市场经济中企业档案管理的挑战和出路

□ 江苏徐州 王 巍

企业档案记述反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资、会计与产品生产、科学技术研究、基本建设及设备仪器等重要内容，在企业生产经营活动中起着不可估量的重要作用。近年来，徐州发电公司利用档案材料创直接经济效益达2亿元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。在市场经济条件下，企业成为独立经营和参与市场竞争的经济实体，在市场经济环境下企业档案工作遇到挑战，出路在哪里，本文略陈浅见，以期抛砖引玉。

一、我国企业文件与档案管理工作正面临着企业管理现代化的新形势

计算机技术在现代企业的广泛应用，改变了传统文件与档案的管理手段，带来了文件与档案管理内容、程序及方式的变革。企业文件与档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业文件与档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程，可以将其划分为以下三大阶段。

1.文件与档案管理分别应用计算机技术的阶段。文件应用计算机技术源于管理信息系统（MIS）的建立，档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。

2.文件与档案管理综合应用计算机技术的阶段。开发文档管理一体化系统软件。

3.电子文件与档案管理的阶段。数字档案馆。电子文件与档案管理将是21世纪现代企业信息管理的发展方向和必然趋势。数字档案馆是运用现代信息技术，对数字档案信息资源进行管理，以网络化方式相连接和提供利用，实现信息共享的信息系统。具有提供档案数字资源、档案数字资源的远程访问、档案数据交换与互操作的能力，通过该系统网络支撑平台、业务管理平台、信息服务平台，实现档案信息资源的传输网络化、利用在线化、管理自动化。

二、企业档案工作应突出以信息资源为中心的管理

现代企业面临市场竞争和信息工作的激烈挑战，应根据企业生产经营需要，突出以信息资源为中心的管理，做好档案信息的开发利用工作。

1.建立良好的信息结构体系是开展信息工作的基础。必须注意从市场、营销、管理、生产、科技、决策等多角度、全方位地建立信息体系，才能丰富信息资源，为突出以信息资源为中心的管理奠定基础。

2.强化档案信息的收集。文件材料归档制度，应明确文件材料归档范围、归档时间、归档程序、归档要求以及控制归档质量的措施，文件形成、归档责任。制度建设是带有根本性、长期性和稳定性的工作。近年来，我们着眼于建立规范化、系统化、科学化的企业档案管理体系，狠抓制度建设。首先，我们将档案管理进行指标分解，纳入我厂各级人员和岗位经济责任制，按月对完成情况进行考核，有效增强了各级领导档案管理的责任感。其次，我们根据企业档案管理的专业特性，制定了企业档案管理的业务流程，明确了在档案管理的各个节点上，领导干部、工程技术人员、管理人员和专兼职档案员的工作职责。对各项档案资料管理制度，厂本部均专门行文发布，使其具有了权威的约束效力，从而实现了档案资料的超前管理、有序控制，取得了显著效果。

3.根据企业生产经营管理的需要，做好档案信息资源开发利用工作。在市场经济中，大力开发档案信息资源，为企业发展服务，是现代企业制度中实现科学管理的一项重要内容，也是企业档案工作的中心任务和基本目的，近年来，公司利用档案创直接经济效益达2亿元。①发挥档案的依据凭证作用，取得经济和社会效益。例如2020年7月，公司需要进行#1锅炉一过至二过连接管弯头安全性评价。2020年7月27日，公司生产技术部金属专工张某及评价单位5人到档案室借阅了0401-8055-024、050、080、089、094等科技档案案卷16卷，档案人员业务熟练，调卷准确、迅速，为#1锅炉一过至二过连接管弯头安全性评价工作的圆满完成提供了有力保障。再如2020年，徐州发电公司会进一步加快环保项目实施步伐，将储煤场防尘封闭改造、1、2号机组灰库粉煤灰扬尘综合治理升级改造和烟气脱硝还原剂液氨改尿素改目三个项目作为全面环保工程管理提升的重点工作，积极推进无组织排放和重大危险源的治理，以重大项目的有效实施，提升机组安全、环保、经济运行能力。2020年，公司将按照“履程序、严变更、重评价、追责任”原则，结合机组调停、检修细致谋划各项目实施节点，确保煤场封闭改造、液氨改尿素等项目进度正常，进而提高机组安全、环保、经济运行能力。2019年12月19日及2019年12月26日，公司设备维护部技术人员及施工单位人员等到档案室借阅了0400-8888-003、0400-8291-007等47卷 百 万机组档案，档案人员业务熟练，熟悉馆藏，调卷准确、迅速，档案为公司烟气脱硝还原剂液氨改尿素项目前期工作的顺利进行起到了至关重要的作用。又如公司2号机组B级检修。公司2号机组于2011年12月31日顺利完成168小时满负荷试运行正式投入生产，期间机组进行过1次A级检修、3次C级检修，本次检修是该机组首次B级检修，计划2020年9月16日开工，检修工期40天。2020年公司高风险施工项目较多，安全压力非常大，要求重点检修项目、重大修理项目、高风险项目全部要编制施工“三措”，并加强现场检修质量、安全风险管控力度。公司要求高标准策划、布置检修现场，积极促进检修现场施工管理标准化和安全文明生产标准化高度融合，较大项目开工前由安健环监察部组织现场标准化验收，不达标绝不开工。2号机组B级检修是2020年检修工作的收官之战，对公司全年的生产管理、绩效评价至关重要，必须打好这一仗，没有退路。在2号机组B级检修期间，公司生产技术部、设备维护部、检修公司等部门的专业技术人员到档案室查阅科技档案案卷40余 卷 （ 0402-8052-001、 003、005，0400-922-006、009等 ） ， 档案人员服务热情周到，熟悉馆藏，业务熟练，调卷准确迅速，为2号机组B级检修工作的顺利完成保驾护航，受到公司员工好评。再如2021年10月27日，公司人力资源部鹿某到档案室要求查阅公司员工陈永佳与吴继红抚养关系纠纷案材料，档案人员业务熟练， 迅速调出档案2010-110-2-018（徐州市鼓楼区人民法院民事裁定书、协助执行通知书、关于执行《徐州市鼓楼区人民法院协助执行通知书》的函），档案为凭，解决了问题。以及徐州电厂1号机组宽负荷脱硝改造是公司2021年重大技术改造项目，2021年12月3日，施工单位青岛达能环保设备股份有限公司项目部项目经理叶某到档案室要求查找1号炉宽负荷脱硝改造中三个进口阀门的重量，由于公司给施工单位三个进口阀门的重量不准确，造成三个进口阀门的支吊架发生偏移，给机组运行带来安全隐患。档案人员业务熟练，熟悉馆藏，耐心细致，叶某查阅了0401-925-007、 0401-935-004等 科 技 档案，终于查找到三个进口阀门的重量，施工单位青岛达能环保设备股份有限公司将对支吊架重新设计，保证1号机组安全运行。以及江苏公司对公司进行7、8号机组资产处置审计。为切实做好江苏公司对公司进行7、8号机组资产处置审计工作，2021年12月27日，徐州公司纪检监察部审计人员尹某到档案室要求借阅7、8号机组资产处置批复、请示、五方协议等相关文件，档案人员业务熟练，熟悉馆藏，调卷准确、迅速，迅速调出案卷0400-8030-010（#7、#8机组资产处置批复、请示、国有资产评估项目备案表） 等科技档案原件15卷（件），档案为圆满完成江苏公司对公司进行7、8号机组资产处置审计提供有力保障。以及徐州电厂#1、#2机组灰库新增粗灰磨制系统是公司2021年重大技术改造项目。由于灰渣等固废物的经济附加值逐步提高等原因，同时环保标准提高以及节能减排政策发生变化，为实现电厂的可持续发展，并响应国家“低碳环保、节能减排、循环经济”的要求，为增加副产品附加值，提高全公司粉煤灰的综合利用附加值，公司开展增设粗灰磨细生产线项目建设。2022年1月10、14日，公司生产技术部脱硫专业工程师梁某到档案室要求查找1、2号炉干式排渣系统施工图、百万机组锅炉基础竣工图等科技档案。档案人员业务熟练，熟悉馆藏，耐心细致，档案为徐州电厂#1、#2机组灰库新增粗灰磨制系统的顺利施工提供强有力的保障。以及做好徐州公司电除尘防坍塌专项排查和迎检配合工作。按照国家能源局、江苏省能监办《关于上海外高桥发电有限责任公司电除尘坍塌事故的通报》和国家能源集团《关于坚决防止火电厂电除尘坍塌事故的通知》要求，国家能源集团江苏电力有限公司也要对徐州公司进行专项检查，为配合江苏公司专项排查和迎检配合工作，2022年2月28日，徐州公司生产技术部脱硫专业工程师梁某到档案室要求查找施工单位浙江某公司的施工组织设计及方案类竣工资料档案以及两台百万机组电除尘器合同档案、招投标档案等，档案人员熟悉馆藏，业务熟练，迅速调出2016-641-146、0400-8032-030等科技档案案卷，以便徐州公司迎检配合江苏公司专项检查工作。以及国家能源集团江苏电力有限公司利用公司照片档案、实物档案。2022年3月7日，国家能源集团江苏电力有限公司打电话到徐州公司档案室要求查找党和国家领导人李鹏、顾秀莲等到徐州电厂视察的照片档案以及党和国家领导人题词的实物档案，由于我是档案室的元老，熟悉馆藏，业务熟练，迅速调出1980-ZP-001-01等照片档案以及MH-005李鹏总理的题词“努力办好徐州电厂为发展江苏经济做出新贡献”等实物档案，并下载电子文件用电子邮件发送给国家能源集团江苏电力有限公司，圆满完成任务。以及2022年3月1日，公司财务部谢某到档案室要求查找2004年有关徐州发电厂改制的档案，档案人员业务熟练，熟悉馆藏，调卷准确迅速，迅速调出2004-12-1-019（徐州发电有限公司首届一次董事会暨监事会—徐州发电厂改制情况的报告）、2004-52-1-003（关于审批《徐州发电厂改制方案》及《徐州发电有限公司章程》的请示）、2004-52-1-007（关于江苏徐州发电厂改制有关问题的批复）以及其它徐州发电厂改制有关材料等档案12件，谢某表示非常满意，档案为凭，解决了问题。等等。②提供档案为企业经营决策、查处经济案件、惯标认定、编史修志等工作发挥了积极作用。如2002年12月公司朱厂长借阅徐州发电厂征地实况及红线图以及#1、#2灰场等处征地问题的批准通知书及协议书等（0300-8030-1、8、9），为领导关于公司机组扩建提供了参考。再如1997年、2007年、2017年公司编写《徐州发电厂志》，厂编委先后调阅了档案室大量档案资料 （ 89-073-45、 92-601-01、 02等），为厂志的顺利完成立下汗马功劳。

3.围绕企业生产经营工作做好资料汇编。公司档案管理人员自己编研或与有关部门合作完成了《徐州发电厂大事记》、《徐州发电厂志》等编研材料，同时还编制了多种档案检索工具，对生产经营等管理工作起到了较好的指导作用。

三、建立企业档案信息系统实现网络化管理

清华紫光档案软件系统档案业务部分包括：信息收集、信息管理、借阅管理和综合利用四部份，涵盖了档案业务中的收集整理、日常管理和信息综合利用工作，主要针对档案管理人员或各部门的兼职档案员，这部份功能系统设计的简单实用、方便快捷，档案管理人员可以通过这些功能，根据定义好的管理规则和规范，自动或辅助手工实现档案的各项业务工作。公司在公司内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统，公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。

四、建立高素质、专业化企业档案管理队伍

企业档案干部要求既懂生产专业知识，又具备档案专业知识。企业档案干部应精通外语及计算机知识。

比如生产专业知识，企业档案干部要求既懂生产专业知识，又具备档案专业知识。笔者作为从事科技档案管理工作的档案干部，不仅具备档案专业知识，而且了解和掌握专业生产知识，这样能更好地熟悉馆藏档案的内容和成分，工作起来才能得心应手，有利于帮助工程技术人员迅速查找需要的科技档案，易于和科技人员的沟通，便于和工程技术人员的交流，有利于实现科技档案的有效利用。有些班组工程技术人员对我说：“多亏你在这，不然我们很难找到需要的图纸资料！”。由于我既懂科技档案管理知识，又懂生产现场专业知识，公司工程技术人员都信任我为他们查找科技档案，综合档案室其他档案人员在查找科技档案遇到困难时也喜欢向我求教。这几年来，公司综合档案室每年利用科技档案达800卷册以上，取得了显著的经济效益和社会效益，为企业发展作出了应有的贡献。笔者在各级领导的关心和支持下，在自己的不断努力下，熟悉并掌握科技档案工作所需要的业务知识，能熟练运用《神华集团公司（电力板块）档案管理业务手册》对相关专业文件材料进行科学分类和整理，并能熟练运用清华紫光图档管理系统的各种功能，进行科技档案管理的各种工作，圆满完成各项工作任务。科技档案分类科学，组卷合理。工作勤勤恳恳、任劳任怨，受到领导的好评。科技英语水平和计算机水平有较大提高，利用业余时间较全面、系统地学习并掌握科技档案基础理论和专业知识，具有很高的电力科技档案管理水平。在《办公自动化》、《现代企业》、《城建档案》等期刊杂志上面发表档案学术论文230篇。曾荣获中国档案学会第六次档案学优秀成果档案学术论文类三等奖，徐州市 档 案 学 会2007、2008、2009、2010、2011、2012年度档案学术优秀论文三等奖。徐州市档案学会2014、2015年度档案学术优秀论文奖。51篇档案学术论文评为历届中国档案学会全国档案工作者年会优秀学术论文、入选学术论文。