企业采购招标存在问题现状分析及管理对策

□ 天津 马吉睿

采购招标活动是生产经营中重要的一个工作内容，郑州裕中煤业有限公司根据所辖的矿井生产、基建需要，对进购的设备、材料、工程项目按照“货比三家，优中选优”的原则进行招投标采购，不仅实现了采购招标的公开、公正和透明，而且稳定了物资供货渠道，降低了生产经营成本，减少了基建项目投资，增加了矿井年效益额，但在实施招标采购过程中，也存有潜在问题，应予以规避解决。

一、现状分析

1.价格因素。价格因素在评标中占主导作用，单纯以价格定标，有时不能保证产品质量。按照现行物资招投标的评分标准，技术分为30分，商务分为70分。在商务分中，价格分占60%，价格因素在评分中占到了42%。一些科技含量较高的设备、开关、配件等，就会因价格过高，而失去竞争优势，与之相反，一些国内二、三流企业生产的设备、开关、配件等就会因价格低，而处于竞争强势。如果这种状况长期下去，势必导致一些知名企业不惜降低产品的技术标准，满足低价要求，参与市场竞争。实践证明，通过这种评标方式中标的某些产品，在使用过程故障率较高，不能满足安全生产需要。

一些技术含量较高，价格不菲的设备，由于技术科室制定的技术要求内容不完善，导致对招标设备的技术要求无法统一，同一规格型号的设备，所配置的设备主件各不相同，有进口的，有国产的，也有国内不同厂家生产的，它们的价格差异很大。如：刮板运输机，配置国内和国外SEW不同厂家的减速机，价格差异数万元。如果在设备招投标时，对设备的主要配置没有提出明确要求或者对该设备今后维修所涉及的配件价格问题，没有作出必要约定，使得矿井与供应商在设备技术要求方面难以实现统一，就有可能出现以高配置设备中标，按低配置设备供货的问题。当设备使用超过质量保证期出现故障，需要换某些配件时，配件价格高得出奇，甚至是“天价”，矿井没有任何讨价还价的余地。

在基建投资项目方面，招标活动相对比较复杂。在招标前往往需要经过考察、论证，确定项目实施方案，编制项目预算，然后按招标合规程序进行招标。但是由于工程项目的特殊性，其隐蔽性强，如果招标存在问题或者项目执行过程管控不力，后期将可能会给业务方造成不可估量损失，矿井后期使用风险较高。

2.设备供应商的不连续性。设备供应单位偏多，设备通用性差，导致设备和配件不能互换，对矿井安全生产带来严重影响。目前，公司所属矿井使用的各类绞车、钻机、水泵、电动机、减速机、皮带机等设备都来自不同的生产厂家，存在一种设备由多个厂家供货，甚至设备的技术参数和设备安装的条件也不相同。这些设备一旦出现故障，即便有闲置的同类设备和配件，也很难用不属同一厂家生产的设备和配件更换，增大了处理设备故障的难度。矿企管科为了保证生产需要，只有按不同厂家生产的同类设备储备相应的设备和配件，大大增加了仓库备品备件的储备量，增加了库存资金量。

3.战略伙伴关系缺失。中标单位不执行招标价格的现象时有发生，缺乏约束力，没有实现与供应商建立战略合作伙伴关系。

矿井生产所必须的常用材料，如锚杆、金属网、风筒等，价格也是招标价，这些物资的价格应当保持相对的稳定，不能随意调价。但是，在执行过程中，有的供应商会以市场原材料涨价等理由要求涨价，甚至采取借口无货，不提供货源的手段，迫使企管科就范。

这些充分说明，与供应商建立的短期合约关系，仅仅是一种买卖关系，供应商们关心的是他们的眼前利润，不会考虑产品的改进与自身的提高，更不会把提供服务作为他们的目标之一。可见，不去通过建立互信互利的长期合作伙伴关系，达到双赢，这种战略伙伴关系的缺失，只能导致双方成本的增加和利润的减少。

4.招标信息化手段落后。目前招标采用的信息化手段主要是通过QQ、微信、电子邮箱、电话进行沟通联系，部门比价采购采用发到指定邮箱进行报价，尚未实现通过招议标信息化平台进行公开发布招标信息和公开招标结果，主要还是通过邀请招标的方式，被邀请参加投标的供应商随意性大，不够透明，存在暗箱操作的风险。

5.招标管理制度不够完善。尽管建立了比较完善的评标委员会，也分专业建立了专家库，但是招标活动的组织存在漏洞，例如评标委员会的组成人员，随意性较大。对评标专家的选拔不够严谨，没有经过严格地专业筛选就直接入选专家库，多数入库的专家实际上对招投标有关法律法规并不了解，缺乏必要的评标知识。

招标管理制度不完善，造成招标管理过程的不规范。在招标过程中，有些人就会利用公司制度管理的漏洞，通过不正当的手段来获取更多的利益，其中最为常见的就是通过不正当方式，例如串标、陪标挂靠等，特别是有些项目管理职能部门人员也严重地破坏项目招标市场的平衡，有些相关职能部门人员利用自身的权利和信息优势，提前向投标方透漏项目招标信息，私下与投标方串通，使招标变为假招标、走过场，给公司和矿井造成损失。

6.定标后执行率低。不论是通过电子报价进行比价，还是通过现场招议标，定标工作完成后，公司与中标人会签订合同，但是有30%以上的定标单或合同不能执行或执行延长，执行率较低。主要是因为一方面双方签订合同的先款后货条款公司推动比较慢，总想方设法让中标方先履行义务，尽管相关工作人员是为公司的利益着想，但长期下去对公司的信誉产生了很大的不良影响；另一方面由于公司资金短缺和长期形成的信誉影响，一部分乙方在合同不执行预付款的情况下根本不愿意送货，特别是历史欠款比较久的乙方。这样一来，将对招议标工作产生较大影响，经常会出现招标不够三家报价的情况。

二、管理对策

针对物资招议标工作中容易出现的问题，结合矿井的实际情况，笔者认为可以采取优化招投标评分结构、建立招投标价格的监督约束机制、建立健全供应商管理制度等管理对策进行规避。

1.优化招标的评分结构。在评分结构中，价格因素占的比重最大，是评定供应商的关键指标。因此，物资招投标应结合采购项目的特点，根据不同产品，不同用途，在评标总分中有所侧重，通过评分比重的设置来体现不同要求。例如：采煤机、综掘机等，对这些设备技术上的要求就应当在评标总分中有所侧重，以保证这些设备质量优良、技术先进，实现评标工作的公开、公正和公平。

在评标过程中，可以改变已有“综合评分法”为“最低评标价法”。按评标方法分类，综合评估法里既有打分的方法，也有折价的方法，这种综合评估法里的折价的方法即为最低评标价法，这种评标方法比综合评分法有很多优势，公司在招标评审过程中将各类条件进行量化，设定一个合适的折算比例或金额，从而确定一个评审价，既可以降低公司管理风险，又利于公平竞争，实现共赢。

2.招投标考虑的全面性及长远性。对设备的招投标不仅要提前作好技术准备，考虑设备的通用性，而且还要考虑设备正常维护所需的配件问题。为此，要注意做好五个方面的工作：一是在招投标工作前，对供方的设备进行全面的调查研究，对设备的主要配置、技术参数做到胸中有数。二是在招投标时，应邀请设备使用单位的专业技术员或领导参加，广泛征求使用单位的意见。三是设备供货应有相对稳定的供货单位，尽可能选择煤矿通用设备，增强设备和配件的互换性，尤其是对一些高技术、高价值的大型设备，如采煤机、综掘机、重型板运输机等，要统一厂家、统一技术标准和参数，以便在各子公司之间互通有无，调剂使用。四是对高技术、高价值的设备，供方与使用单位应签订设备技术协议，并实行设备质量保证金制度，只有当质量保证的期限和内容都符合合同规定的支付条件时，经设备使用单位主管部门负责人签字同意后，物资公司才能退还质量保证金。五是对于煤矿使用的采煤机、综掘机、重型刮板运输机、液压支架、抽压风机、蓄电池机车、主提升绞车、水泵等设备，在招投标时，应要求供应商不仅要对这些设备配件实行代储，而且要对这些配件的价格问题作出相应承诺。

3.建立招标物资价格的监督约束机制。招标物资价格在一定时间内应保持相对稳定，决不能朝令夕改。因此，要加强招投标物资的价格管理，建立健全招标物资价格的监督约束机制，防止供应商随意抬高中标物资价格，损害企业利益。

企业应根据不同的物资、设备设置不同的招标周期，在招标时向供应商说明招标周期，并规定在招标的有效期内供应商不得要求涨价，除非市场价格涨幅超过某一个百分比时，比如平均市场价格上涨超过了10%，可以重新招标。但是，必须要求供应商投标时承诺不得恶意中标、串标，否则将给予严厉的惩罚。

4.建立健全供应商管理制度。①实行供应商“黑名单”制度。对不认真履行供货合同，不按合同要求及时供货或不执行物资招标价格、不认真履行产品售后服务，因产品质量对安全生产造成影响的供应商，应列为供应商“黑名单”。凡是被列为“黑名单”的供应商，在下届物资招投标时，不能列为投标人。②凡是在招议标工作出现投标人与招标人串通投标，投标人向招标人或者评标委员会成员行贿的手段谋取中标，招标人向他人透露招投标情况或者泄露标底等行为，必须追究当事人和相关领导的责任，为企业造成经济损失的，还必须进行经济赔偿。物资中标人不认真履行供货合同（协议），为企业生产造成严重影响和经济损失，必须追究中标人的经济赔偿或法律责任。凡是出现下列情况之一的，物资采购部门应主动配合使用单位向供应商提出索赔：一是供货不及时，造成企业生产停工待料，严重影响安全生产的；二是拒不执行物资招标价格，任意上调招标物资价格的；三是以不提供货源相逼，要求物资涨价，严重影响企业安全生产的；四是因产品质量和技术原因，发生质量事故、安全事故、机电事故的，供应商不仅要对该产品实行包退包换，而且要承担相应的经济赔偿或法律责任。③建立供应商考核与评估制度。针对矿井招投标存在的问题，应成立供应商考评小组，安排专人负责对供应商的考评与管理。供应商考评小组通过召开小组会议，讨论供应商考评的指标、权重、方法，根据供应商管理规定，每季度、半年、全年召开供应商大会，公布当期供应商考核的得分结果，实行淘汰制，以此来约束供应商的行为。

5.加强战略伙伴关系建设。短期交易的行为只能是追求当期利润的最大化，公司采购管理部门作为煤炭采掘物资供应链的核心，在物资供应上，要紧跟时代步伐，转变观念，引进供应链管理的先进思想，与供应商，特别是要与那些设备供应商建立长期的伙伴关系，签订战略合作伙伴协议，既有利于提高设备配件供应的连续性、兼容性，提高供应商的服务水平，又可以通过减少备品备件的储存量来减小库存资金占用，达到降低成本的目的，从而实现建立互惠互利的长期合作关系。

6.提高招议标信息化水平。信息技术的不断发展催生了当今企业的不断变革，某些煤炭企业虽然实现了部分信息化管理，但在合同管理、采购控制、仓库、生产之间信息孤岛现象严重，使得物流、资金流、信息流在物资采购、仓储、生产领料、销售等环节流动不畅，供应链各个环节难以实现无缝对接，管理手段较落后。

目前，我们已经进入数字化时代，公司招议标工作需要通过信息化、数字化进行赋能。公司可以分阶段实施，第一步就是提高招议标工作的信息化水平，建立自己的招议标信息化平台，或者利用第三方招议标平台，开展招议标工作，实现线下线上协同运作；第二步就是对招议标工作信息化平台进行升级，达到2.0水平，力争实现招议标过程的数字化，实现从发标、开标、定标、执行等全过程的信息化，减少人为干扰因素，从而逐步为迈向招议标数智化奠定基础。

7.通过招投标代理公司招标。在国家相关法律法规允许的范围内，通过委托具备符合条件的第三方招标代理机构进行大型工程项目、设备的招议标，一方面可以通过利用第三方专业招标代理机构招标人才优势弥补自身的不足，降低自主招标的各项成本，另一方面可以规避自主招标存在的串标、政治等风险。

8.提升评标人员专业素质。评标人员是招议标整个过程的关键因素，直接影响着评标结果，直接关系到公司的利益。因此，在组建评标委员会时，应提前对评标人员进行深入地了解，全方面进行考察与考核，根据考核结果确定最终的评标委员会成员，避免素质低下人员成为评标人员，影响评标结果，从而避免给公司可能造成损失。