科技查新项目的统计与分析研究——以湖南省科学技术信息研究所为例

蔡春梦，刘 淼，陈 琳

(湖南省科学技术信息研究所，湖南 长沙 410001)

科技查新是指具有查新资质的机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容并根据《科技查新规范》撰写得出结论[1]，是科研项目组成的重要部分，可有效防止科研选题的盲目性、重复性以及成果评审的主观失误等现象的发生。湖南省科学技术信息研究所(以下简称湖南信息所)一直致力于发展大数据平台，而在科技查新这一块的沉淀数据，一直有待挖掘分析，笔者对近4年以来的科技查新工作现状及问题进行深层次分析，探讨提升科技查新服务水平和拓展科技查新业务的对策和建议。

1 湖南信息所查新服务工作现状

湖南省科学技术信息研究所作为湖南省唯一一家具备国家一级查新咨询的单位，在全省科技查新工作中发挥着举足轻重的作用。致力于为高校、科研院所、企业等提供科研立项、成果评价、申报奖励、产品查新等科技信息咨询服务，近7年间，共完成科技查新报告4 600余项(见图1)。

图1 2015年—2021年完成的查新项目数量

湖南信息所查新中心的查新人员在这几年间经历了较大的变动，2015年开展了一次人才招聘，招聘2名人员安置于查新中心并清退劳务派遣查新员，后又经历再次纳新以及人员机构按需调整，此次数据分析业务量主要完成人员为9人，包括审核员2名，查新员6名，兼职查新员1名。最终于2022年初形成了一支科技查新+成果评价的人才队伍。由具有图书情报、计算机、生物科学、管理学等相关背景的人组成，拥有查新员资质及专利分析资格，具有多年的科技查新经验。详情见表1。

表1 查新人员基本情况

2 查新项目统计分析

2.1 数据来源和分析方法

以2018年—2021年湖南省科学技术信息研究所查新中心存档的科技查新报告、查新委托合同、科室年度总结、科技查新台账等为原始数据资料，以文献计量学为方法、运用Excel软件，按照查新项目的总量及月统计、委托单位类型及区域分布、查新目的、检索范围、查新项目的专业分布等方面进行统计分析[2]。

2.2 查新项目总量分析

从图1可知，科技查新项目总量总体趋于上升，下降拐点直接原因可归于2015年和2017年的人员变动，随着人员培训上岗到位后呈现逐年小幅度上升，一部分来源于人员稳定，另一部分与科技厅政府购买项目查新服务、分配激励机制、市场竞争因素等息息相关。湖南信息所自2018年开始以政府购买服务的形式每年与科技厅监督处签署科技查新项目服务，该项任务要求集中并高效处理大批量项目，因此在该项目执行期也会流失一部分市场项目。湖南信息所针对查新中心主要采取“经济指标+学术指标+管理指标”考核方式，对于横向创收的科室来说，经济指标的设立和完成度，不仅是一场管理人员之间的博弈，更对查新员的绩效奖励以及激励产生较大的影响。另外，目前除了湖南信息所之外，还有教育部设立的湖南大学、中南大学、长沙理工大学、湖南农业大学科技查新站，此外还有电力系统、卫生系统查新站。这些查新站逐渐被熟知也对湖南信息所的业务量产生了一定的冲击。科技查新周期的长短、费用的高低比较下，湖南信息所优势不明显。据不完全统计，湖南信息所的科技查新项目业务量占比不超过全省的30%。

从查新量月统计情况可知(见图2)，总体趋势是7月—8月业务量较高，其次3月—5月、11月—12月，其他月份业务量较平稳，7月—8月正值高校暑期放假暂停业务而导致湖南信息所承接一部分高校查新，而3月-5月以及11月—12月，都是本省项目申报的高峰期，11月—12月是项目结题验收的主要阶段，因此企业内部成果鉴定、评价等业务较多。从每年度来看，湖南省工信厅工法申报、湖南省首台(套)、湖南省重点新材料产品首批次应用示范、企业内部成果鉴定、申报科技进步奖占据该年度高峰期主要业务量，另外这时间趋势较高的同时也承接了湖南省科技厅项目查新工作。

图2 2018年—2021年的查新量月统计情况

2.3 查新委托单位类型及区域分析

目前查新委托单位主要分高校、公司企业、科研院所三大类，公司企业年均占比70%以上，科研院所年均占比14%左右，高校年均占比10%左右，因湖南省教育部认可的查新站就有4家，所以湖南信息所查新委托单位高校份额占比较少；公司企业依然是湖南信息所查新项目的主要力量，从表2可看出，湖南信息所主要的服务对象以企业为主，特别是长株潭地区，湖南信息所面向全省提供科技查新服务20余年，具备国家一级查新资质，客户群遍布全省14个地市，在行业内认可度较高，特别是在企业内。

表2 查新委托单位类型及区域分布情况

2.4 查新目的及范围分析

根据科技查新规范，湖南信息所的查新目的基本分为四大类(立项、成果、产品、标准查新)，为了实现科技查新报告的精准规范使用，实现“一目的一报告”，根据不同类别做不同结论分析，所以在具体的查新过程中，都会前期向客户沟通明确具体的查新目的，如立项，立哪个厅系统或类别；报奖是报具体什么类型的奖励等。从表3可知，项目验收、鉴定年平均达到44%左右，报奖占比年平均10%左右，而申报工法、产品鉴定呈现逐年递增，而其他类别中，主要包括研发加计扣除、湖南省教育厅重点项目，也呈现逐年增加。从查新范围来看，目前的还是以国内查新为主，年平均占比80%左右，国内外查新逐年递增，而且国内外查新呈现项目支持金额较高、内容多、多专业融合的现象。

表3 查新目的及查新范围分布

2.5 查新项目的专业分布

根据查新项目学科(专业)分类及代码，并结合实际工作需要，湖南信息所查新项目的专业分布主要分12大类，其中占比较高的有机械类(年平均20%左右)、计算机和信息类(年平均10%左右)、材料类(年平均10%左右)、农林(年平均8.2%左右)医学(年平均8%左右)，其他类占比较均匀，说明在机械类、计算机和信息类、材料类项目查新较活跃，从湖南省科技创新大环境来看，较活跃的查新项目专业分布与湖南省科研支出的重点扶持方向相契合。特别是工程机械行业是湖南省重点支柱产业，铁建重工、中联重科、山河智能、三一重工等每年的项目查新技术内容也反映了湖南省的工程机械类创新走在了世界前沿。而交通类主要来自株洲市的几家大企业，如中车集团旗下、株洲联诚集团、株洲中车时代电气等，从专业分布粗略来看，与湖南省各个地市的优势企业关联度较大。

图3 查新项目的专业分布情况

3 建议与对策

科技查新是湖南信息所的老门面、老招牌、老业务，该项业务同时也历经了兴起、繁荣、平稳到如今的停滞不前，发展甚至遇到了瓶颈期，特别是面对多元化客户需求、同质化服务以及良莠不齐的同类第三方机构，行业核心竞争压力大，权威性还有待进一步加强。笔者通过切实的工作体会以及近4年的科技查新项目数据分析提出以下几点建议与对策。

3.1 扩容增量提高业务覆盖面

目前湖南信息所国内查新报告的周期在7～10个工作日，国内外查新报告的周期在15个工作日，费用的话处于中等水平，由于客户反映周期较长，因此流失了一部分客户。从查新项目总量来看，湖南信息所查新业务量占据整个市场份额并不大，所以在保证高效高质量的基础上，实现扩容增量尚有可争取的空间。

3.1.1 加强与市州情报所的战略合作。湖南省14个地市下设科技情报所，但是不具备查新资质，益阳所、常德所派人到信息所跟班学习过一段时间，效果欠佳。目前湖南信息所已与益阳所签署科技查新战略协作服务，针对益阳市的企业查新需求，益阳所每年拨付科技查新项目经费1万元，按照单项800元/项，年均受理12～13项，多余的企业自行付费，但是实际企业需求往往不止。因此，在这个基础上，从科技口作为抓手，借助信息所这个大平台，逐步推进与其他地市签署科技查新战略合作，根据各个地市的项目申报情况、科研项目经费来建立“阶梯式合作协议”。

3.1.2 吸纳并整合多方市场资源。通过梳理查新目的以及目前项目申报必备科技查新报告的政策要求文件等，湖南信息所除了承接湖南省科技厅的项目查新，还有很大一部分来自湖南省工信厅、湖南省教育厅、协会等。举例说：湖南省工信厅湖南省工程建设省级工法立项名单中2018年—2020年分别为355项、703项、339项，而湖南信息所实际查新为年平均25余项；湖南省工信厅湖南省首台(套)项目公示名单年平均70项左右，而湖南信息所实际查新少则一年4～5项，多则一年40余项，这样一对比，其实可争取的空间还是有很大的。近几年兴起的研发加计扣除、湖南省教育厅重点项目查新也有可观的市场需求，可通过合适的洽谈来建立稳固的合作关系，如招投标形式、外包、签署合同等方式。

3.1.3 拓宽宣传渠道。以往湖南信息所遵循“酒香不怕巷子深”的服务模式，服务水平缺乏主动性、能动性。鲜少通过宣传来扩大知名度，大多数是通过口口相传。在如今多样化的融媒体时代，我们应梳理自身科技信息服务链条，区分不同用户群体，借助湖南科技云、湘智云、微信公众号湘科信、会议培训及业务洽谈等多种途径，加强对外宣传推广力度，提升大众对湖南信息所科技查新服务的全面认知。特别是武汉疫情时期湖南信息所对武汉企业的查新需求及时解决，这充分体现了湖南信息所科技查新同仁的社会责任感，值得被广泛宣扬。

3.2 优化科技查新报告及委托合同

科技查新报告的撰写反映了一个查新员的水平，千篇一律的报告模板已经满足不了市场需求，优化基础报告模板，加入深层次分析，才是一个品牌经久不衰的源泉。不仅简化了流程，也提升了查新员的研究能力。查新咨询合同的优化则是另一种经济减负，运用合理的科技政策让基层科研人员“合法合理富起来”。

3.2.1 规范科技查新报告格式。根据《科技查新规范》(GB T320032015)的要求，规范科技查新报告格式，优化现有报告结构，针对目前市场需求，主要做了关于立项类、成果类、首台(套)及新产品类、工法类等多种形式的报告模板，避免模式化思维，提升科技查新报告水平，向深层次分析靠拢，鼓励精品，打造精品，提升品牌影响力。

3.2.2 优化科技查新咨询合同。湖南信息所是公益二类机构，业务科室身兼经济创收的重任。除了横向创收、政府购买服务等，“四技合同”是一个突破口。“四技合同”指的是技术开发合同、技术转让合同、技术咨询合同、技术服务合同四大类[3]，科技查新符合四技合同中的一种，可实现免征增值税，同时甲乙双方都可以进行技术合同登记并获得后补助，双方受益。基于此，湖南信息所查新中心修订了原有科技查新委托合同，并经法务校对，最终形成科技查新咨询合同，明确双方的权利与义务。

3.3 完善人才培养机制

科技查新是一件繁琐而需要耐心的工作，工作量大，且近5年湖南信息所查新中心无课题，相关文章发表不到10篇，该中心人员职称评审、晋升等呈现老大难现象，因此要在根源上解决团队人员的个人成长问题，这样才能构建一支稳定高质量的查新员队伍。

3.3.1 构建一支“专职+兼职”查新员队伍。目前湖南信息所专职查新员是5名，2021年后增加2名尚在业务学习中，兼职查新员1名。其中专职查新员中级职称4名，且存在中级多年现象，虽然有个人因素存在，但也与业务性质、资源平台等有关系。依托湖南信息所科技情报学会及中南大学、湘潭大学、吉首大学三所高校实习基地等优势资源，面向地市州情报所、在校大学生以及具有查新能力的社会人士，开展科技查新培训，打造一批兼职科技查新员队伍，提升科技查新报告的消纳能力。

3.3.2 搭建“学习+成长”平台。近几年湖南信息所查新中心外派开会或学习仅4次，主要是专利分析、市场调研、全国科技查新交流分享会等，鉴于成本开支，所以外派学习机会较少，目前因疫情影响，更加无法实现实地学习，因此可选取科技查新不同专业学科领域开展网络化专题培训，通过撰写心得、分享会等形式实现共同成长。另外，可考虑加大所里人员流动，盘活人才，充分发挥查新员的文献收集与分析能力，提升人员的研究水平，让查新员从单一服务向多元化发展，实现单一业务链向多样化链条发展。

3.4 打造多样化服务产品和内容形式

通过搜索知网关键词：“科技查新and服务and模式”，目前已有基于技术尽职调查的服务模式，从服务供给侧和用户需求侧双重视角出发，构建多样化的科技查新服务产品和内容形式[4]；已有“科技查新+”服务模式嵌入到科技经济创新主体活动的全产业链中去[5]；已有科技查新“云服务”模式，简化服务流程、优化服务结构等。湖南省信息所查新中心业务较单一，除了每年的科技厅政府购买服务，尚无其他业务链。2022年通过所里机构改革，成果评价业务纳入并整合成科技查新咨询中心，为开拓新业务打开了新思路。

探讨打造“主营产品+辅助服务产品”的形式，根据查新目的、项目执行阶段做不同类型的分析报告，根据用户需求打造多样化的服务产品，主营产品包括产品的发展态势、企业发展周期、竞争对手的实力研究、市场分析报告、制定标准、成果评价等类型。辅助服务产品，可通过向地市情报所输送科技查新人才培训、讲座等形式，提高不同群体对科技查新的认知。

3.5 打造科技查新监测预警平台

与论文、专利等相比，科技查新数据也是一种重要的科技信息资源，他涉及多领域多学科，包含国际级、省级、市级等项目，反映了科技创新的研究现状和水平。目前湖南信息所科技查新沉淀数据未开发，主要以文件存档形式保存，对这一部分数据在合法合理的基础上加以分析并监测，监测维度分行业、分学科来实现技术监测，并对新产品、新技术的国内外未来发展趋势预警。既锻炼了查新员对数据的敏锐度，又是一种不可多得的有效科研资源。

4 结束语

锚定“三高四新”战略，打造湖南省创新高地，科技查新要顺应时代的发展并与时俱进，为科研管理做好辅助角色，依托科技查新项目数据，用数据来说话，以问题为导向，进一步寻找服务水平提升的契机，挖掘科技查新业务发展的新向导，实现更好地为湖南科技创新管理提供强有力的情报咨询服务。