从公文的错误案例谈大学生公文写作教育的困境及解决方法

2022-09-21邱凌

重庆电力高等专科学校学报 2022年4期

邱凌

(重庆电力高等专科学校，重庆 400053)

公文就是公务文件，是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策、公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具[1]。法定的社会团体、企事业单位在行使其职能、进行公务活动时，一般也套用行政公文的种类、格式、行文规则、办理程序、管理办法等[1]。公文具备严肃性、权威性、规范性等特点，一经发布就代表着一级政府的权威，因此在格式、内容上都有严格的要求。为了统一标准，2012年中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会发布了国家标准《党政机关公文格式》(以下简称《格式》)(GB/T 9704—2012)，二者对公文进行了严格规范。

1 公文错误案例

现实工作中，常出现许多不规范的公文，特别是一些企事业单位、社会团体发布的公文。下面针对一些真实案例中的错误进行简单解析。

图1所示的文件中有7处错误。

1)版头中的发文字号不正确。《条例》中明确规定，发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。发文机关代字由本机关所有部门统一编制的规范化缩写加“发”“函”等组成，现在的公文一般不加“字”。发文字号中的括号使用也不正确。《格式》中明确规定发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括入，而图1中发文字号的年份是用圆括号“( )”括入，这是不正确的。此文发文字号应改为湖建发〔2014〕39号。

图1 案例1

2)正文中的标题不正确。《条例》规定，标题由发文机关名称、事由和文种组成。按照此规定，公文的标题应该包含3部分，但图1所示的公文中缺少发文机关，是不正确的(应改为安徽湖滨建设集团有限公司关于成立农民工维权组织机构的通知)。

3)主送机关排列顺序不正确。主送机关不止一个时需要进行排序，通常先按级别排，级别相同的按党、政、军、群的顺序排，还有一样的则按先外后内的原则排序。图1中的主送机关中从级别看，“项目部”应该低于“分公司”，而“集团公司所属部室”应与“分公司”同级。按先外后内的原则，“分公司”应排“集团公司所属部室”前。所以主送机关正确的排序应该是：各分公司、集团公司所属各部室、各项目部。

4)落款不正确。《格式》规定成文日期中的数字应使用阿拉伯数字，所以图1中的成文日期用汉字的数字标注是不正确的，应改为2014年12月9日。

5)抄送不正确。《条例》规定抄送是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。而图1中的抄送机关与主送机关相同，可见不对。且抄送与下面的印发机关之间应用细分隔线隔开。

6)缺少印发日期。《条例》规定了在版记部分应有印发机关和印发日期。按《格式》要求印发日期与印发机关同在末条分隔线上，印发日期在右空一字的位置，用阿拉伯数字加年、月、日标注。

7)版记位置不正确。按照《格式》规定，版记要放在偶数页，故版记和版头是不可能出现在同一页面的。所以图1中版记部分应该移至第二页最下面的位置。

图2的错误主要有以下3点。

图2 案例2

1)缺少发文字号。

2)标题排版不正确。《格式》规定，标题排版的原则是“词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形”。由此可见，标题排版的首要原则是保证词意完整，即一个完整的词语中间是不能回行的，而图2中的标题在“搬迁”一词中间回行，将该词一分为二，这不符合标题排版要“词意完整”的规定，故不正确。此标题可在“搬”字前回行。

3)文种选用不正确。《条例》第二章对现行15种公文文种进行了明确阐释。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公告的特点是告知对象涉及全国乃至全世界；告知内容是重要事项或法定事项，意义相对比较重大，会在国际国内产生重大影响；发文单位级别较高，通常是国家最高权力机关(人大及其常委会)，国家最高行政机关(国务院)及其所属部门，各省市、自治区、直辖市行政领导机关，某些法定机关，如税务局、海关、铁路局、人民银行、检察院、法院等。由此可见图2中告知的内容不应该使用公告这一文种。通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。相对于公告，通告的告知对象往往是一条街道或者一片社区，某些单位或某些区域，最大也不过全国范围内；通告告知内容为应当遵守或周知事项；通告没有发文单位级别的限制，上到国家最高权力机关，下到基层单位都可以使用。所以图2中应该使用通告进行告知。

2 错误公文的不良影响

以上例文都是带红头且正式行文的公文文件，却存在诸多错漏，类似这样的公文会带来许多不良影响。

1)极大影响公文的严肃性和权威性。公文是体现本级机关领导意图的权威文件，试想一份漏洞百出的公文如何让下级单位信服？如何让人们遵照其内容执行？一份错误的公文发布出来，不仅会贻笑大方，而且会极大影响发文单位的公信力。

2)起到错误的示范作用。当写作有误的公文发布后，如未能及时更正，不明就里的下级单位或其他企事业单位、社会团体会纷纷仿效，导致错误广泛传播，难以更正。“公告”长期被误用，省略发文机关的标题屡见不鲜，这些都是错误示范造成的。

3)严重影响工作效率。公文写作若存在错误，在流转时可能被驳回修改，延误工作进度。文种选用错误也可能严重影响工作进程，比如“请示”用成了“报告”，那么请示事项将得不到上级回复，因为报告是不用回复的，如此后续工作将被延误。

经调查，党政机关发布的公文鲜有错误，但企事业单位、社会团体发布的公文则不能保证质量(上文2个错误案例均为非党政机关发文)。党政机关公务员因参加公务员考试，专门学习过公文写作，但其他单位的工作人员没有进行过专门的公文写作培训，有的甚至在工作前根本没有接触过公文，对公文写作一无所知，所以错误频出。

公文写作作为现代人在职场工作的一项基本技能，本应该作为公共基础课在各级教育中受到广泛重视。但事与愿违，目前在初、中等教育中，公文写作的训练是缺席的。而高校公文写作教育同样面临困境。

3 高校公文写作教育的困境

3.1 不受重视

公文写作是所有大学生应当具备的职场基本技能。不论是文科院校还是理工类大学，都应该把公文写作这门课作为一门公共基础课面向全体学生开设。但事实并非如此，以重庆为例，本科院校中几乎没有学校把公文写作作为公共基础课。部分院校只开设了大学语文(其中包含了一部分公文写作的内容)。更多的院校只在某些院部或某些专业开设有公文写作课，还有的院校则是以选修课的方式开设。据统计，重庆理工科类本科院校，或综合性大学的理工科院系开设公文写作相关课的微乎其微，有的学校曾把大学语文(含公文写作内容)作为全校必修课，后来一些专业院系慢慢将其改为选修课，再后来就直接取消了这门课程。只有师范类本科院校或综合性大学文科类院部保留大学语文为必修课程，但专门系统学习公文写作的也不常有。

与本科院校截然不同，重庆高职高专院校普遍开设了应用写作(含公文写作内容)课程或者是大学语文，有的甚至同时开设了这两门课程，如重庆电讯职业学院、重庆人文艺术学院，但是多数高职高专院校仍然存在课时严重不足的问题。以重庆电力高等专科学校为例，应用写作作为一门公共必修课，在各院系甚至同一院系不同专业的课时各不相同，最多的32个学时，最少的16个学时，多数班级为28学时。即便按照学时数最多的32学时计算，教师也难以完成应用写作的所有教学内容。许多章节都只能蜻蜓点水般简单介绍，根本谈不上让学生熟练掌握。所以，高职高专院校即便开设了应用写作课，但其课时并非按照该课程的实际需要设定，并且随时可能被专业课时挤压，可见高职高专院校对应用写作课的重视也是非常有限的。

3.2 师资匮乏

许多学校没有专门的公文写作课教师，而是由从事文秘工作的行政部门职员兼任。有的学校虽有专任教师，但师资严重不足，全校几千名学生就配备一两位专任教师，教师疲于应付超负荷的工作量，很难保证良好的教学效果，更无法进行深入的专业研究。同时，师资的不足也导致难以形成结构合理的教学团队，从而无法开展相关的课程建设，进而也就很难达到理想的教学效果。

3.3 教学效果差

作为公共基础课，公文写作课通常是合班教学，几十甚至上百人同时上课，教师很难照顾到每个学生。而写作课程，因其自身的特殊性导致，并非学生听了文种的特点和写法就能写出合格的应用文。练习和教师有针对的点评，对于学生写作能力的提高非常重要，但面对上千人的作业，教师也疲于完成批改任务。

此外，受课时的限制，在课堂上，大多数教师只能采用讲授法、案例展示法等展开教学。教学方法单一，教学过程枯燥，课堂氛围沉闷，教学效果差强人意。课后虽布置有作业，但教师没有时间针对作业逐一点评，造成学生练习的收获不大。

3.4 考核评价方式单一

作为公共基础课，公文写作通常以期末随堂考试成绩加平时作业成绩及考勤成绩组成学生的综合成绩。这种考核方式很难反映学生平时课上、课后的学习情况，一些学生平时不认真学习，只在期末时突击学习，满足于及格分数，并没有真正学好公文写作。这种考评方式与比赛、实践操作等活动没有直接联系，很难调动学生参与的积极性，即使一些同学迫于老师的压力勉强参与了，收获也不大。

4 应强化公文写作教育

4.1 高度重视公文写作教育

把公文写作(或者应用写作)列为高等教育中的公共必修课，按其教学需要制订教学计划，保证教学课时，让大学生普遍掌握公文写作基本技能。

4.2 加强教师队伍建设

引进专业人才，构建合理的师生结构比。整合教师资源，建立教学团队。从事公文起草和公文办理工作的行政人员也可加入教师团队，与专业教师形成互补，专业教师可以为行政人员提供理论指导，而行政人员则可以为专业教师的教学提供大量真实案例，让教学贴近现实。

同时，专业教师也可以利用假期深入行政岗位，参与社会实践，提高公文写作水平，了解公文写作在实际应用中的前沿动态，把理论与实践结合起来，丰富课堂教学内容，让理论更贴近实际。

4.3 实施分层教学

大班教学的教学效果差，而因学生人数众多，各高校又很难实现小班教学，所以分层教学可以很好地解决这一矛盾。第一层：公文写作(或应用写作)作为公共基础课，可在全校范围内开设。让所有学生都对公文有一定的认知，能应对常用的公文文种写作。第二层：开设公文写作选修课，让有一定写作基础、有兴趣深入学习的同学继续选修课的学习。通过学习，这部分同学能够胜任行政岗位公文起草、公文处理等工作。第三层：选出学习成绩突出的同学进行小范围辅导，这些同学经过辅导不仅能够写出优秀的公文，甚至可以参与公文写作相关比赛，为校争光[3]。

4.4 改革教学方法

公文写作不应该仅用单一的讲授法来进行教学，这种方式的教学效果很不理想。这门课程的特殊性决定了它的重点应该是指导学生练习、应用。理想的课堂教学方式应该是案例教学法、情景教学法、任务驱动法等多种教学方法相结合。教师先通过案例告诉学生文种的结构、内容的组成、写作的重点及注意事项，再通过场景设计，布置任务让学生完成写作练习，最后评讲作业，给出参考，让同学们互评，指出错漏，剖析优劣，从而帮助学生掌握公文写作的方法。

此外，实践教学也是公文写作重要的教学方法之一[4]。有条件的可以带学生深入机关、企事业单位或社会团体参观，了解公文制发的程序、公文流转的过程，并让学生与相关工作人员交流，学习公文写作的技巧。如果不便外出访问学习，可以组织学生到学校内部行政部门参观学习。学校相关部门也可提供一些学生助理岗位，让学生处理简单易做的辅助工作，让学生可以在实践中学习、提高。

4.5 建立多元化的考核评价体系

把教学的各个环节都纳入考评中，激发学生学习的动力。教师借助各种教学软件，将学生完成的作业、课堂的发言、参与的讨论、完成的任务等都量化打分，实现过程考核；对积极参与公文写作比赛、参与公文写作社会实践的同学给予额外加分；对比赛获奖的同学给予免修本门课程或者增加学分之类的奖励。通过多元化的考核评价方式，充分调动学生学习的积极性，让他们学有所获。