高校仪器设备购置前管理措施探讨

李艳伟，方三华，宋兴辉，黄 琼，刘 丽，王佳佳

（浙江大学医学院公共技术平台，杭州 310058）

0 引言

大型仪器设备既是高校最重要的资产，也是确保当前高校教学、科研、技术开发等工作顺利开展的基础性条件和重要物质保障［1-2］。进入21 世纪后，通过国家多渠道专项经费的投入，高校的大型仪器设备水平有了很大的提高，大型仪器设备的存量资产大幅度增加。为提高科研经费的使用效益，杜绝购买设备闲置，需要进行充分的前期购置调研，根据实际科研需求、有限的经费以及技术投入等来购置性价比高的仪器设备［3］。因此如何提高仪器设备科学调研、论证和减少国家资源浪费是仪器设备购置前的重要课题［4-5］。在新时期背景下，面对“双一流”建设，我校医学院公共技术平台自2010 年成立10 年来［1］，在大型仪器设备购置管理方面进行了诸多的探索与创新。

1 高校仪器设备购置前调研的依据及作用

随着国家对于高校经费的不断投入，高校仪器设备采购的数量以及规模越来越大。为提高经费的使用效益，《国务院关于国家重大科研基础设施和大型科研仪器向社会开放的意见》（国发［2014］70 号）［6］，《教育部办公厅关于加强高等学校科研基础设施和科研仪器开放共享的指导意见》（教技厅［2015］4 号），强调各高校统筹管理现有科研设施与仪器，避免重复购置，杜绝闲置浪费现象，切实提高科研设施与仪器的利用效率和效益。

为更好地监管经费的有效利用，高校制定并不断完善了设备资产管理办法，明确了仪器设备购置可行性论证流程和要求，为做好仪器设备购置依据及前期调研，合理规划经费分配、开展科学的可行性论证提供保障，是仪器设备购置前的必要程序［7］。

2 高校大型仪器设备购置的现状

2.1 对设备购置前期调研的重要性重视不足

很多提出设备购置的申请人或者采购人对仪器购置前的调研论证工作的重要性认识不足［8-10］，只根据自身科研需求提出设备技术参数，不参与设备购置前的技术参数调研、市场使用情况调研，认为这是一个“跑个腿”“填个表”“盖个章”的简单流程。这样很容易出现材料准备不充分、填写表格不认真，对必要性、可行性等内容未进行充分调研和分析等［11-12］。导致论证工作推进速度缓慢，降低了效率。或导致在争取经费的过程中被淘汰，影响了仪器的购置［13］。

2.2 采购分级管理职责不明确

有些高校或下属部门虽然设置了采购管理各个环节的负责人，但没有明确具体执行职责，所以在设备购置前的调研以及论证、采购工作中会出现盲目完成任务，工作推诿不重视，经费分配不合理，采购计划不能有效执行等［5，13-14］。

2.3 管理制度及管理体制不健全

由于高校现有的设备购置前相关管理条例本身不完善或在按条例执行时不规范，从而导致设备购置出现一些问题。如有些供应商给用户提供设备试用，从而进一步将设备卖给用户。又如有些供应商直接和用户私下事先达成购买意向。这些都有悖于竞争性采购招标的公平交易，造成重复购置或购置后长期闲置等，影响了经费的有效利用和仪器的正常使用［1］。

2.4 大型仪器购置前论证不充分

由于大型仪器设备购置前没有做好充分的调研工作和论证，盲目购置、重复购置、甚至某些大型仪器设备仅为某个课题或课题组购置，以致仪器使用率和共享率极低，造成资源的极大浪费。

3 大型仪器设备科学有效的购置前管理措施

3.1 规范平台仪器采购管理

设备购置前的调研论证工作是设备采购环节中的重要部分，在合理利用经费的情况下，必须做好大型仪器设备购置前的调研和论证工作。为此，我校医学院公共技术平台自成立以来不断完善设备购置前的调研和论证工作并制定采购计划，从而有效避免了经费的浪费，保障了设备购置的效率。

（1）创新仪器购置前工作流程及制度。大学仪器设备是高校教学、科研和技术开发的重要物资保障，也是确保高效开展工作的基本手段。如何提高经费使用效益和减少资金浪费是购置仪器的重要方向。显然，创新仪器购置前流程和采购制度，为能够采购性价比高的仪器设备提供了依据和保障［1，3］，对此平台建立了大型仪器设备购置工作流程（见图1）以及医学院公共技术平台对仪器设备的管理规定。

图1 平台大型仪器购置前工作流程

（2）明确设备购置前分级管理职责。医学院公共技术平台自成立以来，始终坚持明确的采购分级管理（见图2），特别明确了采购前各个环节的相关责任人，提高采购的有效性。平台由教授委员会、科研办、平台管理小组的三位一体模式管理（见图3），通过这一管理模式创新，进一步明确平台购置仪器的职责，保证了经费的有效利用和平台的高效运转。

图2 仪器设备购置前分级管理流程

图3 仪器采购管理架构

3.2 平台仪器设备购置前措施

（1）充分的购置前调研。对于学院院务会同意购置的大型仪器设备，由各分平台负责人组织仪器调研小组对需要购置大型仪器设备技术参数、使用情况、服务对象及供应商售后维护情况进行调研（仪器购置前调研内容：排序；提出申请平台或PI；拟购置仪器设备名称；生产厂商，型号规格，购置数量，单价（万元），总价（万元），需求（更新／新增），购置理由／必要性，技术指标，售后（保修说明），主要服务学科，预计年机时数，预计年测样数，预计年均服务师生人数，拟放置地点，原设备购置年份，原有设备情况和使用率（年机时、测样数等）。）。根据调研情况出具调研报告并向公共技术平台管委会进行汇报确定仪器购买意向。

（2）主动跟踪仪器发展。为进一步了解需购置的大型仪器的最新功能和最新技术，平台每年定期举办大型仪器设备供应商交流会，交流仪器设备的新发展趋势和方向以及新功能和新技术，使平台可以更充分了解仪器设备的最新发展、功能及技术模式的情况，提高了平台跟踪大型仪器发展的能力，使平台成为广大师生了解大型仪器最新技术的窗口，从而更好地服务于教学科研，进而保障了大型仪器设备的使用效益。

（3）筛选DEMO（展示试用）机。为更充分了解需购置的仪器设备的实际运行情况，平台请仪器设备供应商提供相关仪器到平台作为DEMO（展示试用）机，提供给用户使用。平台实时收集了解DEMO 机在展示期间使用情况与用户反馈意见和建议，这些参数都将作为今后采购仪器的主要参考指标，从而保证仪器设备购置的可靠性。（仪器DEMO 机使用报告：DEMO时间长度（天）；申请平台；DEMO 仪器名称；运行机时数（h）；服务用户数；服务范围及检测项目；用户反馈意见结合用户实验，从仪器软件操作、硬件使用性能等方面；反馈DEMO机使用意见与同类仪器比较DEMO机的优点、缺点。）

（4）严把购置论证关（见图4）。平台组织由提议教授、学科领域内专家形成的论证小组，根据平台发展规划、对学科发展的支撑、服务范围、已有仪器设备状态，对包括购置理由、效益预测、型号选择、安装及使用条件等进行论证把关，避免重复购置和盲目追求多功能、高指标，从源头上保证资产和资金的合理使用，保障科研经费的使用效益。

图4 仪器论证审核流程

4 平台仪器设备采购成效

通过完善购置前流程及采购制度，加强了平台大型仪器设备的采购管理，使之有制度可依。通过明确设备购置前分级管理职责，促进了大型仪器设备的合理采购、运转和开放共享。通过充分的购置前调研、主动跟踪仪器发展、筛选DEMO（展示试用）机、严把购置论证关，确保了仪器购置的效益，使这些仪器设备在全校同类仪器的使用率排名中始终名列前茅，闲置率约为零，为科研经费的有效使用发挥了作用。

经过10 年的发展，平台在985、211 工程以及双一流建设的大力支持下成立并运行至今，现有仪器设备264 台，设备资产达1 亿余元。10 万元以上大型仪器设备107 台，其中10 万元以上50 万元以下设备60台，50 万元以上200 万元以下设备37 台，200 万元以上设备10 台。累计服务课题组达749 个，服务用户数达4 409 个，服务总机时达50 万h，支撑省部级重点实验室达15 个，支撑重点科研项目达700 余项，支撑优质论文发表445 篇，为校内外的科研教学工作和临床科研提供优质、高效和专业的技术服务。

5 结语

随着科技快速发展［3］，大型仪器设备购置是已成为我校“十四五”规划的重要内容。因此，资金与设备资产的合理配置将促进资源的有效集成，而大型仪器设备购置前调研论证工作是其中重要的环节，只有充分考察已有设备资源的使用开放情况，充分调研设备及技术的新发展和新应用领域，合理统筹，同心协力［13］，才能有效加快“双一流”建设，推动“十四五”规划的发展。我校医学院公共技术平台将不忘初心，牢记使命，以精准服务“双一流”建设和“十四五”发展为引领，以坚持“高效、优质、完善、提高”为服务宗旨［6］，以合理利用资金购置合适的仪器设备为抓手，全面推进平台高质量发展，为高等学校的发展建设添砖加瓦。