交通勘察设计合同结算问题分析及合同管理建议

罗茜

（中交第二公路勘察设计研究院有限公司，湖北 武汉 430056）

0 引言

抓好重大交通基础设施建设，是扩大内需、推动国民经济增长的现实需要，也是当前高效统筹疫情防控、保通保畅的重要举措。交通基础设施建设具有投资规模大、建设周期长等特点，在整个建设项目的全寿命周期中，勘察设计是极为重要的一个环节。虽为前期工作，但勘察设计合同结算通常需待工程进行到一定阶段后才可开展。因此，高效完成勘察设计合同结算，对加速勘察设计单位资金回收，避免合同纠纷，促进勘察设计行业良性发展有重要意义。

1 交通勘察设计合同结算概述

1.1 交通勘察设计合同结算依据

交通勘察设计费用结算依据主要为招投标文件、中标通知书、双方签订的合同、工作量确认单、成果文件、地方计价依据等。其取费标准为2002年修订的《工程勘察设计收费标准》（简称《02 标准》）。以公路工程为例，合同设计费结算通常按照合同约定的计费额，根据《02 标准》规定计算出基价后，再根据相应专业系数、复杂程度系数、附加调整系数算出基本设计费，按实际工作量、地方下发或合同约定的打折系数核定最终合同结算金额；勘察费一般根据业主或监理签字确认的实际工作量，套用《02 标准》或合同约定单价进行结算。

1.2 交通勘察设计费结算流程

交通基础设施建设具有投资规模大、建设周期长等特点，交通勘察设计费合同结算通常要进行到施工图预算审核后、交/竣工验收后或施工结算等阶段后才可开展，具体时间根据当地政府要求或合同约定。报送勘察设计费用时，先由勘察设计单位准备勘察设计费报审相关材料，包括合同、招投标文件、工作量签证、计算书等。合同报审材料由建设单位或代建单位签字确认其真实准确性后，报送由建设单位指定或合同约定的审核方审定。目前多地二类费用依然由财政部门进行审核，部分地区（如厦门市）二类费用已取消财政审核，直接由建设单位核定费用。

1.3 交通勘察设计合同结算存在的问题

交通运输工程涵盖公路、水运、铁路、航空及管道运输等。通过对近五年交通项目（包括公路、桥梁、隧道等项目）的结算情况的分析，发现存在以下问题。

第一，合同结算时效性较低。从项目建设单位或代建单位通知开始结算，至双方确认审核结论书的过程较长，平均送审至办结时间为3～6 个月，个别项目结算沟通时间长达1年，该时效性不能满足建设单位提出的在施工结算后一个月内完成二类费用的结算要求，不利于合同缔约方良好履约。

第二，合同结算金额与预期相差较大。合同签订金额、送审金额与实际结算金额相差较大，概算批复金额不足以覆盖合同结算金额、合同最终结算金额小于合同已确认收入的情况时常发生，合同结算后应收账款核减，勘察设计成果不能兑现其应有价值。

第三，合同结算资料归档不完整。一方面，合同结算过程性资料归档不完整。由于交通基础设施工程项目存在规模大、周期长的特点，其相关资料较多，历时较长，最终负责结算的工作人员可能并非起初的项目经办人，使得合同等重要资料没有及时存档，为后期结算工作带来困难。另一方面，合同结算结论性资料归档不完整。合同结算后，未对结算结论性资料进行完整归档，合同结算经办人可能已经离职或者调岗，导致最终向建设单位申请款项时没有相关依据。

第四，合同结算后，合同台账更新不及时。当前，信息化管理已经应用到工作中，如果不及时更新合同台账，变更结算后的合同金额，后期就需要耗费更长的时间去校对修改，甚至需要翻阅多项历史纪录、相关资料，重新梳理计算，会增加不必要的、重复性的工作，降低工作效率。

2 合同管理对合同结算的影响

合同管理涵盖的内容较广，以下从合同签订管理、合同履约管理、合同档案管理、合同管理人员培养四个方面分析合同管理对合同结算的影响。

2.1 合同签订管理对合同结算的影响

把控合同条款的严谨性、保证合同签订的及时性，对合同结算时效及准确性具有重要影响。合同文本是合同结算的首要依据，由于工程建设合同具有一定的特殊性，当前勘察设计合同具有相应行业范本，但范本内容不可能与实际项目情况完全吻合，对具体细节也未进行严谨约定。合同中的重要内容包括工程概况、工期、工作内容及范围、人员、违约条款、结算及支付方式等，若合同措辞不严谨，未对概念明确释义，条款具有歧义，合同双方、审核方均易产生不同理解，会大大增加合同结算反复沟通的时间。对合同未尽事宜未及时签订补充合同，也易导致无法对合同中未约定但实际已完成的工作内容进行评定，会影响合同结算时效，甚至导致结算金额不合理减少。

2.2 合同履约管理对合同结算的影响

合同履约过程中，与合同甲方保持良好沟通，及时取得履约证明性文件，对合同结算结果具有积极影响。首先，及时取得规范的有效签证会降低后期结算难度，保证后期结算资料的完整性；其次，若出现停工、赶工的情况，及时配合业主办理相关手续，及时取得提供索赔或设计费用增加的证明，有利于为结算费用提供有效依据；最后，甲方项目负责人是审核员和承包人之间的纽带，与甲方保持良好的沟通，高质量履约，给甲方留下良好的印象，在合同结算金额认定过程中能够减少阻力，为审核结果争取最大利益。

2.3 合同档案管理对合同结算的影响

合同归档齐全，相关证明材料完整，对合同结算结果有利。合同档案管理，不仅包括合同文本归档，还包括项目过程中相关文件的归档。由于工程项目历时较长，工程结算时可能已发生人员变动，合同、工作量签证单、合同变更委托书等相关文件是合同结算计价的重要依据，在结算过程中，因归档文件不齐全导致送审资料不齐全，后期补件会更困难。反复补件，会延长结算时间，甚至导致部分勘察设计费用无法被核定。可见，保证合同结算材料的完整性，对合同结算时效有重要意义。

2.4 合同管理人员综合素质对合同结算的影响

合同管理人员综合素质对合同结算具有一定的影响。不同地区的设计费计费额取数不同，部分审核员可能对具体标准没有深入的认识，可能造成审核金额有误，这就要求合同结算人员具有较高的专业素质，能够及时纠正错误。例如厦门地区，结算时设计费基价一般按照概算批复的建安费取数，并非参照施工结算的建安费取基价，项目最终施工结算金额通常远小于概算批复的总建安费金额，而以施工结算价作为取费基数，会大大减少设计费金额。若合同管理人员没有一定的专业认识，会造成合同金额核减，为企业带来极大损失。

3 通过合同结算工作提出专业化合同管理的相应举措

针对当前存在的问题及产生原因，已有学者提出应充分商定合同文本，减少设计变更和现场签证，合理确定合同结算单价或合同总价，明确细化结算方式等重要措施。为提高合同结算时效，保证合同结算金额的准确性，在上述内容的基础上，提出专业化合同管理的相应举措。

3.1 落实合同管理责任

项目负责人应作为合同审核第一责任人。合同签订时，不但要求合同经办人严谨负责，各级审核严格把关，还应落实项目负责人的合同管理第一责任。合同条款应由经营分管领导、公司法务人员、财务相关人员的层层审核，对合同主要条款及其他重要细节性条款进行层层把关，同时项目负责人应对合同条款进行严格审核。项目负责人是项目实施的统筹者、实际参与者，可根据以往现场经验，提出更有利的合同修改建议，同时，项目负责人与业主、监理直接沟通的机会较多，应在合同签订过程中、合同结算时，充分调配全部资源以争取最大利益。同时，项目负责人应熟知合同条款，如变更索赔、违约索赔的形式与金额、相关依据等，这样能更好地在整体工作中把控项目进度与质量，有利于及时搜集、留存合同中规定的必要结算证明材料，有利于在最终结算时，降低结算成本，减少结算阻力。

3.2 提高经营人员综合素质

加强对经营人员的专业知识培训力度，不断提升经营人员的法律常识、相关规范常识、相关知识技能和素质。签订合同时，要做到条款全面、规定具体、字句准确和表述规范，不在合同中出现含糊不清的词句，不出现相互矛盾或重复的合同条款，不出现结算漏洞，要求具有一定综合素质的合同经办人员及审核人员把关合同质量。同时，在结算时，需要具有较强专业知识的报审人员与审核人员进行沟通，提高经营人员的专业能力，要求结算人员全面了解结算规则及项目情况，可在结算过程中及时反映、解决问题。

3.3 规范合同管理制度

应建立标准化的合同管理制度。承接项目前要做好标前分析，不盲目低价中标，以避免为最后结算带来困难。建立合同谈判标准化模板，订立明确的重要条款，特别是在合同结算方式、合同设计范围、具体专业内容上要严谨措辞，不出现歧义。同时，制定科学、完善的基建项目资料制度，保证对基建工程中的所有资料都能进行规范化管理。严格把控外包管理，不允许分包商越俎代庖直接与业主联系，对设计人员进行全面的监督和管理，把关每一道签证工作，保证送审完善、准确的结算资料，提高审核效率。

3.4 建立健全考评机制

完善的合同管理制度，应包含具体职责划分、工作范围、具体流程、相关依据等常规内容，同时，应设计合理的奖惩机制，建立合同闭环管理。制定奖惩制度，提高送审人员的责任感，提高报审人员的积极性，保证报送过程及时、专业、规范，争取结算利益最大化。

3.5 完善动态合同管理台账

建立合同台账，及时更新相关节点，确保节点相关材料及时归档、不缺失。严格执行现场签证，保证每次变更均有监理或建设单位签字确认的依据。承接业主直接委托的项目时，强调提请业主提供工作内容明确的任务委托书，如有工作内容变更，提请业主对变更内容进行签证。及时签订补充合同，明确变更合同纳入结算范围。同时要求对合同进行细致、全面的审核，明确有歧义的名词的具体释义，避免双方产生歧义而延误后期结算进度。

3.6 加强合同立项跟踪

做好项目立项管理，加强合同立项跟踪，确保不缺项、漏项。首先，项目报批时，技术人员应进行全面论证，保证概算科目的科学性与完整性。技术人员不仅要关注勘察设计内容是否符合政策法规要求，满足技术标准等，还应充分发挥经营生产联动性，将送审内容知会经营人员，由经营人员校对合同条款，检查送审项是否缺漏，若有缺漏应及时核实缺漏的原因。如果发现概算科目中没有涵盖的项目，应及时查看缺失项目是否已从其他权威性文件中列支，如果存在需要与政府相关部门协调的工作，也应在会议纪要中写清。

3.7 设计具有前瞻性的合同条款

应预判新形势下的突发问题，设计合理的、具有前瞻性的合同条款。应根据当下情形，预判可能出现的问题，包括政策的变化、突发事件、常见的变更问题等，设计合理的、有效减少纠纷的、有助于履约的标准化合同条款，有助于对没有约定或者约定不清晰的条款进行补充说明，便于后续结算工作中减少纠纷。例如，在疫情环境下以政府指导性文件为参考，根据所在省市下达的价款调整相关文件，提前列明费用处理问题，并明确标注疫情期间有关费用的处理措施和原则。同样，合同还应设有关于突发情况、意外情况的应对措施及处理条款。

3.8 构建项目分析及项目评价体系

做好项目承接前的事前分析。投标前认真研究招标文件，进行项目勘探，做好标前分析，承接项目前做好盈亏分析，不盲目承接亏损项目。目前，许多工程项目合同的增补、变更造价已经达到了合同总价的一半以上，建设单位要想控制投资，会加强限额设定，可能设置不合理条款，拒绝支付变更费用等。勘察设计单位应合理预估项目进度、营收、成本情况，预估合理、必要的变更情况。如果论证得当，在变更和洽谈时明确费用调整值，通过详细计算，预估可以调整的费用。同样，在项目结算完成后建立评价体系，为今后承接相同区域或同业主的项目提供参考。

4 结语

合同管理是勘察设计企业生产经营管理工作中非常重要的一部分。加强合同管理，完善具体流程，是提高合同结算质量和效率、推进高效完成勘察设计工作结算的重要手段，是推进经营生产工作的重要前提，更是加强建设工程行业合规性管理的重要举措。因此，做好合同管理工作，必须落实合同管理责任，制定专业化管理制度，建立健全机制，提高全员综合素质，完善动态合同管理体系，确保有效推进合同结算工作，为后续催收账款工作提供便利，助力再次建立合作关系，为生产经营工作打下扎实的基础。