加强档案消毒工作的绍兴实践

倪永春 侯宗孝/绍兴市档案馆

1 工作概述

近年来，绍兴市档案馆深入学习贯彻习近平总书记对档案工作重要指示批示精神和省委书记袁家军考察调研省档案馆讲话精神，坚持档案工作“三个走向”根本遵循，严格落实“八防”要求，特别是注重做好“防霉、防虫”所涉及的档案消毒、灭菌、杀虫工作，扎实推进档案技术保护，明确专人负责档案消毒工作，做好档案进馆、利用和保管等全生命周期档案消毒保护工作，在档案技术保护方面取得了良好成效。

1.1 严格落实入库档案消毒全覆盖，强化全生命周期消毒保护

积极做好档案接收进馆、利用和保管等全生命周期档案消毒保护工作。第一是档案接收环节，根据档案接收计划，绍兴市档案馆年接收档案约3—4万卷（盒），由于新进档案在档案室环境中存放多年，存放环境相对来说较为恶劣，且档案从未做过消毒工作，所以新进档案的首次消毒非常关键，新进档案必须彻底消毒后才能入库上架。第二是档案后续利用、开放审核、数字化等环节，档案出库、脱离库房环境后，受外界环境的影响，非常容易滋生微生物，在档案继续入库时，需要再次做好消毒工作。第三是档案在库房长久保存的环节，长期存放在库房的档案，也会慢慢滋生一些微生物，特别是保存期满10年的档案，因此需要做好逐批消毒工作，确保档案安全。

1.2 切实加大基础硬件设施投入，提升档案消毒保护硬实力

以有利于档案技术保护为原则，加强库房设计施工、业务用房和恒温恒湿设备配备，以及温湿度智能监控、门禁视频监控等重要设施建设。首先是通过恒温恒湿设备调节库房温湿度，结合温湿度智能监控系统，确保档案处于合适的保存环境中，延长档案寿命。其次是注重档案消毒灭菌设备的更新换代，实现从微波消毒设备、真空消毒设备到真空充氮消毒设备、等离子臭氧档案消毒设备的迭代升级，保证良好的消毒效果。目前，绍兴市档案馆专设档案消毒室1间，面积71平方米，配备先进的档案消毒设备，并及时对设备进行升级或更新。如2015年配备了真空充氮档案消毒设备，该设备的内结构为2立方米，一次消毒时间为48小时，但存在用时较长、效率较低的问题。2021年，市档案馆新配备了等离子臭氧档案消毒舱，它共有2个舱体，内结构为4立方米，一次消毒时间只要2.5小时，具有容量较大、用时较短等优势。此外，市档案馆还配备了2台臭氧型档案消毒设备，可以满足日常利用及小批量档案的消毒需求。

1.3 全面加强制度建设，提高档案消毒保护软实力

近年来，绍兴市档案馆坚持以制度建设为依托，推动档案技术保护走向规范化、精细化。先后制定出台《市档案馆工作细则》《市档案馆接收档案工作程序》《市档案馆档案保管制度》《市档案馆库房安全管理制度》等相关工作制度，切实加强档案库房日常管理及档案流动过程中的安全管理。明确档案消毒工作职能处室为管理利用处，建立处长负责制，加强人员配备，加强业务培训，具体工作人员工作职责落到实处。完善档案消毒审批流程，通过档案消毒申请单和登记表，真实记录档案消毒轨迹。规范消毒工作操作流程及消毒设备操作步骤，确保人员和档案的绝对安全。

2 困难及问题

随着消毒方法和技术的更新与发展，实体档案杀虫、灭菌、消毒的设备不断升级。现在主流的档案消毒方法有微波消毒法、化学药物熏蒸消毒法、等离子臭氧消毒法、低温冷冻消毒法、真空充氮消毒法等，后三种消毒方法因其安全性和可靠性，在实体档案的消毒领域应用都比较广泛。其中，臭氧消毒法消毒效果好、效率高，符合国家节能减排的要求，使用最为广泛，而低温冷冻法由于明确标称是杀虫设备，受到节能降耗、工作效率、玻璃体结晶等因素的影响，装备的单位较少。目前绍兴市档案馆拥有两种类型的档案消毒设备，但在实际的使用过程中，还是存在一些困难和问题。

第一，消毒成效难以评估。当前档案消毒工作主要依靠消毒设备，由消毒设备自动运行进行消毒，按操作规定达到一定的消毒时间后就算完成，但由于消毒效果具有肉眼不可见性，因此无法进行直观评估，消毒后对档案的损伤也难以评估。

第二，消毒设备的选择与使用缺乏依据。消毒效果与档案种类、外界环境、菌落情况、消毒方法等有一定的相关性，但实际工作中一般都是凭借经验或工作量对消毒设备进行选择与使用，缺乏客观的选择依据。这需在实践中进一步加强总结和梳理，探索合理、科学的消毒设备选择与使用依据。

绍萧塘闸水利事业幸存史料《曹娥江中下流水利形势图》（比例尺为1∶25000）

3 后续规划

档案消毒工作是档案业务工作的重要组成部分，做好档案消毒工作有利于档案的长久保存，有利于确保实体档案的绝对安全。2022年，绍兴市档案馆积极响应省档案馆号召，主动申报档案消毒试点，利用现有的各类消毒设备作为标准实验器材，引入不同消毒方法、不同消毒时间、不同档案载体、不同外界环境下的消毒效果等变量，对比检验消毒设备，探索一般档案馆库环境下的最佳消毒方案。市档案馆将在省档案馆的指导下，科学谋划和实施档案消毒试点工作，按照要求及时汇报工作进展，并加强与兄弟单位的交流学习，高质量完成试点工作，为提升全省档案技术保护成效贡献绍兴力量。