物流企业实施信息系统保障措施的策略研究

当前国际国内大环境促使物流行业蓬勃发展，同时也加剧了物流企业所需面临的国际化竞争，物流企业管理的质量已经成为可以决定物流企业兴衰的关键性因素，越来越多物流企业开始重视物流信息系统的开发与管理。物流信息系统可以实现各类数据和信息的线上传递与统一管理，以及移动化、无纸化的现场作业，为业务执行和跨部门协同作业提供高效、可靠的使用平台和工具支持，对于企业提高物流管理水平、降低运营成本具有重要的支撑作用[1]。物流企业信息化就是将管理流程与现有的计算机技术相结合，使用信息技术将物流企业管理的相关数据进行整合，从而实现物流企业更快捷、有效的运营管理。这种信息化管理手段本身要想达到优势，需要物流企业提供一系列保障措施，具体主要表现为以下几个方面。

1 领导者的认识与支持保障

现今，物流信息系统已经在物流企业中扮演了十分重要的角色，对物流企业最高领导者制定物流企业战略和计划以及各级管理者做出各种重要决策有直接影响。因此，物流企业领导者对于物流信息系统的支持是项目成功实施并完成的重要决定性因素。

如果实施项目的物流企业领导者没有清楚地认识物流信息系统所能起到的真正作用，甚至从来没有思考过这个重要问题，那么物流企业所要实施的物流信息系统将不能满足物流企业领导者的需要，从而将会导致系统难以正常实施和充分运用。在这种状况下，物流企业在启动物流信息系统实施任务后，有关系统的规划和实施工作需要得到物流企业每一个人，特别是高层领导者的充分认识、大力支持以及密切配合。要想实施成功物流信息系统，物流企业的高层领导者必须要对此项工作高度重视，并对物流信息系统本身有一定的了解和认识。物流企业领导者基于重构的组织结构对业务流程进行重新规划与设计，明确各架构的权责，减少甚至剔除不必要环节，使业务流程更为程序化与系统化，是现在企业优化改革物流系统的重要措施[2]。

由于物流信息系统的建设属于典型的“一把手工程”，必须得到物流企业领导者的高度重视，因此在决定开始实施物流信息系统前，物流企业有必要成立以高层领导者为组长、相关部门业务骨干以及IT人员组成的实施项目组。在实施过程中，物流企业的相关领导要专门听取项目的相关系统介绍，并且亲自参加关于项目系统方案的专家研讨会，主管该项目实施、建设的相关负责人也应多次发问并提出具体要求。在该项目的整体实施过程中，物流企业领导层和各相关部门领导应充分信任实施项目小组并进行必要的授权，这些行为可以发挥项目小组的创造性、协作性以及积极性，并充分保障该项目的顺利实施和应用。物流企业领导者的认识和支持是物流信息系统在物流企业内有效实施的重要前提和有力保障。

2 资金保障

在物流企业领导者的深入认识和大力支持下，物流信息系统的项目专项经费在启动之前要得到落实。一般地，实施物流信息系统的费用从几十万元到几百万元乃至上千万元不等，再加上系统的初装费、员工的培训费和实施项目过程中的咨询费等项目费用，使得国内大型物流集团公司在实施物流信息系统的投入方面一般为几十万元至上百万元等，多数物流企业难以承受。

对于一般事务性物流管理工作，一些类似于Word、Excel和Access等其他办公软件也同样能完成这些简单的物流数据的管理工作，因此，多数物流企业即便已经了解了物流信息系统的优势，也不再愿意对系统投入过多的资金。所以，这样就更需要在系统实施前就提前做好与系统实施后产生的效果收益做出十分谨慎的权衡。

3 设备保障

物流企业在建设物流信息系统时所要面对的复杂性和繁琐性，使高层管理者认识到，只是安装物流信息系统在短期内是不会带来任何经济效益；要想成功实施任何一套信息管理系统都需要相关人员的有效运作以及与物流企业自身的实际情况相结合，这将是必然要经历的适应和运作调整过程，而且在一般情况下这样的过程将会持续很长时间。物流企业在建设物流信息系统时，为使相关工作符合系统的需求，还需要重新设计部分物流管理工作的相关业务流程。虽然这对物流企业有一定的好处，但是如果将物流信息系统进行顾客化以完全适应物流企业业务流程的管理工作，则费用又会过于高昂。

因此，在一定程度上建设物流信息系统对于物流企业的低成本战略有一些冲击和影响。根据波特进入壁垒与退出壁垒的关系矩阵分析，物流业属于较低的进入壁垒和退出壁垒，决定了其较低的风险和利润率的行业特征[3]。所以，在物流企业实施“专款专用”政策，即在实施该系统的预算编制中预先筹备出一定的备用资金，以确保该系统在建设中的资金投入。尤其对于引入的物流信息系统软件、该系统在建设中所需要购置的硬件设备，有必要统一纳入相关职能部门中的有形和无形固定资产的管理范畴内，引入的硬件设备还应该考虑计算机设备在未来的升级换代。实施这一措施，将在物流企业内实现硬件设备的规范化管理，并可以确保物流企业内信息系统体系建设时所必需的硬件设备可以及时到位，以不影响系统的建设进度。

4 团队协作保障

物流信息系统在给物流企业带来管理便利的同时，也带来了物流企业管理方面的距离。当员工利用物流信息系统工作时，其地理位置和空间距离本身变得不重要了，而恰恰变得很明显的是员工与员工之间的社会距离。社会距离具体是指相关工作人员本身与对其有接触行为的同事之间的隔离行为。这种隔离行为将会严重破坏员工与员工之间的信任关系[4]。正是由于这样的信任关系才将大多数员工联系在一起，所以社会距离显得尤为重要。

由于该系统的实施是按照“一把手工程”来建设的，因此在项目整体建设过程中，项目实施小组被物流企业领导层和相关部门负责人充分授权，对于整个项目是否能够实施成功，团队的协作性在整个实施小组中显得更加突出。只有团队的协作性得到保障，才能保障物流信息系统的顺利、有效实现。

在物流企业信息系统项目的实施过程中，应当逐步根据项目需要补充物流信息系统的后台工作人员，使得信息管理中心的工作人员和物流管理相关部门的操作人员之间形成两级管理员工作队伍；并在实际应用中，充分调动相关工作人员的积极性，以最大能力培养出一专多能的复合型人才，发掘出现有业务人员的工作潜力。

物流信息系统项目能否高效实施的重要力量主要取决于是否有协作一致的实施团队，物流企业信息系统的项目团队在拥有丰富的业务知识、技能以外，还要具备优秀的敬业精神。该项目团队实行“团队领导”，这种领导方式与物流企业领导不尽相同，它主要体现在决策时必须充分尊重相关专业技能人员的权威性。

5 全员培训保障

一般情况下，物流企业决定建设物流信息系统的目的主要是满足企业战略目标的实现和建立高效能团队的需要。因此，物流企业的高层领导者对所要实施项目的支持是项目能否成功完成的决定性因素，而作为项目实施团队是否能够制订合理的培训计划和确定全面的培训内容，则是决定物流信息系统项目能否成功的必要性因素。

各物流企业实施物流信息系统的大量相关案例表明，物流信息系统在硬件技术、软件功能和相关应用管理等方面都不存在任何问题，关键在于物流企业全体员工的总体素质，更直接的是取决于物流企业领导者的综合素质。此外，物流信息系统也可能会导致信息支配权的混乱，以上这些所有不利的影响都必将会影响公司的生产效率、员工的忠诚度、工作满意度以及组织认同感等。

针对以上所述内容，为避免上述不利影响，建设物流信息系统的企业有必要进行相应的员工培训。物流企业在实施物流信息系统软件项目时，确立了相应的培训课程，培训的具体对象涵盖了公司全体员工，也包括公司领导者，主要是让他们从物流信息系统的战略管理角度来理解整个系统，从而理解整体系统项目中各个模块的管理理念，从中找出领导者所必需的与决策有关的数据。培训对象还包括各个相关部门的负责人，对于他们主要是培训其熟悉物流信息系统环境，使他们能够控制底下的系统执行人员的计算机信息化相关工作。另外，对于与项目有关的一般人员，培训内容包括要求他们能够独立、有效地完成计算机信息化工作有关的各种操作行为等。

同时，还需要加强对计算机相关管理人员的培训，对物流信息系统的专门负责技术应用的专职工作人员还需要进行专业培训，培训内容除了要让他们掌握与系统有关的各项功能以外，如管理技能等，还需要对该系统的具体操作，如网络配置等进行专业培训。除此之外，还需要对该物流信息系统的软、硬件的安全措施、安装步骤、维护操作以及相关计算机网络的管理制度等方面进行有效、专业的培训。

6 技术保障

物流信息系统是物流企业核心的管理和应用系统，对物流企业的日常管理工作和发展建设具有十分重要的意义。在物流企业信息系统中，大量对物流企业的生存和发展具有重要意义的信息都保存在系统里面，所以物流信息系统的重要任务之一是对这些数据进行安全保密。一旦发生任何小失误都有可能对物流企业造成极其严重的后果，所以必须保证整个物流信息系统长期、可靠的运行下去。

物流企业建设的物流信息系统不论从硬件系统的选择，还是软件系统的设计，都应该充分考虑在系统设计上尽量采用易于维护和操作的系统平台，这样就能使系统的维修成本大幅度降低，也能保证操作的简单易懂。

为了方便管理，系统提供了专门管理工具，提供了从信息结构构造（指标体系管理）、系统安全管理（权限管理、审计分析）、用户管理、系统字典管理（常用信息集、代码体系等），直到功能管理（功能树的维护）等系统管理需要的全部功能，方便了对系统的管理。

另外，物流信息系统在这一方面应该提供完整、妥善的解决方案，具体包括对于系统内的重要数据需要采用加密存储，对于网络传输采用了安全的接口协议，系统访问控制采用了完善的权限管理方法以及审计工作等，所以能够充分保证物流信息系统应用的安全性与可靠性。

与此同时，物流信息系统的可用性是指系统具有亲切、人性化的用户界面，使系统操作更加简单、方便。该项目系统将提供友好的软件界面，这就需要充分考虑系统录入人员的各种特点和实际情况，使其更加简单、方便和快速地开展数据处理工作，并能够基本符合日常的处理业务习惯，从而使得公司的业务流程更加清晰。

因此，要保证物流信息系统能够高效发挥强大的软件功能，物流企业必须具备完整、可靠的系统运行环境，具体包括系统服务器、相关硬件设备、计算机信息IT的支持以及系统数据库的管理等。物流企业要根据自身目前所具备的硬件条件与建设物流信息系统所必需的硬件之间的差距来调整具体所需要的技术配置，以保障该项目系统的顺利进行。

7 结 论

现今，信息技术的快速发展以及物流企业组织内、外部环境的变化，将使公司的领导者越来越清楚地意识到管理在物流企业中所展现的不可替代的重要优势和作用，现代物流企业运用物流信息系统全面提高当前物流企业的管理效率将会是未来发展的重要趋势。而物流信息系统的有效实施，不仅需要物流企业领导者的清楚认识和大力支持作为基本保障，还需要物流企业自身的资金和设备保障、团队协作保障、制度保障、全员培训保障以及技术保障等作为保障措施，物流企业只有在管理信息化应用中注重“战略化与精细化、分析力与洞察力、科技化与人性化、效率与价值以及信息化集成与文化提升”等方面的平衡，各方面保障措施的积极和有效配合，才能够使物流企业物流信息系统的优势作用得以显著体现和有效实施，积极促进物流企业的稳定、健康发展。