科技期刊稿件管理数字化处理流程与成效——以《航空制造技术》为例

张晓眉 王艺源 贾静宇

（1.中国航空制造技术研究院《航空制造技术》编辑部，北京 100024；2.北京赛西科技发展有限责任公司《信息技术与标准化》编辑部，北京 100007）

导语

随着5G、大数据分析等技术广泛渗透到科技期刊出版的各个环节中，数字技术不仅给科技期刊数字出版业态提出了新课题，同时也从技术层面提供了强有力支撑。稿件作为科技期刊存在价值的核心物质基础，稿件管理水平的高低直接影响着科技期刊的办刊质量，利用数字技术进行稿件管理，对科技期刊的发展具有不可忽视的重要作用。

2015年7月，《航空制造技术》（以下简称期刊）正式启用JournalX： 高安全性、高灵活性、市场占有率最高的期刊稿件采编系统（以下简称系统），该系统由北京玛格泰克科技发展有限公司根据期刊的具体要求量身定制。利用该系统管理期刊稿件，不仅完善了稿件从投稿、审稿、编校等数字化出版流程，在稿件处理效率，编辑与作者、审稿专家、协同编辑之间的有效互动，数据收集与分析，栏目策划等方面都起到了极大的辅助作用。

本文通过梳理期刊系统的使用经验，介绍使用基本流程，根据实际工作经验和心得体会归纳总结出当前系统有待改进和完善的相关功能；总结系统在接收投稿、审稿、编校出版、三者（编辑、审稿专家、作者）沟通互动等对提升期刊质量所发挥的积极作用，特别是通过系统建立起来的行业专家数据库以及系统中的统计分析等功能的合理使用，优化期刊数字化出版流程，体现数字化稿件管理在科技期刊发展进程中起到的积极辅助作用，同时对稿件管理工作本身发展也具有一定的促进作用。[1-8]

1.系统操作基本流程

期刊使用系统管理稿件的主界面如图1如所示。

图1 期刊系统处理稿件的主界面

由图1可见，稿件的综合处理情况在一个界面就全部得以呈现，稿件管理编辑（兼初审一）只需根据每个处理阶段的提示进行动态更新操作即可，不仅能及时把握稿件的最新动态，跟踪稿件的处理进展，还能在短时间内对全部在库稿件进行综合判断，并根据类别和轻重缓急处理稿件。

具体操作流程：（1）稿件管理编辑登录主界面，进入“接收网络来稿”界面，下载稿件后，登录中国知网学术不端检测界面，对所下载稿件进行检测，检测数据超出编辑部规定的稿件视为不合格，直接在系统点击退稿并给作者发送退稿函，说明退稿原因，系统会自动将该类稿件归入“未入库退稿的稿件”中；（2）将检测数据合格的稿件登记入库，利用系统中自带的学术不端检测工具再次进行检测，不合格稿件处理同上，合格稿件给作者发送收稿通知函，并在该稿件备注处登记中国知网的学术不端检测数据；（3）初审审稿（侧重审查稿件是否符合科技论文写作标准和本刊报道方向），并将合格稿件按序送初审二审稿；（4）初审二审稿不合格的稿件，将稿件退回到稿件管理编辑操作界面，做退稿处理；合格的稿件送主编审稿；（5）主编审稿完成后，将稿件及处理意见一并返回稿件管理编辑；（6）稿件管理编辑按照主编审稿意见进行退稿处理或送外审专家审稿，前者则给作者发送退稿函，后者则下载稿件，将与作者相关的所有信息删除，生成盲审稿后上传至系统中；（7）进入送外审界面，选择与稿件相关专业领域的外审专家（手工搜索、系统自动推荐、主编指定三种匹配审稿专家方式），发送系统已设定好的审稿邮件和提醒短信给审稿专家，邮件和短信内容在发送前也可依据稿件特殊情况做出修改。偶尔需使用系统上专家留言功能（主要是针对一些个性化需求的稿件），如在专家登录审阅该稿件的界面注明加急稿件、希望审回的日期等。（8）外审专家审回的稿件会在系统主界面“新审回”栏目中显示，稿件管理编辑依据审稿专家意见对稿件进行“退回作者修改”“退稿”“录用”等操作，上述操作均可通过系统直接反馈给作者，处理流程如图2所示。

图2 使用期刊系统单篇稿件处理流程页面

具体工作步骤及处理结果如图3所示。

图3 稿件处理基本流程图

由图3可见，每篇稿件处理流程完整清楚简洁，且每个处理流程阶段都有一个独立界面，在该界面上记录了稿件处理过程的所有信息，为稿件管理编辑在处理稿件时省去了传统的查找、翻阅过往处理信息的时间和精力，也为编辑部决策层在无需稿件管理编辑协助的情况下即可自行阅读所有稿件处理流程信息和状态，为统筹和个性化安排库存稿件出版提供了便利，不仅提高了工作协同效率，而且有效规避了稿件管理编辑存在的信息传递有误、遗漏等问题。

2.传统与使用系统管理稿件优劣比较

科技期刊作者投稿方式大致经历了作者亲自或托人将稿件送至编辑部、通过邮局邮寄纸质稿件、E-mail投稿等方式。作者投稿方式见证了科技期刊稿件管理工作的不断进步和规范化过程，每一种投稿方式的转变都代表着一个时代的进步。以下通过期刊使用Excel与系统管理稿件在信息登记、信息沟通（编辑、审稿专家、作者）、作者跟踪稿件处理进展、费用管理等进行比较分析。具体过程和结论如下。

2.1 稿件信息登记

使用Excel管理流程：接收来稿后，稿件管理编辑必须对所有来稿进行手工登记，手工录入稿件编号、标题、作者姓名、单位、通讯地址等信息，操作过程繁琐单调，因来稿量大，在登记时经常出错；使用系统管理流程：点击稿件入库，系统自动按照设定的程序生成稿件编号，同时将稿件的所有信息自动记录在相应的稿件编号内，稿件管理编辑只需点击提交即可，因人为操作出错的情况几乎为零。

针对百米林带植物群落季相变化单调,植物景观缺乏特色等问题,建议在进行群落结构优化时增加色叶树种的应用,尽量做到四季至少三季有景可观,营造春花、夏荫、秋叶、冬枝的优美植物景观。同时根据各个区划特有的自然禀赋和人文特色,总体把控,分区指导,打造区域特色性。选择部分现状条件较好的标段进行重点优化改造,形成具有鲜明特征的植物景观单元,提升上海环城绿带整体景观形象。

2.2 信息沟通

2.2.1 与作者沟通审稿意见

期刊在使用系统管理稿件之前，使用Excel管理稿件均为纸质送审，其审稿流程为：稿件管理编辑、编辑部主任和主编审稿通过后，再送外审。审稿专家审阅后，除对稿件做出录用、修改后发表、修改后再审、退稿结论外，还会从专业角度提出或多或少的修改意见或退稿理由。稿件管理编辑需要将编辑部的审稿意见和外审意见一起录入电脑，以信函方式通过E-mail发送给作者。由于稿件量大，重新录入审稿意见不仅耗时费力，而且容易出错，特别是书写潦草的审稿意见更是如此，有时甚至还需致电审稿专家核实，给各方都带去了很多麻烦；使用系统处理流程：所有审稿意见均以电子文本的方式上传至系统中，稿件管理编辑只需复制粘贴或在系统直接勾选，进行必要的规范处理后就可随编辑部审稿意见用邮件一起转发给作者，不仅提高了工作效率和质量，而且转达审稿意见的出错概率几乎为零。反之，将作者修改后的稿件和修改说明转达给审稿专家亦同。

2.2.2 审稿效率和质量

使用Excel送审流程：（1）审稿效率。稿件管理编辑把稿件打印出来，将稿件的相关信息如标题、作者单位、联系方式等信息填写在审稿签上，完成初审后，依次送编辑部主任、主编审稿，根据主编审稿意见进行外审和退稿处理。对需要外审的稿件，稿件管理编辑首先选择专业相关的审稿专家，同时在稿件登记表中的对应处登记审稿专家信息和稿件状态，再将稿件和审稿签一起放入信封，手写审稿专家的姓名和收件地址，送收发室转发。外审专家审稿后，通过邮寄、自己亲送等方式将审稿意见返回编辑部。整个审稿流程十分繁琐且环节多，审稿效率可想而知，即使一篇稿件在所有环节都没有滞留的情况下，一篇稿件从接收到最后录用至也要半个月以上，而事实上大多数情况并非如此，一般从接收到稿件录用，往往需要两个月以上。由于稿件处理的各环节都处于分离状态，加上稿件数量庞大，稿件管理编辑很难逐一进行跟踪处理，普遍存在严重滞后现象，如果作者不主动向编辑部咨询，有些稿件在处理过程中的某个环节遗失也时有发生。（2）审稿质量。存在的主要问题如下：一是考虑到审稿时效等，编辑部往往将审稿专家局限于本地和本单位的相关专家学者，由于稿件数量多，审稿专家少，通常只能做到一篇稿件只送一个外审专家审稿；二是非专职审稿，审稿专家通常只能利用本职工作以外的时间从事审稿工作，精力和时间有限；三是存在稿件多外审专家少，专业无法做到全覆盖，由于外审专家自身专业素养、眼界等原因，对各类稿件质量判断和把握也存在失误现象；四是每篇送审的稿件都记录有作者的具体相关信息，有些作者与审稿专家系同事、朋友、亲属等关系，碍于情面，审稿专家在质量把关方面造成主观偏颇也时有发生；五是编辑部未启用学术不端检测数据筛查，稿件内容重复率高乃至重复发稿现象也偶有发生，加上上述现象普遍存在，客观上给期刊稿件质量造成了不良影响。

使用系统管理稿件：（1）审稿效率。稿件管理编辑履行完成初审，直接通过系统提交给编辑部主任、主编审稿，每个环节处理完成后，通过钉钉或微信提示下一个环节的责任人。经过长时间观察总结得出，编辑部当天就能完成新投稿件的全部审稿流程，并精准送达至外审专家手中，同时通过手机短信和专门邮件提示外审专家及时审稿。因每篇稿件都设有审稿返回时间节点，如果审稿专家接收到送审邮件时工作繁忙无法及时审稿，可以在送审邮件里点击“不便审稿”上传至稿件系统，稿件管理编辑会再次匹配加送审稿专家；如果审稿超时未审回，系统会自动发送催审或提醒邮件；稿件管理编辑的主界面也会有“需要催审”的提示，管理编辑可根据情况及时与无反馈的审稿专家取得联系了解情况，酌情做出转送其他外审专家等处理。总体来看，审稿周期一般在10天内均能返回，最快的甚至几个小时就能完成审稿，普遍审稿返回及时有效。编辑部在接到外审专家返回的审稿意见后，在退修界面将编辑部和审稿专家意见通过写留言、发邮件和提示短信3种方式反馈给作者，一般5分钟左右就能处理完成1篇稿件。此外，稿件管理编辑通过系统中的“过滤器”功能实时监控所有滞后稿件进展，根据“当前流程阶段”迅速找到滞后稿件并进行相应处理，即使稿件管理编辑、编辑部的相关审稿责任人、外审专家、作者等外出，只要能上网，就能对自己负责的稿件进行处理，不受时间、空间、地域限制，大大提高了稿件处理的灵活性和效率。自从2015年使用系统管理稿件以来，一般情况下，一篇稿件从接收到录用最快只需一个星期，最长也不超过两个月，没有发生过一篇稿件中途遗漏和丢失情况。（2）审稿质量。主要表现如下：一是利用学术不端检测系统进行初审，筛掉了一批质量明显不达标的稿件，从而最大程度保证了送外审的稿件质量，减少了外审专家因为稿件质量太低而产生的反感和抱怨，降低了因常稿件质量水平低而影响到外审专家在评审过程中的兴趣和积极性概率；二是通过系统审稿，解决了地域限制问题，国内外所有同行业专家学者都可纳入到外审专家数据库中，大大提升了审稿专家的数量和质量，每篇稿件能够做到送两个以上有资质的同行进行评议；依靠数据系统，可以更准确的将稿件送至专业对口的同行进行评审，提高了审稿质量和效率；三是执行双盲审稿制度，审稿专家和作者相互之间不能直接了解沟通，使外审专家可以无压力审稿，在质量把关方面更为客观、准确；四是系统可以看到每个外审专家接收到审稿的频率和周期情况，稿件管理编辑可以依据专家接收稿件数量和频次，更合理地安排送审工作，以避免外审专家频繁接收稿件影响本职工作从而导致审稿积极性不高，影响审稿质量等情况。

2.3 作者稿件跟踪

使用Excel流程：由于稿件管理过程无法做到与作者同频共进，作者想要了解其稿件进展动态，就必须致电编辑部咨询，稿件管理编辑根据作者提供的稿件编号等信息在Excel表中查找，再将相关信息转达给作者。由于稿件数量多，作者的咨询电话不断，稿件管理编辑工作十分繁重单调。

使用系统流程：系统中设置有“在线查稿”功能，作者只需登录系统，点击“在线查稿”即可随时随地查询稿件的全部处理流程信息，既方便快捷又经济实惠，如果对稿件处理进展有疑问，还可给通过系统直接给编辑部留言询问，稿件管理编辑根据工作安排及时查看处理回复即可，省去了给作者回复邮件和接待电话咨询等，稿件管理编辑从中解脱出来，将时间和精力用在更有价值的事情上。

2.4 费用管理

收取发放审稿费和稿费也是期刊编辑部工作的主要事项之一。使用Excel费用管理流程：编辑部定期统计相关数据，提交财务部门，财务部门审核报账完成后，再将处理结果反馈给编辑部。由于实际工作运行中环节较多，两个部门经常不能及时协调工作，很多稿件的审稿费、稿费等得不到及时处理，如有些稿件已经见刊，作者却未将审稿费寄来；又如审稿费和稿费等经常不能及时发放，一定程度上影响了外审专家的积极性和编辑部的服务质量。使用系统费用管理流程：系统中设置专门的“费用管理”功能，财务部门定期根据设定账号登录系统，即可对审稿费等进行处理，处理完成后的稿件均有已支付标识，且在稿件相关流程界面上有体现，编辑部登录相应稿件界面点击“费用”一栏即可了解相关情况，从而规避了传统费用管理因两个部门信息不对称等产生的弊端。

3.系统存在的问题及建议

综上，使用系统进行稿件管理后，期刊稿件管理工作有了质的飞跃。通过工作实践发现，该系统在网络首发辅助功能、学术不端检测、盲审处理、合理设计外审专家数据库、定期自动分析库存稿件数据、稿件库设计等功能有待进一步完善优化。具体归纳如下：

3.1 缺网络首发辅助功能

系统目前尚无网络首发辅助功能设置，录用稿件无法做到及时单篇签发优先网络首发，存在缩短论文网络首发进度和加快成果转化滞后等问题。

3.2 学术不端检测不完善

系统中自带的学术不端检测链接数据库不完善，造成检测数据达不到客观全面，需要下载稿件后借助中国知网等进行再次权威检测，由于是手工操作，存在操作失误导致相似度数据备注不准确等风险。

3.3 盲审流程繁琐

期刊稿件采编系统的屏蔽信息功能尚不成熟，要彻底做到双盲审稿，稿件管理编辑必须下载稿件，并将稿件中与作者相关的所有信息如姓名、单位、地址、Email、电话、基金项目等通过手工删除，保存后重新上传至系统中。存在另存后的稿件因删除了作者信息内容，稿件格式或版本另存后有所变动，导致稿件公式或图片显示不完全的情况，影响审稿质量和效率。有时因为网速慢导致稿件无法下载或上传速度太慢等，给稿件管理编辑增加了不必要的工作量，影响了工作效率。此外，因为是人工操作，存在作者信息清除不彻底、清除后的稿件未能成功覆盖原稿。由于编辑部接收来稿数量大，还存在清除后的稿件上传至错误稿号的等风险。

3.4 稿件库设计不明确

一是退稿库。目前系统只有两个退稿库：未入库稿件退稿和入库稿件退稿。在编辑部的实际运用过程中，入库稿件退稿又分为编辑部退稿和外审专家审阅后决定退稿的稿件。将入库稿件退稿归于一个库中，稿件管理编辑和编辑部决策层如想了解两类退稿信息，就需要花上一定时间去统计，由于稿件数量都在动态中不断增加，时间越长统计所费时间也就相应延长，加上稿件处在动态数据变化中，很难保证数据的准确性；二是投稿录用稿件库和约稿库。目前系统中的投稿和约稿在录用后分别被归档至“录用待发表”和“约稿库”，如果在“录用待发表”和“约稿库”中按照期刊录用稿件的专业创建相应的优、良、合格等子库，可供编辑部决策层在最短的时间内对各专业的稿件库存状况有一个清晰了解，及时根据稿件投稿内容、投稿时间、涉及专业领域、作者所在单位等数据进行综合分析判断相关专业前景，从而做好期刊栏目设计、专题策划等工作。

3.5 操作时有设备的限制

稿件系统的操作都需电脑登录后操作，比如审稿时，专家需要电脑登录系统下载稿件后再审阅稿件，再填写意见或上传批注稿。如果可以开通或优化手机相关的App或程序，专家可以利用碎片的时间直接用手机界面打开阅读并使用手机在线批注审稿，这样可以缩短审稿周期，提高工作效率，提升期刊服务的满意度。

4.使用系统后取得的成效

综上所述，可以看到期刊使用系统后，不仅让稿件管理编辑从繁琐单调的工作中解脱出来，杜绝了稿件登记时信息重复录入、作者一稿多投和重复投稿、审稿滞后和质量不高、审稿专家专业覆盖不全面、作者频繁咨询稿件进展影响正常工作、费用管理不清及滞后、稿件处理滞后和遗失稿件、编辑外出无法办公等弊端，而且稿件管理工作效率得到了大幅度提高。更为重要的是，通过使用系统中的稿件管理、组版管理、费用管理、统计分析、信息维护和人员信息等功能，编辑部日常工作及编辑出版模式、手段、流程、运作和管理方式也相应发生了全新变化，可喜变化体现在期刊的优质稿件逐年提高，2015年到2021年期间，期刊影响力不断提升，在中国知网航空航天科学与工程学科57种期刊中，2017年、2018年、2019年、2020年影响力指数（CI）学科排序分别为第13位、第11位、第9位、第5位。2021年3月8日，期刊接到《中文核心期刊要目总览》2020年版编委会通知，入编《中文核心期刊要目总览》2020年版（即第9版）航空、航天类的核心期刊。

综上所述表明，使用系统进行稿件管理对提高办刊质量和影响力方面都起到了积极的推动作用，在实现期刊采编业务的流程化、规范化、网络化以及缩短投、审稿周期、扩充作者及外审专家数据资源库以及编辑出版质量和效率方面都得到显著提升，对期刊全流程数字化建设方面起到了积极的促进作用，为数字化出版乃至智慧出版的实现提供了辅助作用。

结语

本文介绍了期刊利用系统实现稿件管理数字化处理流程和取得的业绩成效；对利用系统在学术不端检测、同行评议、审稿专家匹配、三方沟通（编辑、审稿、作者）、编校排版和网络首发为一体的稿件管理数字化流程方面进行了探讨；通过对使用系统管理稿件的工作实践，总结得出稿件内容质量、审稿专家匹配、稿件录用与见刊速度、编辑协同办公等方面均得到了优化和提升。综上，为推进我国科技期刊数字化乃至智能出版做出了有益探索，为科学化管理稿件和提升办刊质量提供可借鉴方法。