加强机关事业单位声像档案管理之我见

文·秦玲

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，具有保存价值的照片（包括数码照片）、底片、录音带、录像带、光盘、磁盘、音频、视频等声像材料。它是我国《档案法》明确规定的档案形态之一，具有直观、形象、生动、真实的特点，有很强的社会价值和历史价值。随着社会的发展和技术的进步，各级党政机关、事业单位在履行本单位职能过程中形成了大量的声像档案，国家档案局为此制定了《照片档案管理规范》《数码照片归档与管理规范》《录音录像档案管理规范》《磁性载体档案管理与保护规范》等国家标准，规定了照片档案、音视频档案、模拟信号录音录像文件和录音录像电子文件的收集、整理、著录、归档等要求，各级机关事业单位应依据国家规定认真做好声像档案管理工作。

一、声像档案的特性

（一）载体的直观形象性。声像档案以声音和图像记录社会发展和人类活动，因此反映的客观事物直观形象、活灵活现，给人以强烈的时空感和直观性。与纸质载体档案相比，声像档案进一步凸显了档案的原始性和真实性。

（二）收集保管的特殊性。声像档案因其材质的特殊性，导致原件与复制件难以区别。比如一盘录音磁带，母带与复制转录带仅从外观及效果上很难区别；又如照片档案的原版底片和制作精良的翻版底片区别起来很困难。这给声像档案的收集工作带来了一定的难度。另外，由于声像档案是由感光材料和磁性材料构成的，比纸质档案的保管条件要求更高，除了更为严苛的温湿度要求外，还需要装具具备一定的防消磁功能等，所以对声像档案的保管相比纸质档案而言更加困难一些。

二、声像档案的归档范围

一般来说，机关事业单位在公务活动中形成的具有保存利用价值的声像档案均应归档，主要包括反映本单位主要职能和历史面貌的各项工作、重要会议、重大活动、重点工程、典型人物，主办或承办的本地区政治、经济、文化与社会事业等领域的重大活动，上级部门或著名人物来本单位检查、视察、调研，组织或参与处置自然灾害、重大事故、突发事件，记录本地区地理概貌、城乡建设、名胜古迹、自然风光、民风民俗和知名人士以及其他具有保存价值的声像档案。声像档案不仅要客观、系统地反映出主题内容，还要保证画面完整、音像清晰。依法向国家综合档案馆移交声像档案，是机关、团体、企事业单位的法定义务和责任，因此机关事业单位要从助推国家档案资源建设的高度出发，确保形成的声像档案完整、系统、清晰，并按时按要求进行声像档案移交工作。

三、机关事业单位声像档案存在的问题

（一）归档意识不强，长期分散管理

机关事业单位声像档案主要产生于业务部门或单位专业摄录人员之手，并长期分散保管于这部分部门或人员手中，不及时移交给单位综合档案室进行集中保存的现象很普遍。一旦出现机构调整或人员变动，就极易造成声像档案的流失或损坏。

（二）管理制度不完善，整理不规范

目前，机关事业单位多半没有符合自身情况的声像档案管理制度，致使归档部门和责任人员职责不明确，错过声像档案形成、完善的最佳时机。声像档案具有较强实效性和特殊的归档要求，应在档案形成的第一时间辅以文字说明，并进行标注、分类和归档。如不及时写明声像档案的时间、地点、人物、事件等信息，日后追忆起来很难记录全面，导致原本挺珍贵的声像档案因无说明而沦为死档，失去其应有的保存价值。

（三）保管条件落后，安全隐患众多

声像档案有严格的保管条件要求，比如需要专库、专柜存放，温湿度管控达标，防磁、防光、防污染等保护措施到位等。但是大多数机关事业单位都缺少声像档案专门保管设施，只是将声像资料随意堆积存放，极不利于声像档案的长久保存。

（四）数字化处理滞后，影响保护和利用

随着档案信息化的普及，将声像档案用计算机技术实现数字化已是大势所趋。但目前大部分机关事业单位的档案信息化水平不高，不能及时对声像档案进行数字化处理和翻制刻录，这不仅会影响到声像档案的安全保护，也阻碍了声像档案的大规模开发利用。

四、加强机关事业单位声像档案管理的对策

（一）提高对声像档案重要性的认识

各级机关事业单位要提高对声像档案重要性的认识，建立健全声像档案收集、整理、保管、利用等工作制度，切实加强声像档案的管理，做到声像档案管理有章可循、有规可依、管理到位、责任到人。

（二）加强声像档案的收集整理工作

凡是在公务活动中形成的反映本机关主要职能活动、基本历史面貌和重要工作成果的声像档案，均应及时收集归档，任何单位和个人不得拒绝归档和据为已有。应明确声像档案的归档范围、保管期限、归档部门和责任人员，定期进行督促检查，确保声像档案归档工作制度化、规范化、常态化。这就要求各机关事业单位相关人员在每次活动结束时，要及时为声像档案附上由事由、时间、地点、人物、背景、摄录者等要素组成的文字说明，概括揭示声像档案反映的主要内容，并定期向档案室移交。档案部门要认真审查核实声像档案内容的完整性、史实的真实性和载体的清晰度，遵循保持档案的有机联系、利于保管、便于利用的原则对声像档案进行规范整理、安全保管、有效利用。

（三）改善声像档案的保管条件

机关事业单位要为声像档案设置专用库房，安装恒温恒湿的温湿度管控设施，配备具备防磁、防潮等功能的专用档案装具，并保持环境的清洁卫生。对长期不使用的录音带、录像带，每年倒带一次；照片、底片、数字文件每年检查一次，发现问题要及时修补和复制。已归档保存的声像档案未经鉴定和批准，任何单位和个人不得私自复制和人为破坏。

（四）提高声像档案管理现代化水平

机关事业单位要逐步开展声像档案数字化工作，尤其是对已经超过了使用寿命的录音带、录像带，要有步骤地开展数字化抢救工作，使之可以以数字化的形式长久保存。对照片、录音带、录像带、光盘、硬盘等要定期检查、经常倒带，维持其信息留存的延续性。对于年代久远、使用率较高或检查中发现污损的声像档案，要优先进行数字化转换及异地备份，力求妥善保管，延长寿命。

综上所述，机关事业单位形成的大量声像档案在真实记录历史原貌、留存社会记忆、唤醒个人情感方面具有重要作用，它既是制定政策和推广经验的依据，又是进行经济建设、开展科学研究的参考。机关事业单位的档案工作者应提升声像档案管理意识和管理水平，促进声像档案管理的信息化建设，最大限度地延长声像档案的保存时间，发挥声像档案的利用价值。