物资采购审计方式探究

姚彦如

(广州医科大学 审计处，广东 广州 511436)

1 A高校物资采购审计的发展

A高校的物资采购是指学校以合同方式有偿取得货物、工程和服务的经济行为。物资采购审计,是指学校内部审计机构依据国家有关法律法规对学校及所属部门，单位物资采购的真实性、合法性和效益性进行的审查和评价。

1.1 探索阶段

根据广东省教育厅2006年发布的《广东省教育系统物资(工程、服务)采购审计办法》，学校2007年制定了物资采购审计办法，这是开展物资采购审计工作的基本依据。

在此阶段，A高校物资采购审计的范围为单项(个、件)或同类批量采购预算金额在五万元(含)以上且十万元以下的具体某项物资采购的审计。具体包括建设工程材料、教学科研设备、各类办公设备、图书教材资料、后勤生活物资、各种用品用具及医疗器械药品等物资的采购；各类基建、维修、网络等工程和软件开发、园林绿化、卫生保洁、设施维护等服务的采购。由于十万元以上的采购事项属于校内招标范围，按学校招标有关程序或政府采购程序办理，不属于采购审计范围。采购审计的开展，在保障学校非招标、大额采购方面发挥了一定积极作用，有利于加强支出监管和提高资金使用效益。

1.2 完善与发展阶段

1.2.1 加强制度建设

2020年，依据2016年实施的《广东省教育系统物资采购审计办法》等上级有关政策，学校对物资采购审计办法进行了修订,完善了审计程序和审计内容，并且将学校的物资采购审计分为采购专项审计和采购常规审计两种模式。

第一，采购专项审计是有重点、有目的地将某物资采购部门、环节或物资品种纳入年度审计计划，形成特定审计项目，并实施相应审计程序的审计模式。

第二，采购常规审计是指对单项(个、件)或同类批量采购预算金额在五万元(含)以上的具体某项物资采购的审计，审计人员参与监督采购的全过程或者部分重要过程，实现物资采购审计的日常化。

新制度的实施，为未来开展物资采购专项审计提供了制度保障，为推进物资采购领域的审计全覆盖提供了可能。但由于审计资源的限制，在此阶段，A高校内部审计部门未能开展采购专项审计，仍然只开展采购常规审计。

1.2.2 优化工作流程

结合OA办公系统，学校内部审计部门上线了采购审计OA流程。具体程序如下。其一，业务承办部门通过学校OA系统的“采购审计申请”提交申请，说明采购的理由、要求、配置、预算等情况，并上传询价函和3家(含)以上供应商盖章确认的报价资料。经过市场调研(货比三家)，选择质优价廉、服务好的供应商，提出拟选择的供应商及理由后，交使用部门确认。其二，经业务主管部门审核和经费归口管理部门落实资金来源后，送达内部审计机构进行审计。其三，内部审计机构核对相关资料是否齐全、有效。对资料不全的暂不受理，相关资料退回业务承办部门，待资料补齐后再进行审计。其四，送审资料受理后，内部审计机构应及时进行审计，提出审计意见。经分管业务校领导审批后，呈报校长审批。

1.2.3 物资采购审计完成情况

从表1中的近三年统计数据看出，A高校完成物资采购审计的数量无明显增加，但随着学校的不断发展和高水平大学建设等资金规模扩大，金额逐步加大，审计发现问题和提出的建议相应增加，物资采购审计发挥着更加重要的作用。例如，2019年针对四份科研经费采购的审计项目，经向喀斯玛电子商城了解情况，并从信息中心调取后台数据进行分析后，指出了商城运行以来在科研经费管理、商城外采购、结算环节三个方面存在的问题，提出审计建议并出具了专门的审计报告报送学校领导。根据审计建议，相关职能部门优化了商城外采购的流程，提高了管理水平。

表1 物资采购审计完成情况

在此阶段，物资采购审计一定程度上提高了工作效率，在加强支出监管、提高资金使用效益、规范采购行为等方面发挥了更大的积极作用。同时也不难看出，与上级的新要求、新形势存在差距，在采购常规审计工作中也存在不少问题和困难。

2 转变物资采购审计工作方式的背景

2.1 上级关于内部审计工作的要求与导向

2018年审计署颁布实施的《审计署关于内部审计工作的规定》中第五条指出“内部审计机构和内部审计人员不得参与可能影响独立、客观履行审计职责的工作。”

2019年广东省实施了《广东省内部审计工作规定》，在第十四条中对国家的这一要求进行了进一步细化和明确，指出可能影响独立、客观履行审计职责的工作包括“会计、出纳等财务管理业务；资产、资源等分配、处置、管理；投资、基建管理；采购、招投标、合同管理；其他可能影响独立、客观履行审计职责的活动。”

在此基础上，广东省教育厅在2019年发出的《关于认真做好2019年教育审计工作的通知》中提出学校要“创新审计工作思路和方法，适应新形势、新要求，调整工作思路……要聚焦主业主责，明确内部审计的职能定位，清理、剥离与审计职能无关的财务审核、工程预算结算审核、采购与招投标审核、合同审核、询价定价等日常各类业务审核工作，突出内部审计的监督、评价、建议主责，切实做好本职工作”，同时要求“加大专项审计工作力度，突出重点领域”，推动政策贯彻落实，提升办学水平。

2021年10月23日，全国人民代表大会常务委员会通过了《中华人民共和国审计法》，新增加的第十四条要求“审计机关和审计人员不得参加可能影响其依法独立履行审计监督职责的活动，不得干预、插手被审计单位及其相关单位的正常生产经营和管理活动”，进一步强调了审计的独立性。

此外，在上级审计机关每年开展的全国内部审计统计工作中，采购、合同等日常审核类工作量不属于统计范围，国家统计口径引导审计工作方式向专项审计转变。

2.2 提升学校内部管理的需要，提出待解决的问题

多年来，物资采购审计的开展，在保障A高校非招标、大额采购方面发挥了一定积极作用，有利于加强支出监管和提高资金使用效益。但是在实践中存在以下问题。

2.2.1 停留在审核把关职能

采购审计停留在采购前的审核把关职能，内部审计部门通过审核询价单、报价单、预算审批等资料出具审计意见，业务承办部门根据审计意见执行接下来的采购程序,一定程度上参与了采购事项的决策，影响了审计的独立性。同时，业务部门形成了审计是采购审批的一部分，审计不通过就无法采购的印象。

2.2.2 对重要、重大采购事项监督不足

其一，随着学校采购规模的不断扩大，采购审计金额在学校每年上亿资金的采购规模中占比很少；其二，采购审计对学校采购活动的审计覆盖和监督力度不足，与上级关于重大采购事项进行全过程审计的要求差距较大。按照制度和内部控制的要求，物资采购审计工作应从采购需求、采购过程(包括计划、价格、招标、合同等)、采购验收、采购经费管理、采购效益、采购审计后续情况等方面进行全过程审计。学校目前对采购过程的评价和监督只停留在采购前和采购中，没有涉及采购后的验收、效益等环节。随着高水平大学建设等项目的推进，学校比较重视物资的采购，能否完成专项资金的支付率等硬性指标，而对于采购验收完成后，物资设备是否有合理使用、使用效率是否偏低等问题缺乏有效的评价标准和监督管理，导致很多高精尖的科研仪器设备被闲置，未发挥出应有的价值。

2.2.3 采购审计流程执行效果不佳

一是采购审计流程未能嵌入合同签约流程，存在内部控制漏洞，部分采购事项在支付费用时才补办采购审计流程，耗费了审计时间和精力；二是无法跟踪审计意见的执行情况，审计程序往往流于形式，同类问题反复出现，影响了审计效果；三是采购审计流程与采购申请审批流程存在部分重叠，业务承办部门和使用部门负面反馈较多；四是在学校新的采购办法实施后，10万元以下的采购申请将由使用部门各自提交，采购归口管理部门的职责包括了采购项目的采购论证、采购需求审核、合同审核和项目执行情况的监督检查，目前采购流程的功能与其重复，违背了精简审批、优化流程的总体要求。

2.3 拓展审计方法的需要

在采购常规审计时，由于属于采购审批流程的一个环节，审计时间压力较大，通常只是审核送审资料，加上所采购的物资具有一定专业性，对于采购的必要性、采购价格的合理性、供应商选择的合理性等难以做出实质性的准确判断，只能在形式上检查是否符合程序要求，缺少有效的信息化审计手段，难以发挥审计的实际作用。

3 转变物资采购审计方式的预期效果

3.1 强化审计独立性，聚焦审计职能

取消了采购常规审计后，A高校内部审计部门可以避免参与到可能影响审计独立性的审核工作中，更好地聚焦主业主责，进一步明确了内部审计的职能定位，突出内部审计的监督、评价、建议主责，将有更多的时间和精力做好本职工作。

3.2 扩大采购审计覆盖范围和力度

转变工作思路，将有限的审计资源集中在重点采购品种、采购环节或部门，探索创新审计形式和审计内容，促使有关上级政策措施和学校制度得到有效贯彻落实，防止审计程序流于形式，消除采购过程中的监督盲区，充分发挥审计“温度计”“体检表”的职能作用，更好地预防风险，提高学校的管理水平。

例如，未来可选取试剂耗材、科研设备等特定的采购品种，或者选取重点采购环节、采购部门开展专项审计，从采购前、采购中、采购后的全过程进行审计，起到全面的评价和监督作用，同时注重审计结果运用，真正发挥审计效用。

再如，物资采购计划审计是对采购计划中所列的物资价格、数量、质量、采购方式的合理性，以及供货商选择的真实性、合理性和有效性等进行的审计。审计人员在进行采购专项审计时，除了审核程序是否合规、资料是否齐全，可以关注使用部门的需求是否合理，可以选择将确实的需求作为物资采购审计的重点，关注采购需求的理由是否合理，采购计划依据是否得当，采购申请所要求的技术指标是否明确，可有效增加采购审计的覆盖面，提高审计监督的有效性，从而从源头避免所采购的物资闲置浪费。

3.3 通过落实整改，发挥审计实效

开展采购专项审计，使得内部审计部门可以运用审计项目的管理方式，对审计发现问题实施对账销号清单管理，建立整改情况台账，可以持续跟进整改情况，对照问题清单逐一核实，细化整改工作。通过落实审计整改，真正发挥审计效果。

3.4 提高信息化水平，增强审计效率

在专项审计过程中，内部审计人员可以有空间拓展审计方法和技术，对未来采购审计工作可以考虑从以下三个方面提高信息化水平：一是建立物资采购审计的信息管理系统，整合学校采购数据信息，以方便审计人员进行搜索和分析。有效利用大数据分析、数据挖掘技术等新兴技术排查潜在的风险和问题，提高物资采购审计的效率和效果；二是对接各相关职能部门的物资采购数据。梳理各物资采购相关部门的关系，确定各部门为审计工作提供的数据类型和数据格式，将各部门的数据接口标准化；三是要努力提升内部审计人员的信息化水平。克服审计人员思维上的惰性和工作上的惯性，提高审计人员对信息化审计重要性的认识，定期组织审计人员参加有关信息化处理、计算机审计等方面的培训，推动传统的审计手段和方式向信息化审计方向转变。