博物馆藏品档案管理设计与研究

卢民 滕卫

山东博物馆 山东 济南 250014

引言

我国博物馆早期的藏品档案属于不可再生资源，所记载的信息是藏品最原始的文字说明，是日常工作的第一手资料。这些纸质藏品档案受当时保管条件、纸质技术条件的限制、抄写人文化及书写水平、用笔用墨等因素的影响，很多原始档案均有不同程度破损。对于这种不耐久档案，从保护角度出发，藏品档案进行数字化管理势在必行。为了提高博物馆信息化、智慧化水平，中共中央办公厅、国务院、国家文物局等相继出台政策，为新时代中国博物馆事业的发展指明了前进方向，提供了根本遵循。2017年2月，国家文物局印发《国家文物事业发展“十三五”规划》，强调加强博物馆藏品管理，完善博物馆藏品征集标准，拓展博物馆藏品征集领域和途径，充实基层博物馆藏品数量和类型。健全文物藏品档案管理制度，形成博物馆藏品资源共享和馆际交流机制[1-2]。2019年2月，国家发改委等18个部门联合印发《加大力度推动社会领域公共服务补短板强弱项提质量 促进形成强大国内市场的行动方案》，要求从提高公共文化服务效能的角度，强调推进智慧博物馆等公共数字文化建设项目[3]。2020年1月，国家文物局发布最新修订的《博物馆定级评估办法》，着力提升博物馆定级评估工作的科学性、针对性、实用性，突出博物馆运营管理专业化、标准化、工艺化要求。

1 博物馆藏品档案管理建设目标

大数据时代背景下，博物馆藏品原始档案的数字化管理，无疑是发展趋势。研究藏品是博物馆重要的基础工作，传统的藏品档案管理方式的滞后性，已制约了藏品研究效率。开发适合博物馆藏品档案管理工作需求的管理系统，将现有馆藏藏品的原始档案进行数字化加工，为查阅者提供浏览检索、全文检索、全文影像等多种检索功能，最大程度实现藏品原始档案的保护与利用，为各项业务工作提供信息化服务。

藏品档案数字资源的获取可以采用高精度平面扫描技术对藏品档案进行数字化扫描，综合利用先进的二维扫描、摄影测量和图像处理技术，制取藏品档案平面类物品影像，通过色彩管理控制和高光学分辨率实现平面类物品结构、纹理和色彩的完美复制[4]。

馆藏档案管理采用物联网技术、双向数据通信技术、计算机软件开发技术等手段，以馆藏档案信息管理为核心，业务流程管理为主线，按照“制度健全、账目清楚、鉴定确切、编目详明、保管妥善、查用方便”的藏品保管工作要求，建立一套完整的馆藏档案管理系统。在全面提升博物馆馆藏档案管理水平，实现馆藏档案的信息化、动态化及精准化管理同时，确保馆藏档案的数字化保护及利用。

2 博物馆藏品档案管理总体架构建设

博物馆藏品档案管理在充分考虑保护利用的基础上，主要针对目前档案管理业务的实际需求，通过引用信息化的管理平台高效管理现有藏品档案，规范业务操作流程。所开发的藏品档案管理系统，应支持档案入藏、编目、出入库、注销等全流程的管理操作，规范藏品档案管理业务。实现对藏品档案信息的快速修改、检索、查看、统计分析，在一定程度上节约管理成本、提升工作效率、推进藏品档案内容研究。整个系统可设计为7个子层，2个体系及3个扩展预留系统接口。

图1 藏品档案管理框架图

2.1 基础设施层

基础设施层主要为藏品档案管理系统运行基础。可充分利用馆内现有存储设备、计算设备、网络设备等基础设施，保障系统高效运行。

2.2 数字资源层

数字资源层是为上层的业务系统提供资源支撑，对馆藏档案进行高清扫描，获取藏品档案高清影像资源并进行数据整理与录入。这些数字资源将存储在藏品档案管理系统中进行统一管理。

2.3 数据层

数据层利用各种数据迁移手段，收集、整理、录入藏品档案数据，主要以图数据库、分布式文件系统、文档数据库、关系型数据库等形式存储，形成藏品档案信息库、藏品档案高清影像库、研究成果信息库、系统配置信息库等，为博物馆提供数据支撑。

2.4 应用支撑层

应用支撑层是整个博物馆藏品档案管理系统的软件功能基础支撑，提供应用服务集群的共性功能组件服务。该层可配置、可扩展、组件式的通用服务框架，极大降低应用服务层的运行维护成本，实现后续系统持续动态升级，接受应用服务层模块的访问。

2.5 应用服务层

应用服务层是整个博物馆藏品档案管理系统业务功能的最终呈现，包括业务中心子系统、藏品档案管理子系统、学术研究成果管理子系统、配置管理子系统四个子系统。

2.6 展示层

展示层担当用户界面展现与业务逻辑之间的桥梁，将应用服务以各种交互设备、交互界面展现给博物馆内部用户。

2.7 用户层

系统的用户是博物馆内部相关工作人员。

2.8 相关系统

藏品档案管理系统将预留接口，支持将来可以将藏品信息、活动信息等内容集成加入，形成品类丰富的博物馆综合数据展示平台。

2.9 安全体系

安全体系主要包括设施安全、通信安全、应用安全、数据安全、运行管理方面。

2.10 标准体系

标准体系从实施、运维、管理、数据交换等层面，全面保障博物馆藏品档案管理系统上述各层的建设、管理、运营。

3 博物馆藏品档案管理功能设计

表1 藏品档案管理功能表

3.1 业务中心子系统

系统将业务与具体功能剥离，各子系统的业务流程统一在业务中心进行管理。用户登录系统后，根据权限自动匹配可以访问的任务节点，并可以显示出流程进度、流程查询、消息提醒等信息。

3.2 藏品档案管理子系统

以藏品档案管理业务为主线，实现馆藏档案的标准化、数字化、信息化、流程化管理，其功能模块有档案管理、档案检索、档案统计。

3.3 学术研究成果管理子系统

学术研究成果研究管理子系统实现对研究成果的管理、检索和统计，推动馆内学术内容研究深入发展。

3.4 配置管理子系统

配置管理子系统主要针对整个系统的配置进行管理，以保障博物馆藏品档案管理系统正常运行。系统管理员通过该子系统实现系统的灵活配置和管理。具体功能包括基础数据管理、用户权限管理和运行日志管理等。

4 数字资源建设

针对博物馆藏品档案管理实际需求，有针对性地进行系统的档案高清影像采集，形成规范、有序、可查、可用的数字资源，更好地支撑博物馆日常藏品档案管理工作的展开。针对博物馆藏品档案目前的情况，进行数字化采集、处理、储存，实现对档案查询、检索、浏览等服务提供高清影像数据。其质量要满足扫描内容完整，文字无压缩；不存在褶皱、叠压的页面；图像倾斜不应超过5°；边缘无畸变，字迹清晰不扭曲；文字方向向上，分辨率要达到300DPI以上。

藏品档案数字化采集分为6个步骤[5-8]，具体流程如下：

4.1 藏品档案扫描

原件的扫描与存储格式完全按照档案管理的统一标准要求扫描。通过扫描，纸质资料数字化为电子资料。扫描过程对扫描后的文件质量影响主要参数是：扫描分辨率（DPI）、色彩（黑白、灰度、彩色）、存储格式（JPG、TIFF、PDF）、明暗度和对比度。按照技术指标，扫描时应根据档案纸张的质地、底色、薄厚程度、可拆或不可拆制定扫描方案，确保在扫描图像质量清晰的情况下，使原件完好无损。

4.2 图像处理

扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。扫描后的图像要进行如下处理：图像旋转、校正还原，以符合阅读习惯；图像去除原始信息；脏点、斑点去除，如去黑点、黑线、黑框、黑边等。处理过程中应遵循保持原貌的原则。

4.3 插图页面处理

藏品档案中有插图的将在扫描时对扫描阀值做相应调整，如黑插图用灰度扫描，不清楚时将用其他色彩扫描，在保持原始页面信息的同时使图像清晰可辨。

4.4 图像质检

藏品档案图像质检也是对扫描工序的第二次校验，主要对以下几方面的情况进行检查：

4.4.1 图像数量。处理的图像数量是否同原件数量一致、图像是否存在重扫、漏扫的情况。

4.4.2 图像质量。图像是否清晰、可阅读，是否字迹断连、字迹过深，是否达到扫描要求的分辨率。

4.4.3 对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号及页数进行对比，对扫描前的图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的情况，将登记清单，并退回上一流程重新处理。

4.4.4 图像与索引挂接。文本域录入和扫描处理检验后的图像成品，按年度进行文字图像与系统的挂接。挂接到藏品档案管理系统中后，再次进行成品检查。

4.4.5 数据建库。数字化之后的各类藏品档案，根据其相关规范建库建表，并进行统一登录，实现海量档案数据的数字化存储，为档案管理系统提供数据支撑。

5 数据库建设

5.1 数据库设计

通过数字资源建设和对已有数据资源的整理与导入，建立藏品档案信息库和高清影像库，统一、规范、安全、灵活地存储和管理博物馆的藏品档案基本数据和高清影像数据；构建研究成果信息库，统一整理、存储博物馆自有研究成果资源，为相关学术研究提供资源支撑；建立系统数据库，集中存储软件配置、用户权限、账号密码等数据。整个数据库可包含藏品档案信息库、藏品档案高清影像库、研究成果信息库和系统配置信息库4部分[9-10]。

5.1.1 藏品档案信息库。保存藏品档案的基本信息，可包含藏品档案编号、藏品档案名称、藏品档案类型、编写时间、损坏记录等。

5.1.2 藏品档案高清影像库。保存藏品档案的高清影像，将馆藏藏品档案高清影像扫描成果数据，保存在藏品档案高清影像库中，供系统调用查看。

5.1.3 馆内成果信息库。以藏品档案为呈现形式的研究成果，其基本信息包括期刊论著、学术论文、科研项目等不同类型成果的基础信息。

5.1.4 系统配置信息库。保存系统的相关管理配置信息，包括角色、权限、数据字典等各类型配置。

5.2 数据整理与录入

藏品档案信息的整理与入库是为藏品档案数据库积累数据资源的重要途径和手段，主要分收集整理和上传入库两个阶段。前期，应基于数据库结构编制匹配的电子模板文件，开展藏品档案的收集、分类和处理等工作，为藏品档案数据库的建库打下坚实基础。在系统搭建完成后，通过藏品档案管理子系统实现前期所收集整理的档案信息的批量上传和导入，完成数据建库。

6 数据展示平台建设

建设可视化的展示界面，以分区分块的形式，直观展示藏品档案的数量、类别、年代、使用状况、研究成果等信息。未来也可以将观众信息、藏品信息、活动信息等内容集成加入，形成品类丰富的博物馆综合数据展示平台。

7 结束语

利用数据库、数据压缩、高速扫描等技术，将纸质文件组成有序结构的档案信息库并利用信息化管理系统进行保存、管理与利用，这样不仅可提高藏品档案的利用率，更能避免原载体档案因频繁使用带来的损害，从一定程度上延长纸质档案的使用寿命。所以，开发符合博物馆功能需求的藏品档案管理系统，对藏品原始档案进行整理分类，利用扫描、拍摄、文字识别等数字化技术，建立科学、规范的藏品电子档案管理功能模块，打造分类有序、系统优化的数字档案资源库，从而实现藏品原始档案信息管理一体化，保证藏品有档可查、有据可循，形成规范、有序、可查、可用的数字资源，更好地支撑博物馆日常藏品档案管理工作的展开符合当前博物馆数字化建设的要求。