ERP 系统下企业财务成本管控策略研究

2022-08-20朱麟

中国管理信息化 2022年11期

朱麟

（资阳中车电力机车有限公司，四川资阳 641300）

0 引言

进入信息时代，很多企业开始关注ERP 系统，思考如何利用ERP 系统提高企业管理效率，为企业带来更多的经济效益。财务成本管理属于企业内部控制的有效手段，将ERP 系统引入财务成本管理工作中有助于提高财务成本管理效率，优化财务成本管控机制，促进企业核心竞争力的提升。

1 ERP 系统概述

企业资源计划（ERP）是指根据系统化管理理念，运用信息技术为企业决策层以及职员提供决策运行手段的管理平台。ERP 系统通过软件将企业资源进行优化配置，并整合企业内部各项经营活动，提升经营效率。伴随ERP 理论的日渐完善，已有众多优秀的ERP 系统与集成解决方案问世，常见的ERP 系统方案供应商包括Oracle、SAP、用友、金蝶等，所提供的管理系统功能强大，集成性好。其中，集成性属于ERP系统最典型的特点，也是其最大的优势。该系统在后台集成了多个功能模块，包括项目管理、生产管理、销售管理、物料管理、质量管理、财务成本管理等模块。在系统中数据模型是集成的，采用统一的数据定义与标准，保证所保存数据的唯一性与共享性。不同模块可根据相关规则直接引用或共享相关源头数据，无须对数据进行转换与翻译，无须重复存储，从而确保了数据的一致性、实时性和共享性。因此，ERP 系统能够实时反映企业业务动态管理信息。

2 ERP 系统对企业财务成本管理的意义

2.1 促使企业财务管理与运营管理的统一

将ERP 系统引入企业财务成本管理工作中能使管理形式得到优化与改进。基于传统层面来看，ERP系统使财务成本管理概念得到进一步拓展。传统财务成本管理只是针对财务工作，而极少涉及管理方面的内容。而引入ERP 系统后，企业财务成本管理工作可将企业的生产、运营、营销等不同环节加以整合，并将企业运营管理中涉及的全部内容纳入财务成本管控范畴。这样使企业各管理环节的内容与财务成本管理形成了一定的联系。基于综合理论体系的视角全面分析企业运营现状，可促进企业财务管理与业务管理的一体化发展，从而实现真正意义上的企业全面管理。

2.2 对企业运营状况进行动态反映

将ERP 系统应用到企业财务成本管控中有助于突出财务管理的中心地位。系统能将业务数据与财务数据相区别，根据相关规定将业务数据转化为财务数据。在此过程中规则是提前定义的，传递时间是及时的，在平日业务管理中并无过多干预，充分体现出业务财务的高度一致性。相较于财务数据来说，业务数据一般更清晰、明细，含有更丰富的信息量。在进行财务分析时可利用系统的集成功能连接到业务数据与财务数据的前端，仔细分析这些数据，确定原因，预测趋势，促进财务管理水平的提升。同时，对企业运营数据进行更科学的核算，获得更加准确、全面的信息，让企业决策者能够了解企业的运营动态。如果发现超预算或超出计划成本的问题，ERP 系统会自动锁死或发出警报，及时向企业预警，防范财务风险的发生。另外，ERP 系统的权限设置也能够防止人为舞弊行为给企业造成的损失。

2.3 对成本流程加以优化，提高成本管理质量

为提高成本管控效率，需优化现有的成本管理流程。综合考虑成本管理流程与企业内部控制、风险控制等要求，对ERP 系统进行流程优化，使管理流程更加科学合理，并满足企业风控与内控的要求。将传统的人工审核改为ERP 系统审核，通过对流程的优化与固定，实现对成本的优化控制。

3 ERP 系统在企业财务成本管理中的应用

3.1 ERP系统下材料采购成本的管控

企业的经营类型不同，其成本分配也存在不小的差异。以生产制造类企业为例，对原材料的消耗量大，需要投入大量资金，原材料就占用了企业大量的流动资金。为此，必须重视这类成本的管控。原料成本的管控流程如图1 所示。管理层需确定好目标成本，结合具体需求制订计划成本，再根据计划成本确定合理的采购数量。根据采购计划开展原材料采购工作，之后进行库存管理。根据出库单与现场的核销盘点掌握原材料的用量，从而形成领料出库单自动汇总材料成本。单价、材料损耗、仓储成本是影响采购成本的主要因素。利用ERP 系统的期间计划就可以对该期间预计完成的生产目标进行系统定量计算，得出理论材料需求量，进而达到真实核算成本的目的。另外，采购人员与成本控制人员要密切关注市场原材料的价格信息，一旦原材料价格下跌应尽快开展预算，及时存货，以较低价格购入材料。存货实行ABC 分类管理，采用循环盘点方式，以减少仓储环节的损失，并尽量缩短存货周转周期，以减少资金占用。出库实行先进先出，防止存放时间太久造成过期。系统会自动生成库龄表，方便工作人员管理，以便及时发现长期积压库存，及时进行处理。

图1 原料成本的管控流程

3.2 ERP系统下的人工成本管控

企业间的竞争本质上就是人才的竞争。若企业拥有更多技术型、专业型的人才，就可能在市场竞争中占据有利的位置。人才作为企业的重要资源，自然对薪资的追求也较高。对于企业来说，人工成本支出在总成本支出中的占比较大。在人工成本管理中主要实行合同管理，按照企业的招聘计划与期间计划开展劳务招标工作。当招聘员工结束后应尽快把合同内容输入管理系统，同时，围绕工作类型、工作内容等信息开展预结算，获取第一手的成本数据，便于对成本的有效控制。

3.3 ERP系统下固定资产成本管控

生产设备、厂房等固定资产在企业资产中的占比约为15%。若能对固定资产成本进行有效控制能大幅提高企业的财务成本管理水平。关于固定资产的管理是以总体计划与期间计划为依据制订采购计划，然后围绕系统的固定资产动态台账分析设备、自有资产等资源，从而确定租赁或调拨方式，构建项目的设备台账，完成对固定资产的核算。薪资、设备的维修保养属于固定资产的两大成本构成要素。利用ERP 系统对上述资源进行有效配置，能大幅提升设备的利用率，并尽量避免出现设备闲置现象。

3.4 利用ERP系统实现财务业务一体化管理

将ERP 系统引入企业管理中让企业财务管理与业务管理具有信息化、集成化的典型特征。在具体应用过程中业务成本与财务成本在统计规则与业务处理流程方面存在不小的差异。而这种差异性导致两个模块间的信息传输面临较大的困难。利用ERP 系统构建成本科目就能让两个模块间的数据信息有了沟通桥梁，让成本数据具备财务科目的相关属性，方便从不同维度反映项目成本。这有利于避免出现重复统计。在系统中项目管理模块与财务管理模块间的映射关系实现了数据的通用与共享，而通过映射关系与BOTP 转换函数可以将业务单据数据进行集成处理，最终实现财务模块与业务模块的一体化，使管理流程得到大幅度简化。各部门工作人员利用ERP 系统能完成财务单据的推送，节省人工传输的时间，并提高了信息的准确性。

4 ERP 环境下企业财务成本管理存在的不足

4.1 企业缺乏完善的ERP系统

导致ERP 系统尚不够完善的因素主要包括外部因素与内部因素。就外部因素而言，国内从事ERP 软件研发的公司大多不重视对用户企业后期系统的优化，将精力重点放在软件开发的前期营销上，以获取更多经济利益。新研发的ERP 系统让企业用户在实际应用的过程中觉得与企业生产实际或内部管理的需求还存在一定的差距。由于任何新模式都需要较长的时间去磨合，而软件公司极少跟进为用户企业提供专门的维护服务。就内部因素而言，部分企业用户利用ERP 进行投资决策时，过于相信ERP 软件公司所宣传的内容，并未结合自身需求进行充分的调研，没有充分考虑企业的组织架构、管理理念与ERP 系统的流程化管理模式是否相适应，因此，导致ERP 中各子模块间不能有效连接协调，不仅影响到管理效率，也增加了应用成本。

4.2 财务信息安全管理水平有待提高

采用ERP 系统实施财务成本管理后，财务风险的种类、风险关键控制点、表现形式都有了显著的改变。传统财务成本管理风险主要集中在工作人员操作失误、串通舞弊上，而现在则转变为ERP 系统的信息化安全管控风险。这要求企业领导除了要掌握专业技能，还需了解与信息技术安全有关的常识。引入ERP系统后，企业长期积累的关于内控管理的经验价值被抵消，在新模式下企业财务内控管理经验将从零开始，传统的内控管理经验并不适用于ERP 系统。

4.3 企业财务工作者的业务能力有待提升

尽管很多企业引入了ERP 系统，但该系统多处于半自动化状态。在进行财务成本管控工作时，仍离不开财务人员的人工操作，这对财务人员的业务处理能力提出了新的要求。为高效利用ERP 系统，收集企业内部有价值的数据，财务管理人员不仅要熟悉财务方面的知识，还需了解企业其他部门的业务。然而现实中很多企业财务管理人员的业务技能一般，信息化能力有待提升，对其他部门的业务也不熟悉。这制约了ERP 系统在企业财务成本管理中的作用发挥。

5 应用ERP 系统强化财务成本管控的保障措施

5.1 强化安全防范意识，重视数据安全管理

为确保ERP 系统在财务成本管理中发挥积极作用，必须重视对财务系统的保护，确保企业数据信息的安全，防止数据被篡改，保证财务数据的完整性。财务系统的数据风险主要有数据备份异常、数据被盗取、数据无法读取等。在ERP 系统下企业的财务数据安全管理面临更多挑战。为此，要打造标准化机房，这属于最基本的标准化硬件设施，能够确保硬件系统的安全稳定运行。对机房数据采取标准化安全管理措施，需做好数据备份工作，完善自动备份制度，设置安全系数更高的身份认证门槛，合理设置系统权限，保障操作的合法性与合规性。另外，可运用数据加密技术对重要数据进行处理，确保数据安全。最后，要制定一套完善的系统数据实时监控与安全保密制度，对ERP系统人员操作权限授权必须严格控制，最大限度避免人为泄露风险。如果条件允许可聘请专业的系统维护技术人员负责系统安全管理，严禁使用外带的移动存储介质，预防病毒入侵，从而保障企业数据库的安全。

5.2 形成科学的沟通机制，实现信息共享

ERP 系统为企业内部各部门及人员创设了良好的信息共享环境。部门之间要想充分交流，有效沟通，需构建科学的沟通机制，为部门间的协作打好基础。构建健全的信息沟通机制，也属于财务成本内控管理的重要前提条件。这能促使各部门间有效传递、交换信息，利于部门间的数据共享，并对深化财务成本内控管理有积极的作用。

5.3 加强对专业人才的培养

不同于传统财务成本管理，ERP 系统下财务成本管理更关注对市场状况的预测以及对历史数据的研究，要求企业进行合理规划与充分研究，及时修正目标成本，使其符合企业的实际状况。为此，企业需重视对ERP 专业人才的引进与培养。在人员招聘环节注意挑选出更多专业能力强的人才，同时，加强对在职财务人员的业务培训，重点学习ERP 系统的使用方法、ERP 财务成本管理方法等，掌握目标成本法等内容，不断提高企业财务人员的专业水平，使其更好地适应ERP 模式下的财务成本管理工作。同时，企业要加强对财务人员的职业道德培养，组织他们学习相关法律、政策、企业财务规章制度等，强化财务人员的法律意识与风险防范意识，用道德这把尺子自觉规范自己的财务行为，杜绝违规操作引发的财务风险。此外，企业可与一些高校合作，构建人才培养与输送计划，高校开设专门的ERP 财务管理专业，为企业输送更多专业性人才。