高校专利申请前评估管理体系建设初探——以A大学为例

刘 乐,林世爵

(1.中山大学肿瘤防治中心,广东广州 510060;2.广东省科学技术情报研究所,广东广州 510033)

0 引言

新一轮科技革命和产业变革方兴未艾,以人工智能、信息技术、智能制造等为核心的新兴技术知识产权竞争愈演愈烈。随着知识产权强国战略的深入实施,知识产权在保护和激励创新方面的重要性愈发凸显。专利作为知识产权的重要形式,其质量的高低直接影响着科技成果能否有效地落地转化。近年来,我国高校知识产权创造、运用和管理水平不断提高,专利申请量和授权量均大幅提升,但在实际工作中,由于科研项目结题、职称评定、绩效考核、奖励申报、排名考核等政策,部分高校只注重专利申请数量而轻视专利质量,导致高校专利群体中存在大量低质量的专利[1]。2020年,随着教育部、国家知识产权局、科技部《关于提升高等学校专利质量促进转化运用的若干意见》(以下简称《若干意见》)等政策的深入推进,高校从前以量取胜的专利申请趋势得到了明显遏制,但如何提高专利申请质量仍是高校知识产权工作面临的一大难题。因此,如何开展专利申请前评估,以提升专利质量和市场价值是当前高校知识产权工作的研究热点。

我国高校专利申请前评估工作虽然起步较晚,但在理论探索和实践方面已取得不少成果。傅利英等[2]对高校科技创新中专利高申请量的情况进行分析研究,提出专利申请前评估对提高专利质量有显著影响;赵志清[3]从信息检索的角度,细化了专利申请前工作的执行主体和工作内容;黎子辉[4]从战略评估、技术评估和代理质量评估等方面构建了高校专利申请前评估工作体系;彭玲玲等[5]对专利申请前评估、专利查新检索、实质审查进行了区分,探究了高校专利申请前评估的必要性和可行性;李夏溪等[6]等以首都医科大学为例,从专利申请动机的角度,提出了以专利申请前评估等方式提高专利申请质量的对策。

因此,为进一步提升高校专利管理水平,把控专利申请质量,促进高质量专利转移转化,本文结合A大学的工作实际,基于PDCA循环管理法构建了适用于高校的专利申请前评估工作体系和流程,为夯实高质量专利申请的理论和实操基础提供参考。

1 高校专利申请前评估的目标定位与参与主体

1.1 专利申请现状

在incoPat专利数据库中以A大学为专利权人进行数据检索分析发现,截至2021年12月末,A大学累计专利申请数量超过2万件,自2015年以来年均专利申请数量超过1 000件,其中2018—2020年间甚至超过2 000件/年,可见A大学具有较强的创新活力和专利申请动力。但是,A大学失效专利数量高达7 242件,占A大学专利申请量的1/3,超过其处于有效状态的专利数量。其中,撤回专利量和驳回专利量分别高达1 432件和2 174件,两者占比高达49.8%;未交年费的专利数量高达2 711件,占比达37.43%(如图1所示)。由此可见,A大学申请的专利中存在大量不达标或低价值的专利,质量参差不齐、亟待提升。

图1 截至2021年12月末A大学专利法律状态统计

1.2 目标定位

A大学科研体量大、科技创新能力强,部分专利技术含量高,但由于存在专利布局不合理、专利申请文本质量不高等因素,专利授权率仍相对较低,被驳回和失效的专利占比较高,且存在大量无法实施和转化的低质量专利。因此,现阶段A大学专利申请前评估工作目标为:以提升专利市场价值和技术价值为导向,在高校科技成果转移转化工作领导小组的统筹领导下,建立高校内外部结合的多部门、多主体协调推进机制,通过开展专业的专利申请前评估服务,提升专利申请质量,提高高价值专利量占比;遏制非正常专利申请,保障财政经费的合理使用;激活专利发明人的创新主动性和知识产权保护意识,积极推动A大学专利产业化应用。

1.3 参与主体

专利申请前评估工作专业性强、涉及环节相对较多,需要高校相关部门和第三方服务机构建立合作机制,协同开展申请前评估工作。原因在于:一是专利申请前评估是专业化的知识产权工作,并非常规的行政工作,高校行政管理人员的学科背景和专业能力决定了其无法独立承担这项任务。二是高校内部机构的职能划分使得专利申请前评估工作无法由单独的部门完成。一般而言,高校由科研管理部门或知识产权办公室、技术转移办公室承担专利的申请、管理与保护应用工作,图书馆承担知识产权信息服务职能,前者属于行政机构,缺乏专业的知识产权人才,后者的图书馆员具备文献信息查新和分析检索能力,但无法作为管理人员开展大规模的专利审查工作。高校内不同部门间职能的“鸿沟”决定了任何一方均无法独立承担专利申请前评估的工作。三是专利申请前评估工作涉及环节多,需要进行统筹规划、审查、质控监督等,有必要建立多部门协调推进的工作机制。因此,基于A大学专利管理工作实践,提出高校专利申请前评估协同工作模式,即在科技成果转移转化工作领导小组的统筹下,建立校内外多部门协调管理机制,涉及主体包含校内科学研究院、图书馆、课题组和校外专利代理机构、第三方知识产权咨询机构(如图2所示)。

图2 高校专利申请前评估的参与主体

科技成果转移转化工作领导小组作为高校知识产权与成果转化统筹协调的机构,负责制定高校知识产权与成果转化战略规划,建立评估体系管理原则和流程,确定评估体系中的参与主体。科研管理部门负责支撑专利申请前评估管理体系的运行,对专利代理机构进行招标遴选,协调图书馆对专利申请评估材料进行二次把关,组织专家对重大课题的核心及重要专利申请进行评审,向课题组发布专利申请评估结果。课题组作为创新主体,需要将拟申请的专利交底书、方案提交科研管理部门进行评估,并按照评审意见对专利申请材料进行修改。图书馆主要负责提供科研人员的专利检索技能培训服务,并制定专利检索评价报告的标准模板,核查专利代理机构提交的专利检索评价报告,针对是否应该申请专利、专利授权的可能性进行评价。专利代理机构需要在科技成果转移转化工作领导小组的监管下,与学校签订专利代理服务合同和专利质量提升承诺书、保密协议等,协助科研管理部门对专利进行申请前评估,对经校内最终评估可进行专利申请的技术方案提供高质量的专利代理服务。为进一步提升重大科研项目的专利质量,推动具有产业化前景的科技成果落地转化,高校基于政府资助项目联合第三方知识产权咨询机构为重大科研项目课题组开展一对一的高价值专利培育服务,将知识产权检索、分析评议和布局工作贯穿于科研项目管理全过程,并承担该部分专利申请前评估工作。

2 基于PDCA循环管理法的高校专利申请前评估管理体系

PDCA循环管理法是管理学领域较为经典的循环管理方法,由美国质量管理专家沃特·阿曼德·休哈特(Walter A. Shewhart)率先提出,由戴明博士进行了推广和发展,因此,PDCA循环也被称为“戴明环”。PDCA循环是由计划(plan)、执行(do)、检查(check)和处理(action)等环节组成的闭合管理系统,通过上述环节闭合循环运作,持续优化产品质量管理过程,从而解决生产质量和组织管理问题,对需要循序渐进的管理工作有指导意义[7]。高校专利申请前评估体系优化的本质即是对质量管理的创新优化,因此,A大学为了实现专利申请前评估工作体系的持续高效运作,在日常管理工作中引入了PDCA循环管理机制,形成高校专利申请前评估体系优化机制,以促进专利申请前评估工作的质量管理提升[8]。

以PDCA循环为方法指导推进高校专利申请前评估体系优化工作,需要将高校专利申请前评估工作的目标指向、重点任务、面临问题等诸多要素纳入PDCA循环的逻辑框架,形成联系紧密的有机整体,从而实现规范、高效的专利申请前评估工作。PDCA循环的4个阶段是密不可分的,循环往复并呈螺旋式上升。

2.1 计划阶段

该阶段的主要任务是围绕专利申请前评估工作,分析现状、存在问题、关键原因,并进行总体规划,明确总体任务、工作要求、目标等。具体包括:

首先,确定专利申请前评估工作的总体目标,即通过在高校内开展专利申请前评估,减少无效专利申请与低质量专利申请,充分利用财政资金支持高质量、有产业化前景的专利进行培育和转化。

其次,分析专利申请前评估工作的现状以及存在问题。对高校专利申请前评估情况进行深入的了解和分析,发现相关流程管理、评估要点、风险防控等事项中存在的问题和困难,并寻求解决策略和方案。

再次,结合工作目标和实施计划,在学校层面建立专利申请前评估的统筹协调机制,由科技成果转移转化工作领导小组负责统筹规划,结合各相关部门的职能和业务,明确科研管理部门为责任管理部门,图书馆为协同支持部门,专利代理机构及校外第三方服务机构为协助单位。

最后,根据顶层设计制定实施流程与工作标准,由校外主体协助校内单位制定可落地、可操作的工作流程,并结合学校实际需求设置评估要点和标准。

在计划阶段形成的总体规划、工作方案、任务文件等,经单位内部会商后提交学校审批,并进入下一阶段。

2.2 执行阶段

由科研管理部门发布工作通知并下达至二级院系,明确工作要求和流程,按照计划逐步开展工作。期间由管理人员做好文件流程管理,加强与科研人员的沟通交流,并定期对工作实施情况和存在问题进行跟进和分析。

2.3 检查阶段

建立工作监督与风险防控管理机制,对照工作实施方案和计划进度进行检查,考察是否达到预期目标和成效。考察内容包括流程是否齐全准确、审核是否规范、材料是否完备、是否执行标准审核等。如考察实施情况未达到预期目标,则组织校内外单位召开联席会议共同研讨,查明原因并制定相关解决对策。

2.4 处理阶段

处理阶段是循环管理不可或缺的一环,也是启动下一循环的关键环节。在此阶段,学校对检查阶段存在的问题和初步制定的解决对策进行全面的梳理和总结,对成功经验制定标准化流程并进行示范推广,对在本循环中未得到解决的问题提出应对措施,并列为下一循环的待解决问题进行处理。

3 高校专利申请前评估要点

专利申请前评估的目标是提升专利申请的市场价值和技术价值,因此,高校专利申请前评估不应拘泥于可专利性和授权率,而应着眼于市场应用价值,并适当选择应采用的保护方式,以实现对优势技术竞争力的持续保护。

3.1 新颖性和创造性评估

技术方案的新颖性和创造性高度在很大程度上决定了技术方案的可专利性,因此,高校科研项目课题组需提供相关技术方案的已发表文章或前续申请的专利,图书馆以及专利代理机构基于以上材料进行相关文献检索,找到可能影响拟申请专利技术方案新颖性和创造性的现有技术,并对申请专利进行新颖性和创造性评估。

3.2 市场价值和潜力评估

技术方案的市场价值和转化潜力是进行专利申请前评估的重要内容,其在很大程度上影响技术方案保护策略的制定。高校专利申请前评估通过对技术方案的国内外市场技术转移转化潜力进行分析评估,指引专利申请策略的制定,并引导科研团队朝向市场应用进行技术研发,尽量避免专利申请仅为支撑项目结题或职称评选等而脱离专利真正的价值。

3.3 保护方式评估

技术方案的保护方式多种多样,技术研发和成果产出的不同阶段适用不同的保护方式,以提高对创新技术的保护效力。对于易通过仿制或反向工程获知的技术以及他人具有较大可能研发出的技术,应尽量采用专利保护方式;对于具备高技术破解难度的先进技术成果,则应采取更有利于保持技术竞争力的技术秘密来进行保护,以保证核心竞争力的持续性。

4 高校专利申请前评估风险防控

高校对于高质量的技术成果,不仅要进行知识产权保护并推动市场化推广应用,还应构建多层次的技术成果保护网,严控技术泄密的风险,促进核心技术竞争力的提升。

4.1 严格管控创新成果的泄密风险

为提高技术方案评估效率,高校通常引进专利代理机构等第三方知识产权服务机构进行专利申请前评估,但因此也可能产生巨大的潜在风险。首先,第三方知识产权服务机构可能基于自身利益进行有偏向性的技术方案检索分析,给高校带来经济损失和技术泄密损失,为此,高校应加强制度规范和流程管理等,以规避潜在风险;其次,由于技术创新研究的长周期特性,高校科技成果产出通常具有持续性和交叉关联性,论文、科技报告和样机等多种形式的科技成果会在不同研究周期内相继面世,可能对与之相关联的技术创新方案的可专利性产生不利影响,而第三方知识产权服务机构由于受到价格和人员流动等因素的影响,难以保证对流转经手且尚未申请专利技术的创新方案、技术工艺方法等技术资料进行严格的保密管理。因此,高校应建立起严格的内部技术资料流转保密管理机制,并与第三方知识产权服务机构签署保密协议,明确其保密义务和责任,尽可能地规避因第三方知识产权服务机构造成技术资料泄密的风险。

4.2 慎重处理重大科技成果的评估结果

重大科技成果技术创新度高、产业应用前景广,在专利申请前评估以及知识产权管理过程中应当被慎重对待和管理。高校可聘请专业的知识产权服务机构开展全过程管理,为其构建完整有效的专利保护网,以提高专利保护效力。此外,为实现对评估结果的有效利用,建议引入专家评议机制,就结果的准确性和可用性提出建议,进而基于评估结果形成适当的专利布局方案和专利组合方案,以避免由于评价体系和评价方法的适用性缺陷造成重大科技成果保护上的瑕疵。

5 结语

本文从A大学专利申请和管理现状出发,结合工作实际,以专利质量和市场价值为导向,对专利申请前评估管理等工作的参与主体和流程进行了分析,并建立了基于PDCA循环管理法的高校专利申请前评估管理体系,提出评估要点和风险防控建议,以期为高校知识产权政策制定者提供参考和借鉴。随着国家和高校对知识产权的不断重视,专利申请前评估工作将会被大多数高校提上工作日程,关于评估体系的标准化建立、绩效管理、科研人员接受评估的意愿、成本核算等问题还有待进一步研究和解决。