施工企业物资采购内部控制设计的几点建议

2022-10-10上海毕忠杰

现代企业 2022年9期

□ 上海毕忠杰

材料供应管理对建筑公司非常重要，是企业管理的核心。对企业施行内部管理控制利于企业经济快速发展，同时可降低采购和供应风险的出现，降低企业经济损失概率，在内部控制制度下，不但可以使原来物资采购受外部监督和约束的局面发生转变，而且还能实现建材管理采购中物资采购的高度自律，有效降低企业投入成本，从而实现企业健康可持续发展的目标。

一、物资采购管理中存在的风险

随着COSO报告在中国的推出，内部控制的理解发生了变化，而随着市场经济的发展，在企业管理中出现的问题也越来越多，甚至还出现了管理丑闻，比较典型的是银广夏财务报表造假和三鹿破产事件。这些案例是内部控制设计或有效实施不足的后果。进行物资采购之前要对供货商进行资质审核，风险评估在物资采购管理中具有强大的识别系统优势，能准确找到影响内部控制的症结所在，并通过及时补救策略稳定并为实现控制系统奠定基础。在控制系统中，企业负责人要时刻关注企业内部控制受影响的关键因素，并进行研究，从而探讨相应的解决方案，其解决方案不仅要考虑其是否可行，而且要对其实施后有利和不利因素进行综合考虑，在物资采购内部控制中，主要存在以下几类风险：由于施工企业管理机制不完善，无法有效指导工作，或缺乏制度落实，分工不清，没做到分工到个人，采购人员整体专业素质参差不齐，同时采购人员责任心执行能力也存在较大差异，受合同的约束导致许多合同无法履行，这都是在物资采购中存在的风险。施工企业建立内部控制体系的同时必须根据其风险制定对应的风险控制策略，以便日后进行估算，同时依据不同问题对风险进行种类划分和等级划分，相应制定风险应对策略，从而可以减小风险对企业造成经济损失。并能合理有效的处理企业内部控制中的问题，最终实现内控制度下的物资采购管理。

二、物资采购管理对施工企业的重要性

材料采购管理对建筑公司来说非常重要，可对建筑公司的经济构成直接影响。因此，制定有效的物资采购管理策略具有重要意义。内部控制系统可对物资供应进行管理。准备和管理采购流程，对流程进行完善的机制化管理，为使采购工作有序开展，企业采购进行程序化管理，促使采购工作的顺利推进，不出差错。为了确保企业业务管理体系的高效性，施工企业需提高业务发展速度。因此对物资采购管理的要求比较严格。此类材料方法能帮助企业实现更高市场价值的远景。同时，重大合同管理要以企业实际情况为基础，对症下药，按照自身实际需求并与现有的公司内部日常管理和制度进行管理制度的制定，并且具体的物质采购管理机制也需要根据施工公司的自身状况来制定，合同中各项细节都要与公司采购业务高度适用，管理和报告的实施，并得到有效控制。物资采购主要环节涉及到计划、审批、调查价格、招投标、签订合同等，为避免在物资采购管理中出现以假乱真，徇私舞弊不良现象的出现，建筑公司必须关注且严格按照以上流程进行严格管理，不但能有效改善公司内部控制管理体系，还能提高公司市场价值。

三、建立物资采购内控体系

按照企业内部管理系统构建的基本特点，企业首先要对整个材料购买过程建立管理流程和业务流程。还需建立健全的长期过程优化管理机制，采用程序化管理有序地进行商务采购活动。为保证公司管理过程的迅速反应，增强整个公司经营过程管理的科学性与效率，企业内部管理制度的适用性将受经济性的影响，业务流程的设置使管理变得透明化，便于监控，以便提升生产绩效与管理采购成本的能力，同时内部管理体系的建立应当严格根据公司的实际状况进行。

施工企业以自身发展为依据，并结合日常管理来进行内部管控方案的制定，不同管理模式下制定出具有实际可操作性的物资采购管理制度和方法，将商业活动中的涉及环节以及发展方向和关系确定。计划、审批、招标采购、签订合同、质量验收5个关键点进行严格把控，从而杜绝徇私舞弊现象出现。

四、物资采购风险评估

风险评估施行的关键意义在于通过对内部目标的控制，对各种潜在的外在的，前期的各种因素进行识别和分析，并通过问题采取补救措施的过程，在内部控制实施过程中占有重要地位。对于公司实现目标的一些内部和外部所有不利因素，管理人员必须进行分析并制定解决方案。物资采购内部控制的风险主要包括：未建立有效管理体系或法律实施，且并没有什么实际运用价值；未建立岗位分工或分工合作制度形成经营者权利过于集中的风险；岗位与岗位员工能力不匹配，管理人员职业道德的风险；各层次执行人员存在差异化的风险；由采购人员专业素质、责任心和有效操作水平的差异而导致的有效操作；合同内容缺陷造成无法履行合同内容的风险。内部控制制度建立时，企业为了在遇到不同风险类型不同难度系数的风险都能顺利应对，必须在风险未来临之前制定好相应的风险控制矩阵。从而可以使不在内部控制计划中各类潜在风险得到抑制。

五、控制活动的具体实施

控制活动是指经营者根据风险评估结果采取适当控制措施，将风险控制在可承受范围内的活动。施工企业的采购环节包括计划编制、修订、招投标采购、供应商选择、合同签订、验收和入库等。关键控制点采取以下控制措施。

1.采购职务分离控制。物资采购职责必须落实到个人，具体落实内容包括采购职责、采购权限、采购义务，要形成履行各自职责、承担各自责任、相互监督。大多数施工单位将项目管理部作为核算单位。由于其临时性质和工作人员数量的特殊性，许多单位无法分配全职工作人员，因此需加强对职务设置的牵制性，加大对职务界定的遏制力度。在众多物资采购岗位中，存在一些可相互控制和制衡的不兼容岗位，例如物资计划申请与审批、采购与验收、清点与发放等，不兼容岗位可相互制衡和控制，因此为了更好地起到相互监督的作用，要避免不兼容岗位由同一部门或同一人来任职。

2.授权审批控制。企业应为材料采购活动建立严格的授权和审批制度，并明确相关活动批准人的授权方法、授权审批级别、程序、工作权限，授权和批准的责任控制措施。对于重要物资或重要供应环节，必须逐级审核，经决策程序集体审批或联名签字后实施。

3.采购计划控制。材料供应计划是对计划期内项目未来所需材料的品种、数量、供应来源和采购期限的合理、合规的预测和规定，监督计划编制的合理性和实施的有效性。合理的计划可以基于供应来源来实施效益措施，即在每个施工项目开始之前，材料管理工作人员必须检查库存材料，并找到可用其他可用于替换的材料。同时，在资源适应工作中，打破项目界限，实现资源共享。如果库存内闲置未能运用的材料日后有可利用价值，为方便库存材料和资产充分发挥作用，可合理安排运用。这样，从源头供应计划开始就可以控制剩余物资积压和物资过剩的状况发生，从而有效地节约项目成本。

4.采购过程控制。随着建筑生产价值的逐年增加，建筑生产所需的材料采购量也在增加。为了确保采购行为符合标准、公开流程、公平竞争和公平判断，建筑施工公司必须将管理范围进行划分并形成相应的供应合同。散装建筑材料可施行统一招标进行采购；而对技术标准要求较高的重要建筑材料，竞赛团队组成时必须经由专家会议进行讨论，必要时还需上报集团总部来做决策。因此，建设单位须形成多元化、不同权限的采购队伍，确保合同相关任务的分离，形成相互制约、相互监督、公平透明良好的采购风气，对整个招标过程（谈判比价、竞价、投标）进行跟踪，使采购谈判、投标、比价过程每天都能得到记录和监控；方便对内部进行审计监督检查。

5.供应自选择控制。选择供应商，意味着不同的企业可以按照他们的要求选择产品。以一种方法确定替代供应商的过程。供货商的产品质量管理水平、交付能力、市场价格水平、技术开发创新能力、服务、结算等方式，以及平台的运营状况都是在供货商综合评价系统中评定的主要因素。通过全面评价，合格的高水平制造商才能进入国家合格供货商名录。而通过建立供货商档案和信息材料，就能够对供货商作出全面评价和分析。与理想级供应商建立战略关系，信誉良好的制造商可发展成为长期合作战略关系，利于开阔市场，稳固供应渠道。

6.签订合同控制。为了防止在合约执行过程中的不可控因素给企业带来损失，在双方签订合同之前，必须安排有关负责人和供货商就产品价格、交货方式、保修期等具体条件进行洽谈，以保证合约中所有条款的双方权力与义务均相等，合约履行程序完备，本文具有合法性，同时双方也遵循有关条款，以确保在维持公司权益的前提下有效履行。

7.进厂验收控制。进厂材料质量好坏与否直接关系到日后生产能否按期进行，凡是进厂材料无论从外观、数量还是产品合格资质上都必须与合同内容保持一致，即满足进厂要求，符合生产需求。通过对上述七个过程环节的控制，形成相应的控制记录——输出文件，包括与物资采购、物资采购申请、合格供应商名单、物资供应文件、物资采购合同、物资验收登记表、入库登记表等。以上材料都是可证明内部实施有效性，所以应当充分保存上述相关文件，方便企业内部进行审计，同时也为相关政府部门审查提供依据，并确保各项控制行为的可验证性。

六、内控体系的监督检查

内部控制制度的构建是一个开放、系统、渐进的过程，必须在实践中检验制度的有效性。内部控制制度的检查和评价主要体现在三个方面：内部控制制度过程是一个需长期保持、具有全局性且循序渐进的过程，并且在具体实施过程中去检验其有效性的一个过程，针对内部控制检查和评价，以下三点为主要评价标准：（1）内部控制是否具备全局性健全性。（2）内部控制是否合理。（3）内部控制是否有效。公司的发展离不开相应采购流程的优化和改进，为降低采购风险设立监督机制是有必要的，当风险策略出现缺陷时，要及时提出并纠正，并且与公司内部监督机制相结合，定期对内部控制制度的有效性进行评估。根据相关数据进行分析并形成报告，可供日后公司战略调整参考。通过不断审查和改进材料供应流程，确保公司内部控制总体目标的实现。

七、强化对内控制度实施的检查与考核，建立有效的激励机制

为保证公司内部控制体系能充分发挥其作用并且能在运用中不断优化，在公司内部有必要建立绩效考核系统，实时对公司情况进行监督，定期对公司内部进行考核，以此方式来对企业内部控制制度是否达标进行判定。我们应该仔细分析实施带来的收益和问题。验证企业的内部控制制度是否满足了实际执行标准。我们应仔细分析执行所带来的利益与问题。为更有效地执行内部管理制度，对于公司内部执行人员，可采取奖惩结合的方式来激励督促员工，针对严格执行内部控制规定的机关和人员，应予精神鼓励与物质奖励；没有执行或无法完全执行内部管理制度或者已经产生不良后果的，可予以行政处分或者经济处罚。同时考评结果可作为决定职工待遇、晋级、考试、降级、转岗、辞职等的重要依据。唯有把压力与奖惩结合起来，方可最终达到公司内部管理的总体目标。