提升文书档案管理质量的路径分析

潘成佩 东明县人民医院

无论是对事业单位还是其他企业，文书的档案管理工作都至关重要。文书档案管理工作水平的高低，将直接影响企事业单位的发展。但现阶段来看，部分企事业单位文书档案管理水平远不能满足新时代下企事业工作管理的发展需求。因此企事业单位领导层应采取多种措施，不断加强其文书档案管理质量水平，以保障单位的档案管理质量。

现阶段企事业单位在其文书档案管理中存在一些缺陷，致使其文书档案管理质量水平低下，严重影响了企事业单位的工作效率及发展。因此文章从企事业单位文书档案管理出发，分析其文书档案管理的重要性、现状及问题，并提出相应的建议，以期转变企事业单位部分领导层的文书档案管理观念，提升其对文书档案管理的重视，并从多方面采取措施，提升企事业单位文书档案管理质量，以促进企事业单位得到更好的发展。

加强企事业单位文书档案管理工作的意义

作为企事业单位日常管理工作的重要内容，文书档案管理工作关乎企事业单位的长远发展，也与每一个工作人员的发展息息相关。无论是出于对新时代下企事业长远发展的考虑，还是基于为单位工作人员提供优质服务的人性化考量，提升新时代企事业单位文书档案管理质量都势在必行。

第一，强化企事业文书档案管理工作是提升其内部工作效率与外部社会影响力的必然要求。从本质上来讲，企事业单位的文书档案管理工作是企事业单位内部行政工作的基本内容，也是其过往发展最有力的见证与留存。对文书档案进行细致的分析整合，有利于为新时代企事业单位的发展及相关管理制度的制定提供清晰有力的数据支撑。因此在这种背景下，企事业单位领导层及所有员工应加强文书档案管理工作，对企事业单位文书档案管理流程及管理细则进行优化，同时还应在企事业单位内部设置文书档案管理信息系统，将企事业单位文书档案管理工作与信息技术充分融合在一起。

第二，有利于企事业单位文书档案管理路径的拓宽。企事业单位文书档案管理工作能准确记录单位各项业务，进而成为单位人员培训的重要素材，为提升相关人员的管理水平奠定基础。传统的文书档案管理工作具有低效、复杂、易出错等特点，而科技的发展将使企事业单位文书档案管理路径更为丰富，如企事业单位可以设置信息化的文书档案管理工作室，使文书档案的整理、归档及查找工作更为便利；也可以建立相关文书档案数据库或进行相关网站的搭建，提升单位文书档案管理的整体信息化水平，从而使其文书档案的查询更加高效，最终提高文书档案管理人员的工作效率。

企事业单位文书档案管理工作现状及其存在的问题

企事业单位文书档案管理工作现状

企事业单位的文书档案是宝贵的资源，其对于企事业单位的发展意义重大，因此对于企事业单位而言，应提升对文书档案重要性的认识，不断更新信息化设备，从而提升企事业单位文书档案管理的效率。但现阶段还是有一部分企事业单位在文书档案管理方面存在诸多漏洞，如企事业单位对文书档案管理的重视程度不足、文书档案管理人员自身管理能力不足、文书档案管理信息化水平低下且缺乏完善的管理制度等，这些都说明企事业单位文书档案管理质量有待提升。如表1所示，表1是对一些企事业单位文书档案管理现状进行调查后得出的“企事业单位对文书档案管理的态度”，其中认为文书档案管理重要的企事业单位占比为14%，认为不重要的占比为48%，认为无所谓的占比为38%，由此可知，对文书档案质量管理认识不到位的企事业单位占绝大部分，其态度亟须转变。

表1 企事业单位对文书档案管理的态度

企事业单位文书档案管理工作所存在的问题

1.企事业单位对文书档案管理的重要性认识不到位

由于企事业单位领导层的思想观念比较传统，导致其对文书档案管理存在一定的思想误区。领导层往往不够重视文书档案管理工作，使得单位文书档案管理存在较多的问题。传统观念下，企事业单位领导层往往认为文书档案工作仅仅是对文书档案的保存、归档及调阅，其整个工作内容不会产生任何经济效益，对本单位的发展没有直接作用。因此，便不将文书档案管理工作放在重要位置，这就使得相关管理人员认为，在平常的工作中，只要不造成文书档案的丢失及保证其不外泄就可，从而放松其工作要求，进而导致工作人员在归档及保存文书档案时不够规范、严谨，在实际工作中缺乏主动性、创新性，致使企事业单位文书档案管理工作存在一些质量问题。

2.企事业单位文书档案管理人员专业水准有待提升

在很多企事业单位，其文书档案管理人员专业知识结构不完善，欠缺专业技能，对文书档案管理工作造成了不小的影响，主要表现为以下两个方面：一方面，文书档案管理人员在处理文书档案业务知识时，由于知识结构不完善，加之对文书档案管理工作不重视、不熟悉，导致其在文书档案整理保存归档调阅方面存在不严谨、不规范的问题；另一方面，由于单位相关领导层对文书档案管理工作不够重视，使得文书档案管理人员缺乏相关的培训及学习机会，造成档案管理人员整体的水平较低，导致在文书档案管理工作中出现各种问题，如在文书档案管理流程上设置不科学、信息化的程度不高等，最终使单位文书档案管理水平不能得到更好的提升。

3.企事业单位文书档案管理整体信息化程度不高

现阶段，虽然电子化办公已经成为常态，但一些企事业单位文书档案管理信息化程度依然比较低，企事业单位信息化文书档案管理设备不足、负责档案管理的员工依然使用纸质档案等现象比比皆是。传统文书档案管理模式中的管理对象大多为纸质文书档案，尽管历史悠久，但其保存管理过程存在明显弊端。例如，存储安全性问题，即其很容易在保存过程中出现丢失、毁损等现象，且由于文书档案数量众多，文书档案的整理及调阅十分不便，从而直接影响了文书档案工作的整体效率。与此同时，一些企事业单位仍然采用人工管理的方式进行文书档案管理，在这个过程中极易出现由于人为操作不当造成的错误，从而影响文书档案工作的准确性，影响之后的文书档案查找工作。因此，应提升文书档案管理信息化程度，提高企事业单位文书档案管理质量。

4.企事业单位文书档案管理缺乏完善的管理制度

目前很多企事业单位文书档案管理制度极其不完善，其中主要表现为规章制度不合理、工作流程不规范及监督机制不健全，而不完善的管理制度会催生多种文书档案管理弊端，如流程不规范、整体水平较低、文书档案管理工作环境较差，从而影响相关工作的整体效率。比如，部分企事业单位档案文书价值非凡，具有相当高的收藏价值，对于这类文书档案管理的工作环境就有着特别的要求，但很多企事业单位选择了温度、湿度及安全性较差的房间进行文书档案存储，从而造成文书档案出现毁损或丢失，这对于文书档案管理工作的展开极其不利。

企事业单位文书档案管理工作质量的提升路径

改变企事业单位文书档案管理层的态度

所谓事异则备变，信息技术的飞速发展使社会各行各业时刻都在发生变化。为了紧跟时代步伐，提升企事业单位在现代市场环境中的影响力，相关管理领导层必须及时摒弃不合时宜的管理理念，勇于探索并不断革新自我管理能力，以全新的态度及具有时代性、发展性的眼光看待文书档案管理工作。基于此，为提高领导层对企事业单位文书档案管理工作的重视程度，需要从以下两方面做起。一方面，相关领导层应了解文书档案管理对开展实际业务的意义，正确认识文书档案管理工作，并在此基础上重视企事业单位文书档案管理工作；另一方面，除了企事业单位领导层外，普通员工也需要改变对文书档案管理的态度，普通员工应提高对文书档案管理工作的重视程度，在实际工作中，熟悉相关工作的具体内容及具体流程，认真对待文书档案管理工作的整理、归档、保存及调阅等环节，并结合工作经验对文书档案管理工作提出创新性意见，从而提升企事业单位文书档案管理工作的整体质量。

提升企事业单位文书档案管理人员综合水平

对于企事业单位而言，提升其文书档案管理整体质量，与相关工作人员的综合水平息息相关，因此企事业单位应采取多种措施，如培训等，提升工作人员的综合水平。

第一，企事业单位应重视培训工作。针对负责文书档案管理的人员，应定期进行文书档案管理的相关培训工作，培训的内容主要包括文书档案管理专业知识、文书档案管理工作流程及工作内容、计算机操作水平等，从而使负责文书档案管理人员的专业能力得到有效提升，进而提高文书档案管理工作的整体效率；同时，对于相关管理层人员，应加强其培训工作，提升其管理水平，在培训的内容设置方面，可以从如何更好地指挥员工对档案内容进行管理，如何提升整个文书档案管理工作的效率及保证其工作质量等入手，从而强化相关管理人员的管理能力。

第二，提高文书档案人员的规范性和严谨性。企事业单位的文书档案管理工作有着复杂性、严谨性等特征。因此，对工作人员自身综合能力的要求更为严格，即要求负责文书档案管理工作的员工以严谨、认真、规范的态度进行工作，并设置监督机制，在相关的工作流程上做好规范，以使工作中的失误不断减少，保障文书档案管理工作的顺利进行，最终提升文书档案管理工作的整体质量。

提升企事业单位文书档案管理信息化水平

随着现代信息技术应用的逐渐成熟以及信息化市场规模的不断扩大，信息化管理成为新时代各行业的重要任务之一。以医疗机构为例，当前已公布的最新信息显示，中国医疗信息化市场自2017年至2020年，已快速增长240亿的规模（见表2）。相应的，文书档案管理也不断朝着信息化方向发展，工作效率及质量得以完善。因此，企事业单位应逐步由原来的传统文书档案管理转为信息化文书档案管理，这是与时代发展相契合得更为高效的一种管理方法。为此，提升信息化水平应主要做到以下几点。

表2 2017—2020中国医疗信息化市场规模（数据来源：中商情报网）

第一，为最大程度清除传统纸质文书档案管理模式中存在的弊端，相关企事业单位应尽快提升自身文书档案管理信息化进程，将管理重点延展到建立健全数字档案信息库与网络管理平台上。完善的网络平台能为档案的保存、查询及调阅提供极大的方便，因此要进一步发展数字档案，顺应时代。这对文书档案管理工作质量的提升将有重要意义。

第二，企事业单位应改变以往僵硬、陈旧的管理方式，采用个性化、动态化管理。比如采用以数字分析方法为基础的文书档案存储方式，这种方法功能丰富，高效便捷，有助于提升企事业单位动态化的文书档案管理工作效率及整体质量。

完善企事业单位文书档案管理制度

企事业单位在工作流程规范、监督机制等规章制度上的漏洞，是阻碍新时代文书档案管理工作优化的重要因素。为提升文书档案管理质量，相关管理从业者必须根据企事业单位自身的发展实际及未来优化方向，对档案管理制度进行整体性的改进完善。一方面，企事业单位可结合以往的文书档案管理相关经验，就其存在的问题进行剖析，对其中所涉及的文书档案管理规章制度、工作流程及工作内容等进行规范，以解决文书档案管理工作中存在的问题，使企事业单位文书档案管理工作高效进行；另一方面，应进一步健全文书档案管理的监督机制，其中主要包括对文书档案管理工作人员工作状况的监督、工作环境的监督，如果发现其中存在问题，就需要进行严肃处理，避免文书档案管理工作出现纰漏。

企事业单位在发展过程中，形成了种类丰富、数量庞大的文书档案，这些文书档案对其自身发展有着重要意义。但部分企事业单位文书档案管理仍存在诸多问题。文章结合现阶段企事业单位文书档案管理现状，对其中存在的问题进行分析，在此基础上提出相应建议，以便为提升企事业单位文书档案管理质量提供简要的理论借鉴。