基于业财融合的医院智能财务报账系统框架设计

陈 玭

随着医疗需求不断增长和科研教学任务不断加大，综合性公立医院的医疗、科研、教学业务量逐年递增，业务内容也日趋复杂，而财务核算效率制约着业务记录的准确性和及时性。在内部控制制度下，只有当报账人员熟悉报账制度，才可能一次性获取全部有效的报账单据，反之则会造成报账人员多次往返和财务人员反复审核的情况。重复录入、多次审核影响了报账效率，也增加了差错风险。医院财务部门虽然组织了定期财务制度集中培训，但由于难以全面覆盖，因此报账人员不熟悉报账制度和业务流程的情况仍然存在，财务人员对单项业务进行反复、多次审核的问题仍未解决。医院信息化系统开发偏重于医疗业务管理，财务核算软件相对独立，业务数据和财务数据之间缺乏有效联动。因此，如何打通数据，实现业财融合，提升财务核算效率是近年来医院管理者关心的重点问题。

一、现状分析

近年来，以“大智移云物区”为代表的新技术正在改变数据获取、处理、分析的方式，新技术提升了数据整合、加工、计算、传递、沟通、共享的能力、范围、速度和质量（秦荣生，2015）。《会计改革与发展“十三五”规划纲要》（财会［2016］19 号）中提出“要通过现代化的信息化手段，充分实现会计和业务有机融合”，业财融合、智慧财务、新技术与财务相结合因此成为了学者们关注的热点。业财融合是通过管理的延伸，让财务更懂业务，业务更懂管理，为资源配置的合理化提供帮助（王新宇等，2020）。业财融合是一个“业务牵引财务，财务支撑业务”的过程，通过业务和财务“双轮驱动”实现价值创造（王斌，2018）。财务和业务数据的采集、实时传递、即时共享等要依靠强大的信息系统支撑，实现全面整合才能为管理者提供有效的信息，提高管理效率，因此，业财融合的关键在于财务信息系统（陆兴凤，2018）。云服务为系统平台赋能，让业务驱动财务，能使财务提升效率、创造价值，持续迭代会让业务与财务更加高效（张金礼等，2021），财务云就是云技术与财务管理的融合（韩向东等，2021）。在技术的支撑下，业务流程、资金流转、数据流动有机融合，从而达到业务驱动下的业务财务一体化（程平等，2017）。费用报销是财务工作中发生频率最高的业务，相较于传统财务报销，在云平台上进行报销单据的处理，能有效提升报账效率（张真昊，孙玥璠2013）。在大数据与人工智能技术飞速发展的背景下，采用共享模式可以实现财务管理方式的创新（程平，赵敬兰2016）。智能报账、智能核算和智能运营服务等智能化应用场景在财务管理系统中得以实现（唐勇，2018）。为降低分散财务核算带来的高成本、低效率，财务共享中心以企业管理信息系统为基础打造集约式财务中心（蔡志伟等，2020）。智能化和标准化将成为财务共享服务中心转型的方向（陈虎等，2016）。财务共享服务中心智能化的前提是业务流程、财务流程的优化和标准化，这需要借助智能化的工具，目前的核心应用是在流程上（李闻一等，2019）。

目前，智能财务共享中心的研究主要以企业为对象，很少以医院作为具体案例开展研究。医院财务处理的业务具有政策性强，行业法规、制度更新快，资金来源复杂，开支范围和标准各不相同，服务对象广等特点。同时，医院信息化建设相较其他行政事业单位更早、更多、更细。在当前深化医改的背景下，医院的运营效率受到了广泛关注，财务管理系统作为能综合提供财务数据和业务数据的载体更是关注的重点。为解决不同区域子机构财务管理的统一性问题，很多医院推出财务共享中心，解决了组织内各分支机构核算统一、资金使用效率提升的问题，但并未解决获取业务数据的效率和准确性问题。同时，再造的智能财务共享中心以自身为数据中台，冲击了以HRP 为核心的业财一体化，使原来“由业务系统采集、校验、输出数据”变成“由智能财务共享中心负责”。智能财务共享中心将财务系统打造成中台，并重新建立采集、分类、定义等规则。原HRP 系统采用手工录入数据，而智能财务共享中心通过智能采集前端抓取业务数据或智能识别单据的方式输入数据。由于数据输入方式、路径不同，因此带来了HRP系统、财务系统重复处理的问题，也使得主数据的规则界定、数据采集、维护等面临新的矛盾，带来了数据冲突的可能性。

本文将智能技术与HRP 系统、财务管理系统结合起来，对物资流、报账流进行再造，让财务人员在HRP 系统中更高效地输入相关业务的多维数据，并采用先进存储技术将大量业务数据进行储存和记录。改造后的智能报账系统能在原有系统已实现的功能上，进一步完成业务数据的智能采集、线上审核、传输、存储、推送和自动记账，从输入端到输出端彻底打通，提升了医院财务报账的质量和效率。

二、医院智能报账系统

传统财务报账流程是在经济业务发生后，先由报账人整理报销单据，再经线下提交给负责人审批，然后送财务部门进行审核、报账。会计人员根据不同的业务类型、经费使用管理办法等对业务单据进行审核，审核通过后编制记账凭证，最后进行支付、报税等工作。会计人员在传统财务核算系统中主要负责编制记账凭证、明细账、总账和报表等工作。相较于传统财务核算系统的“线下传递、电子记账”，智能报账系统的设计目标是“实现线上报账并全过程记录”，因此需要对报账全过程进行需求分析和调研，然后针对存在的问题和实际需求进行流程梳理和再造，最后设计智能报账系统，为报账流程提供系统支持。

（一）需求分析及现状调研

国家卫生健康委直属公立医院是我国医疗机构的第一方阵，这部分公立医院均执行政府会计制度和行政事业单位内部控制制度，在经济管理的要求和流程设置上存在一定共性，其中又以综合性医院为主。综合性医院资金来源渠道多、业务涉及面广，因此本文选取国家卫健委直属综合性医院X 作为研究对象，通过收集资料、现场访谈、穿行测试、问卷调查等方式，对其报账流程、财务信息系统建设情况进行调研。

访谈从报账人员（业务数据生产者）和财务人员（财务数据生产者）两个角度展开，其中报账流程调研围绕各环节操作岗位、主要操作步骤、使用的信息系统、输入输出数据、待优化点等方面进行，并通过医院已有财务核算系统获取不同岗位凭证及相关附件。业务内容涵盖预算、物资、资产、资金、对账、税务、报表、档案、科研等方面，具体如图1 所示。

图1 访谈及穿行框架

数据分析从凭证汇总分析开始。首先，选取X医院2019 年1-5 月全部凭证，按照月份汇总凭证及附件对凭证编号进行整理，并按科目名称对各月份凭证进行首次分类筛选，然后对应至相关流程域。其次，对于无法按科目名称分类的凭证，则按摘要进行二次分类，并再次对应至相关流程域。至此，所有凭证均对应至相关流程域。接下来，从月份、流程域、月均凭证量、月每单凭证附件量均值四个角度进行分析，发现凭证的业务类型主要分布在收入收款域、采购付款域、费用报销域和资产管理域。凭证的业务领域分析为后续流程梳理和优化提供了数据支撑，具体分布如图2 所示。

图2 主要业务域分布图

调研中还发现了以下问题：①有88.65%的财务人员从事日常交易处理类工作，线下手工操作环节较多，如凭证与单据审核、手工匹配银行回单、登记银行日记账等；②标准化程度低使得系统之间互联互通较差，主数据分散在多个业务系统中，导致整体流程中数据断点较多，系统间的数据传输往往需要人工导入与导出并进行数据预处理，带来了不必要的差错风险；③由于流程统一性、标准化程度较低，各系统相互不一致，因此维护工作量较大；④系统缺失票据识别、账期管理等功能，限制了系统功能的发挥。

（二）流程再造

流程再造是通过变更环节设置并利用智能技术重新设计工作流程，使业务流程在服务速度、质量等关键指标上得到显著提高。

1．业务流程改造

伴随我国医疗卫生体制改革的进一步深化，药品、耗材取消加成，推行分级诊疗，转变医保付费方式等医疗改革措施相继出台，改变了医院原有资金来源和收入结构。同时，国家对医院运营管理、物价管理及成本核算等提出了更高要求，公立医院承受着巨大的运营压力。

医院信息化建设起步较早，但由于初期系统不成熟、缺少总体规划等原因，同时各系统由不同供应厂商提供，架构、开发语言、数据字段等均不相同，缺乏统筹和集成，因此“信息孤岛”现象较为突出。因为没有统一的标准和规范的业务流程与管理要求，系统间难以交互、集成和融合。顶层设计上缺乏统一规划导致数据分布分散，难以从深层次上对数据进行挖掘、分析，导致公立医院无法在提高医护质量、减少医疗差错、更好地服务病人等方面得到实质性改善。为了集成数据，也为了更好地进行资源配置，很多公立医院进行了业财一体化建设，构建了医院资源计划管理系统（HRP 系统），使得物资流、资金流能在系统内实现数据对接。

近年来热议的“中台”是一种数字化架构方式，但重运营行业的业务中台必须依赖规范的管理、完善的流程运行、数据基础良好的核心系统，脱离已有系统而单独建设的中台难以获取有效的数据支持。在已有系统中，HRP 系统从业务模块、业务流程集成和产品数据架构的完整性上都比财务核算系统更具优势。笔者认为，已有研究将智能财务共享中心设置为数据中台，在医院这类重运营的行业并不适用，医院需要依托已有的HRP 系统，通过优化业务流程和应用智能技术来提升系统整体的管理效能。

传统HRP 系统的运转是以流程为核心，以人工录入为数据输入方式。传统系统架构难以支持智能录入数据的方式，因此需要采用交互的方式来获取数据。智能报账系统仍在HRP 系统中进行主数据维护，但同时在HRP 系统外搭建智能数据采集平台，并通过标准接口来交互数据。这样的设计能在确保数据标准统一的同时，实现数据的智能化采集和采集效率的提升。

电子影像系统是一个智能采集平台，是集单据影像采集、管理、传递等功能为一体的信息系统，能与HRP、合同系统、智能报账系统、电子档案系统进行数据交互，其功能架构如图3 所示。具体来说，物资流通过电子影像系统采集，首先识别合同、发票、验收报告等结构化数据，然后向HRP 系统进行电子流运转，再由业财一体化生成财务数据或推送至单独的财务系统，其中合同系统对合同影像的提取数据进行校验。最终，电子影像汇总至电子档案系统。电子档案系统通过对比实物和电子凭证，进行匹配、核对和档案管理。与已有研究采取将电子影像系统与财务报账系统进行对接不同，本文是将电子影像系统前置于HRP 系统中，以便提升业务数据（HRP 数据）录入的效率和准确性。在进行物资验收时，电子影像系统采集验收单据和数据后传输给HRP 系统进行物资管理，可以避免使用大量人力完成手工录入和线下资料传递、审核等工作，同时还能降低数据出错的概率，提升了业务办理效率。

图3 电子影像系统功能架构

2．财务流程改造

报账除了涵盖差旅、科研、教学、培训等活动费用外，还会涉及医院的运营业务，比如收入收款业务、采购付款业务、存货与资产业务、薪酬业务。费用报账和业务报账都能反映医院整体经济业务的收支情况，所有经济业务都会形成单据并作为财务核算的依据。其中，费用报账的单据类型有各类发票、文件通知等，业务报账的单据类型有发票、合同、文件等。本文提出的智能报账的范围是涵盖了费用报账和业务报账的广义报账。

为了实现无现金结算、无人排队、单据电子化储存、过程可查等报账目标，财务流程改造主要围绕终端远程操作、在线电子审批、票据扫描电子传递、纸质单据扫描投递、报账进程在线可查等进行。

再造后的财务报销流程无需报账人在现场等待，实现了全程在线操作且进度可查。同时，银医直连加快了支付效率；工作留痕、过程透明有利于明确责任和控制监督。电子影像系统与智能报账系统交互流程如图4 所示。

图4 电子影像系统与智能报账系统交互流程

3．系统框架设计

（1）流程、功能框架

本文设计的报账流程由15 个主流程、126 个子流程组成，其中主流程包括收入收款流程、医保结算流程、项目经费流程、费用核算流程等流程。整体流程框架图如图5 所示。

图5 流程架构

智能报账系统功能架构主要包含三大内容：一是系统功能，主要包含报账单据、预算管理和发票管理三大功能；二是系统接口，智能报账系统需与其他系统进行交互，并保障数据在系统间的完整传输；三是系统基础配置，包括权限管理、表单配置、参数配置、流程配置、日志管理、公告管理等。报账系统功能架构如图6 所示。

图6 报账系统功能架构

（2）系统核心功能

智能报账系统涵盖了差旅报账、日常费用报账、项目经费报账、采购报账、收款报账等业务内容。数据获取从原会计人员手工录入延伸到了业务前端的数据智能输入。同时，内嵌的内部控制、凭证自动推送、银医直连支付等功能能够帮助财务部门进行账务处理和监督。智能报账系统实现了业务和财务数据的智能收集、处理、校验，满足了业务、财务、管理等全方位的需求。

智能报账系统的核心功能包括：①智能收付款。针对收款业务，经办人在收款认领平台进行收款认领后，智能报账系统自动生成收款报账单（并附有相应的流水信息），再流转至后续审核处理流程；针对付款业务，在供应商协同系统推送采购入库信息、关联入库单或出库单等报账信息后，自动生成采购报账单、付款报账单。②智能报账。针对项目管理模块推送的经费报账信息，系统自动生成项目经费报账单；针对商旅系统推送的商旅结算信息，系统自动生成商旅结算单；针对一般费用报账业务，经办人在智能报账系统提单后，系统自动生成一般费用报账单；针对差旅报账业务，经办人提单时关联商旅订单，系统自动生成差旅费报账单。③智能借还款。针对借、还款业务，在经办人提单后，系统自动生成借款报账单和还款报账单。④全程可查询。提单环节生成的电子单据号和影像扫描环节生成的影像号均标记了单据全过程流转信息，系统支持有权限的人员查询电子单据和实物票据状态、处理人、处理时间等信息，且整个处理过程均有记录可查。

在时间和地点都不受限制的情况下，报账人可通过网络完成整个报账流程。智能报账系统具备以下“智慧”功能：自动计算各种标准费用的合计数；支持报账人员将原始单据、凭证、经费使用申请与批复等的扫描件作为附件上传，为审批人员提供必要审核依据；报账流程可以根据实际情况和实时政策进行配置；报账人可以随时查询报销单据的状态和单据的审核进度；自动编制记账凭证，且报销资金可在制单审核后通过银医直连系统即时转入报销人银行账户，全程无现金、无需到现场。

（3）智能报账系统工作全流程

智能报账系统工作流程如下：①首先对业务类型进行限定，设置分类提单界面，引导报账人对不同业务分开提单。分类处理能规范不同类型业务的报账标准。②然后运用知识图谱对业务类型进行分类，按各类型业务对应的制度要求增加辅助文字说明，为报账人提供指引和帮助。③设置费用限额控制功能，将业务管控要求、报销标准等内嵌在系统中进行自动控制。当逻辑校验不正确时，系统会拒绝进入下一步流程，并提醒报账人；报账人填单后提交，系统自动生成单据编号和票据编号，其中单据编号标识电子单据流转，票据编号标识实物流转；单据、票据完成审批并经财务审核后，系统将支付类业务推送至银医直连模块，付款完成后回传数据关联报账单据，实现报账单据支付状态的实时更新。④最后将支付金额回写至预算管理系统，释放原预算冻结数，将其修改为预算执行数，并对预算进行扣减；对所有业务类型与会计科目进行自动匹配，并按预置规则自动生成记账凭证；将报账单据号与会计凭证号进行关联，并传送至电子档案系统进行归档；若审核发现异常，环节负责人可以发起退单并填写意见，同时驳回单据已关联的预算金额，但原票据号的内容可以选择性保留、修改和再次关联，避免报账人重复整理。

三、结 语

业财融合是在业财一体化基础上，结合智能技术在数据采集、存储、流程等方面进行优化提升，是财务系统信息化改造的核心内容。业财融合以提升效率、效果为目的，以打通业务、财务，使业财数据得以存储、挖掘、分析和利用为目标。本文选取综合性公立医院进行调研，明确了原有财务报账系统中需要改进的重要业务领域，针对医院重运营的行业特点确立HRP 系统的主数据地位，在原有HRP 系统、财务系统基础上改造报账流程，并通过与搭载智能技术的电子影像系统等进行数据交互，构建符合现代公立医院高质量发展要求的智能财务报账系统框架。在该框架下，智能财务报账系统能使报账工作移动化和全员化，实现单据扫描上传、智能校验、线上审核审批、数据线上流转、单据线下投递、银医直连支付等功能，在降低差错率的同时，也减轻了财务人员在发票审核、内容审核、规则审核等基础性审核方面的工作压力，提高了报账工作效率，缩短了报账时间。