打款，通过系统间的直接连接，有效防止支付数据的人为篡改，避免了人工录入过程中的疏漏、马虎等错误情形。从而减少了手工劳动，降低了人力物力成本，优化了财务流程，大大提高了工作效率。如果付款失败，系统给出纳发送站内失败消息通知，出纳查看原因修正后重新付款。通过财务信息化建设，可以使财务人员拥有更多的精力对财务数据进行深入地探讨和分析，充分发挥财务数据信息的价值和优势，将其更好地运用到财务管理工作之中。

2.搭建集团网银，实现资金集中管控。集团总公司及下属成员加入银企直联服务平台后，招行客户经理立即给总部搭建好了集团网银功能 ，把下属近40家分子公司/机构全部纳入集团网银的成员单位，建立了虚拟的“资金池”，实现了全集团的资金虚拟集中，实时查询所有下属成员的实时余额，交易明细，在前期调研过程中也了解到，纳入集团网银功能的成员不受股权结构的影响，下属的民非机构也可以纳入集团网银成员中，实现了资金的集中管控覆盖，总部可以实时、动态监控集团所有的资金的存量，流向及流量，一键导出所有账户明细，及时给公司领导汇报资金情况，做好资金计划，提出资金调拨统筹管理的方案，减少资金的闲置，提高资金的使用效益，体现资金的价值，改变了过去下属单位资金的多通道的弊端，规范了单位资金流通渠道，为资金的集中管理工作的开展创造了有利条件。

3.通过银企直联付款的银行回单可在OA系统界面获取。OA系统中增加二级菜单“银行回单查询”，用于查询所有业务审批通过的付款单的银行交易明细以及回单。此菜单仅提供给财务使用。财务可以查询每个业务审批通过的付款单对应的银行流水。

出纳在OA系统操作付款指令提交约1分钟后可以发起付款结果查询，在OA系统异步地从银行系统查询交易状态。若付款成功，回单列表显示预览按钮，可以预览和批量下载银行回单PDF文件，对无结果的付款单，每天晚上9点后台再定时查询一次。以上时间参数设置成配置项。直到有结果返回，系统才能进入下一个流程，成功则进入会计审批节点，失败则回到出纳付款，允许出纳重新付款。在无最终结果返回的情况下，不允许出纳再次付款，防止重复付款。

如果发起人需要获取回单，发起人可以在OA界面付款流水回单查询处查询下载已成功付款的银行回单。发起人通过查询银行回单，知悉具体付款时间，也可知悉自己的报销是否到账或者方便告知外部供应商等，无需再次向出纳索要。完善了从发起人填制审批单到最终付款整个过程的闭环管理，便于发起人及时掌握单据的实时流转及付款状态。

4.延迟付款功能。延迟付款功能在原来的审批流节点页面中，增加延迟付款开关。设置此功能的目的是由于个别付款事项需要审批环节的关键人确认此项付款是否需要延迟付款，若暂时达不到付款的条件，或者可以推迟付款，一方面减少错付提前付的风险，另一方面给公司增加存量资金的收益。当OA审批流程中的审批人需要延迟付款时，可以选择将此项功能打钩，即开关打开，并填写事由。此开关打开后，流程不能进入出纳付款审批节点。只有当事人把此开关关闭，以及前置业务审批通过之后，流程才进入出纳付款节点。该新增审批环节是出纳付款的前置环节之一。

5.灵活定制内部授权机制。超额付款可以实现总部代付。纳入集团网银的成员，可以设置大额付款由总部财务经理用网银盾复核支付，公司设置的限额为100万元，超过100万元的付款用总部的网银复核盾审批支付，此限额可以灵活设置，如也可以设为10万。这样可以避免大额资金提前付，错付的风险，同时也可以把控风险，总部一个复核盾，可以复核下属所有公司的大额付款，实现对大额支付管控。

6.银企直联通过OA对接用友系统自动生成记账凭证。①OA审批付款类凭证：在OA系统界面查询银行交易状态，当交易状态显示成功时，以实际交易日期做为此单据的记账凭证日期，不再需要人工指定记账凭证日期。会计审批结束后归档，并上传到会计平台，会计平台再自动推送到用友U8系统生成记账凭证，涉及现金流，辅助核算，也会生成对应的记账凭证，无需再手工修改。

②无需审批流，银行自动代扣类凭证：无审批付款凭证是指不需要经过OA审批的付款业务的凭证生成，如三方协议代扣水电气费、通讯电话费、银行手续费、网银服务费等。IT根据每个公司/机构的自身的实际情况通过招商银行流水的交易类型，收款方名称/账号，银行摘要关键字等信息配置所需要的无审批付款凭证业务类型，不需要前端用户操作，由后台程序自动生成的凭证，如根据银行手续费的交易类型，筛选出交易代码FENC（企业银行各项费用），推送会计凭证，借：财务费用-手续费， 贷：银行存款-招商银行。

③收款类凭证：OA系统通过招行云直联账务查询接口获取银行流水数据，筛选出资金流入的需要自动生凭证的流水，根据收款业务类型（比如医保结算），先匹配付款方账号，匹配到付款方账号后，再匹配摘要关键字，如流水摘要中包含“医保”，则代表此条流水为该收款类型对应的流水，可以以此来生成收款类凭证。

三、项目实施中的困难及不足之处

1.收款方需添加联行号和开户行地址问题。由于之前多方（银行、OA开发、IT等）沟通上的信息不对称，进入测试环节后，集团总部在正式生产环境应用首日提交付款5笔，其中成功3笔，失败2笔。成功的3笔均为收款方为招行的员工个人报销，失败的2笔均为收款方为非招行的供应商对公户，未能支付成功。且因之前选择的结算通道为超网支付实时到账，个别收款单位为小众银行的不支持招行银企直联系统，技术反馈的原因也是因为收款单位为特殊偏僻银行，需要提供联行号，原系统设计需要通过线下付款。为此，IT信息部提供了2个修复方向：①增加联行号字段，维护供应商、员工、客户等基础信息（维护工作量大）。②系统判读收到银行报错后，自动识别，重新发起大小额模式进行二次付款（大小额模式需要开户行地址信息）。后期经过大约2周的时间，又重新二次开发解决个别小众银行付不出去的问题，将OA界面同时设置超网模式和大小额模式，根据付款情况进行付款通道模式的切换。如遇供应商付款时，信息部管理员维护供应商收款信息时直接增加收款方银行的联行号，以便对公支付供应商付款时银企直联付款成功，但是这与之前用其他银行通过网银盾付款相比反倒多了一行字段，网银盾付款时大多情况不需要输入联行号，出纳输入账号、开户行后，联行号通常是自动带出的。但目前还有极个别通过银企直联超网模式和大小额模式均付不出去的情况，如嵊州农商银行，江苏省农村信用社联合社。养老院和护理院的客户都是老人，老人在办理退住手续时，院里需退还押金及预缴的护理费、床位费、餐费等费用时，老人很难提供到所持银行卡的联行号和开户行地址，需要IT和财务这边自行查找，增加了不少维护工作量。

2.银企直联功能无法完全替代网银盾。银行回单的上传解决了出纳不用再登录网银盾截图提供给流程发起人了，但是目前OA系统上显示的银行回单不能分类打印，如某一费用类别打印汇总。且在公司实际业务中，涉及银行类的收款付款类别较多。根据公司目前的现状，大概90%类的付款类可以实现走OA审批流程银企直联付款方式，但是还有一部分确实是无法走银企直联的，如从非招行银行户转账到招行户，小众银行的付款，批量付员工工资，目前工资审批流程用的另外一个软件喔趣系统，出纳根据喔趣系统审批流的工资实发数，将总额打款到薪福通账户，实现薪资类密薪批量支付。所以每月还需出纳登录网银盾打印完整的银行回单及导出完整的银行流水信息核对。另外银企对账目前仍需登录网银实现对账，所以目前无法达到领导要求的网银盾注销掉或者全部收回锁在总部保险柜的预期。

3.无法实现批量直联付款给客户。下属机构养老院有长期护理险（长护险），长护险由政府机构先统一打款给各养老院机构，各养老院机构再分别打给每一位老人（客户），因收款方账号归属不同的银行。另外因不是员工，无法像员工工资一样批量支付，目前还需一个个的制单付款打款。每个养老院有上百号老人，关于长护险的支付，付款工作量仍旧较大。

4.沟通协调问题。总部及下属公司/机构原来使用招行户的很少，尤其下属机构的基本户使用的大多是地方性银行如江苏银行、上海农村商业银行、浙江萧山农村商业银行、湖州银行等，需要先开立招商银行一般户，且把公司的业务全部迁移到招商银行，后续也陆续将招商银行升为基本户，原账户注销或者降为一般户，这里涉及到和法人、小股东、客户、供应商、政府、银行等沟通协调问题，财务在此过程中也增加了不少工作量。

5.安全问题。科技给我们带来工作方便的同时，也对安全问题提出了挑战。之前登陆网银盾制单复核还可以人工干预付款，目前直联后自动付款，是否会存在资金安全问题，权限安全，交接问题的配置管理等。如出纳离职手机号更换权限配置，系统管理员有权限修改和执行所有流程，相应的内控是否有漏洞，信息是否会泄露等安全等问题。

四、措施建议

第一，目前银企直联付款已打通实现付款成功，集团网银搭建后提供的资金系统报表，只是支持收支类的统计报表。对于决策管理层，更多是需要分析类报表，未来希望结合资金系统的使用给企业在资金管理方面提供分析决策建议，满足企业个性化的需求。

第二，想要彻底实现银企直联，取代网银盾，与公司门户网站形成一体，系统开发厂商需要加强与银行的紧密联系，逐步完善各类功能接口的开发。如银企对账功能，未达账项对账功能等。未来可以把预算管理、执行分析、考核、发票管理等更多功能结合一起。

第三，为了更好地实现资金集中管控，加速资金周转速度，提高资金规模效益，防范资金风险，总部公司一定要形成完善的企业管理制度，并培养或者引进经验丰富的技术和专业人员，也要组织所有下属单位的财务人员进行学习，实现真正的信息同步与数据共享，如条件合适，争取向已经开发成功先进大型公司学习，并结合自身的特点和需求建设复合本公司的财务信息化项目工程。

第四，银企直联系统的上线不仅仅是财务部门一个部门的事情，尤其是基于全集团含下属所有成员使用的审批系统对接。所以在系统启动前，从高层应重视强烈项目的重要性，并给出项目的目标计划。在系统上线前，集团总部也要多次组织下属成员单位的财务人员进行集中系统测试，征集各个下属单位的意见，使得整个流程更加完善，避免后期重复低效的工作。同时总部IT和财务也要对全集团员工培训，让大家充分认识到无论是发起人还是审批人每一环节都很关键重要。

第五，在项目前期调研到后期上线的这个过程中，合作的银行主要是客户经理和技术人员来现场或者远程会议的讲解功能、方案、测试问题如何解决等，大多数会议都是口头沟通，并没有一套标准完整的操作说明或者PPT文件，所以沟通效率、信息不对称等问题影响项目上线的时间。建议银行后期根据前期成功的案例编制一些共性的操作说明，同样对软件开发公司缺乏经验丰富的项目开发人员或者实操应用先例，因此导致后期测试和运维成本加大。对于公司需求方来讲，前期把需求尽可能地完善，考虑周全，不要反复修改，只有三方有效沟通配合，信息对称，最终才能实现银企直联项目的早日成功落地。