新冠肺炎疫情防控档案管理工作研究<br/>——以南通市通州区为例

新冠肺炎疫情防控档案管理工作研究
——以南通市通州区为例

2022-10-08江苏省南通市通州区人才服务中心卫生分中心曹熠炜

办公室业务 2022年18期

文/江苏省南通市通州区人才服务中心卫生分中心曹熠炜

自新冠肺炎疫情爆发以来，全国人民在以习近平同志为核心的党中央的正确领导下，上下同心、众志成城、守望相助，有力遏制了疫情的扩散。新冠肺炎疫情防控工作的迅速启动，衍生了大量的疫情防控文件材料，做好新冠肺炎疫情防控档案管理工作，对总结历史经验、对医学科研攻关等方面提供了重要参考。笔者作为南通市通州区疫情防控指挥部的档案管理者，结合通州新冠肺炎疫情防控档案工作实际，研究分析疫情防控档案的内涵和必要性，针对新冠肺炎疫情防控档案工作中存在的问题，就加强新冠肺炎疫情防控档案管理工作进行探讨研究。

一、新冠肺炎疫情防控档案工作的内涵

新冠肺炎疫情防控档案是指：在疫情防控工作中直接形成的各种形式的具有保存价值的材料，包括成立疫情防控指挥部（含指挥部办公室、专项工作组）、成员名单和职责分工、工作部署、应急方案、相关政策等；领导同志的指示批示和重要讲话、汇报与总结、工作简报、大事记；疫情防控指挥部召开、参加的重要会议相关材料；疫情防控指挥部（含指挥部办公室、专项工作组）印发的文件正本和定稿（含签发稿）；疫情统计；募捐与捐赠；舆情处置与新闻宣传；各类奖惩；其他有关材料。

随着新冠肺炎疫情的持续出现，要积极主动适应疫情防控“常态化”工作。务必要加快开展新冠肺炎疫情档案管理工作，切实为疫情防控起到良好的资料支撑作用；务必要将新冠肺炎疫情档案工作提升到一个新的层面，对新冠肺炎疫情防控档案采取更规范、更严格的管理，从而提高新冠肺炎疫情档案管理工作的效率和质量。

二、新冠肺炎疫情防控档案管理工作的必要性

（一）为未来提供历史记载。新冠肺炎疫情防控档案是抗击疫情的原始记录，真实反映疫情防控的规律和特点。每一份文件，每一张照片，每一枚奖牌，每一段视频，都能动态体现新冠肺炎疫情的变化发展及防疫政策的与时俱进，都能生动展示通州区人民迎难而上、同舟共济、共克时艰的抗疫历史，都能深刻反映其为全国抗击新冠肺炎疫情作出的牺牲和贡献，充分弘扬伟大的抗疫精神。

（二）为领导决策提供防疫参谋。习近平总书记强调：“经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”新冠肺炎疫情防控档案可以为有关部门、领导提供相关信息支持、政策参考、经验借鉴，从而有利于科学分析、全面总结，为区领导提供“参谋”和“助手”服务，进而采取有效措施，积极应对疫情防控。

（三）为新冠病毒医学研究提供依据。新冠肺炎疫情防控档案是研究新冠病毒的第一手资料，有助于卫生专家分析疫情的规律、特点和未来发展趋势；有助于政府科学制定相关卫生政策；有助于科研人员加速研发疫苗和治疗方法；有助于人民群众早日摆脱新冠病毒带来的威胁，为预防未来的流行病做好准备。

三、新冠肺炎疫情防控档案管理存在的问题

（一）管理机制不足。2020年初，新冠肺炎疫情爆发，随后持续传播，蔓延全球，南通市通州区相继发现确诊病例。突如其来的新型冠状病毒，严重影响了人民生活和社会秩序，极大影响了党和社会事业的发展。一是全区处于高度忙碌和紧张状态，战线拉得长，涉及面较广，全身心投入疫情防控工作，从而容易忽略疫情防控档案工作的收集整理。二是组建的临时组织机构，分工不明确，职责不清晰，协作不流畅，容易带来工作上的“慢梗阻”。三是缺乏完善的工作制度与办法，无法确保档案工作有效执行。

（二）档案人才缺位。通州区早期新冠肺炎疫情防控指挥部集中办公架构中，没有明确固定人员进行疫情防控收发文，没有落实专人负责疫情防控档案管理工作。同时，轮动的工作人员也不具备基本的档案知识和相应的信息化能力，无法规范做好新冠肺炎疫情防控档案管理工作。另外，各镇街、各部门、各医疗卫生单位的档案管理者存在相互衔接不畅，疫情档案管理知识匮乏的问题，对疫情防控档案管理工作的实施处于留白状态。

（三）收集难度较大。首先是面广量大。通州区设有新型冠状病毒感染肺炎疫情防控指挥部，从一开始的指挥部下设1办4组（1个指挥部办公室，4个专项工作组），后续扩充为1办17组（1个指挥部办公室，17个专项工作组），14个镇街分设地方疫情防控指挥部。这在无形中要求新冠肺炎疫情防控档案工作涉及三个层面：一是区级疫情防控指挥部，二是各镇街各部门，三是各医疗卫生单位。疫情防控档案的来源涉及面广、内容复杂、工作量大的问题。其次是时间跨度长。有人错误地以为新冠肺炎疫情会像2003年的SARS（非典型肺炎）那样，在数月后的夏天，病毒因高温自行消失，新冠肺炎疫情也会在2020年夏季自行消灭。但新冠肺炎病毒在高温环境中传播能力并未减弱，病毒变异毒株已超1000个，疫情发展持续发展，呈现多地局部爆发和零星散发的态势，新冠肺炎疫情防控工作进入常态化阶段，疫情防控档案工作也随之同时进行。

（四）档案利用落后。新冠肺炎疫情被认定为突发公共卫生事件，属于国家保密范畴。因涉密程度高，未经上级有关部门批准，任何单位或个人不得向社会、媒体公布。通州区新冠肺炎疫情防控档案中涉及部分涉密信息，有上级涉密文件，如国家、省、市等机要文件，也有本级的涉密信息，例如疫情信息（流调报告、确诊病例报告单、疫情统计等）。在现行使用工作中，存在仅供政府部门查看疫情防控档案材料、对档案利用过分谨慎的问题，使大量有价值的档案信息失去保存意义。

四、加强新冠肺炎疫情防控档案工作的对策

（一）提高思想认识，完善管理体系。1.要强化档案意识。领导要提高政治站位，充分认识新冠肺炎疫情防控档案工作的重要意义，把疫情防控档案工作作为一项重要政治任务进行督察；要强化责任担当，树立全局意识，将新冠肺炎疫情防控档案管理工作与常态化疫情防控工作共同谋划、部署和推进，形成工作合力，确保新冠肺炎疫情防控档案管理工作做实、做细、做到位。全体工作人员要深化档案意识，要认识到档案工作不是一个人的事情，也不是一个部门的责任，而是人人都需要关心、人人都需要重视的事业，要以高度的责任感和使命感，在思想上和行动上统一起来，抓好新冠肺炎疫情防控档案工作。2.优化疫情防控档案管理工作机制。在合理分工的基础上，构建上下贯通、执行有力、运行通畅的疫情防控档案管理工作体制机制。按照“统一领导、分级管理”的原则，成立新冠肺炎疫情防控档案工作领导小组，建立新冠肺炎疫情防控档案管理组织体系，明确专人负责档案的收集、整理、保管、移交工作。建立新冠肺炎疫情防控档案管理工作机制，全流程跟踪收集，边形成边收集，确保疫情防控工作开展到哪里，文档收集就跟进到哪里。建立新冠肺炎疫情防控档案管理监督考核机制，将疫情防控档案管理工作纳入单位年度考核，严格落实安全保密责任，坚决杜绝失泄密情况发生，对于不按时做好疫情防控档案收集、整理、移交，造成档案散失的，要追究相关人员的责任。建立新冠肺炎疫情防控档案管理工作及时协调机制，档案工作中发现一般性问题由指挥部办公室负责及时解决，复杂问题由指挥部办公室牵头组织相关专项工作组进行协调解决，并抓好跟踪督办，做到件件有落实，事事有回音。3.建立科学合理的疫情防控档案工作制度。根据新冠肺炎疫情防控档案相关责任主体的职责，明确细化疫情防控档案资料收集范围、收集流程、整理标准等，建立有针对性的新冠肺炎疫情防控档案标准化管理制度，明确工作分工，规范业务要求；建立新冠肺炎疫情防控档案安全制度，完善应急预案，强化安全责任落实，确保疫情防控档案安全保密工作；建立新冠肺炎疫情防控档案责任制度，明晰责任落实方式与严肃责任追究，有助于强化疫情防控档案管理的责任落实。

（二）加强能力建设，打造复合人才。1.稳定档案人员队伍。保持档案管理者的相对稳定，对于做好档案管理工作，更好地服务疫情防控、服务社会起到积极的促进作用。各部门和医疗卫生单位、疫情防控指挥部办公室指定专人、明确职责，自上而下打造一支政治觉悟高、职业素养好、业务能力强的档案人员队伍。当出现人员变动时，应第一时间通过老带新、师傅带徒弟的方式，在干中学、在学中干，力争使每一位新档案管理者都能够受到系统、规范的实践操作学习，从而保持工作上的连续性，有效落实疫情防控档案工作。2.加强协调沟通管理能力。档案管理者要加强与领导之间的沟通，主动争取领导对新冠肺炎疫情防控档案管理工作的重视和支持，及时向领导汇报工作进展情况，使领导了解档案工作中遇到的问题，从而及时准确解决问题。要加强各专项工作组之间的协调沟通，要求各组联络员至区指挥部办公室集中办公，做好工作组文件流转、专组信息及时汇总上报和政策文件的上传下达等工作。各镇街、各部门、各医疗卫生单位联络员一并落实专人，加强日常管理，认真履行职责，充分利用电话、手机、电脑等适宜方式，保障文件材料的正常运转。要注重与相关职能部门工作人员的沟通，学会从档案室走出去，通过与部门之间的协调沟通，全面掌握、实时了解业务部门新冠肺炎疫情防控档案资料实际的变化状况，形成各负其责、齐抓共管的工作格局，持续丰富和完善档案内容，促使新冠肺炎疫情防控档案质量有效提升。3.打造复合型档案专业人才。努力适应新形势、新任务的需要，培养造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严，既掌握现代科学技术和现代管理知识，又熟悉新冠肺炎疫情防控档案整理规范及操作流程的复合型档案人才队伍。区疫情防控指挥部办公室、区档案局、区档案馆按照《江苏省重大活动和重要事件档案管理办法》规定，落实专人加强督促，指导责任单位做好疫情防控文书类、声像类、实物类、电子文件类等归档文件材料的建档工作。同时，通过组织对相关人员进行疫情防控档案工作培训，针对新冠肺炎疫情防控文件归档的总体要求、归档范围、整理规则、保管期限、移交事项、进馆上架等方面进行专题指导。各个层面的档案管理者通过培训，理论联系实际，边学边干，在实践中学习，在学习中进步，进一步提高业务能力和专业素养，确保疫情防控档案应收尽收、应归尽归。

（三）加强收集管理，丰富档案资源。1.主动收集，开展全方位、多层次、多角度立体化归集整理。区疫情防控指挥部办公室、各镇（区、园、街道）、各有关部门和医疗卫生单位制订适应自身情况的归档文件材料具体收集范围，做好疫情管控、医疗救治、人员调配、物资保障等过程中形成的归档文件材料的积累，坚持全过程、全方位、全载体收集，确保疫情防控档案的齐全、完整、准确、系统，形成条理清晰、架构完整、内容翔实的档案工作记录。相关职能部门、单位要积极配合区疫情防控指挥部各专项工作组形成的疫情档案资料，于疫情稳定后60日内向区疫情防控指挥部办公室移交，作为专门档案集中管理。在疫情防控阻击战取得阶段性胜利后，区疫情防控指挥部办公室将规范收集整理好的疫情档案资料整体向区档案馆移交。各镇（区、园、街道）、区各有关部门和医疗卫生单位于疫情稳定后60日内将规范收集整理后的疫情档案资料向本部门、本单位综合档案室移交，归入文书档案集中管理。2.兜底收集，补充相关应急性、系统性、专业性档案收集。区疫情防控指挥部办公室、各镇（区、园、街道）、各部门和医疗卫生单位在做好文书档案工作的同时，要拓宽和丰富征集渠道，及时跟进、积极征集照片、音视频、凭证性实物等各种门类和载体的文件材料（包括电子数据），特别是疫情防控关键领域、重大事件、典型人物的原始记录，例：援鄂、援扬、援苏等医务工作者的抗疫材料，充实丰富疫情防控档案，记录保存时代风采和感人事迹。

（四）注重开发利用，发挥资政作用。1.突出利用，做好查档服务。在确保档案安全红线的基础上，树立为人民服务的意识，热情接待查阅者，充分满足查档需求。采用快捷的网络技术满足部门的需求，提高档案的信息化水平，实现疫情防控档案资源的共享，线上线下双途径尽力满足不同利用者的需求，使疫情档案信息发挥最大化利用价值。2.及时汇编，提供防控保障。根据疫情防控需要，组织专业编研人员，汇总疫情防控档案资料，深挖疫情防控档案信息资源，形成高质量史料和资政参考，及时报告各级领导参阅，精准地为党和政府提供决策参谋，为以后处理类似突发事件提供重要参考，有效发挥疫情防控档案的辅政作用。积极推进档案资源开发工作，融合线上线下宣传媒体，通过制作档案纪录片、微视频，举办专题展览等方式，加大防控档案宣传，普及疫情防控知识，引导群众积极配合，科学参与疫情防控。