破解婚姻档案利用难题——广饶县档案馆婚姻档案利用案例探讨

文·孙金缀

婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻登记证的过程中形成的具有凭证作用的各种记录。

广饶县档案馆现存婚姻档案2606卷，其中结婚档案2236卷，离婚档案103卷、补发登记证档案267卷。近年来，婚姻档案利用涉及各个方面，主要有办理婚姻状况证明、户口迁移、出国签证、银行贷款、离婚诉讼以及办理房权、农村养老补贴、独生子女证、二胎准生证、车辆过户、财产公证、劳动仲裁、法院案件诉讼、法院判决执行等，在整个民生档案利用中占比例最高，能占到整个馆藏档案利用的50%～70%，并且呈逐年上升趋势。随着群众法律意识的提高，在利用过程中也遇到了一些新问题和新的利用案例。

一、婚姻档案查询利用新案例

（一）律师事务所查阅被告婚姻登记信息

2021年12月，山东省广饶县某事务所律师田某持律师事务所调档函和一份山东省广饶县人民法院的民事判决书要求查阅判决书中九名被告的婚姻登记信息。我馆查档人员高度重视，要求该律师再提供本案件的法院受理案件通知书才能够进行查阅。田律师解释：她不是本案件的代理律师，无法提供法院该案件诉讼过程中的案件受理通知书。我馆工作人员解释：无法院开具的证明我们不提供婚姻登记档案的利用。田律师的解释是：诉讼过程中的案件才有法院的案件受理通知书，现在是判决后执行阶段，仅凭判决书和律师证就可以调取被告人婚姻登记信息，涉及该案件执行的其他房产信息等证据也是这么调取的。针对这一新问题，我馆工作人员积极沟通：根据中华人民共和国民政部、国家档案局第32号令《婚姻登记档案管理办法》第十五条规定：律师及其他诉讼代理人在诉讼过程中，持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件可以查阅与诉讼有关的婚姻登记档案。我馆工作人员认真分析了这次婚姻档案利用的新问题，提出了新的解决方案：案件判决后的判决执行属于法院执行局的业务，按照程序出具法院执行局的证明就可以查阅相关人员的登记信息。随后档案馆工作人员与法院执行局进行了沟通，法院执行局确实受理了本案件，可以提供相关证明材料。该律师去法院执行局开具了执行局的受理案件通知书。在合法利用的前提下，我们积极配合了这次查档任务，成功解决了这次查档利用新问题，也为后续同类问题的解决提供了样板。

（二）法院调取婚姻档案原件

2021年8月，广饶县人民法院工作人员景某、薛某持广饶县法院介绍信和本人工作证前来调取雒某婚姻档案。景某告之档案馆工作人员，需要将雒某的婚姻档案登记原件带走。我馆工作人员解释，盖有档案馆复印章的复印件跟原件具有同等的法律效力。景某解释：雒某因离婚案件诉讼要求对婚姻登记中的指纹进行鉴定。指纹鉴定需要技术部门对原件进行比对，出具检测报告，复印件不能作为检测材料。根据档案利用中借原件这一新问题，双方进行积极沟通。我馆人员提出疑问，原件带走，带回后如何保证跟借走前一致呢？法院工作人员解释：按照法律规定，司法部门因工作需要可以按照程序借阅与案件有关的婚姻登记档案。在借阅过程中，需两人同时在场，所借档案在档案馆进行封存，技术部门拆封时需两人或两人以上同时在场才可启封，利用完成后进行封存，相关工作人员进行签字，30天内交还档案馆，原件绝对不会被篡改。整个利用过程司法部门记录在案，对证据的真实性负责。我馆工作人员将这一情况报告领导进行研究，经过与司法部门的探讨，最后研究决定，法院工作人员按照程序利用了婚姻档案，并按照程序归还。

以上的纠纷和案例引发了我们对婚姻档案利用的深入思考。档案“取之于民，用之于民”，需要我们根据婚姻档案的特点合理利用，不断解决在档案利用过程中产生的新问题。

二、有效解决婚姻档案利用问题的对策

（一）根据婚姻档案隐私性的特点，依法查档

档案工作人员应提高依法查档的意识，尤其是高度重视非本人查阅婚姻档案的程序审核。认真研究学习《中华人民共和国档案法》和《婚姻登记档案管理办法》以及司法部门相关档案利用规定，在合理合法的基础上，提供档案利用。既发挥档案的凭证作用又保护当事人的个人隐私，同时避免在查档过程中产生不必要的纠纷。

（二）根据婚姻档案在司法诉讼中的凭证性作用，保护原件

档案工作人员应当结合查档遇到的新问题，学习相关法律法规，逐步完善档案查阅制度，严格审核查档手续。同时对档案原件进行最大限度的保护，采取严格库房检查，温湿度监控，定期进行消毒等措施，防止档案原件的霉变、潮湿、虫蛀等现象发生。以高度的责任感和使命感“为党管档、为国守史”。

（三）根据婚姻档案检索快捷的特点，实现全文数字化

广饶县档案馆将馆藏婚姻档案进行了全文数字化扫描。数字化后婚姻档案的查阅只需要输入姓名检索，调出原文，一键打印后盖章即可，整个查档过程一分钟即可完成，极大地提高了档案利用效率，既保护了档案原件，又提高了查档效率。

（四）针对婚姻档案利用具有紧迫性的特点，查档人员零等待

首先，档案工作人员应急人民之所急，提升服务质量，在能力范围内耐心解答查档人员提出的疑问。其次，档案馆建立和完善岗位工作责任制，实行首问负责制，AB岗位制度，节假日值班制度，保证来到就能查到，无空岗现象，让查当人员实现“零等待”，提升服务效率。

（五）针对服务群体复杂的特点，提供优质服务

档案工作人员应该积极工作，在合法的范围内尽可能的为查档者提供优质服务。有的不识字，就帮忙登记下信息；有的上下楼不方便，就送他们上电梯；有的耳朵背，就高声回答一下；有的远道而来，就递上一杯水；有的问别的部门在什么地方，就耐心解答；有的行动不便不能到现场，就让代理人视频一下，了解一下查档人的真实意图；有的带着老人或孩子来，就多提供个座位。总之，要用实际行动提供优质档案利用服务，充分发挥档案价值。