集团企业全面预算管理信息系统设计研究

顾春丽（嘉兴市现代服务业发展投资集团有限公司 浙江 嘉兴 314000）

一、引言

集团企业具有治理结构复杂、业务规模大、经营多元化等特点，对预算管理提出了更高的要求。相关研究和实践表明，在信息时代，企业应结合自身实际情况构建全面的预算管理信息系统，以提高信息利用率、提升管理效率和质量。

全面预算管理是预算管理的升级，是指以预算为主线，对企业各部门的财务资源、非财务资源进行分配、控制和考核，从而合理组织生产经营活动，以完成预期经营目标。对集团企业而言，面对激烈的市场竞争，机遇和挑战并存，及时把握信息是驾驭市场的关键。实施全面预算管理信息系统设计，能提高战略管理能力，提高监控考核的有效性；有助于企业资源合理配置，增强经营风险防控能力；有助于达到降本增收的效果，助力企业根据市场变化做出快速反应。可见，全面预算管理信息系统，是实现企业内部控制水平提升、为企业发展保驾护航的重要手段。因此，本文结合全面预算管理信息系统设计和实现进行了简要探讨。

二、集团企业全面预算管理信息系统设计的重要作用

集团企业业务复杂，组织层级多。在预算编制和实施过程中，因部门信息不对称、内控力度不足、理解和执行不准确等，会影响集团全面预算管理目标的实现。基于此，集团企业进行信息整合，对全面预算管理信息系统进行设计，成为必须开展的工作，其重要作用体现在四方面。

（一）保证预算信息质量

面对多层级组织结构，每个部门的预算系统相互独立，很容易产生孤岛效应。集团做出预算规划后，经层层分解落实到部门去执行，因信息不流动无法对信息进行集成，部门各自为政、各行其是，就会影响预算目标的实现。通过全面预算管理信息系统的设计与分析，能提高信息的流动率，打破各部门之间的壁垒，加强沟通协调能力，促使信息在各个部门之间联动，提高共享程度，从而提高预算信息质量，推动全面预算管理工作有序开展。

（二）提高管理决策效率

在全面预算管理信息系统设计中，集团企业需要收集大量信息，包括企业内部运营信息、外部市场信息、同行竞争信息、经济政策大环境信息等。利用以上信息，能指导企业的生产经营活动，一方面满足市场和客户的实际需求，另一方面准确把握未来发展方向。尤其是云计算、大数据等技术的应用，从海量数据中筛选出有价值的信息，用来编制预算管理报告，有助于管理层制定科学的决策，提高决策的科学性、实用性。

（三）有效防范经营风险

通过全面预算管理信息系统设计，使集团企业的各项信息集成度提高，在数据采集、分析、处理等环节更加方便快捷。利用这些信息预测企业的未来发展情况，既有助于集团对未来的经营进行规划，又能及时发现潜藏的风险。结合实践，经营风险在企业经济活动的各个环节均可能存在，通过全面预算管理明确风险点，评价风险的危害程度，进而制定科学完善可行的防控措施，就能消除风险隐患，或者将风险带来的不利影响降至最低，促使企业健康稳定发展。

（四）促进企业战略执行

本质上，全面预算管理研究的是企业资源配置问题。在预算管理中，目前集团企业一般将主要精力用在了财务预算指标的制定方面，忽视了人力等隐性资源的预算配置，这是预算管理效果不理想的一个重要原因。对此，通过全面预算管理信息系统设计，将预算管理和绩效考核管理相结合，能将财务、人力、战略等指标衔接起来，不仅能够提高预算管理水平，还能够促进企业战略的有效执行。

三、集团企业全面预算管理信息系统的设计思路及实现

（一）基本思路

信息时代背景下，企业全面预算管理的范围扩大，不仅要对企业内部数据进行预算管理，还要收集外部数据，将历史数据、行业数据、宏观经济数据等整合起来。转变传统的管理观念，树立“整合-建模-预测”的管理思想，才能发挥出新型信息技术在全面预算管理中的价值。对集团企业而言，利用这些技术推动预算管理工作向科学预算、动态控制的方向转变，成为亟需解决的问题。然而，集团企业全面预算管理涉及的数据量大、种类多，信息系统设计的第一步是对这些数据进行筛选整合和分析归类，提取出核心数据如对标数据、行业数据等，建立目标预测模型。企业价值链的运作，要考虑在不同活动之间的业务逻辑，以制造业为例，采购、生产、销售等活动，存在密切的业务关联，可采用MRP系统进行规划管理，来提高预算和实际活动的符合度，确保预算方案科学可行。可见，对预算管理信息和各类业务管理信息进行集成，在业务活动中采集信息、分析信息，并且反馈给管理者，是全面预算管理信息系统设计的前提和基本思路。

（二）基本要求

结合相关的研究，集团企业进行全面预算管理信息设计，基本要求如下：（1）多维描述。能从不同维度对业务、财务活动进行描述，满足市场快速变化的需求。（2）灵活建模。既能对大量数据进行统计分析，又能确保计算公式经常变化。（3）协同运行。各个部门之间保持良好沟通，具有较强的协调能力，实现分工协作。（4）接口广泛。系统应预留好不同类型的接口，以便和人力资源、ERP、财务核算等系统进行对接。（5）在线监控。在预算执行过程中，能实现全程追踪、适时反馈，出现风险和问题时能及时预警。

（三）设计原则

1.树立多元化管理理念。多元化管理理念，至少包括以下四个维度：一是战略指引。集团企业重视战略规划，并进行年度分解、量化分解，将分解后的指标下达至各个企业，配合信息管理系统进行监督和约束，各企业编制的预算才符合战略发展需求，和集团战略规划保持一致，也就实现了战略的引导作用。二是业务主导。全面预算信息管理系统的设计，应该重视业务部门的地位和作用，业务部门作为一个重要角色，应参与到预算管理的各个环节，发挥出管理上的合力。在实际管理中，将业务部门推到最前端，能保证预算编制科学合理、预算执行更加高效。三是层级管理。全面预算管理中，不同层级组织的管理侧重点有所区别，管理系统不仅要严格落实集团的管理政策，还要支持各层级根据实际情况扩充管理业务，实现管理的精细化。四是划分业态。集团公司下属的企业，可能包含多种类别，例如资产类、商贸类、科研院所类等。全面预算管理应根据不同业态对管理系统的功能进行设计，以满足实际管理需求。

2.满足相关建设原则。构建全面预算信息管理系统，是实现内部协调、纵向控制的工具。从集团的组织结构出发，结合信息化基础，管理系统的构建要满足以下原则：一是能保护投资。集团公司的信息化基础可能强、可能弱，构建管理系统时要节省投资，提高资源利用效率，避免或减少浪费。例如：可保留企业现有的ERP系统，在此基础上进行升级，逐步替换为新的管理系统。二是分步实施。集团企业的业务复杂、管理层级多，管理系统的构建并非一蹴而就，应该先做好顶层设计，采用先试点、后推广的方式分步推进。三是统一标准。该系统的构建，数据、政策、规范等均要做到统一化，确保经营指标可比。实际操作时，可先将预算系统、核算系统统一到一个系统上，然后在二级组织结构上进行集成，最后实现整个集团的集成。

（四）实现路径

在多元管理设计理念的指导下，本着保护投资、分步实施、统一标准的原则，集团企业全面预算管理信息系统的实现路径如下。

1.确定预算信息管理目标。全面预算管理在企业中的应用已有一段时间，不论是管理层人员，还是基层员工，对全面预算管理均有了比较深入的认识。但即便如此，实际工作中依然存在问题和挑战，如何提高预算编制的准确性就是一个常见问题。因此，构建全面预算管理信息系统，首先要确定科学合理的预算信息管理目标，在目标指引下才能有序开展管理工作，否则就会偏离正确的方向。

2.建立信息管理模型。做好全面预算管理工作，企业应对未来预算年度内的采购、生产、销售活动，以及行政、财务、人力管理活动，进行信息模拟规划。因这些活动由不同部门执行，如果相应部门独立完成，无法反映出这些活动之间的关联，就不符合全面预算管理的要求。因此，企业应该分析这些业务信息的特征，明确管理要求，然后建立信息管理模型，真实反映出企业的实际运作情况。

3.细化预算主体信息。该管理系统的应用，为了实现管理的精细化，应该根据不同的专业、管理层级、管理目标，建立多层应用的管理信息体系。从横向来看，对各层级组织进行信息拓展，例如集团公司的资本、合并报表，事业部门的业态相关预算，生产企业的产供销等。从纵向来看，要采集共性预算信息要素，例如收入、费用、利润、人力资源等，实现上下贯通。细化预算主体信息，不仅能提高预算编制效率，还能提高考核的针对性，达到精益化管理的效果。

4.信息数据采集分析。构建全面预算信息管理系统，信息数据采集分析是基础，离不开信息技术的支持。以大数据、云计算为例，可以获得自身企业和竞争对手的战略计划、预算、产品定位、融资筹资等信息；也能在编制内部责任报告时，进行预测和对标。引入新信息技术，能提高数据的采集、分析效率，深入挖掘数据的价值，为集团企业的决策提供支持。

5.实现系统信息集成。全面预算信息管理系统的构建，应该将业务资源、财务资源结合起来，推进业财融合。系统集成能发挥出管理的合力，使集团企业从粗放型管理转变为集约化管理，更好地控制经营风险，积累长期竞争优势。

（五）注意事项

1.明确定位，促进全面预算推行。全面预算信息管理要求经济活动的每个环节，均要进行事前、事中和事后控制，将所有员工动员起来，其整体定位如下：一是配置企业资源。通过全面预算，将各种业务和管理信息需求整合起来，纳入到战略目标中，有助于资源的优化配置，提高管理效率。二是促进战略落地。战略服务于企业的长远发展，战略的实现需要层层分解，要将战略细化到每个部门和岗位。通过全面预算，可以把抽象的、难以操作的长期战略，转变为具象的、可行的中短期战略，方便部门和人员执行。三是为绩效评价提供信息依据。对一个时间段的经营绩效进行评价，配合奖惩激励措施，对全体成员是一种约束和激励。通过全面预算，能为评价业务和财务活动的开展提供客观依据，为后续经营管理提供改进方向。

2.整合系统，保证全面预算实施。全面预算管理信息系统和其他管理系统的整合，以预算编制、执行、考核为主线，主要内容如下：一是预算编制环节。在战略目标的引导下，合理分解全面预算，将预算贯穿于经营管理全过程；树立业务服务理念，结合业务实际情况制定预算，加强财务和业务活动之间的关联性，打破部门信息壁垒；还要根据预算内容的不同，灵活选择预算方法。二是预算执行环节。和授权审批相整合，规定预算内外事项的流程，避免执行中出现信息处理随意性和盲目性；和风险管理工具相整合，对预算执行偏差信息进行监控，根据偏离度大小设置风险等级，制定针对性的防范信息失控措施。三是预算考核环节。将全面预算和绩效考核统一起来，建成系统化的信息管理链条，对绩效评价指标体系进行优化，采用多元化的评价方法，提高考核的客观性和可靠性。

3.刚柔并济，推动全面预算实施。集团企业在全面预算管理中，很容易出现“两难”境地：预算执行过于刚性，会降低部门应变能力，影响企业的创新能力，员工不愿配合；预算执行过于松弛，管理活动的权威性不够，超预算、预算外等情况时有发生，预算管理流于形式。集团企业全面预算管理信息系统的应用，应该刚柔并济，在预算的严肃性、灵活性之间把握好平衡，既提高应变能力和创新能力，又避免出现超预算、预算外等情况。

四、实例分析

（一）案例企业存在的问题及解决

以某农贸集团公司为例，除了日用百货销售外，主要业务有农作物栽培、食用农产品批发、牲畜销售、农产品的生产、销售、加工、运输、贮藏以及食品经营和餐饮等，在地方农产品市场上具有核心竞争力。

公司经营管理需要根据政策环境、市场情况进行变革与调整，导致企业系统面临着频繁变更、准确性、及时性差等难题。一是销售业绩指标的制定分解困难，销售目标的制定影响因素多，须通过区域、产品、渠道进行分解。二是缺乏市场活动计划管理与事后评价，尤其是对市场活动的持续时间、促销返利力度和效果等，难以进行跟踪评价。三是不能提供实时的销售数据，只有汇总的农产品销售、消耗数据，无法提供更加直观详细的信息数据。四是不利于开展销售滚动预测，因为农产品种类繁多，客户需求多样化，又缺乏算法模型支持，农产品销量的预测难度较大。

针对以上问题，该公司构建全面预算管理信息系统，提出针对性解决方案如下：（1）以指标架构为基础，对管理目标进行分解，包括预算数据、当前和历史的销售人员架构、人岗关系等信息。（2）对产品在各区域的消耗情况、市场占有率、潜力进行多维度信息分析，根据分析结果调整营销策略、定价和返利等。（3）采集历史数据、外部市场潜力数据，系统自动进行销售预测，滚动至下一个周期。（4）将绩效考核和预算管理信息相结合，协助管理者快速进行考核评价。

（二）效果分析

全面预算管理信息系统的应用，为集团运营管理带来了显著成果。（1）对运营团队来说，能自动准确地提供日常分析报告，做出敏捷的销售策略选择，方便市场活动的管理和评价。（2）对管理团队来说，能灵活调整组织岗位与人员，合理设置销售目标；多维度分析销售业绩中存在的问题并及时解决，减少销售运营团队的手工及重复劳动。（3）对销售团队来说，有助于寻找产品销售中可能的增长机会点，主动调整产品策略、定价、返利等活动；而且提供了算法模型进行选择，能快速便捷地将销售预测上报。

五、结语

综上所述，全面预算管理是企业管理中的重要内容，本文提出的集团企业全面预算管理信息系统设计，能保证预算信息质量，提高管理决策效率，有效防范经营风险，促进企业战略执行。本文的不足在于没有结合预算编制、预算执行、预算评价等构建出具体的信息系统框架，以后会另文研究。希望通过本文，为集团企业的全面预算管理工作提供借鉴，不断提高管理水平，推动企业健康长远发展。