基于问卷星平台的学术任职登记系统构建及应用

陆 毅 袁维春

1 重庆医科大学附属第二医院 重庆 400010；2 重庆大学附属肿瘤医院 重庆 400030

学科建设是医院持续发展的永恒动力[1]。作为评价学科建设成效的重要方面，学术带头人影响力是学科建设评价体系的重要指标[2]。因此，学术任职的登记和管理是医疗机构科研管理的重要方面[3]。重要的学术任职不仅是临床工作者个人学科领域活跃度和影响力的重要指标，也是彰显医疗机构学科影响力的重要元素[4-5]。不仅如此，各类学术团体组织在承接政府职能中发挥着重要作用[6]。但在实际管理过程中，全国、省市各级各类专业社团，全球和国内各种中英文期刊，各类学术头衔繁多，给实际管理带来了诸多不遍[7]。因此发展一套简单易用、高效及时的学术任职登记系统对于医疗机构动态掌握全院学术任职情况，科学统筹布局学科发展具有重要价值[8-9]。目前如何自主发展一套满足以上条件的学术任职登记管理系统还未见报道，本文从登记管理的具体实践出发，借助问卷星平台，论述了基于该平台的学术登记系统的构建和使用情况。

1 机构学术任职管理的现状

在具体的学术任职管理中又分为学会任职管理和期刊任职管理。学会任职主要指各级各类学术团体，如中华医学会、中国医师协会等任主任委员、副主任委员、委员等职务。全国各类专业学会数量繁多，仅截止2018年在国家民政部门登记备案的国家级一级学会多达450个。对应在各省市又有数量庞大的地方学会，如在重庆市社会组织信用体系查询系统中，查询在重庆市民政局登记报备的社会团体数量高达9 372个。各类学会下还可能下辖亚专业领域分会，分会下还设学组，各个学会、分会、学组内部设立了委员、主委、副主委、常务委员、秘书长等等名目繁多的职务。

与学会任职情况类似，期刊任职也因为期刊种类繁多，职务头衔多样，给日常科研管理带来了挑战。期刊任职主要指在国内外各类学术期刊任主编、副主编、编委等职务。查阅Web of Science截止2019年底收录的SCI期刊数量高达9 339种，国内国家新闻出版署发布《2018年全国新闻出版业基本情况》全国出版期刊高达10 139种。期刊给予了如名誉主编、通讯编委、顾问委员等让人眼花缭乱的职务。

针对以上情况，医疗机构对于这些任职的管理通常都是采取登记制，即定期发布通知，通过相关人员上报形成全院学术任职汇总。这种方法的缺点明显，手工登记需要花费大量的时间整理，以重医附二院为例，上千条的各级各类学术任职，去冗余重复、核实是否在任，将花费管理人员和科室秘书大量的时间和精力。

随着信息技术的发展，越来越多的医疗机构在科研管理中引入了科研管理系统[10-11]。科研管理系统通常整合了学术任职管理功能模块，尽管提高了数据整合的效率，但是几乎所有的科研管理系统都集成到了医疗机构OA系统。OA系统需要安装专门的插件、手机支持不够友好等特点，限制了学术任职在大专家、教授们之间的推广[12-13]。

所以，将数量繁杂的学术任职进行分类整理，并发展简单易用、界面友好的实时学术登记系统将有利于提高学术任职的登记管理工作，为全院学科建设决策提供数据支撑[14-15]。

2 基于问卷星平台机构学术任职登记系统的特点

一个理想的学术任职登记系统应该既方便登记人员实时快捷登记，又能让管理人员高效汇总。问卷星是一个专业的在线问卷调查、测评、投票平台，提供电脑端和手机微信端的填写转发功能[16]。借助问卷星平台提供的在线设计问卷和上传图片服务，可以实现登记人员学术任职快速登记和备案[17]。借助于问卷星平台提供的自定义报表服务可以实现登记数据的快速导出。借助于问卷星平台提供的查询服务可以实现当年填报数据的实时查询。我们基于问卷星平台构建了机构学术任职登记系统并将它应用于医院学术登记的实践。

3 基于问卷星平台的机构学术任职管理组织与实施

3.1 搭建学术任职登记系统

设立问卷星账号，分别搭建学会任职登记系统和期刊任职登记系统。为了兼顾和平衡填报方式的便捷高效和填报信息的规范统一，登记系统设置5方面内容(见图1)：基本信息、任职组织名称、职务、任职起止年度和上传证明材料。基本信息包含姓名、科室、工号和手机号，覆盖了填报专家的基本信息和联系方式。任职组织名称方面，在学会任职中分为了国际、全国和地区三个层次，后两个层次又进一步分为：一级学会、二级分会和三级学组任职；在期刊任职中根据期刊分为了国外和国内期刊2个方面，都要求录入期刊的名称、ISSN号和收录情况。职务方面，列举了常见的职务类型供填报人员选择。任职起止年度也是下拉选择，主要是供管理部门汇总不同年度填报数据时，及时去除更新到期职务。借助问卷星平台可以上传不大于4M图片的特点，增加了证明材料上传环节，要求上传任职的聘书或其他证明材料，以便管理部门核对和更正填报错误。

3.2 登记系统的组织和实施

以重医附二院为例，我们分别搭建好了学会登记系统(https://www.wjx.top/jq/87471594.aspx)和学术期刊登记系统(ttps://www.wjx.top/jq/87471223.aspx)。括号中的链接为我们专门制作的学术登记推广示范案例，读者点击链接结合论文论述，会有感直观的体验和感受。我们将登记系统链接发布在医院的OA通知上，同时将生成的登记系统二维码通过微信，在科室秘书群、医院人事工作群上发布，使登记人员可以方便地在电脑或者手机微信端填报。

3.3 登记系统的填报查询

在登记系统实际运行中，为了让登记人员，特别是科室秘书能够查询到已经录入数据情况，避免重复填报，我们利用问卷星平台的对外查询功能，制作了填报查询功能链接。登记人员输入姓名和工号，即可以查询系统中该名人员已经录入的学术任职登记信息。

图1 学术任职登记系统内容

3.4 登记系统的数据处理

利用问卷星平台内置的统计&分析功能，可以实现填报的实时分析。除了基本的填报数量外，以重医附二院为例，可以实时查询到学会任职登记中国际组织、全国性和地区性学会任职占比分别为0.74%、45.35%和53.91%，也可以查询到期刊任职中外文期刊和中文期刊任职占比分别为19.05%和80.95%。除此以外，还以通过“查看下载答案”功能，按“选项序号下载”，将所有填报数据导出为Excel表格文件进行汇总处理；通过下载附件功能，打包下载上传到系统中的任职证明照片。针对学术任职由于重复登记出现冗余，可以设置关键字查重，将重复数据删除。另外根据学术任职报备的起止时间，可对报送的每一条学术任职数据进行处理，对于超出有效期的数据及时删除。

3.5 登记系统的应用效果

根据问卷星平台学会任职登记系统，来源渠道统计分析，55.39%填报来源于电脑链接，42.01%和2.60%分别来源于微信和手机链接。接近半数通过手机填报，说明随着移动互联网技术发展，支持手机进行进行学术登记的必要性。分析填报时段(见图2a)，32.69%的填报完成于非工作时间段(工作时间8：00-12：00和14：00-18：00)，反映数据填报除了传统的科室秘书填报外，登记人自助填报也占有一定比例。89.12%的记录(见图2b)显示都能在5 min的时间内完成学会登记。院内通知发布后1个月内，学会新增登记近300条，超过去年发布通知更新条目数约4倍，提高了工作效率。对于管理部门[18]，往年的学术任职登记都需要专人来进行数据收集、数据查重、数据比对和发布，整个过程持续近2个月，且与年底各种科研数据收集交织并行。采取问卷星系统的学术登记以后，数据收集实现了自动化，查重和比对在数据收集时已经有措施预防，工作重点放置于收集数据的整理分析，不仅仅提高了工作效率，而且收集数据准确性也得到了提高。

注：图a.学术任职填报时段分布(h);b.学术任职填表花费时间统计(min)

4 讨论

4.1 学术任职的分类及统计

针对学术任职名称和数量繁杂的特点，本文第一步尝试对学术任职进行分门别类。将学术任职所履行的职责特点分为了学会任职和学术期刊任职2大类。①学会任职根据组织机构的名称和地域特点，分为了国际组织、全国性组织和地区性组织。进一步根据医学专业学术团队内部组织架构的具体形式，将职务分为一级学会任职、二级分会任职和三级学组任职。在具体的任职职务上，总结了绝对大部分学会职务，归纳出代表性职务：主任委员、副主任委员、常务委员、委员、青年委员会主任委员、青年委员会副主任委员、青年委员会常务委员、青年委员会委员、理事长、副理事长、常务理事、理事、秘书长、副秘书长、秘书、会长、副会长、组长、副组长19项职务。②学术期刊任职根据期刊发表论文的语言分为外文期刊和中文期刊，进一步根据期刊的收录情况进行分类，填入期刊名称、ISSN号等基本信息。期刊任职也归纳了主要代表性职务：主编、副主编、编委、常务副主编、名誉主编、常务编委、顾问委员、总编辑。

4.2 问卷星登记系统的主要优势

在完成以上学术任职的分类以后，我们构建基于问卷星平台的学术任职登记系统。总结分析该系统的优势包括：①搭建简单，容易推广。机构不需要另立预算新建管理系统或者在现有系统中集成，熟悉问卷星平台就可以轻松构建。甚至于基于本文提供的访问链接，即可快速建立自己机构的学术登记系统。②登记过程快捷友好。借助问卷星多平台兼容的特点，既可以使用电脑又可以在手机微信端仅仅5 min就可完成登记。③信息采集全面规范。通过下拉菜单选择，规范了填报内容；通过上传证明材料，辅以人工审核，提高了采集信息的准确性。④提高了管理效率。配合问卷星平台导出功能，使用办公软件Excel处理，能快速汇总生成全院学术任职明细。

4.3 问卷星登记系统存在问题

尽管我们借助问卷星平台构建了一套简单快捷高效的学术任职登记系统，但在实际使用过程中仍然暴露出一些问题。如：单次录入仅能录入一条任职信息，如果同一个人多个任职需要多次录入。再如：存量任职信

息不能批量导入，导出任职证明文件有数量和大小限制等。还有问卷星系统导出的数据，还需要根据机构的需求进行进一步处理，这给仅仅熟悉办公软件的行政管理人员设立了一定的技术门槛。虽然这些可以通过付费升级成问卷星平台高级用户予以解决，但是我们还是建议，机构在预算充足的情况下，可以参考问卷星系统构建存储于机构自身服务器上的多平台学术登记系统。