信息化背景下学校档案管理规范和创新

摘要：在信息化时代发展背景下，多个行业领域已逐渐实现信息化管理建设，尤其是在教育领域中，信息技术多应用与教学工作、教研实施以及档案管理中，为学校的运营管理与有序发展提供了先进技术保障。档案管理是学校落实管理工作的重要基础，是体现学校管理效果的直接依据，是满足学校各类各项教学研究工作的先决条件。因此应加强对学校档案管理信息化建设的重视与规范，结合时代需求创新管理方法，健全管理体系、完善管理设备等，从而有效提升档案管理效果。文章以当前信息化时代为研究背景，探究如何推动学校档案管理的信息化建设，探讨应采取哪些措施进行创新与规范，并提出几点策略供以参考。

关键词：信息化时代;学校;档案管理;规范制度;创新方法

一、信息化时代背景下创新优化学校档案管理的现实意义

在当前社会中，先进信息理念与科学技术不断得到更新与发展，并在多个行业领域中获得普及、应用与发展。在档案管理工作中引入信息技术，有助于学校积极迎合时代发展，降低人工需求与支出成本的同时，效率推进其信息化建设。档案管理信息化建设有助于加强对学校大量文献资料、档案信息的安全储存与归纳管理，与传统纸质化管理模式相结合有效保障档案管理的安全、质量与准确，降低以往档案丢失、资料破损、信息模糊等问题的发生;同时还有利于提升管理质量与效率，将管理人员从繁重工作中解放出来，以信息化、智能化、数据化技术为依托，以信息关键词、档案特点等为导向进行综合管理，提升档案查询、调出的工作效率，并显著提升各类资料的利用效益，为学校的有序运营发展提供便捷[1]。

二、现阶段学校实施信息化档案管理的问题分析

（一）信息安全管理较为薄弱

在信息化视域下，学校档案资料在传递、使用时出现信息泄露现象是较为常见的问题类型，究其原因在于以下几点，第一，多数学校在建设信息化档案管理系统时更注重其平台架构的设计、各项功能的构建、实际运行的维护，但并未针对档案资料进行层级划分、权限设置与多重防护，致使访问流程、搜索下载过于简单，给档案信息化管理带来较高的风险。第二，在于学校及其管理人员的安全管理意识较为薄弱，缺乏对档案资料安全的思想重视与实践措施。其在实际工作中没有重视潜在风险，且不具备发现风险，防御安全的素质能力，这就导致该学校档案信息化管理中存在诸多潜在威胁。

（二）管理人员信息素养不足

档案管理信息化建设对相关管理人员提出了更高要求，不仅要具备专业的理论知识、业务技能，还需具备熟练度的信息技术与操作能力。但在信息化下的实际档案管理过程中，部分学校档案管理人员素质相对不足，或理论知识丰富，但实践管理经验不足，无法应对各类管理问题;或专业能力较强但信息技术不高，难以熟练运用计算机等设备高效开展信息化档案管理工作等。并且在部分学校中其档案管理人员多为专业不符，不具备专业的档案管理知识技能，缺乏对有效管理方法的理解与掌握，这些都反映了档案管理人员的综合素质与档案管理工作效果的实质性关联。因此学校应加强对档案管理人员的培训工作，确保其满足信息化时代下的档案管理工作要求。

（三）信息化管理设备不够健全

推动档案管理信息化建设的基础条件之一在于健全的信息化管理系统与完善的软硬件设备。但多数学校受资源与资金限制，其信息化设备较为陈旧落后，且在档案管理信息化建设中的投入资金相对较少，致使档案管理配置不符合工作标准、不满足实际需求。再加上制度的不健全、养护得不到位，配置得不均匀，这就大大限制了档案管理工作的信息化建设与高效化落实。

三、信息化背景下规范并创新学校档案管理工作的有效路径

（一）强化档案管理工作意识

若想在信息化时代下进行档案管理工作的创新与规范，需相关管理人员顺应时代发展，树立正确的信息化管理意识，同时还应强化自身的创新意识与风险意识，加强对档案资料的安全管理重视，打破传统档案资料收集、收藏、管理的局限性，切实贯彻“以人为本”的管理理念[2]，明确档案管理对学校运营管理的服务作用与效益价值，充分发挥档案管理的重视。重视日常检验与定期检验工作，并运用先进技术拓展管理方法、促进多重安全防护管理，从而确保档案信息化管理建设的加快推进与质量落实。

（二）重视档案管理人才培养

学校在信息化背景下规范档案管理工作需注重岗位与人才的匹配度，引进专业人才并结合自身管理需求健全培训机制，积极组织各类与专业理论知识、信息技术操作相关的进修学习、培训教育、行业交流等实践活动，优化档案管理人员的专业水平、管理能力与技术素养，并适当结合考核机制、奖惩制度等逐步增强档案管理人员践行自我学习教育的积极性与主动性，全面提升其专业技能与素质能力，为档案管理实效性地提升提供强有力的人才保障。

（三）加大信息化管理资金投入

档案管理信息化建设的推进落实需从物质基础层面出发适当加大资金投入与资源扶持，采购并配置所相应多学的软硬件设备，如计算机、打印进、扫描仪、存储盘、信息电缆等设备，从而保障信息化管理基础设施系统的完善建立。学校还可依据实际需求编制预算并向政府部门进行申请从而获得资金扶持与政策帮扶等。另外学校还可利用信息化发展合理拓展融资渠道，从而降低财政负担并科学保障档案信息化管理基础设施的建设与完善。

（四）构建完善的档案管理平台

学校还应以大数据技术、云平台技术、人工智能技术等依托构建先进化、实用化、多功能性的档案管理平台，并以此为依据推进档案管理的信息化建设，规范档案管理的制度完善与工作创新，强化档案资料的安全防护与风险预警，提高管理效率、保障管理质量的同时有效降低信息泄露、档案篡改问题的发生。另外学校技术人员还应依据实际需求构架功能架构，并引进先进技术进行系统平台的更新维护，从而规范其信息化流程，优化其高效性管理。同时，还应以档案管理信息化平台以基础健全相关管理机制与监督体系，如规范档案资料的保存格式与归档操作，整合各类项目资料、课题资料、教学资料等并进行智能化分类保管，全面建立信息化检索目录，从而便于管理人员及学校师生的查找与利用。最后，还应制定档案资料的安全管理涉及，依据其信息的重要性设置层级性管理权限，如可共享的信息，需加密的信息等，并明确划分授权审批，从而确保档案信息的安全性[3]。

四、结论

综上所述，在信息化时代发展视域下，学校应积极顺应时代发展，以各类科学技术为依托构建信息化管理平台、健全档案管理体系、加大信息化建设扶持力度，提升档案管理人员专业素质能力，从而推进档案管理的信息化建设，提高其管理效率与质量，更好为学校提供高效服务。

参考文献：

[1]金颖哲.互联网时代的学校档案管理的挑战与应对策略[J].兰台内外，2022（04）：16-18.

[2]馬丛林.基于信息化的中职学校档案管理规范与创新探究[J].成才之路，2022（01）：67-69.

[3]黄小玫.大数据时代高中学校档案管理实践分析[J].兰台内外，2020（11）：37-38.

基金项目：本文章为汉江师范学院校级科研项目《合格评估背景下的高校教学档案规范化管理探索与研究》（项目编号：XJ20210402）阶段性成果。

作者简介：袁俊（1985.10-），男，汉，湖北省人，武汉体育科技学院本科，汉江师范学院助教，主要研究方向为档案管理。