面向数据化的电子文件单套归档实施路径研究*

杨茜茜 吴硕娜

（中山大学信息管理学院 广州 510006）

数字化转型是一个涉及多要素、多流程、跨部门的系统化工程，高度依赖于顶层设计和内外部治理协同，基于全流程的整体考量是数字化转型的一大实施难点。新《档案法》和《电子档案单套管理一般要求》等法律法规和标准规范都为电子文件单套归档的实施提供了依据，但实践中的电子文件单套归档仍然面临诸多问题，其中与前端业务文件要素形成方式的整体协同问题突出，对此不同组织机构会依据自身情况采取不同的实施路径。本文以电子文件单套归档的推进实施方式为着眼点，以现实案例为依据，对电子文件归档的不同实施模式进行归纳和比较研究，从中考察影响电子文件归档实施模式选择的因素，并以最优实践为目标，提出电子文件单套归档需要解决的问题及其对策。

1 研究现状

电子文件单套归档研究是我国档案学界研究的热点问题之一，研究者分别从不同角度对相关问题进行了探讨。主要可以分为以下几个方面：

首先是不同实践背景下的电子文件单套归档问题和策略研究。早期章燕华[1]、杨茜茜[2]等人对国外文件管理数字化转型战略进行了介绍。随着我国电子文件归档和电子档案管理试点工作的推进，不乏有实践部门的档案工作者立足本单位、本试点的实践情况，对电子文件单套归档中遇到的相关问题及其解决的对策进行研究或介绍。目前该领域的相关成果主要涵盖企业业务类电子文件[3-7]、政务服务类电子文件[8-11]、建设项目类电子文件[12-15]等。蔡盈芳等人也从监督指导的角度出发，在多年试点实践的过程中持续对试点工作情况进行了梳理和总结。[16-17]国家档案局经科司在上述工作基础上于2021年7月集中出版了《企业电子文件归档和电子档案管理试点案例集》，对已通过验收的试点案例进行详细介绍。该领域的相关成果侧重试点实施情况描述，其中主要关注用于支撑电子文件单套归档的系统平台及其功能建设，用于支撑电子档案真实可靠的数字认证技术策略，以及用于支撑全流程电子化管理的制度规范体系建设等问题，目前已初步在上述三个方面形成可迁移的具体对策。

其次是电子文件单套归档的相关基本概念和基础理论研究。与实践经验总结同步，档案学界也对电子文件单套归档的理论问题进行了研究，如钱毅[18]、鲍志芳[19]、郑金月[20]、肖秋会[21]等人先后对单套制、单轨制、双套制、双轨制等概念进行了辨析，并基于对上述基本概念的认识梳理电子文件和电子档案管理的几种模式，相关研究基本形成了两方面的共识，一是“套制”的概念适用于文件归档和档案移交环节下的客体版本状态描述，“轨制”的概念则适用于文件和档案管理流程的整体状态描述；二是目前实践中仍然大量存在四种管理模式混合交叠的情况，如“双轨+双套”“双轨+单套”“单轨+双套”和“单轨+单套”。冯惠玲教授[22]、薛四新[23]、桂美锐[24]等人对电子文件和电子档案单套制管理中面临的具体问题进行了多角度研究，认为法律、政策、机制、技术、人员等要素共同构成单套制管理的生态基础，因而需要整体规划和顶层设计。苏焕宁[25-26]、文振兴[27]等人基于我国多年来双套制和单套制的实践情况，对电子文件归档的管理模式演化进行研究，其中一种观点认为应当积极推进单套制的实施，另一种观点则认为，单套制的推行具有一定的前置条件，应当理性看待单套制实施，不应将单套制视为解决双套制现存问题的对策。

最后是数据化背景下的电子文件归档及其管理的相关研究。随着数据驱动的快速发展，档案学界也将电子文件管理的相关研究推进到数据化背景下，钱毅[28]、于英香[29]等人对数据态档案和档案数据的管理思维、管理理念进行了研究，主张积极应对“多态共存”的档案信息现状，构建与管理对象相匹配的方法，使不同态别的管理手段和方法相互协同。刘越男[30-31]则从政府大数据和大数据管理兴起的背景出发，对电子文件和电子档案管理面临的问题进行了分析，认为电子文件归档面临概念认知、归档范围、职能定位、管理能力、标准规范等多方面的挑战，并提出档案界应当坚定推行单套制，面向数据环境更新管理制度与管理能力。

从上述研究情况看，目前关于电子文件单套归档的相关研究主要有以下几个特点：一是电子文件单套归档的相关研究以实践界和学术界为主体分别从实践和理论两条进路展开。二是电子文件单套归档的理论研究正在经历从外部经验介绍到国内实践探索、从具体问题研究到演化规律思考的转变，整体上呈现逐步深入、趋于本土的发展态势。三是目前已在电子文件单套归档的具体技术策略方面形成一定共识。

尽管如此，现有研究仍然存在以下问题：目前的已有研究以案例经验介绍为主，缺乏多案例之间的比较研究和模式归纳，理论深化不足，尚未形成对电子文件单套归档实施路径和方法论层面的深入认识，而面向外部数据化环境的电子文件归档研究也方兴未艾。除此之外，现有的电子文件归档实践大多是由目标驱动的管理体系，主要通过对文件归档状态的结果性描述反向引导相关主体构建管理策略，如何认识档案部门对于前端业务的介入深度和介入方式问题仍然存在一定的研究局限。本文旨在通过实践案例的比较研究和模式归纳，探索电子文件单套归档的实施路径和实践标杆，为面向数据化环境推进单套制管理提供参考。

2 电子文件归档案例分析

我国电子文件单套归档的战略推进在很大程度上依赖于试点示范效应，档案主管部门选取的各类电子文件归档和电子档案管理试点为后续其他单位开展同类工作提供了先行经验。以企业试点为例，迄今已有60家企业先后完成国家试点验收工作[32]，通过验收的试点单位均实现了一种以上业务系统的电子文件归档，并已至少试运行一年[33]。试点根据自身条件的差异，采用不同的电子文件归档实施策略，这为本研究提供了较为丰富且具有价值的考察空间。作者结合自身开展案例调查的信息可获得性，从国家档案局确定的电子文件归档和电子档案管理试点之中选取两个建设项目试点项目进行案例分析和比较研究，并通过文献研究、实地调研等方法获取案例信息。

2.1 案例选择背景及概况

本文选取的两个案例分别以案例A和案例B为代称，均属于建设项目类试点，其选择背景主要包括两个方面：

一方面，建设项目电子文件归档和电子档案管理是当前我国档案工作实践的重点内容之一。2016年国家档案局和国家发展和改革委员会联合印发《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》（档发〔2016〕11号），为建设项目档案管理数字化转型提供了政策依据；2018年国家档案局发布《建设项目档案管理规范》（DA/T 28—2018），进一步明确了建设项目电子文件归档和电子档案管理的各项技术要求；2021年发布的《“十四五”全国档案事业发展规划》之中指出要加强对国家重大建设项目档案工作的监管，并要求重点推进建设项目档案管理标准供给。从实践层面看，建设项目档案管理本身具有重要的研究意义，作为一类专门档案，建设项目档案管理是国家档案事业发展和档案资源体系建设的重点领域之一，其专业化、标准化、规范化、信息化蕴含并体现着国家档案治理的需求。对建设项目电子文件单套归档实施问题进行研究，有利于促进完善建设项目档案管理的政策制度。

另一方面，建设项目电子文件归档和电子档案管理是单套制研究领域的重要对象之一，其本质上代表着项目级电子文件单套归档的实践规律。我国项目级档案管理具有特定的理论基础，即广义来源和新来源观背景下的“客体全宗”[34-35]理论，强调一个档案的有机整体以客体来源为核心关联。以客体全宗为来源的电子文件归档与主体全宗来源的情形不同，前者涉及同一业务流程上的多个协作主体，其单套制管理通常面临以下三个方面的问题：

首先，文件类型复杂，以客体全宗为来源的档案往往围绕特定的业务职能、活动或客体事物的历史过程而形成，在传统的主体全宗管理中以文书、科技或专门档案为划分依据的分类方式与客体全宗档案的分类方式分属两个层次，客体全宗档案的分类从文件信息结构化程度上看往往涵盖结构化、半结构化、非结构化等多种类型，在单套制管理中需要综合采取不同的技术方案来实现同一客体全宗来源下的完整归档；

其次，信息化程度不平衡，与主体全宗管理中“以我为主”的归档原则有所不同，以客体全宗为来源的档案主体涉及多个不同单位。以建设项目为例，通常涉及业主单位、设计单位、施工单位、监理单位等，而各个主体内部的信息化程度参差不齐，这就使得客体全宗来源的电子文件单套归档面临信息化条件不平衡的基础性、现实性问题；

最后，跨机构协同困难，除信息化程度不平衡之外，同一客体来源涉及的多个主体在业务流程中的参与程度和参与方式也有所差异，在现实中需要兼顾横向层面项目级信息化程度与纵向层面企业级信息化程度之间的协同问题，以及不同主体信息化基础条件下如何实现同一个项目级信息化的协同问题，在协同问题之下更需要兼顾各主体的成本效益等现实问题。因此，以建设项目档案管理实践为案例开展单套制问题研究，是对客体全宗来源背景下电子文件归档和电子档案管理理论的有益补充。

在上述三个问题中，信息化程度不平衡与跨机构协同作为更大的背景因素在一定程度上决定着归档文件的态别和类型，因此本文将关注文件态别和类型作为直接因素对于电子文件单套归档策略选择的影响，并同时将信息化程度、跨机构协同等因素纳入考量。笔者选取的两个案例旨在通过突出以下条件来回应上述问题焦点：第一，案例A和案例B同属于国家建设项目电子文件归档和电子档案管理试点，具有代表性、领先性和可比性；第二，案例A和案例B在文件类型上都涉及结构化、半结构化和非结构化文件，并针对这种复合型文件来源的单套归档采取了不同的解决策略；第三，案例A和案例B均涉及多方参与主体，二者面临不同的信息化基础条件和信息化要求，并因应这种差异而采取了不同的单套制实施模式。总体而言，案例A和案例B具备相同的业务属性和单套制目标，其差异主要体现在基础条件及其相应的单套制实施策略上，能够有效回应本文所关注的电子文件单套归档实施路径问题。

表1对两个案例的基本背景进行了梳理。具体来看，两个案例在系统平台建设模式、用户构成及文件来源主体、文件产生形式等方面存在较大差异，因而对电子文件单套归档的具体实施方案和实施策略带来了影响。案例A的文档一体化基础较好，由于实现了业务系统和档案系统的统一集成，绝大多数文件需要并且可以从该统一平台中直接形成，文件归档面临的来源复杂性可以得到控制。案例B为更加常见的“一对多”情况，一个业务系统需要承担多个项目的管理任务，且由于系统功能和使用场景无法完全满足多项目、多主体的复杂使用需求，因此业务系统的使用并非总是强制或必须的，使得案例B所面向的文件来源主体、客体和途径都更加具有复杂性特点。

表1 案例基础条件比较

2.2 电子文件归档策略比较

笔者按照电子文件归档的基本过程，以文件的形成、流转、固化、封装为框架，进一步对两个案例的归档策略进行解析和比较（表2）。

表2 案例归档流程解析

两个案例的文件流转和封装做法基本一致，但文件的形成和固化策略却有所不同，由此便形成两种不同的策略取向，可分别概括为“电子文件规范性控制”和“电子文件凭证性控制”。

案例A采用规范性控制取向。从文件形成和固化过程看，案例A通过完善业务系统平台的文件和流程创建功能，从源头上尽可能地减少了文件形成方式的多样性，并将固化流程嵌入到文件流转之中，从而实现电子文件归档目标与项目管理整体布局的融合，显著提高文件形成过程的规范化程度。这一策略的优势是能够从源头保障文件要素齐全、来源可溯，并做到全流程一体化管理，同步实现了文档数据的规范化管理和电子档案的凭证性保障，但同时对于实施条件要求较高，需要以业务信息流的结构化为基础。

案例B采用凭证性控制取向。从文件形成和固化过程看，案例B没有选择大规模改变文件来源方式，而是通过将固化流程嵌入到文件流转完毕的最终环节来实现凭证性控制，从而适应混合型文件来源的现实特点。这一策略的优势是更具有灵活性且易于实施，通过“结果规范”来影响“程序规范”和“来源规范”，但对文件形成的约束力度有限，多种混合形式并存对制度和技术策略都提出更高、更复杂的要求。

3 前端控制视角下电子文件归档的三种实施模式

结合对两个实施过程的调查，笔者以电子文件管理前端控制理论为依据，将两个案例实施过程中涉及的有效方案进一步归纳为三种模式，分别为结果控制模式、过程控制模式和源头控制模式。三种模式的特点如表3所示：

表3 电子文件归档的三种实施模式

3.1 面向来源数据化的源头控制模式

案例A最终采用的做法为源头控制模式，其实质是以“来源统一”推动程序规范和要素合规。具体而言，该模式采用文档数据化理念，通过文件结构化、数据化和表单格式固化的方法，将业务文件的生成过程转化成指定业务流程框架下的表单数据填录过程，将归档的相关要求嵌入到数据态文件的生成过程中，使文件及其归档管理统一到数据级粒度，尽可能地以数据共享和数据调用取代文件交换，从而解决异构文件归档转化时可能面临的信息丢失与信息失真等问题。这种数据化的方法与当前数字政府改革中的“互联网+”政务服务建设的技术路线是相同的。从档案管理的角度看，来源数据化实质上要实现归档文件的数据级内容管理，一方面将归档元数据管理与前端业务的数据管理相融合，可以实现档案元数据的及时捕获和准确记录；另一方面通过将文件生成方式统一到数据层级，提高文件形成的规范化程度，减少文件来源的复杂性，从而能够更加有效地实施高效率、高标准、高要求的电子文件归档。

从实施条件上看，该模式需要在数据驱动的业务平台基础上实现，并要求对更高层级、更广泛的管理要素进行协调，包括开展项目级或企业级的数据治理规划，保证数据来源统一和数据责任规范，从而保障归档文件内容的真实性、可靠性和有效性；同时在技术层面也需要将数字认证和封装技术嵌入业务平台，并完善归档电子文件的标准规范建设。该模式的实施难点主要集中在数据化层面，源头控制模式要与业务数据化转型同步开展，并以后者为基础。因此，在源头控制模式的实施过程中，档案部门应当与信息化或数字化战略的相关责任部门密切合作，参与业务来源分析和数据标准制定，使电子文件归档的相关要求更好地与业务数据化转型相融合。

3.2 面向流程规范化的过程控制模式

案例B部分采用了过程控制模式，其实质是通过“程序规范”对“来源可靠”和“要素合规”产生约束。具体而言，该模式放弃文件来源的全面数据化和结构化，无论文件以何种方式形成，都仅对文件流转的节点及其签名、签章环节进行固化性的规范化控制，从而保证每一个文件形成环节均具备真实性和可溯性。该模式虽无法做到文件来源的高度统一规范，但能够在关键节点实现归档要求与业务活动的融合，从而在业务流程中有效规范归档要素和归档格式，维护电子文件的凭证性价值。与源头控制模式相比，过程控制模式仍然是文件级的实施模式，并且主要体现了流程规范化的特点，强调将文件固化嵌入文件流转过程，实现文件管理规范化和业务管理规范化的相互支撑。

从实施条件上看，该模式要在业务驱动的业务平台基础上实现，并着重要求将数字认证和封装技术嵌入审批流程，同时建设完善电子文件归档的标准规范，以保证文件及时得到规范的固化。业务驱动与数据驱动的区别在于，前者以业务流程重组为核心，后者以数据流设计为核心。因此，该模式的实施难点也主要体现在流程规范化的推进之中，一方面流程规范化要以业务的过程管理制度为支撑，从而减少文件流转的过程中出现的文件不规范、流程回退等操作问题；另一方面也要兼顾业务管理和文件管理的协同互动，以及文件制度对于业务流程的约束性，避免因文件管理需求和技术设计缺陷而导致业务管理效率低下，从而对技术接受造成冲击。

3.3 面向要素标准化的结果控制模式

在案例A和案例B之中都包含对电子文件归档结果的控制，即对最终拟归档的电子文件数据标准和归档格式提出要求，尝试通过“要素合规”倒逼“来源可靠”和“程序规范”。这一模式是在有限条件之下为实现档案管理要求而主动面向前端推进电子文件归档的一种策略，适用于业务管理和档案管理分离程度较高或难以对前端业务流程实施改造控制的情形，具有成本低、易推广的优势，能够最低限度地保障电子文件作为结果的可靠性和完整性。结果控制模式实质是通过标准规范建设来实现的，目前常见于我国电子文件管理的实践之中，其具体实施又包含两种现实情形：一是针对不同类型的原生型电子文件提出统一的归档标准，包括封装要求和元数据要求等，实质是面向全面单套制的，所要实现标准化的要素涵盖内容、结构和背景三要素；二则是针对数字化文件提出数字化技术标准和数字化元数据标准，其实质是为解决双套制背景下电子档案集合的完整性问题，所要实现标准化的要素仅局限于结构和背景两个要素，无法触及内容要素。因此，虽然结果控制模式与过程控制模式的前端控制粒度都属于文件级，但结果控制模式涵盖的文件要素是有限的，由此形成的电子档案在完整性和可靠性程度上都不如过程控制模式。

从实施条件看，结果控制模式只需要在信息化驱动的业务平台基础上实现，对于业务平台的要求较低。所谓信息化驱动的业务平台，即仅以数字化信息共享和信息传递为驱动的业务系统环境，不以业务的全流程重组为核心要求，更未涉及数据流的整体规划设计。尽管如此，该模式仍然具有其特定的实施难点，即文件多样性问题，由于未对文件形成作出过多的约束，结果控制模式需要根据文件类型的差异形成具备兼容性的标准规范，且现实中文件归档的格式和要素转换也时常出现实施效果不佳、信息折损等问题。

综上，三种电子文件归档实施模式的着力点各有不同，分别对应宏观层面的数字转型战略规划和顶层设计，中观层面的业务和信息流程优化，以及微观层面的信息合规性。实施模式的层次越接近宏观，所要协调的要素越多，数据化程度越高；实施模式的层次越接近微观，所要完成的改造性任务越是分散，各个业务主体根据自身情况，按照归档要求形成最终的归档文件。

4 文件数据化程度对归档实施模式选择的影响

从案例分析和比较研究中发现，上述三种模式之间并不存在线性的前后递进关系，模式的选择是由组织机构的实际情况决定的，模式之间可能存在跃迁式发展和转换，或同一组织机构内多种模式并存的情形。在本文所研究的两个案例之中，影响组织机构选择电子文件归档模式最主要且突出的因素是组织机构在进行业务信息交换时所采用的文件形式状态，也就是文件来源形式的构成情况，因此本文将着重对前端文件的数据化程度这一因素及其影响进行分析。

4.1 以数字化文件为主

第一种情形是由于组织机构内部或组织机构之间信息化水平参差不齐，文件管理标准规范不一致，系统平台间无法对接，导致必须要进行文件往来的主体之间不得不通过纸质文件的方式进行信息交换。对于接收信息的单位来说，则需要重新将收到的文件进行数字化扫描，上传至本单位的业务平台以完成内部流转。在这一条件下，只能采用结果控制模式。但由于数字化文件并非文件原件，因此如果不能改变“信息孤岛”的现状，那么结果控制模式主导下的电子文件归档方式最终仍然以双套制为实质。

4.2 以电子文档为主

第二种情形是组织机构内部或组织机构之间的业务平台具备完整的信息交换功能，但因业务平台的业务功能本身不能从数据级粒度满足业务标准化的需求，导致要进行文件往来的主体之间要以电子文档的形式进行信息交换。在这种情况下，需要归档的电子文件从形态上看可能包含原生型电子文档和其他形式的办理表单、业务流程处理单等多种形式，这实际上将核心文件内容及其处理过程相分离，使归档文件呈现混合态。在这一条件下，只能采用过程控制模式、结果控制模式，或是两种模式并存。由于业务流程记录与作为主体内容的电子文档相分离，仍然要在归档时对两个部分进行统一封装，着重解决数字签名普及应用和统一封装标准等问题，从而形成完整的电子档案。

4.3 以数据信息为主

第三种情形是组织机构内部或组织机构之间的业务平台能够实现较高程度的数据化交互，建立起相对统一的数据标准和数据管理体系，以数据级粒度作为信息交流和电子文件来源的主要形式，业务流程与信息交换的标准化高度融合，数据和信息本身既是驱动业务流程的主要动力，又是业务流程的核心要素。这就具备了实施源头控制模式所需的基本条件，能够将文件归档要求嵌入业务流程及其数据治理体系之中，建立数据要素归档标准及其聚合规范。这对组织机构乃至一个行业的数据治理能力和技术普及程度提出了更加宏观的要求，并要求机构具备全流程信息记录和元数据自动采集等基础能力。

5 面向来源数据化需解决的问题及其对策

从上述分析中可以看出，面向来源数据化的源头控制模式不仅蕴含文件档案管理与业务管理一体化的内在要求，更隐含信息化程度均衡与跨机构协同等基本实现条件，总体的体系化管理程度更高，因而对于项目级电子文件归档和电子档案管理而言是理想的最优实践。具体来说，来源数据化的优势主要体现在两个方面：一是规范化程度更高，数据化从控制程度更细的数据粒度层面规范电子文件的形成，使电子文件在实质上以数据形态流转并归档，由此形成的文件更符合新《档案法》之中来源可靠、程序规范和要素合规的法律要求；二是档案治理程度更高，把握数据化顶层设计的契机，使档案要求向前延伸嵌入业务流程，实现从档案管理到档案治理的转型。然而就目前而言，大部分组织机构和行业都与业务数据化和电子文件归档的源头控制存在差距，“多态并存”和“多模式并存”仍然是电子文件单套归档实施的主要现状，笔者认为，其中仍然有待解决的问题及其解决对策主要如下：

5.1 观念意识薄弱，亟待建立治理要素一体化理念

目前在实施电子文件单套归档时，往往以档案部门为单一推进主体，与前端业务部门衔效果不佳，缺乏顶层设计支撑，导致电子文件单套归档大多暂时只能采取结果控制模式，而难以向过程控制和源头控制模式推进。这与组织机构的观念意识薄弱具有一定关系，这种观念意识薄弱主要体现在文件档案形态的认知局限，在近年兴起的数据治理框架之中，人们仍然习惯将文件和档案简单地视为半结构化和非结构化信息，与结构化数据相区分，这在很大程度上忽视了文件构成要素的态别演化，并由此将文件档案治理与数据治理的内在要求相互切割。这一认知局限带来的影响在于，文件档案管理的信息化程度往往与业务信息化难以同步、各自为政，业务数据化未能兼容文件档案管理的内在要求。

面向来源数据化的源头控制模式蕴含着更高程度的治理要素一体化，即能够在更大程度上实现业务治理、信息治理、文件治理和档案治理的统一联动，业务以信息流转为支撑，信息流转以文件作为一种制度约束，文件制度又以档案管理作为内在要求，可见上述治理要素具有密切关系。因此，应当在更广泛的组织机构乃至行业之中树立治理要素一体化的理念，理清文件档案与数据、信息之间的层次关系，以此为基础，明确将文件档案治理纳入整体治理体系[36]，使之与业务、信息、数据等要素治理形成联动，促进文件档案管理体系与业务管理体系、数据管理体系的融合，从而为推进源头控制模式提供观念和理念保障。

5.2 多种形态并存，亟待建立数据化战略规划

目前，纸质文件、数字化文件、原生电子文档、数据型文件并存或在业务流程之中交替流转、相互转换的“串轨”现象十分常见，“多态并存”的文件来源形态现状是导致文件归档策略复杂化的直接因素。总体而言，在项目级电子文件管理中，这种“多态并存”主要包括以下两种情况：一是跨主体信息化程度差异导致的“多态并存”，由于不同主体参与到同一客体全宗来源活动时往往是以自身的信息化程度为实践基础的，如果缺乏共同的平台或标准，主体间信息化条件的差异必然会影响文件形成过程的传递和转换，从而导致“串轨”现象的产生；二是缺乏文件形成约束制度而导致的“多态并存”，制度是影响人类活动的重要因素，跨主体的项目管理中如果缺乏相对严格的文件形成约束制度，必然会导致文件形成的多样性，而过往的文件管理大多聚焦于文件流程、文件程式等层面的规范，相对忽视文件来源渠道和文件要素形态层面的规范，使人们可以根据自身的习惯开展文件管理，这使得数字化和数据化转型时期文件档案的“多态并存”愈发常见。

从本文的研究情况看，推进文件数据化和数据化战略规划，并以此为基础推行电子文件单套归档是解决这一问题的可行路径。对于上述第一种情况而言，数据化战略是以数据流为核心的要素重组，通过集约式数据驱动平台的构建，能够在较大程度上弥合不同主体自身信息化条件不同而带来的差异，从而实现对文件形成态别的统一。对于上述第二种情况，数据化战略能够通过数据层面的规范化，实现文件形成方式和文件要素来源渠道的规范化，促使文件管理趋于精细化和细粒化。推行文件数据化不单是档案部门的内部任务，而是促进社会回归统一的信息交换方式，摆脱“低信任高风险”现状的具有广泛意义的战略，数据是当前文件和档案管理可以解构到的最小离散单位，从数据层面对文件和档案管理要求进行统一规范能够在更深层次上建立约束。因此，未来应当积极建立包含文件档案数据化在内的整体性数据化战略规划，并将文件形成方式的规范化纳入数据化战略的整体考量。

5.3 行业规范匮乏，亟待促进行业标准建设

以客体全宗为来源的项目级电子文件归档具有鲜明的行业特点，目前我国总体的电子文件归档和电子档案管理战略正逐步向行业化、专业化方向发展，分门别类推动电子文件单套转型成为新阶段背景下我国档案事业发展的一大特点。然而该项工作当前尚未脱离以文书档案为起点的发展路径，重档案管理的一般要求，相对忽视行业性、专门性业务的内在特点，具体而言面临以下有待解决的问题：首先是数据标准层面，电子文件归档和电子档案管理的数据与技术标准与行业数据规范衔接不足，使得部分档案数据技术标准适用性较差，行业数据化进程中应当推动形成行业专用表单模板及其元数据规范，相应的电子文件归档标准应当与上述规范相互衔接，与之作为整体进行共享、推广与应用；其次是电子档案管理系统功能标准与行业需求衔接不足，使得部分电子档案管理系统在行业性、专门性领域中的应用效果不佳，行业数据化过程中涉及的系统功能改造及其与电子档案管理系统的对接改造都对档案系统功能标准提出了新的问题，既有的系统功能标准主要是建立在一般文件级档案管理基础上的，既未能涵盖数据级档案管理的需求，也未能与文件所属的行业特点相衔接。

上述问题都要求档案部门加强与各行业共同体的协作，促进档案行业标准建设的精细化。以行业统一文件格式和信息交换规范为基础，建设完善专业电子文件归档规范，推动电子文件归档标准与行业文件和信息标准衔接，是推进源头控制模式的必由之路。未来应当加强行业共同体在推动行业性、专业性电子文件单套归档中的引领作用，加深档案数据化与行业数据化的协同互动，建设形成行业性的整体数据标准体系，并将档案标准纳入其中。

6 结语

本文以文件数据化程度因素为焦点，对电子文件单套归档的实施模式及其实施路径进行了研究。除了文件数据化程度这一因素之外，本文尚未涉及的组织机构体制机制、观念意识和技术策略等因素也可能对电子文件单套归档实施模式选择带来重要影响，未来有必要进一步对上述因素展开调查研究。值得说明的是，本文所选取的两个研究案例在电子文件归档策略选择上本身也具有的一定的局限性，尚未完全建立起能够适应数据态文件归档的完整对策，但其根据文件态别差异而作出的归档策略选择仍然具有参考价值。通过本文研究，笔者认为，通过推动文件数据化来实现电子文件单套归档具有积极的实践前景，组织机构应该通过观念意识树立、行业标准建设、数据化战略规划来推动文件数据化进程，由此促进电子文件单套归档实施路径的“转型升级”。