档案鉴定工作中存在的问题及优化策略

文/吕梁市人民政府办公室 刘幸幸

随着时间的推移，档案的数量、质量、馆藏面积、档案载体等相互之间的矛盾逐渐凸显，为档案管理工作带来了新的挑战，需要进一步提升档案从业人员对档案鉴定工作的认知，更好地推进档案管理工作的开展。

一、档案鉴定工作的含义和意义

（一）档案鉴定的含义。档案的鉴定是指档案从业人员对档案的真伪进行鉴定，并对相关档案的价值进行科学评定，最终将具备存档价值的相关档案进行妥善保存，将不需要保存的档案进行科学销毁，其目的是更好地解决单位档案的存毁问题。档案鉴定工作贯穿于整个档案管理的全过程，决定着档案管理工作的质量和数量，对档案事业的科学健康发展起着至关重要的作用。总而言之，档案鉴定工作就是通过评判档案价值对档案的存毁进行科学认定的一种手段，其目的是更好地实现档案的科学合理保存。

（二）档案鉴定工作的意义。随着时间的推移，各单位档案的存量与馆藏室有限面积的矛盾日益凸显，用于专门存储档案的空间变得越来越窄，档案鉴定工作的价值在此时开始彰显，从事档案管理的工作人员按照已经制订的相关标准对档案的价值进行科学鉴定，通过科学的管理，有价值的档案能够更好地被使用者查阅和利用，既能降低档案管理工作的错误发生率，也能有效提升档案的综合服务水平，即使在意外发生时，也能实现档案的迅速抢救和转移，降低重要档案的损坏风险。

二、档案鉴定工作需要把握的原则

（一）全面原则。开展档案价值鉴定，要做到单位需要与社会需要的有机结合，以便对档案价值进行全面的研究和判断。要明确各档案之间的联系，将有价值的档案形成一个有机的整体，进行分门别类的鉴定，既要鉴定每一份档案的单独价值，也要研判一系列关联档案的整体价值，这样才能对相关档案进行更好地保存。要多层次、多角度、多方面对保存档案的相关社会需求进行科学研判，做到本单位需求与社会发展需要相结合、眼前需求与长远需求相结合、工作需求与科研需求相结合、发展需求与编史修志相结合、历史环境与现实需求相结合。

（二）发展原则。对于档案本身而言，其具备时效性与拓展性相结合的特点，一些档案可能在现阶段无法发挥其应有的价值，但是随着时间的推移，这一部分档案的价值将逐渐显现，将对社会和单位发展起到相应作用。因此，档案管理从业人员在对相关档案进行鉴定时要立足当下，着眼未来，做好档案的鉴定、归档和保存，在满足单位现阶段发展需要的同时，为单位和社会未来发展提供更好的服务。

（三）重要原则。由于档案管理从业人员立场不同，所以对档案的价值鉴定或多或少会存在一定的偏差，所以在对档案价值进行鉴定时，必须严格参照《档案法》和相关规定对档案的实际价值进行鉴定，判断各种档案的重要性、存档期和存毁问题。对于一些重要档案，按照要求进行有序归档、永久保存，对一些需定期保存的档案进行入库，过期档案或者没有价值的档案应该按照相关标准进行统一处理或销毁。

（四）效益原则。开展档案管理工作需要投入大量的人力、物力和财力，如果对档案进行鉴定时没有效益观念，档案的价值无法得到有效鉴定，可能导致大量没有价值的档案堆积，增加档案管理成本的同时，浪费大量的人力、物力和馆藏空间，给国家、人民和单位带来沉重的负担，一些有价值的档案可能因为档案过多被淹没，甚至被错误销毁，社会价值无法得到有效发挥。因此，在开展档案鉴定工作时，需要充分考虑档案管理的效益，实现成本、投入与档案效益的有机结合，以便更好地发挥档案的社会价值和经济价值。

三、档案鉴定工作存在问题

（一）档案鉴定存在流于形式的现象。随着社会的不断进步，各种社会管理活动数量明显增加，档案管理从业人员负担日益加重，加上档案鉴定工作本身的不可逆性和存在一定难度等原因，档案从业人员在开展档案鉴定工作时没有严格按照相关的规章制度落实档案鉴定职责，导致规章制度贯彻落实不到位。同时，由于各种因素制约，前期未鉴定和到期应销毁的档案没有及时处理，加上每日大量增加的新档案，给从事档案鉴定的单位和从业者带来了巨大的工作负担，导致从业人员力不从心。档案从业人员为了有效规避鉴定失误的责任，在开展档案鉴定工作时多数流于形式，最终造成大量档案积压在馆藏室中，既无法优化馆藏空间，还可能导致有价值的档案被无价值档案淹没，档案价值无法发挥。

（二）档案鉴定理论与实践有待加强。《档案法》虽然规定了档案保管期限，但一些比较热门的专业档案期限还没有出台，这些比较热门的专门档案不会因为相关保管期限没有出台而不增加，极有可能造成这些专门档案严重积压，最终影响档案鉴定工作的顺利开展。现有的档案管理工作条目与档案激增数量矛盾突出，大大增加了档案鉴定工作的难度。条目内容过多使用抽象和概括性词汇，无法对档案鉴定提供具体的标准，档案管理从业人员无法准确地对相关档案进行鉴定，档案鉴定工作过程中容易出现随意性，档案价值和保存期限的划分无法真正做到客观、科学，档案鉴定的整体质量无法得到有效保障。在实际操作过程中，由于档案鉴定标准单一和条目内容的粗略，造成档案管理工作人员在从事档案鉴定工作时无法准确对档案的证据和情报价值进行科学鉴定，档案的永久性无法得到保证，一些新增档案的鉴定只能参照旧的标准执行，等到这些档案日益增多，重复性劳动将不可避免。单位和档案从业人员为了避免这种重复性劳动，多数会选择暂停新档案的鉴定等标准出台。总之，档案鉴定理论与实践的不协调，制约了档案鉴定事业的发展，也影响了档案鉴定的综合成效。

（三）档案鉴定标准和组织有待完善。就我国现行的档案鉴定标准来看，在设计上存在一定缺陷，在时效划分上跨度较大，部分标准相对模糊和粗糙，部分条款语言用词相对抽象，内容的鉴定标准相对单一，造成档案从业人员无法准确鉴定档案价值。近年来，大数据产业迅速发展，电子档案的数量急剧增加，未来还会成倍增加，相较于传统档案而言，电子档案受内容、格式、编排、元数据、物理结构、逻辑关系、背景信息、存储位置、相关参数、背景信息等各种因素限制，电子档案的价值和保存相对来说更加复杂多样，一旦出现数据丢失或破坏，可能导致整个电子档案失去可读性。因此，国家有必要结合当前电子档案的特征和发展实际，及时出台相应的法律法规来规范电子档案的鉴定、保存和利用。此外，个别单位的档案管理部门为象征性机构，档案管理的从业人员多为其他科室抽调的内勤人员，没有配备专职和专业的档案鉴定工作者，组织的随意性和临时性阻碍了档案鉴定事业的发展，如果无法从根本上解决档案管理存在的组织结构问题，将对单位档案管理工作的开展产生不利影响。

（四）档案鉴定从业人员素质有待提升。就档案鉴定工作的性质而言，档案鉴定是一项难度相对较大的工作，需要档案鉴定人员具备较强的业务素质和专业的知识水平。但就许多单位档案管理从业人员来看，大多数从事档案鉴定的从业人员是从单位部门抽调而来，有的人员是兼职状态，专业的档案鉴定从业者数量严重缺乏，很难满足当前档案管理工作的需要。此外，档案鉴定从业者由于专业不对口，没有切实掌握档案鉴定的相关知识；受档案鉴定从业者岗位的不确定性、风险规避意识强、存档和销档意识弱、缺乏效益意识等因素制约，导致经验积累缺乏连续性，综合素质提升比较困难，难以打开新局面。

四、档案鉴定工作的优化战略

（一）努力提升档案鉴定意识。现在是信息化社会，各种信息资源充斥着人们的方方面面，其中包括有价值信息和垃圾信息。档案鉴定作为判断档案价值的重要工作，能否鉴定档案价值对推动档案管理事业的发展起着重要作用。国家、社会及与之相关的各单位都应该积极营造良好氛围，进而有效提升社会和从业者的档案鉴定意识，推动我国档案事业不断发展。政府部门要加大对档案鉴定工作宣传的投入力度，充分借助新媒体、传统媒体等宣传档案鉴定的重要性，积极营造良好的社会氛围，有效提升档案鉴定从业者和社会各界的档案鉴定意识。单位要选配档案鉴定专业人士，通过定期或不定期培训来提升本单位档案鉴定从业者的专业知识和技能，从思想上认识档案鉴定的重要性。涉及档案专业的期刊、报纸等要主动承担起宣传档案鉴定的任务，让从业者和单位更加明确档案鉴定的意义和作用，有序推进档案管理工作的顺利开展。

（二）大胆创新档案鉴定理论。档案鉴定理论应该随着社会经济发展而大胆创新。只有这样，档案鉴定理论才能更好地指导实践，为档案鉴定工作的开展打开新局面。要坚持树立创新观念，用发展的眼光来看待档案鉴定工作，认真分析档案鉴定工作各阶段的发展特征，制订科学的档案鉴定方法，并结合实践过程中反馈的意见来修订，这样既能丰富档案鉴定理论，也能推动档案鉴定工作有序开展。要建立科学的档案鉴定机制，为严格落实档案价值鉴定、档案存放、档案销毁等相关工作提供制度保障。要做好档案鉴定工作经验的收集与总结，跳出专家学者研究理论的限制，在广泛收集一线档案鉴定工作经验的同时，培养一批高素质、高水平的档案鉴定从业者，更好地推动档案鉴定理论与实践相结合，这样即能实现档案鉴定理论的创新，也能更好地指导档案鉴定工作的开展。

（三）完善档案鉴定的组织与标准。档案鉴定的组织与标准直接关系到档案鉴定工作的实际成效。国家、地方、各行业、各单位都应该结合具体发展实际设置专门的档案鉴定机构，形成一套比较完善的档案管理体系，并且就档案鉴定工作进行相互沟通交流，共同推动档案鉴定事业的发展。要充分结合社会经济发展的实际情况，及时调整档案中涉及市场经济的相关内容和鉴定标准，确保市场经济下的档案鉴定工作程序更加标准和规范，更好地开展档案鉴定工作。要进一步健全和完善现有档案鉴定标准，细化档案鉴定的价值标准，增加档案鉴定的效益原则，确保档案鉴定工作更加准确、科学、可靠。要进一步在现有的法律和规章制度上明确档案实施的具体流程和相关规定，具体化解档案鉴定条款中的模糊概念，明确有价值档案的存档时间和需要销毁处理档案的具体流程，切实增强档案管理的可操作性，为档案管理者“松绑”，为档案馆藏室“减压”。

（四）增强档案鉴定人员的综合素质。档案鉴定人员作为档案鉴定工作的主体，其人员素质的高低直接关系到整个档案鉴定工作的质量。国家、地方、各行业、各单位要高度重视档案鉴定的人才队伍建设，根据实际发展多方引进专业的档案管理人员，提升原有的档案鉴定水平。同时，加大档案鉴定人才的培养投入，定期或不定期组织档案管理者开展档案鉴定及相关的专业知识学习，实现档案鉴定人才的知识和技能更新，增强他们的综合能力。要牢固树立效益意识，协调好档案鉴定与其余各项工作之间的关系，实现彼此之间的相互配合与合作，保障档案管理工作的有序开展。要健全和完善档案管理的奖惩制度，严格落实档案管理责任，奖罚分明，充分调动档案鉴定从业者的工作积极性，有效提升档案鉴定的综合效率。