浅析物联网技术对档案库房智能管理的影响

摘  要：新《档案法》增设了档案信息化专章，体现出档案信息化建设在档案智能化管理中的重要作用。物联网技术的应用是档案智能化库房发展的必然趋势，提高了档案实体安全信息管理的准确性。为更好地保护和开发利用档案资源，对物联网技术应用的研究具有十分重要的意义。

关键词：物联网;档案库房;智能管理

一、档案库房智能管理的重要性

近年来，我国档案事业取得了长足进展。档案数量逐渐增多，档案管理规模逐步扩大。但档案种类的日趋多样化，信息量的迅速膨胀，使传统档案管理技术与手段所导致的问题也日益凸显。为深入贯彻习近平总书记在建党百年之际对档案工作作出的重要批示精神，切实履行李克强总理在政府报告中强调要繁荣档案事业的要求，解决因技术应用为档案库房管理带来的问题，档案管理应运用物联网、互联网、库联网等技术手段，打造以“人防为主、物防为辅、技防支撑”的档案库房一体化智能管理系统，实现档案的一体化安全管理。[1]档案库房一体化智能管理系统的研发，是服务推进国家治理体系和治理能力现代化战略的一项重要工作。

二、传统档案库房管理现状及存在的问题

（一）传统档案库房管理现状

档案库房管理是档案实体保管工作的主要体现形式，包括库房中进行的“维护秩序”和“保护实体”在内的一切保管工作。檔案库房中收藏着各类珍贵的历史资料，作为储藏和保管档案的空间环境，不仅直接影响着档案材料的质量及安全保管效果，更关系到档案信息资源是否能被高效利用。传统的库房管理主要是根据档案实体的八防工作要求，对档案库房进行定期巡查、温湿度检查、馆藏档案盘查等工作。[2]对档案的上架、排架、修复、查阅、借还等工作采用手工方式，并对档案进行日常的维护、利用、保管性管理工作。

（二）传统档案库房管理存在的问题

1.管理情况可视化程度低。因档案库房由指定的管理人员专门负责，库房馆藏等情况全部由指定人员进行记录和统计，导致库房管理不直观的问题。部门负责人或主管档案工作的上级机构，无法从简单的人工记录或电子辅助记录中，全面了解库房的整体布局、馆藏详细情况、各类档案具体存放位置、定期安全检查等情况，无法对档案实体进行有效监管。

2.管理人员工作效率低。档案的馆藏量逐年增多，整理、上架、出入库等工作全部由管理人员完成，档案存放的具体位置主要依靠库房管理人员的记录，而档案管理队伍整体存在文化程度较低、专业知识体系欠缺、科研和创新意识较薄弱等问题。如遇大量查借阅工作时，管理人员很难在短时间内精准判断档案存放位置。整理和查借阅工作的时间增长，导致档案管理工作效率低，无法及时提供档案利用服务。

3.缺乏对档案实体的安全控制。部分单位缺乏足够的整理室、查借阅室、库房等空间，导致一些单位的库房不仅专业管理人员可以进入，档案利用者也可以同时进入。随之带来的档案实体存放位置的无序改变，查借阅、复印档案记录不及时。以上问题均由于库房安全监控措施不到位引起，给档案实体的管理工作带来诸多不便。

三、物联网技术对档案库房智能管理的影响

1.保障档案实体安全性，提升档案实体管理效率。

《“十四五”全国档案事业发展规划》中指出，要全面推进档案安全体系建设，强化档案安全意识，严格落实档案工作安全责任制。物联网被视为建立在互联网基础上的业务与应用，在档案库房管理方面的使用，能够对档案实体进行智能化识别、追踪、定位、监管，使档案实体的安全性和可靠性得到了充分的保障。档案管理人员能够利用物联网的跟踪功能，对档案资料进行科学、系统、全面的统计，及时发现管理工作中存在的漏洞并立行整改。实时监控的信息能够第一时间传递给管理人员，促使管理人员有针对性的进行档案出入库检查、温湿度信息监测、库房安全情况检查，有效地保障了档案实体的安全，提升了档案实体管理效率。

2.推动档案库房管理技术升级，实现档案的互联共享。

信息技术在档案领域的广泛应用，促使档案管理人员不断地适应工作模式、改进工作方法、创新工作理念。物联网技术在档案库房中的应用，得到了包括RFID传感技术和Zigbee协议技术在内的支持。RFID传感技术能够实现数据交换和目标识别，达到了让档案利用者获取所需信息更便捷的目的。Zigbee协议技术和RFID传感技术联合应用，不仅解决了RFID技术通信距离存在局限性的问题，而且有效的促进了RFID技术应用范围的扩大，推动档案库房管理技术升级。[3]全国档案局长馆长会议报告中指出，要引导档案平台资源有序流通、共享共用，脱贫攻坚、疫情防控、民生档案要实现区域共享。物联网具有互通性，能够实现在任意地点、时间、物体上的互通，不受时空与物体的限制。帮助档案利用者从大量信息中准确搜索所需信息，实现档案资源的互联共享。

3.拓宽档案库房管理平台广度，实现档案实体精细化管理。

档案管理系统和RFID数据管理系统是档案管理平台构建的重要组成部分。档案管理系统负责库房的日常管理，主要包括库房的温湿度和消防监测、档案资料的日常查借阅等工作。RFID数据管理系统主要负责为档案管理系统提供数据支持，[4]实现了档案实体与管理系统之间的关联，拓宽了档案库房智能管理平台的广度。物联网技术的可靠传递等特点，在实现档案实体流转全过程精细化管理发挥了重要作用。RFID的应用基本对档案流转全过程实现了智能监控，利于储存档案利用者查借阅权限设置信息，更便于精确储存档案信息，为档案管理人员全面、系统、实时掌握档案管理情况提供了极大的便捷，也有效保障了档案实体的安全性。

参考文献：

[1]刘开元.档案库房一体化智能管理系统建设探索[J].城建档案，2016（9）：13—14.

[2]马唯唯.档案库房智能化管理的思考与实践[J].档案学研究，2015（1）：105—108.

[3][4]谢玺.物联网技术对档案库房管理的影响分析[J].中国管理信息化，2016（6）：191.

作者简介：毕鹏瑶，女，33岁，馆员，硕士研究生，牡丹江师范学院，现主要从事档案管理、高校档案文化研究。

注：*本文系《高校档案馆“一站式”云服务平台构建研究》（项目编号：HGDK2020-3）阶段性研究成果。