5G时代如何构建建设项目电子档案管理系统

文·年文平

建设项目电子档案因为工程环节增多、新技术融入等会呈现井喷式发展趋势，大量的电子文件需要档案管理者去筛选、甄别，并且按照一定的特征进行分类归档，此时若是仍然坚持传统的档案管理模式，已经无法满足档案工作发展的需要。随着5G时代来临，智能终端计算能力越来越强，下载速度越来越快，建设项目电子档案应结合5G网络的特点，对接现阶段建设项目文件多、档案复杂现状，构建相对强大的文档一体化档案管理系统[1]。有研究显示，在理论下5G网络速度是4G百倍左右，这也代表着5G时代的电子档案管理系统必须要有强大的稳定性，能够同时处理多渠道传输的各类电子文件，并可以自动分档将其保存，这便是“文档一体化管理系统”。作为建筑企业档案管理中心，可以为项目部门、管理部门、施工部门提供不同数据，方便项目经理、人事经理、技术经理等随时调用档案及数据，保证在建工程项目平稳展开。同样也可以调用类似工程数据，为在建数据提供参考[2]。总而言之，这种文档一体化管理系统打破了传统档案管理工作文件收集、文件归档的瓶颈，丰富了档案内容，提高了档案使用效率，实现了大数据管理。

结合5G环境来设计一个前台文件收集、后台档案管理一体化的档案管理系统，必须要充分考虑到用户体验，否则会导致体验不佳而带来系列负面影响，难以实现建立该系统的预期。国际电联在这一方面已经有了探索，指出设计前沟通、确定设计难点，根据需要融入大规模天线技术、超密集组网技术、eMTC能够有效地提升系统的稳定性、兼容性。

一、设计前沟通

需要面对建筑企业探讨建立文档一体化档案管理系统的目的。一般而言，这类企业档案管理都是为了方便统一收集、统一利用，能够实现公文处理有先后顺序，实现项目部、技术部门、资料管理部门、安全部门、材料管理部门、人事部门、财务部门等协同、协作，提高各类档案的收集效率以及利用效率。

二、确定设计中的难点

在5G环境下实现文档一体化系统建设，这其中需要实现大规模天线技术、超密集组网技术，二者联合可以给予电子档案管理系统强大的对冲访问压力能力，此时大量的用户同时登录系统以及网络平台，并不会显得拥挤，网络不会出现延迟，更不会瞬间崩溃。另外，很多项目工程在文件、信息采集融入了无人机技术，故而在文档一体化管理系统中需要融入eMTC(增强移动宽带)，能够将无人机上传的档案信息吸收并快速分类归档。这样便可以进一步提升系统的功能[3]。

三、系统模块设计

鉴于建筑工程项目电子档案管理工作需要，在这里将系统模块主要分为登录、数据录入、权限设定、查询搜索、档案统计五个模块功能。

（一）登录。这一模块设计当中主要考虑管理员和用户两种身份。为了保证用户顺利登录使用系统，并保证系统不被篡改和攻击，需要对管理员、用户进行身份验证。一般采用用户名和密码形式来展开验证，也可以采用指纹、面部识别来进行具体登录操作。在登录模块之内切勿忘记设计“找回密码”，避免用户因为忘记密码而影响工作的弊端，提升用户体验度。

（二）数据录入。为了对接文档一体化管理，可以给予每个部门管理员登录权限以及数据录入权限。这些管理员登录系统之后，可以对本部门的信息、数据、文件进行添加、筛选、编辑、排序、删除等具体操作。这样既方便他们进行案卷编号编写，也利于进行数据更新，操作完毕之后便可以形成新的档案文件。新文件可以被其他用户所浏览、下载，同时初始文件被修改过的地方都会形成具体信息，让使用者能够看到提醒，全面了解某个档案关键内容变动情况。另外为了方便管理员，系统内会有批量挂接操作，由管理员来设定挂接标准，之后系统会自动将电子档案原件和管理员录入信息自动关联，这样管理员在检索时便可以同时看到电子原件基本内容[4]。

（三）权限设定。建筑工程项目具有一定的保密性，保密性对应着就是档案具有的特别价值，会给盗窃者带来收益。故此在国内外也经常发生建筑项目核心机密泄露的事情发生。这也是为什么建筑企业乃至于国家建设部门建立建设工程信息档案部门的原因。为了让用户登录系统只浏览自己所需档案，同时不让他们随意浏览重要档案，便可以对重要档案设置权限，只有符合权限者才能浏览。档案管理员有设定权限，通过他们科学合理设定，可以让重要档案只对部分人公开。当然，如果需要对另外部分人公开档案，还可以设定临时授权，管理员通过这样的设定，可以对临时授权者进行身份认证，并给予其临时登录查看权限，在保证了档案安全的基础上提高了档案利用效率。

（四）查询搜索。这一功能主要是方便用户尽快找到自己所需档案，并能够在自己权限范围内下载档案。一般都是在搜索栏键入档案编号、关键词、年份等。若是管理员想要了解哪些档案比较热门，哪些档案利用率较低，则可以对户库、日志库展开组合检索，然后将结果打印出来，进行进一步分析便可以找到其中规律。

（五）档案统计。首先，能够统计登录者登录次数、身份、来源地、查阅档案的范围等，这样可以方便管理员了解用户的特点，也可以分析其对档案信息关注点，这就间接掌握了社会群众、建筑同行对建筑工程所关注的领域。其次，对所有档案文件的下载次数形成统计，方便管理员判别档案利用效率。再次，能够统计不同搜索字段的特点，这样利于管理员动态调整关键字段，提高用户使用体验。

总而言之，不管是城建部门的工程项目电子档案管理系统还是建筑企业的电子档案管理系统，都必须要对接5G网络展开必要的技术调整，避免传统电子档案管理存在的数据录入不及时、文件收集慢、用户下载慢等问题，要以提高重要档案保护力度、改善用户使用体验为目标，建立一个功能齐全使用安全的电子档案系统。