从“资源”到“资产”：档案数据资产治理模型初探

邓文霞/上海大学文化遗产与信息管理学院

财政部2020年第97号文件《关于加强行政事业单位固定资产管理的通知》，直接将档案列入固定资产，同时要求做好固定资产管理工作，有效盘活并高效使用固定资产[1]。2020年，中共中央、国务院印发《关于建构更加完善的要素市场化配置体制机制的意见》，将数据作为与土地、资本等并列的生产要素。这些都表明了“数据资产”这一概念已获得了广泛认可。将文件档案管理置于数据治理的整体布局中，将档案资产置于数据资产的总体规划中，是应对经济社会发展的重要举措[2]。

自20世纪80年代我国发展市场经济以来，档案界就开始关注“档案资产”这一新概念，主要聚焦于“档案是不是资产”等问题。到1996年，相关研究更加深入，集中探讨“档案经济价值的体现”“档案资产评估必要性”等话题。中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》提出，“要推进政务信息资源的资产管理工作，完善信息资产评估工作”。到2009年，关于这方面的研究向实践领域迈进，“电子文件资产”“国家档案资产”“政府信息资产”等概念相继提出。冯惠玲教授在多篇文章中指出，电子文件是极具价值的信息资产与知识资产[3]。安小米教授明确提出了文件资产、电子文件资产概念，系统介绍了ISO15489对文件资产性质的认定[4]。国外很少对档案资产进行专门研究，大多是将档案资产融入文件资产、信息资产的框架中进行综合探究，并通过制定政策、标准和法规等保障和促进文件资产价值的实现。如，新加坡《电子交易法》（1998）提出电子文件是重要的业务文件及机构知识资产[5]；英国皇家文书局制定的《信息资产登记》（2000）明确提出电子文件是有价值的机构信息资源与资产；加拿大《政府信息管理框架》（2004）及《加拿大信息管理政策》（2007）提出电子文件应作为国家信息资源和资产进行管理；日本《JISC0909-1:2005-信息与文献——文件管理》认为文件是机构的资产[6]。此外，国际标准化组织2001年出台的《ISO15489文件管理国际标准》指出“文件含有的信息是有价值的资源和重要的企业资产”[7]；2011年出台的《ISO30300信息与文献文件管理体系：基础与术语》进一步明确了“文件作为一种信息资源，是组织智力资本的一部分，因此也属于组织的资产”[8]。在实践方面，英国是商业运营政府文件资产的典范，据悉其每年公共信息的市场价值大约有5.9亿英镑，每年从公共信息的销售、许可中获得约3.4亿英镑的税收[9]。随着市场经济的发展、知识经济等新理念的引进、档案与文件本身所蕴含的丰富经济信息和科技知识的显现、前期理论研究的沉积，档案资产论应运而生，并开始与信息资产、知识资产、数据资产等新概念产生关联[10]。

1 理论支撑：档案资产论

此前，档案学以及信息资源管理领域对于市场的研究往往局限于狭隘的特定领域，稍显稚嫩的理论研究使其在面对复杂多变的资源难题时难以发挥作用，在处理市场经济时代下档案信息资源配置问题时因循守旧[11]。而档案资产论是指从资产的角度切入进行档案及其经济价值的有关研究，是档案学、经济学、管理学等知识互联共通所产生的新理论。具体而言，档案资产论的作用体现在为“档案数据资产”提供理论依据、为档案数据从“资源”到“资产”的转化提供理论指引、为档案数据资产治理模型提供理论支撑。

档案数据资产是档案数据资源的对象化（对象到特定法律关系主体）和会计化（符合会计定义标准），在本质上是档案数据资源的“资产化”，具体指主体对档案数据拥有排他性的权利或者其他权益的经济资源[12]。国务院第287号令《企业财务会计报告条例》第九条对资产的定义如下：“资产，是指过去的交易、事项形成并由企业拥有或控制的资源，该资源预期会给企业带来经济利益。”[13]而数据资产的定义为“企业及组织拥有或控制，能给企业带来未来经济利益的数据资源”[14]。档案不仅能在企业中发挥经济效益，还能带来更广泛的社会效益。定义的主体范围扩大至企事业单位，即“档案数据资产是在企事业单位各项活动中形成的，归企事业单位所属并受控的，归档保存的且能够为企事业单位未来发展提供信息支持并产生效益的核心数据资源”[15]。

档案资产论能指引档案数据从“资源”转化为“资产”。学界对于“档案是否能成为资产”，最大的争论点之一在于“档案是否能够被交易”。档案资产论给出了答案：将档案视为资产，并不是简单意义上的买卖档案，而是将档案中所蕴含的丰富信息提取、凝练出来，转化为知识，进而创造效益；尤其是在数字时代，档案信息更易与物质载体分离，流动性也更强。换言之，交易的是信息，而不是原件。这一观点在新修订《档案法》中也有所体现，档案数据从“资源”转化为“资产”成为可能。1996年《档案法》第十七条指出“禁止出卖属于国家所有的档案”，2016年《档案法》和新修订《档案法》都明确了“档案复制件的交换、转让，按照国家有关规定办理”。

档案资产论能支撑档案数据资产治理模型的构建。档案资产论作为一种参照，能够提供一种研究方向和论证思路，提高档案数据资产治理中“定位问题的精确度”和“寻找对策的准确度”。档案数据资产只有经过经济学意义上的认定，方可发挥市场在档案资产要素配置中的基础性作用，体现其“价值”[16]。因此，档案数据运营成本价值模型不可缺少。

2 实现转化：档案数据从“资源”到“资产”

过去的20年间，各机构的价值越来越与专有数据、商业机密、专利、技术版权和市场计划等无形资产挂钩，尽管它们并不能完全反映在机构的财务账面数据上，但它们大部分以数据的形态存储在信息系统或机构档案中[17]。当前，档案数据从单纯的数据资源向数据资产转化。笔者认为，这种转化首先体现在档案数据内涵的变化上，进而影响档案数据的治理方式，最终导致“隐匿”许久的档案经济价值凸显。

2.1 内涵维度变化

在功能维度上，档案数据资源主要是记录一些具体业务，并针对具体需求有目的地进行简单的统计分析；而档案数据资产则将进一步摸索档案数据的服务、利用、商业模式，降低档案机构成本与风险，增加机构及社会的所获效益。

在范畴维度上，档案数据资源多为机构内部所拥有的数据，如业务数据、人员信息等；而档案数据资产则将在广度和深度上都有所扩张。其数据规模会逐步扩大，囊括购买外部机构、企业的数据、获取的用户行为数据、各类传感器的数据等；数据质量也逐级提升，按照重要性及优先级将档案数据资产划分为核心资产和非核心资产，划分相应的共享开放范围、使用权限、安全等级、存储周期等，为后期档案数据资产精细化治理铺路。

在形态维度上，档案数据资源不一定是电子化数据，且结构单一并保持一定的稳定性；而档案数据资产完全是电子化数据，并且在结构化、半结构化、非结构化的数据存储、计算、分析技术的支持下，档案数据资产能以其多样化的结构形态适应不同的场景和业务需求。

2.2 治理方式变更

就治理视角而言，档案数据资源治理仅把数据当作辅助业务，关注点在于减少档案数据所造成的业务损失，主要表现在于解决数据不准确、数据不完整、数据不一致等具体的“数据”相关问题。而在档案数据资产治理中，档案数据将上升为核心业务资产，关注的重点不仅是治理数据的问题，更是通过持续常态化运营档案数据，挖掘档案数据价值并驱动业务创新。

就治理内容和目的而言，档案数据资源治理仅是为了全面有效地管理档案数据并治理数据问题；档案数据资产治理则更关注加速档案资产流通并实现档案数据增值，涉及档案数据共享开发、档案数据服务、档案数据价值管理等活动。

就治理架构而言，由于档案数据资产治理的对象是数据及数据关系，随着数据量和数据关系复杂性的增加，独立的业务逻辑急需整合。除了档案人员，将还会需要一些专业的数据建模人员、架构人员、运营人员、分析人员等予以辅助治理。

就治理工具而言，档案数据资产治理的工具也应更加丰富，力求打通、整合、融合各组件、各机构、各部门，实现集中治理数据问题、集中数据监控运维、集中数据服务运营。

2.3 经济价值凸显

档案数据资产比档案数据资源更强调、更重视能为企事业单位带来经济效益的能力，即具有能直接或间接使资金或其他现金等价物流入企事业单位的潜力[18]。具体体现在：第一，档案数据资产能为企事业单位的部门管理、科学决策、资源控制等提供合理参考与依据，减少甚至消除企事业单位经济活动中遇见风险的可能性，间接省去不必要的决策咨询、风险处理等费用。第二，档案数据资产能更好、更有保障、更有依据地流通，减少企事业单位重复投入劳动成本，提高企事业单位生产和经营效率。第三，档案数据作为企事业单位在各项业务活动中形成的原始记录，是企事业单位维护其资产权益的法律凭证，必要时可作为呈堂证供。第四，档案数据蕴含的经济、科技、文化等知识可作为企事业单位的生产要素重新投入到企事业单位的生产经营活动，为企事业单位创造可观的经济效益[19]。第五，档案数据脱敏后的交易或其他合法数据资产交易事项能直接带来收入。

3 困境所在：尚未确权、难以计量与交易困难

尽管档案数据在理论层面越来越被视为核心资产并逐步释放价值，但在相关治理实践中各机构依然面临着数据确权、价值计量、数据交易等方面的困境。

如，在数据确权方面，我国未从法律法规体系层面确认档案数据的资产属性，其保管权、所有权、开发利用权都无法得到全面保障。若权利未能明确，档案数据资产所包含的各种利益也难以为主体所拥有和控制，而利益的缺失又会导致档案资产发展的动力不足，经济效益难以体现及得到关注，因此急需关注法律对于档案资产的支持与作用。在数据交易方面，档案数据独特的高机密性也使交易过程中的隐私保护更加困难，对相关数据脱敏过程提出了更加严苛的要求，导致实践操作中档案人员产生“不做不错”的错误思想，不愿尝试与创新。受“档案不可买卖”的影响，许多机构在交易与档案有关的数据时略显束手束脚，甚至相关文化产品的开发都受到影响。

此 外， 在价值计量方面，档案数据资产并不像一般的有形资产可以精准计量。一是因为它是动态的，它的价值不仅仅局限于目前，更在于未来。档案数据作为智力资产，其溢出效应使得未来经济利益的流入难以预估，信息溢出、研发溢出等均可能造成智力资产盈利能力的不确定性[20]；而且当代科技飞速更新迭代、消费者需求变幻莫测，档案数据孵化的产品所获取的效益也具有高度不确定性。二是因为它的收益较“隐晦”，大多数情况下都无法直接变现。尽管研发项目投资、管理软件投入等档案数据资产成本容易确定，但诸如用户黏性、用户满意度、档案文化延伸等档案数据资产效益难以精确量化。三是因为它的价值实现途径较复杂，不易把握。如，依据档案建立机构品牌文化、搭建良好互动平台等活动都属于长期、动态、持续性过程，难以追踪所有成本投入和效益产出；许多情况下还得与其他机构的无形资产协同发挥价值，难以剥离拆分。因此资产计量在很长时间内被忽略，档案数据空有“无形资产”之称而无法计入财务报表。而当档案数据脱离会计框架、无法被会计元素所衡量或描绘时，势必会阻碍机构或企业将档案数据资产管理纳入战略规划，其对档案数据资产管理模式的探索将受到影响[21]。

笔者认为，不能因为档案经济效益无法计量、交易困难就给档案资产“判死刑”。诸多资产计量的科学性、精确度、可行性在会计学领域属难点问题[22]，却毫不影响它们“成为”资产。相关计量方法总是会随着技术的发展、理论的创新而有所突破，档案数据资产治理也会步入正轨。

4 解决途径：档案数据运营成本价值模型

图1：档案数据运营成本价值四象限模型

为解决档案数据资产难以计量的问题，本文从档案资产论的经济学角度出发，借鉴相关知识，构想了档案数据运营成本价值四象限模型（见图1），以进一步厘清档案数据在相关运营过程中价值的动态变化情况，从质的维度上计量档案数据资产价值，为从量的维度上计量档案数据资产价值奠定基础。为认定档案数据资产，可按照成本与价值的关系分析档案数据运营情况，即付出运营成本获取运营价值的过程。档案数据运营成本包括档案数据在接收、鉴定、存储、利用等时所产生的成本。运营价值则在档案数据实现机构、社会等的提质增效过程中体现。从档案数据运营成本和档案数据运营价值两个维度进行切分，可将档案数据运营划分为四个象限，建立档案数据运营成本价值模型。

其中，第四象限可认为是档案数据运营的启动象限，通常发生在行业数字化转型初期。一般来说，档案数据被访问得越多，其产生的价值就越大。因此启动象限的主要工作在于降低档案数据的获取和处理成本，主要任务是对档案进行数字化和数据化，并将档案数据作为关键要素融入各类业务，并更容易被访问和获取，以提升数据价值。但由于这一阶段各类业务缺乏对档案数据的描述标准，数据互通访问困难，加之数据质量控制、安全保障等受人员操作熟练度、匹配制度等因素的影响，在初始阶段很难达到预期成效，因此成本居高不下，价值却很难凸显。

待第四象限内各类档案数据定义清晰，各项制度建立完成并开始稳定运营后，档案数字化转型基本成功，档案数据运营将从第四象限转向第一象限；如果失败，则档案数据运营工作停滞，进入第三象限。若档案数据运营在第一象限上进一步发展，如建立线上或虚拟机构，则有可能进入第二象限，即档案数据运营的理想象限，以数据的低边际成本降低产品或服务开展成本。如，医疗影像档案、诊疗记录的数据化就以近乎为零的边际成本实现了“数据多跑路、患者少跑腿”；随着医疗影像档案和线上病历数据的进一步积累，加之人工智能技术的自主学习，机器智能阅片、虚拟医院、家庭诊疗机器人都成为可能，医疗资源的低成本复制得以实现[23]。

档案数据运营成本价值模型的设立有利于机构厘清档案数据价值的动向，主要体现在：一是业务数据化是数据运营的起点，主要任务是将档案数据作为关键要素融入各类业务。二是数据业务化是数据运营的目标，即基于档案数据形成新的产品或服务，发挥数据低边际成本的效用。三是数据业务化是运营价值倍增的持续过程，即打造档案数据运营多级闭环，使价值随应用场景跃迁，在多级闭环间螺旋上升。四是数字技术加速运营价值在象限之间转移流动，因此要注重技术所带来的原始驱动力[24]。