电力企业档案数字化质量及安全保障探析

阮兴梅

（国网江苏省电力有限公司泗阳县供电分公司，江苏 泗阳 223700）

现代社会用电需求的扩张，电力企业档案数据呈现出数目激增、分类多样和流程复杂的特征，传统的档案管理形式难以支撑庞大的数据库。为提高管理的工作效率，档案数字化应运而生。一方面缓解了电力企业档案管理的压力，另一方面顺应了市场发展规律，有利于把握市场竞争的主动权，提供优质服务。我国的档案数字化管理仍处于起步阶段，在发展新模式的同时，还需要关注矛盾和问题，坚持以社会利益为核心，搭建高质量、高保障、高效率的电子企业档案数字化模式。

1 电力企业档案数字化的重要性

电力企业档案数字化是借助科学技术和互联网平台建立的，在组织战略的指导下，分类整合企业的档案资料，通过信息技术将其转化为电子数据形式，利用人工智能进行数字化管理。对比传统的档案管理模式，档案数字化的储存空间大、保存时间长，数据搜索高效、准确，逐渐成为电力企业的研究重点。

1.1 有利于降低档案管理成本

传统档案管理主要采用纸质化存储途径和人工管理模式，适合数据规模小、种类单一的情形。在新形势下，纸质存储的速度无法适应数据库的扩张速度，存储空间的需求也迅速增加，电力企业必须不断扩大库房面积。

此外，纸质档案笨重，缺少搜索功能，需要大量的人力支撑，才能保障档案收录和提取工作的正常运转。人工管理的出错率远远大于人工智能管理，容易出现档案缺失、顺序混乱、分类错误等问题。

因此，电力企业推进档案数字化，很大程度上降低管理成本。其一，人工智能取代人工管理，减少了基础人力成本的支出，企业的招聘方向只需集中在少量的技术性人才。其二，减少了补救成本。数字化降低了档案管理的出错率，一方面提高了整体企业的运转速度，另一方面促进企业的高效管理，利用更少的时间创造更大的效益。其三，档案数字化系统体积小，有利于节省存储支出和管理档案的相关费用[1]。

1.2 有利于提高客户满意度

在复杂多变的市场环境下，电力企业之间的竞争愈加激烈，客户的选择增加，开始追求高性价比和个性化服务。推动档案数字化建设，有利于企业全方位接收电力数据信息，结合电力市场的实际情况，深入分析企业产品和竞品的差距。通过大数据的运用，有利于客户分类和电力产品结构优化，准确抓住客户需求，制定合理的营销方案，提供定制服务[2]。精确满足客户的需求，一方面可以帮助企业掌握市场竞争的主动权，从而扩大市场份额，另一方面可以促进其可持续发展。

1.3 有利于保证档案管理安全性

电力企业档案数字化主要通过芯片存储，备份方便、提取迅速，脱离了时间和地点的限制，即使数据失效也可以通过信息技术进行修复，提高了管理的稳定性和安全指数，有效避免了纸质档案容易产生字迹退化、破损、受潮、丢失等问题，同时为企业的档案储存提供了可靠的安全保障，实现了数据的长久保存。数字化也能有效规避盗窃档案数据的行为，人工智能在数据丢失时，可以迅速反应并自动采取应急措施，减少风险所带来的损失。

图1 当前档案管理现状分析

2 电力企业档案数字化的现存问题

2.1 过于依赖信息技术和设备

互联网的普及推动电力企业引入档案数字化管理，极大地提高了企业的工作效率。但是，许多电力企业在运用新型管理模式时，过分依赖高端设备和信息技术，忽视数字化建设是一个协同的过程，需要各部门配合，才能发挥出最大效用。

其一，科学技术和基础设备是建设数字化模式的物质基础，为企业搭建电子档案管理系统提供平台支撑。其二，管理人员的指挥水平和综合能力，是选择数字化发展方向的有力保障。其三，技术人员的专业性，直接影响数字化管理实行的效果。作为信息技术和设备的监管者，高素质的技术人员，不仅可以规范完成日常管理工作，保持低失误率，还能灵活地应对突发事件，迅速制定有针对性的应急方案，减少风险造成的损失。其四，企业外部和内部都需要保持密切联系，沟通作为一切工作运转的润滑剂，有利于加快企业档案数字化的发展。由此可见，数字化档案的建设需要方案引导，而方案的制定需要考虑多方面的因素。

2.2 数字化平台质量有待进步

电力企业在选择数字化平台时，缺乏市场调查，未充分考虑组织实际情况，盲目跟风选择基础设备和数字化平台，造成技术开发公司研发的产品与企业适配度差，或者技术人员无法胜任系统操作的局面。修改甚至重新定制数字化平台，不仅会浪费大量资金和时间，还使得企业的发展规划滞后，容易丢失市场份额。

2.3 档案数字化管理制度不完善

第一，电力企业档案数字化在行业内部尚未统一标准。目前数字化技术仍处于起步阶段，多数企业没有组建专业的技术团队，主要通过在市场上寻找技术外包公司，将档案管理数字化项目承包出去。因此，导致企业之间的数据标准不一、无法沟通、定义混乱。不利于电力行业数字化管理的协作进步和科学管理，行业内部缺乏良好的交流学习环境，多元化的标准阻碍了档案数字化管理的发展[3]。

第二，电力企业档案数字化的监督机制不完善。首先，前期规划不完善。企业未设置相关监督制度，造成项目的规范性差。同时，由于原有监督部门缺乏技术性知识，很难及时发现漏洞，不利于后续顺利开展变革。其次，中期监管控制不合理。对人工操作的监督投入不够，虽然数字化主要依靠信息技术平台，错误率低，但是技术人员作为直接操作者，才是诸多问题的根源所在。最后，后期复核环节缺失。档案数字化的显著特点是高精确度和安全性，运行中的问题可以通过人工智能自动核对，但是生成结果后的数据，必须要进行主动地验收，确保数据准确性。

3 电力企业档案数字化质量提升的有效途径

3.1 优化档案数字化方案

第一，统一档案数字化标准。对于电力行业数字化环境的构建，首先需要国家的协助支持，通过颁布相关规章制度和法律条款，提供标准模板等方式，规范电力企业档案数字化的标准。可以建立国家数字化管理的监督小组，在档案数字化建立阶段进行统一审核。此外，企业也必须树立档案管理的规范意识，在严格遵守国家数字化标准的前提下，根据企业实际情况进行数字化平台的搭建。

第二，制定完整的培训机制。人力资本是企业发展的核心要素，为提高数字化管理的质量，必须要发掘和培养优秀员工。其一，培养员工的数字化意识。数字化管理顺应了社会发展，很大程度上提高了办公效率。为了促进员工尽快适应新行业环境，加快企业档案数字化推进，可以通过讲座、宣讲会和企业网站宣发等形式，加深员工对新技术的了解。其二，实行管理专业双渠道培训。管理企业层作为发展战略的规划者，必须花费大量的企业资源进行培养。通过脱产培训、工作轮换、技术型的教学讲座等方式，普及数字化技术的专业知识[4]。使管理人员了解企业整体状态，培养其大局观和前瞻性，能够合理分析企业和市场的关系，明确发展路径，抓住客户痛点，创造企业的核心竞争力，从而提高盈利水平。其三，建立良好的沟通环境。企业内外的密切沟通，是及时发现数字化漏洞的探测仪。对内保持部门之间的交流，确保信息真实、准确、迅速；对外构建良好的公共管理，与技术供应商建立良好的合作关系，积极配合政府的工作，在不违反规则的前提下，取得政府信任。

3.2 提高数字化平台质量

第一，结合企业现状充分进行前期调研。互联网技术的发展使市场上的平台和数字化平台、软件数量剧增，企业必须在复杂的环境中进行全方位的市场调研，深入分析企业自身特征，选择最适合的档案数字化平台。

第二，为数字化平台建立企业的独立数据库。企业主要在市场上购买数字化软件，软件具有一定的模板化。因此，在档案分类方面，除了原平台默认的分类体系，企业可以根据档案时间、档案目录搭建独立的数据分类，提高实用性和平台质量[5]。

第三，组建专业团队自主研发。在企业的数字化平台稳定后，可以成立专门为企业服务的团队，针对企业发展的变化，及时调整档案数字化的形式，也有利于及时发现运行中漏洞，提高平台的安全质量。

3.3 建立监督机制进行评估检验

在数字化管理运行前期，要明确制定相关的监督机制，通过企业官方网站、工作群、张贴告示等方式进行公开，确保制度文字化。并且召开动员大会，一方面可以培养员工的数字化意识，另一方面为后续的平台搭建打下基础。在数字化管理过程中，成立专门的监督小组进行全方位管控。确保各个环节顺利进行，规范员工行为，及时查漏补缺，从而提高企业档案管理的质量水平。最后，在档案数字化生成报告后，必须要增加检验和复核环节，减少人工部分的出错率。对于检验方法，可以采取机器检验和人工辅助检验相结合的形式。在第一次检验后，采取抽查的方式进行复核，最大程度地保障安全性。

4 电力企业档案数字化的安全保障措施

第一，建立严格的制度规范。企业档案管理数字化的程序较多，各个环节都涉及保密信息，必须对数据进行全方位的安全管理。严格的制度规范可以很大程度地减少出错率，为了加密信息，需要在每一个环节都设置安全验证。管理人员进行检验或者技术人员进行操作，都需要输入安全密钥，并且制定规范涉密人员的管理制度。比如，进行签到管理、规范操作室的进出规则、关闭数字化平台的具体步骤等。对于岗位职责，在员工培训阶段也要强调工作的保密性，并设置培训后的安全考试，对于不具备安全素质的员工进行二次培训，加强档案数字化管理的安全性。培训后发布企业的档案管理工作手册，详细记录技术人员的操作流程和注意事项。

第二，优化档案数字化的安保系统。企业必须构建风险控制预警系统，安装防火墙，搭建密钥管理系统，确保数字化运行过程中的安全防护，增强网络系统的安全性能，组建专业团队进行监控管理。其次，营造一个安全的工作环境。企业的数字化工作需要在封闭的网络环境中进行，必须是内部网络系统。最后，要注意档案管理设备的管理和保修，定期进行质量检查，加强硬件方面的防护管理。实行出入刷卡制度，工作人员进入档案室必须经过身份鉴定，必要环节可以加入人工鉴定，对员工的资格进行双重审查，提高安全指数，构建完整的数字化安保系统。

5 结语

企业档案数字化管理是大势所趋，为了提高电力公司的服务质量，必须从多方面进行改革。企业应该明确，制度是管理系统推行的保障，计算机技术和平台是发展的基础，管理人员和专业技术人员是核心内容，定制化服务是抓住客户的亮点。必须根据市场中数字化的发展情况，结合企业实际，协调优化档案数字化管理。同时，重视档案数字化的安全保障，从软件和硬件层面双管齐下，最大程度上提高数字化的效用。