关于做好档案事业统计调查工作的思考

文·李娜

做好一年一度的档案事业统计调查工作，准确掌握档案事业基本情况，可以为各单位科学开展档案管理工作提供有力的信息支撑。但目前档案事业统计调查工作中，存在诸多问题，需引起档案部门足够重视，并加以解决。

一、档案事业统计调查工作存在的问题及原因分析

（一）对档案事业统计调查工作重视不足

有些单位的领导和档案员对统计调查工作的重要性认识不足，不能认真按要求填报数据，导致有些指标错填、漏填，不能真实地反映本单位档案工作情况。有的单位认为档案工作与其业务工作相比没那么重要，不及时填报数据，多次督促后敷衍塞责，甚至拒不填报，导致最后汇总数据与各单位实际档案总数量有较大差距。

（二）对全国档案事业统计调查信息管理系统运用不熟练

有的单位统计员年龄大，计算机知识匮乏，对在电脑上安装系统、填报数据操作不熟，甚至不会，对填报流程说明也看不明白，也不愿意尝试着去操作；有的统计员掌握一定的计算机知识，也年年负责统计填报工作，但是对系统的安装、填报操作存在畏难情绪，感觉填报流程步骤繁琐，不如直接来档案馆填报或直接报送电子表格填报省事，形成了习惯惰性，影响了填报效率。有的单位干脆不安装统计调查管理系统，每年直接向档案馆索要电子表格填写，再由档案馆帮他们录入系统。

（三）填报数据不准确

一是有的单位在档案并不存在销毁的情况下，填报数据比上一年少。原因是统计员更换，没有做好工作交接，新统计员由于业务不熟无法准确计算数量，只能估算；有的是上一年填报数据没保存，对本单位累计档案数量统计不准确，造成误报。二是未能准确理解所填指标含义。例如，在统计纸质档案时，有的案卷数量填写之后，又把案卷中件的数量填入以件为保管单位的统计指标中，造成档案重复统计。有的把以件为单位装盒保管的文书档案按一盒一卷的统计方式填入案卷统计指标中，造成填报数据不准确；有的将总排架长度理解为密集架或橱柜长度，使档案数量总数与总排架长度在逻辑上不符。在统计数码照片、录音录像磁带时，有的认为凡是电脑中存放的电子数码照片或单位形成的录音录像磁带，即使未整理归档也是档案，造成所填数据虚高。

二、做好档案事业调查统计工作的对策

（一）加大宣传与考核力度，引起领导重视

一是利用“6·9”国际档案日，搞好档案工作宣传活动。向各单位领导宣传档案知识，使其增强档案意识，充分认识档案事业统计调查工作的重要性，并予以支持。二是要加大对档案统计调查工作的考核力度，将此项工作列入年度绩效考核，形成约束机制。对统计数据弄虚作假或迟报、拒不填报的人员和单位进行严肃问责，并将考核结果与年度绩效挂钩，以此来倒逼各单位领导重视档案事业统计调查工作，将该项工作落实、落细。

（二）提升档案整理归档工作质量，为档案事业统计调查工作打好基础

一是档案员要增强责任意识。将工作变被动为主动，加强与本单位各部门各科室的联系，按照文件材料的归档范围去收集档案，保证档案材料应收尽收，齐全完整。要严格按照规定标准对档案材料进行立卷归档，保证档案立卷标准，整理规范，为档案事业统计调查工作奠定基础。

二是档案员要加强业务学习，提升业务水平。新形势下，档案工作发展日新月异，档案新知识、新业务、新规定不断涌现，需要老档案员不能囿于老的知识、老的做法，更新档案业务知识，掌握新的档案管理规定，以免与时代脱节。新档案员要尽快掌握档案业务知识，进入新角色、融入新领域，将档案工作更好地延展下去。

（三）加大对档案员的培训力度

一是加强档案事业统计调查业务培训。每年至少开展一次全县范围内的档案员业务培训，使老档案员适应时代发展的新需求，新档案员提升档案业务水平，尽快胜任档案管理工作，让统计调查工作后继有人。

二是在开展档案事业调查工作前进行一次集中培训。对各单位负责档案统计工作的档案员进行系统安装及填报操作流程培训，详细讲解报表中各个指标含义及填写注意事项，避免数据错填、漏填，解决因档案员更替或统计工作间隔时间过长导致的操作流程不熟等问题。

三是创建微信交流群，及时交流讨论。档案员在实际操作填报时遇到的问题可以随时在微信群里进行交流，并及时得到解决，其他单位遇到同类问题也可参考解决，减少同类问题重复咨询、反复解决等问题，提高调查统计工作效率。