民办高校档案管理与教学评估<br/>——以陕西国际商贸学院为例

民办高校档案管理与教学评估
——以陕西国际商贸学院为例

2022-08-29陕西国际商贸学院刘雪宁

办公室业务 2022年16期

文/陕西国际商贸学院刘雪宁

党的十八大报告明确要求“努力办好人民满意的教育”“努力提高教育质量”“推动高等教育内涵式发展”。党的十八届三中全会通过的《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》进一步强调，推动高等教育内涵式发展是党中央在我国由高等教育大国向高等教育强国转变的关键时期对高等教育作出的重要部署。促进高等学校步入以提高质量为核心的内涵式发展道路是一项系统性的工程，教学评估是其中的关键抓手。教育部开展的高等学校本科教学水平评估是对各高等学校教学质量和学校综合能力的全面检查，通过评估可以加速教育教学改革的速度，提高本科教学的质量，使高等教育更加适应社会发展的需要。我国实施高校本科教学评估制度从1985年开始至今，已有30多年的发展历史，经过了试评估阶段（1985～1993年）、系统化评估阶段（1994～2002年）、全面推进制度化阶段（2003～2008年）及进一步改革完善（2009～今）四个阶段。审核评估是2014～2018年针对已通过本科教学工作水平评估的高校展开的，目的不在于划分优劣，而偏重于经验借鉴和促进提升。

陕西国际商贸学院2007年顺利通过“水平评估”，2008年升格为本科院校，2012年被批准授予“硕士学位”资格院校，2015年以“优秀”通过评估，以上评估工作顺利通过了教育部评估专家的审核，档案资料提供了很重要的佐证，也更好地促进了学校档案工作的发展。

一、民办高校档案管理与教学评估的关系

（一）高校档案为教学评估奠定基础并提供重要依据。1.高校档案是教学评估的基石。陕西国际商贸学院于2015年10月接受了教育部组织的本科教学工作合格评估（简称教学评估）。依据教育部颁发的《本科教学工作水平评估指标》进行的，其中44个观察点和1个特色项目均需要学校档案材料作为支撑证明，体现各项工作的真实性。从迎接评估的准备阶段、自评自查阶段、专家进校阶段到最后的评估整改阶段，学校各部门均能按计划、有条理地做好各项评估工作，提供比较规范的档案材料，供专家组现场考察，最后以“优秀”顺利通过专家组的检查。学校通过这次评估，进一步证明了民办高校档案是教学评估最重要的佐证材料，从各方面、全过程见证了学校教学评估的历程，当之无愧被誉为教学评估的基石。2.高校档案是教学评估的重要参考依据和凭证作用。陕西国际商贸学院是一所由步长制药独资创办的全日制普通本科院校。学校成立于1997年，从刚成立的“陕西国际商贸专修学院”（助学机构），到2002年的“陕西国际商贸职业学院”（高职院校），再到2008年的“陕西国际商贸学院”（本科院校）；2017年荣获“研究生联合培养示范单位”。从当初200多名学生到现在的17000多名学生；从最初的5个专业到现在的54个专业；刚成立时，学校仅有20多名教职员工，现有教职员工1000余人，具有硕博学位的682人，高级职称292人；从当初的60多亩地到现在的13000余亩占地面积，学校的发展历程，均在档案室里留下了足迹。作为伴随着学院一同走过20多年的档案人，笔者亲身感受到学校的发展变化，见证了学校的光辉历史。2007年，学校通过“水平评估”，2015年10月通过“合格评估”，从2018年至今准备新一轮审核评估，结合学校前两次迎评工作的实际情况，截取部分档案利用案例，再次体现高校档案工作的意义和作用。准备阶段：2015年3月，学校成立迎评工作领导小组，正式开启迎评促建工作，在此阶段，学校档案为评估准备工作提供了很重要的参考凭证。评估工作阶段：2015年5月～10月，学校评估工作全面展开，按照学校迎评工作部署，档案部门根据学校的领导小组工作部署，做到评建工作开展到哪里，学校的档案工作就跟随到哪里。特别是为编写《媒体上的陕商院》及建设校史馆，学校档案提供了很多的档案资料、照片资料等，充分展示了学校的发展历程，得到专家组的充分肯定。评估整改阶段是教学评估工作的核心阶段，根据评估专家工作组反馈的意见进行整改，做好整改报告，其中档案支撑材料又一次发挥作用，保证评估工作开展顺利。

（二）教学评估有力促进档案建设工作稳定发展。1.教学评估增强了员工档案意识。通过学校教学评估工作，学校员工整体档案意识有所提高，原来在大家的认知中，档案工作就是档案管理人员的事情，特别是在收集科研档案的时候，很多教师认为是个人的项目，不愿意给学校档案部门提交，通过这次评估后，好多人都会自愿把科研项目立项、结题等材料提交到档案科；甚至有的部门领导主动邀请档案人员去他们部门对档案管理工作进行培训，进一步规范档案管理工作。2.教学评估确立了档案工作的主体地位。档案工作的主导地位需要为学校做出一定贡献才能确立。在学校教学评估阶段，档案部门从大局出发，提前安排、主动提供服务，积极为各部门提供评估所需要的档案材料，满足各部门评估工作的需求，以结果为导向，让大家感受到档案工作的重要性。让那些平时欠缺档案意识的人们，从内心认识到档案工作是教学评估不可或缺的重要部分，如果没有档案工作，教学评估将会是另外一种结果。3.教学评估检验了档案工作的质量和效果。教学评估对于学校的发展，其重要性不言而喻。评估专家组进校考察，一方面是查看学校的办学条件，也就是学校办学的硬件建设和师资条件、实验室建设等；另一方面是查看评估的支撑材料，档案部门需要按照评估指标体系为专家提供近3年各部门的相关档案材料，其中有相当一部分档案资料需要按照评估指标体系重新进行整理、分类、编目、装盒，其内容包括学校各个部门工作的方方面面，作为“佐证”和“依据”条分缕析地提供给专家组查看。所以说，教学评估是对档案工作的一次大检阅。

二、通过教学评估发现高校档案管理问题

（一）档案原始材料欠缺系统性、完整性。通过教学评估工作，发现学校档案管理工作欠缺系统性和完整性，档案材料普遍存在“少归”“多归”和“乱归”的现象，对高校教学评估影响很大，具体情况如下：1.档案材料“少归”。档案材料“少归”是档案信息资源缺失的主要原因。例如，上行文需要有请示，有批复，再有执行过程，但在档案部门归档时，有的缺少上级部门的请示或者批复，只保存了学校在完成此项工作的过程材料，或者学校的重要管理文件；还有部分员工对重要的档案资料由于经常使用而不及时提交，导致部分应该归档的资料“落入民间”；这些都直接导致档案材料“少归”。2.档案材料“多归”。档案材料“多归”，是档案管理者把不需要归档的文件资料按照归档要求进行了归档，造成资源浪费。增加了档案管理人员的负担，对教学评估有较大影响，主要源于对档案管理者缺少专业的培训。另外，部分档案人员工作敬业程度欠缺，对提交的档案没有进行严格把关，也没有认真检查，就直接归档了，这些都会导致档案材料“多归”。3.档案材料“乱归”。档案材料“乱归”是指材料没有按照档案工作的分类进行系统整理，组卷混乱，教学类、科研类、综合类等归档期限不明确，把该归入长期的文件归为短期，把该归入永久的文件归为长期，归档文件中欠缺签字或者盖章的就装盒归档了，这些都会导致档案材料“乱归”，“乱归”现象对教学评估影响很大。

（二）档案材料管理体系欠缺制度化、标准化。任何时候，干任何事情都要有制度、有标准，无规矩不成方圆。档案管理更是如此。在教学评估工作之前，很多学校欠缺系统的档案管理制度和一套标准化的档案管理体系，导致很多重要档案资料“落入民间”，不能及时归档。没有制度的约束，档案工作人员工作积极性不高，仅仅满足于将工作“干完”，而不是“干好”，严重影响了档案工作的质量。档案资料从开始的收集、整理、分类、编码、归档到后面的分析、研究、统计等工作是一项规范的动态管理的系统工程，任何一个环节的缺失都将影响档案材料的质量，进而影响学校的教学评估工作。

（三）档案管理信息化有待提高。当前，各高校档案管理信息化迫在眉睫。陕西国际商贸学院未跟上档案管理现阶段工作的信息化发展，档案管理设备陈旧、老化，导致出现档案陈旧、部分纸质档案破损、照片损坏等问题，都给档案管理带来不利的影响。学院至今仍沿用以前的老方法收集、整理、存储、调阅档案。档案以纸质档案为主，电子档案为辅。虽然利用电脑办公，但相关配套设施不齐备，档案工作还是以档案管理人员手动录入为主，沿用传统的人工操作模式，相关数据的录入和对比效率不高，信息化水平不高，档案信息的归集整理精确度不高，使学校整体的档案管理工作效率不高。

三、全面提升档案管理工作的思考

（一）提高民办高校档案管理认知，增强全员归档意识。在平时的工作中，档案管理得不到大家的重视和认可，档案部门应利用教学评估工作的契机，积极宣传档案工作，用档案工作的业绩为各部门提供方便和服务，同时开展档案宣传活动。当然，仅靠档案部门的行动是远远不够的，作为管理档案工作的领导，更应该利用各种场合去宣传档案工作的重要性，让档案工作融入全体员工的工作中，提升大家对档案工作的认知，让员工有归档的意识和自觉性，变被动收集档案为主动提交档案，让他们体会到档案取之于员工、用之于员工的好处；同时，档案管理人员要提升个人业务工作水平，积极开展档案的开发和利用工作。

（二）建立健全档案工作目标责任制，完善档案管理制度。档案工作的制度化、规范化和经常化是评估工作制度化、规范化和经常化的强有力保障。正如江泽民所说：“档案工作有它的特点，就是平时不起眼，也不引人注目，但是，一旦你需要时，如果平时工作没做好，临渴掘井，就悔之晚矣！”当前，档案管理普遍缺乏一套适应学校改革发展新时期现状的、较为完备的规章制度。档案管理头绪众多，相关规章制度不完善，容易产生管理上的无序，影响管理的权威性。从档案管理工作来看，主要表现为缺少档案管理工作考核机制。承担工作任务的轻重和多少在薪酬上不能成正比关系，从而挫伤了工作量繁重的人员的积极性，工作量较轻的员工更是懈怠工作，影响了民办高校档案管理工作氛围。《普通高等学校档案管理办法》明确指出：对高校档案工作应实行“三纳入”（把档案工作纳入学校整体规划，列入领导议事日程；纳入教学、科研工作计划和规章制度；把文件材料的形成积累、整理归档纳入各项工作程序，列入有关部门和人员的职责范围）、“四同步”（要求布置、检查、总结、验收各项工作与布置、检查、总结、验收档案工作同步）管理制度。要将这个制度落实到位，必须建立档案工作目标责任制，明确高校主管领导是档案工作一级责任人，各职能部门和教学单位负责人是二级责任人，各单位兼职档案人员是具体执行人，学校档案管理部门负责监督和检查，使高校档案工作形成一种有人管、有人做、有人查的良好机制。

（三）按照评估指标体系，制订评估档案归档范围。教学评估指标体系包含学校各项工作的方方面面，指标体系只是观测点，支撑这些观测点的材料需要各个学校根据实际情况来确定，单靠档案部门来确定是不够的，需要联合教务处、评估中心、档案部门一起，既要考虑教学工作的实际情况，还要考虑评估指标体系的细则，更要考虑档案归档工作的范围。当然，在学校的所有档案工作中，教学档案是教学评估的重中之重，所以教学档案的归档理应成为重点，只有按照评估指标体系，明确归档范围，才能使档案管理工作科学有效，助力教学评估工作。

（四）开展档案编研工作，创建特色档案管理工作。大部分人认为，开展科学研究工作是教师的主要专项，档案管理人员只是对档案工作进行收集、分类、整理而已。实际上，档案的编研工作是很重要的一项研究工作，档案管理人员对学校各部门提交的档案资料进行收集、分类后，对有相同项目的材料可以进行统计、分析、最后形成有特色、有代表性的档案编研成果，通过这些成果的展示，方便教职员工在档案利用方面更加便捷，同时让大家逐步认可档案工作的重要性，帮助大家提高建档、存档、用档的意识。