构建烟草行业商业企业智能财务决策支持系统的探索

刘璐璐 天津市烟草公司津南分公司

引言

2021年，工信部会同有关部门起草了《“十四五”智能制造发展规划》，提出要推动企业加快数字化、网络化、智能化转型。天津烟草行业商业企业2022年重点工作安排指出，为有效激发企业内生动力，坚定实施数字化转型战略，需以全国烟草生产经营管理一体化平台建设为抓手，深入推进数字技术与烟草经济深度融合。由此可见，当前新发展阶段信息化对财会领域和企业转型发展的驱动效应显著突出，烟草行业商业企业在当前智能化发展背景下需要探索由点及面的实干路线，构建更加符合智能化、科学化、高质量发展的智能财务决策支持系统。

一、智能财务相关概念

（一）智能财务与知识管理

当前，随着大数据、智能化、云计算、移动互联网、物联网、区块链等新的信息技术的发展，为社会经济发展注入了新鲜血液，同时也为烟草行业商业企业的数字化、智能化转型带来了发展空间，加上人工智能技术、各种算法层出不穷，智能财务作为新型财务管理模式和发展空间应运而生。简单来说，智能财务其实是一种人机协同系统，这种系统之所以“智能”是因为这一系统不仅包含智能机器快速计算，更包含人类财务专家的工作经验，将以上二者协同应用，则能通过智能财务系统完成业务和财务的日常管理工作，并在反复操作和应用中让机器学习，去不断模拟、扩大、延伸甚至替代部分人类财务专家的工作，解放生产力、提高工作效率，从而发挥最大的效能，实现烟草行业商业企业价值。

回顾近几十年来会计领域的发展，从纸质账簿、会计电算化、会计信息化，到现在的会计智能化发展，发展本质其实就是人类财务专家对知识的管理和应用。众所周知，知识通过人类大脑发现、总结、创新而来，即在实践基础上产生，然后经过长期实践检验，从而得出对客观实际的可靠反映。科学技术知识是这样，财务知识也是这样。由此可见，对人类智慧的管理，其核心就是对知识的管理。将智能财务的概念与知识管理的概念结合来看，不难得出，智能财务发展的本质就是利用智能技术对财务会计领域的知识进行管理和利用，以及发现和创新财经管理知识的过程。其核心技术包括但不局限于知识系统、知识图谱神经网络、机器人流程自动化、模式识别等，相比于会计信息化发展阶段，智能财务对于企业管理而言，不仅仅是管理控制和服务职能，更是赋以决策支持和创新职能。

（二）智能财务决策支持系统

近几年来，信息技术的发展日益进步，同时对财务工作和企业管理工作产生了深刻的影响，从财务信息化发展到智能财务的过程中，财务人员和管理人员越来越依赖于信息技术的帮助，它使得会计人员能够及时向管理者提供准确性高、时效快、相关性高的财务信息，而在支持企业决策的过程中，财务信息与非财务信息概念逐渐融合，相互影响，联系不断紧密，二者形成了一个“相互反馈、反向控制”的关系。而在企业管理中，财务工作人员的工作也被赋予了更多的责任，不仅仅是为企业提供决策信息，更是要融入企业中参与决策。

1987年，美国注册会计师协会（AICPA）首次将人工智能、专家系统、自然语言、机器人等概念引入财务领域，形成智能财务决策支持系统（IFDSS）的雏形。汇总国内会计学者的研究成果，本人认为智能财务决策支持系统是由会计核算层、财务管理层和财务决策层有机结合的财务信息系统，其核心是集成和有效的内部控制，从而保证数据的及时性、准确性，进而支持企业决策。当前在新理念、新技术、智能财务概念的应用加持下，智能财务决策支持系统概念框架有了新的元素，以烟草行业商业企业为例，在当前全国烟草生产经营管理一体化平台的框架下，智能财务决策支持系统建设将是由多个子项目组成的整体项目，从数据治理、会计语言、组织绩效、制度设计等顶层视角出发，融入大数据、云计算、人工智能等最新技术，通过机器学习人类财务专家的工作经验进行知识管理，不断迭代更新，最终终结核算、决算、预算、结算分别处理的困局，从而达到“四算合一”的成果，实现与之对应的业财高度融合，促进业财数据向决策数据转化。

二、烟草行业商业企业背景分析

当前烟草行业商业企业正在使用的全国烟草生产经营管理一体化平台存在以下问题：（1）一体化平台系统算法逻辑控制偏弱。当前平台所包含的系统在使用过程中主要依靠于人工主观判断，而系统应体现的智能算法和逻辑控制（如在填报错误数据时智能提示、纠错甚至拦截提交等功能）较弱，致使使用人员在系统操作过程中容易出现填报错误，后期只能通过财务专家人工纠错并重新填写计算，过程耗时费力。（2）一体化平台数据涵盖范围较窄、缺少溯源。当前平台决策数据与财务数据、业务数据属于相互分离的状态，系统数据之间的联系和对接不够密切，致使一些财务指标结果缺乏相应业务数据支撑、数据溯源困难，难以找到影响财务指标的关键因子，也给报表使用者带来困难。（3）一体化平台数据集成度较低。财务部门所使用的NC系统尚未与相应的管理系统、决策支持系统共享部分数据，尚未建立有效的财务数据中台。（4）决策数据缺乏协同控制。在形成最终决策数据过程中（如预算填报、报销管理等工作），需要几个部门之间进行数据提交、审核、确认，但是整个工作流程稍显落后。工作人员在进行财务相关业务操作时依赖于询问财务专家的传统方式进行指导操作，使大量的财务专家人力多用于应付重复性的上传下达和数据反复修正工作，工作效率及准确性有待提高。

在当前企业数字化转型的大趋势下，烟草行业商业企业需不断探索新方法规范财务基础，提升财务管理水平，推进数字技术与烟草经济深度融合，做好解决问题的后半篇文章，促进财务决策能力全面提档升级。

三、烟草行业商业企业智能财务决策支持系统的构建思路

针对以上问题，本文试图探索创建烟草行业商业企业智能财务决策支持系统，通过“智能财务决策支持系统”，在公司全员范围内普及财务规范意识，规范财务基础，简化经办人员办理相关业务查找相关制度、重复询问操作流程的时间，提高经办人员操作预算系统、报销系统等办公管理一体化平台的一次正确率，提升财务管理水平。同时在系统中嵌入机器学习人类财务专家的工作经验等算法，对整个系统进行知识管理，不断迭代更新，最终达到终将核算、决算、预算、结算相互统一集成，再根据系统对相应数据进行挖掘计算、分析而自动出具“智能诊断报告书”，提示预警信息，烟草行业商业企业可以按照系统所提示的预警信息和风险点，为下一步财务管理工作及规范建设提供指导方向，以此促进业财数据向决策数据转化，为企业决策提供帮助。

（一）智能财务决策支持系统的框架构建

1.梳理数据源

工作类：首先对烟草行业商业企业日常工作涉及的经济业务事项进行梳理，汇总指导日常工作的基础性文件，例如相关工作制度文件、操作流程体系文件、审计报告和问题提示清单等。系统类：汇总当前全国烟草生产经营管理一体化平台下设的相应系统，例如财务预算管理系统、国有资产管理系统、报销系统、资金监管系统，在汇集这些日常财务工作使用频率较多的系统基础数据的同时，将数据源范围扩大至公文系统、专卖管理信息系统、卷烟营销系统的相关信息，便以掌握辖区内零售客户的信息，摆脱当前业务数据与财务数据相互独立的状态，将卷烟销售数据与合规性审核一并纳入财务决策，同时可以将公文系统中流转的最新制度文件及时更新至数据库内。人员类：汇总人员信息、包含工作部门和日常工作内容等，为机器学习专家工作痕迹打下基础。

2.整合数据库

将上述汇总后的数据源通过清洗、加工、转换后整合进不同的储存模型，建立相对应的知识库，对数据在不同维度进行定义、重组，使其同时满足普遍用户（其他相关部门使用人员）和特定用户（财务工作人员、决策人员）需求。根据数据源汇总，建立人工智能数据搜索引擎，对知识化的数据模型进行特殊计算，供机器学习模型使用，例如通过抽取营销系统的数据加以公式辅助自动计算税款，解放财务专家，最终将分散的数据源汇总形成面向决策分析的数据立方体。

3.系统应用场景

未来智能财务决策支持系统适用的应用场景是使用者最关注的内容，也是构建烟草行业商业企业智能财务决策系统的关键步骤，当前设想应用场景及内容包含以下几部分：（1）智能搜索引擎，包含独立的智能搜索引擎模块和内嵌其他系统搜索模块，在独立的智能搜索引擎模块中，搜索内容包括需要操作内容的名词解释、操作流程、链接系统、操作注意事项等内容，帮助使用者方便操作，提高工作正确率；在内嵌其他系统的搜索模块中，可帮助使用者快速了解某个数据的计算方法指导等相关信息。（2）生成报表，包括当前财务系统和营销系统正在使用的报表系统的报表，智能财务决策支持系统将根据上传的数据自动计算生成报表，同时通过在报表系统中内嵌的搜索引擎模块，可帮助使用者随时快速了解报表数据之间的勾稽关系，找到关键决策指标，提高管理效率。（3）智能反馈分析，通过不同报表和不同期间数据的变化，自动生成数据可视化图表，对数据进行智能分析及呈现，减少人工进行对比分析的时间，有效帮助烟草行业商业企业进行经济运行分析，了解管理方向；通过机器学习知识管理，自动出具“智能诊断书”，帮助企业找出数据差异的主导原因，及时提示风险。（4）财务机器人与机器学习，通过对相关工作进行梳理分类和机器学习，系统对重复性工作与决策性工作进行识别，将重复性工作由财务机器人完成（例如银行对账、进项税抵扣等操作），通过人工智能对数据进行计算和分析，学习其计算特征，分析相关性以及数据之间的内在联系，预测数据，给出决策方案和建议。

4.用户

烟草行业商业企业智能财务决策支持系统的用户包含以下几类：系统研发人员，进行初始系统研发、系统上线后的后续研发和内容补充，主要是使用人员有新的需求再进行研发。数据挖掘人员，研究机器学习、数据挖掘等模型，帮助机器学习计算，从数据源中提取有价值的信息和数据，完成机器人操作。烟草行业商业企业基层工作人员，通过基层工作人员日常工作进行整理和汇总，筛选出日常工作类型并加以分类，例如：重复性工作、预测性工作、计算性工作等，不断扩充数据库范围，使系统使用更加顺畅。智能财务决策系统的使用人员不仅仅是财务人员，也包括其他部门的财务经办人员，通过用户积极参与完成系统业务数据、财务数据向决策数据的转化。决策人员，即系统的最终服务对象，可以通过本决策系统地学习、预测分析等功能，为决策人员提供管理方向。

（二）智能财务决策支持系统的应用

1.内置会计语言翻译

智能财务决策支持系统强调全员参与、全业务覆盖，很多业务部门和其他行政部门的工作人员，对会计语言理解不清楚，在操作系统过程中就很容易造成工作失误。既然是面向全体工作人员都可以使用的系统，那么就需要统一会计语言。智能财务决策支持系统需内置业务语言翻译模型，将日常工作中涉及的经济业务事项翻译成会计语言，例如日用品——管理费用——公共设施维护费，帮助经办人员准确找到需要填写的经济业务事项相对应的会计语言。会计语言的统一和翻译需要对关键经济业务事项进行整理和归类，并在后期不断进行完善扩充。

2.数据统一

作为一体化平台的智能财务决策支持系统，不仅需要在各个部门间共享数据，更需要在各个子系统间共享数据，而各个子系统的数据为基准数据。例如，营销平台中的销售卷烟品种、数量、金额等；劳资系统中的人员信息、入职时间、薪资等。但各个系统间的基准数据有不一致的现象，例如同一品类卷烟的价格分为含税价格、不含税价格，商品代码有条代码、盒代码等。另外还有一种情况是由于不同部门的不同定义标准、例如国家标准、行业标准、区局标准等原因，导致同一基础数据有多重属性，会影响同一基准数据在各个系统间的对应关系。所以在数据模型建立时，需要使数据口径保持立体化，即建立同步，建立全数据链路钻取模型，从数据集市穿透数据中台至数据库深层，使得所有数据均可“追根溯源、钻取到底”。

3.机器学习

智能财务作为人机协同系统来讲，若想将“智能”效用最大化，离不开在反复操作和应用中让机器学习，去不断模拟、扩大、延伸甚至替代部分人类财务专家的工作，需要的技术包括人工智能、财务机器人（RPA）、机器学习。财务机器人（RPA）包括将一些重复操作的工作自动化流程，同时加以对异常数据巡检分析功能，以便对有问题的数据自动预警，将异常信息及时反馈。将人工智能嵌入到系统内，可以使并不熟悉系统的使用人员也能快速上手操作，通过线性回归模型可以进行预测工作，利用决策树对变量因素进行分析，从而抓住核心变量。

四、烟草行业商业企业智能财务决策支持系统运行的预期效果

（1）提高报表以及相应报告的生成速度，提高财务工作效率。通过智能财务决策支持系统，报表模块通过数据整合和抓取，无须财务专家手工录入，同时通过历史数据对比、数据可视化图表、预算执行分析等，实现一体化平台之间的数据穿透以及数据联动，使没有财务背景知识的报表使用者能够掌握财务数据背后的意义。（2）建立财务数据中台，规范数据治理，将全面预算、报销管理、资金监管系统、国有资产管理、NC等系统数据与其他系统之间实现互联，以更安全、更高效的方式解决以往数据储存分布化、保密性差、缺乏共享、录入重复等问题，终结核算、决算、预算、结算分别处理的困局，达到“四算合一”的成果，促进业财数据向决策数据转化，获得业务和行政部门对智能财务决策支持系统的认可和熟悉，从而在系统内实现非财务需求，深化应用，通过多部门协同使用来叠加系统的应用价值。（3）将财务管理流程嵌入智能财务决策支持系统，将绩效考核融入智能财务决策支持系统，将财务管理窗口前移，方便对数据汇总的信息以高效方式进行展示，实现财务管理工作向精准型转化，尽量避免或减少工作中可能出现的风险。（4）通过智能财务决策支持系统的应用性和普及度，在公司全员范围内普及财务规范意识，规范财务基础，简化经办人员办理相关业务查找相关制度、重复询问操作流程的时间，提高经办人员操作预算系统、报销系统等办公管理一体化平台的正确率，规范财务基础，不断提高财务管理水平。（5）通过挖掘信息数据之间的潜在关联，寻找海量碎片化数据之间隐含的数据逻辑和关联信息，通过后台汇总搜索数据并进行智能分析，然后通过人工智能计算，按周期对企业出具“智能诊断报告书”，为企业提供战略方案，根据“智能诊断报告书”提示的风险点，为企业下一步财务管理工作及规范建设提供指导方向。（6）解放财务人员生产力，使原本专注于基本的、重复性的、问答性的工作的财务人员用机器算法、人工智能来代替，从而更专注于预算管理、财务分析、未来发展等工作，财务工作人员提供的工作和决策将更富有价值。

结语

智能财务近年来备受广大财务人员关注，在“大智移云物区”等新应用技术不断发展成熟的基础上，智能财务决策支持系统的应用是智能财务发展的必经之路。但如何有效利用财务数据，帮助使用者做出有用的决策，最终的实现需要在上述技术的应用上充分挖掘知识管理、创新、人机协同的作用，同时结合烟草行业商业企业现状不断进行修改和实践应用，才能找到行之有效的应用方法，相信在广大财务人员的努力下，烟草行业商业企业智能财务决策支持系统的发展会逐渐成熟。