媒体集团企业合同管理中的问题及措施

□ 兰州 夏春红

随着我国经济体制改革深入，采编经营分离后的媒体集团以市场化主体的方式参与市场竞争。这种背景下，媒体集团深入进行管理现代化改革，适应市场，拥抱竞争，成为其在市场化改制后抢抓机遇，壮大自己的唯一途径。而合同管理作为现代企业管理和监督控制的核心内容，事关企业内部职责分配、经营风险防范及档案管理，是媒体集团企业管理现代化改革进程中的重要部分。本文从媒体集团企业合同管理的重要性出发，通过对媒体集团企业合同管理中所存在的问题分析，力求为媒体集团企业合同管理问题提出解决方案，使合同管理成为媒体集团企业强化内控，防范经营风险，保护企业合法利益的重要手段，成为媒体集团企业提高管理水平，持续健康发展的重要保障。

一、媒体集团企业合同管理的重要性

1.合同管理贯穿于企业管理所有环节。合同管理内容涉及交易比价、谈判、审批审核、变更解除、业务评估、档案管理等各个环节。任一环节不规范都会产生相应的风险。强化媒体集团企业合同管理，有助于企业生产经营各环节业务工作及日常管理工作规范有序开展，促使企业内部责权利分明，降低企业经营和管理成本，确保企业发展的稳定性和可持续性。

2.合同管理是媒体集团企业做好全面预算管理，实现预算目标的重要手段。一方面，媒体集团企业全面预算管理中大部分的收入来源、成本支出、资金融通无不以合同来实现。另一方面，媒体集团企业利用预算手段对各部门和各分支机构的资源进行优化配置、考核评价及控制，最终均以对合同的管理和控制实现。根据财政部发布的新的《企业会计准则第14号--收入》，更是采用全新的以合同为基础的五步法确认收入原则，包括识别与客户签订的合同，识别合同中的履约义务。

3.高效的合同管理是媒体集团企业建立有效的内部控制的核心要求。市场经济要求企业必须在遵循市场规则的前提下参与竞争、规范管理和经营。企业的内部控制管理部门一方面可以通过合同管理过程的参与，做好风险的事前判断、事中控制，有效降低风险管理成本，另一方面可以通过对合同管理制度中参与部门或人员的职责权限及参与程度分析，明辨内部控制的有效性，改进内部控制制度及流程，不断提升管理效率。

二、媒体集团企业合同管理存在的问题

1.对合同管理重视不够。长期事业体制使得媒体集团的合同管理意识不强，历史惯性使得改制后的媒体集团企业亦不重视合同管理，其一表现为依法订立和履行合同的意识不强，有合同无收款，有收款无合同，以广告置换冲抵当年收入，跨合同年度进款等现象突出。如为完成媒体集团总部的社会效益签订的未约定收款条款的合同，导致合同违约概率高，履约风险加大。其二为不擅于使用合同相关法律维护自己的合法权益，如不善于使用预期违约制度，不善于利用抗辩权、巧妙使用代位权和撤销权等维护企业权益。

2.未建立完善的合同管理制度。财政部、审计署等五部委已发布了《企业内部控制基本规范》及配套指引，在《内部控制应用指引第16号--合同管理》中明确规定，企业合同管理至少应当关注下列风险：未订立合同、未经授权对外订立合同、合同对方主体资格未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到侵害企业应当加强合同管理，确定合同归口管理部门，明确合同拟定、审批、执行等环节的程序和要求，定期检查和评价合同管理中的薄弱环节，采取相应控制措施，促进合同有效履行，切实维护企业的合法权益。。

从近几年梳理的情况来看，媒体集团企业缺乏有效的同管理制度，普遍存在以下问题：①合同主体缺乏统一的内部标识，合同数据归集困难，财务管理低效，如同一家媒体用户，签订合同用“**日报社”，开具发票用“**日报”，收款又用“**报社”，又如非媒体用户，签订合同时用“**市委”，开具发票时用“**市委宣传部”，收款时用“**市委宣传部”。合同、发票及收款不能一一对应，间接导致财务管理混乱。②合同有效期不明确，如有些合同订立时了合同有效期的同时又在条款中写明每年都要支付相关费用，造成合同履行困难，有客户将当年应支付的款项推迟到下年支付时，财务账面显示为一个年度内客户支付的款项超过合同约定。③合同订立中书写不规范。有些涉及合同金额的只有小写金额，无大写金额。④合同传递不规范，内部合同传递与备案缺乏统一规定。合同是财务收支审核的主要依据之一，业务合同签订后在业务部门滞留，导致财务审核缺乏依据，流于形式。

3.合同管理信息化程度低。媒体集团企业随着业务的扩大，合同的种类与数量也越来越多，传统的纸质合同在管理成本、数据利用上的弊端凸显。媒体集团企业在合同管理方面仍以手工管理或简单的电子表格的管理方式为主，并未将信息化、数字化技术用到合同管理中。合同信息与业务系统、财务系统、共享平台系统无法连接，集团企业无法实现合同的全程跟踪、动态监控，给合同履约、监管过程带来潜在的经济风险。此外，纸质合同合同管理经办人员工作岗位变动或离职后合同资料无处查询，合同遗失现象频发，是企业经营管理中的又一风险点。

4.合同管理专业人才匮乏。合同管理工作贯穿企业管理全过程，要求合同管理者除具有一定的法律知识外，还需要了解熟悉公司业务，不同的合同类型甚至需要合同管理者具备财务、税务、工程、政府采购、劳务用工等相关专业知识。而企业复合型人才短缺是目前媒体集团企业无法回避的短板之一，其分支机构更甚。同时，面对强烈的市场竞争机制，媒体集团企业还需在管理规范和管理效益之间找到平衡点，这从另一层面增加了引进合同管理人才的难度。

三、媒体集团企业合同管理的对策

1.以合同主体名称标准化实现媒体集团企业内部信息互通。主体名称标准化对集团媒体企业合同管理的意义不亚于工业企业的零部件标准化，媒体集团企业必须在集团内部建立统一的合同主体标准化库，集团内部所有单位的客户及供应商均由集团归口管理部门统一编码，统一标识后入库。统一标识后的客户机供应商库标准无差别地应用到媒体集团企业的业务系统、财务系统、合同管理系统，这是媒体集团企业实现各个系统之间信息共享的前提。只有作为媒体集团企业核心管理信息的财务数据、业务数据、合同数据通过统一的供应商或者客户实现互通。合同管理的全过程才能得以体现，风险才有可能提前识别，业务风险及财务风险才有可能通过合同管理得以避免。理想情况下，业务是对合同的具体履行，财务是对业务执行收支层面的数据反应。

2.以分层授权思想为核心建设媒体集团企业的合同管理制度。①媒体集团企业实现全面预算管理后，集团内部所有工作均围绕预算指标而展开，这种大背景下，建立分层授权的合同管理制度是保持集团内部单位经营活力，降低管理成本，提升整体效率的有力保证。而分层授权的合同管理制度集中体现在合同审批层面，首先，应区分不同的合同类型区别建立审批制度，预算范围内的一般收支合同，审批流程在下属预算单位完成，即谁负责预算指标，谁负责一般相关的一般收支合同审批，集团对此类合同只进行事后评估。预算范围内的重大融资，固定资产购置，建设工程等，由集团审批。其次，应区分不同的合同金额区别建立审批制度，媒体集团企业应以集团整体的风险承担能力并结合各下属单位本身的风险承担能力区设定合同是否为重大合同的金额标准，并以此区别建立审批制度，非重大合同预算单位审批，重大合同集团审批。②责权利明确是分层授权成本高效的保证，媒体集团企业以部门经理负责制为核心，建立合同审批各节点上各依权限行使审批职责，承担审批责任的串行合同审批制度，部门经理及经办人为合同审批的第一责任人，主管领导为第二责任人，共同为合同的经济后果负责，法务和印章管理人仅依据职责对合同审批承担过错责任。

3.以标准化台账和业财对账打造合同管理的容错纠错机制。合同管理成果要应用到企业决策中去，提升决策水平，就不得不提升合同管理的容错纠错机制。笔者认为，媒体集团企业可从以下方面打造合同管理的容错纠错机制，提升合同管理的成果应用水平。①建立标准化合同管理台帐。在经营单位内部，合同台账能及时准确反应每一份合同的签订情况，履约情况，收支情况，开票情况等，在媒体集团企业层面，标准的合同台账又能合并成集团整体的合同管理台账，整体反应集团一定时期内的合同签订情况，业务开展情况，财务收支、预算完成情况等。②建立业财对账制度，预算单位内部应建立定期的业财对账制度，通过对合同收支的财务业务对账差异的纠正完善，使合同台账与财务数据之间可以互相验证，互相支撑，打造合同管理的容错纠错机制，确保媒体集团企业业务信息的准确度，为集团重大经营决策提供依据。

4.重视人才培养，提升合同管理信息化运用水平。媒体集团企业的合同管理链条长，参与者众，只有通过不断加强经营管理人员的法律知识培训、提升员工法制意识，建立多元化的法务部门才能兼顾成本效益的同时，提升合同管理水平。因此，媒体集团企业必须加强各级管理人员、营销业务人员合同法规的宣传教育和分级培训，促进各级管理人员的合同法律认识，增强法制观念和风险意识。培养一支懂法律、懂合同的营销及管理队伍，为媒体集团企业健康经营发展提供坚实的基础与保障。

此外，现代信息技术的应用可以使媒体集团企业在合同管理中取得事半功倍的效果，因此，媒体集团企业在重视人才培养的同时，还应积极提升合同管理信息化水平，一是建设合同管理信息化平台。利用信息化平台发挥媒体集团企业内部各部门、各分支机构（分公司）以及各责任人协同管理合同的优势，将合同管理涉及的文本起草、合同编码、内容分类、责任部门、法务审核、部门会签、合同收付款、合同变更、数据统计等实现远程及异地审查审批、移动审批，提高审批效率，降低管理成本。二是利用管理软件的即使共享功能，实现合同信息在媒体集团内部各相关部门、各分支机构（分公司）、各相关负责人员范围内的共享，提高合同的履约率，高效管理媒体集团企业生产经营与日常管理合同，提升媒体集团企业内部控制监管水平和合同管理的实效性。

四、结语

规范高效的合同管理是企业现代化管理的重要内容。媒体集团企业只有正确、全面认识合同管理的重要性，通过规范合同客商信息标准化，建立分层审批的合同审批制度，明确各审批环节的权限与责任，打造合同管理的容错纠错机制，重视人才培养与合同管理的信息化建设，落实合同全过程管理，才能不断提升合同管理水平，保持健康发展。