信息化背景下的社区档案管理研究

许乃戈

摘 要：在经济飞速发展的数字化时代背景下，大数据信息管理也愈来愈多，但档案的管理愈来愈繁琐，技术要求也愈来愈高等。这样，档案管理工作的创新工作和可持续发展就变得特别关键。文章从档案管理信息化问题出发，分析了开展档案信息化建设的需要性，对当前互联网数字化建设中出现的新问题做出了总结，并探讨了在数字化条件下文档存储管理模式的创新工作和发展趋势。

关键词：信息化背景;社区档案管理;策略

引言

关于档案管理的问题已受到普遍的关注，数字化管理已是历史的趋势。随着时代的历史前进，档案管理能力需进一步的增强同时但效率亟待进一步提高。档案管理机关要达到这一要求，就必须将先进设备和信息技术运用到管理活动当中。为使管理变得更加科学高效，信息化将成为一种最高效的快捷途径。本研究以现代化对档案管理机关的影响为主要内容，研究了在这个进程中出现的问题，并提供了可行性意见。

一、信息化时代下档案管理工作中存在的问题

（一）管理方法过时

目前，档案管理部门工作人员仍然采取半传统方式进行管理工作，存档信息主要通过纸质文书录入，而在这个数据快速增长的年代，要处理的数据信息也越来越多，由于主要通过纸质文书录入存档，信息很容易遗漏或缺页，如果存档数据信息不全面，单位的长远发展就会受影响[1]。同时，用信息化手段管理资源也只是为了处理记录信息，而只是实现了简单的分类整理方式，不便于对今后资源的检索和调用，从而导致了出现形态性、单一性的记录数据方式。

（二）档案管理不受重视

一般都认为档案管理只需要整理资料记录，不需要整合，甚至有些公司的档案经理还兼任着企业的某些职务，没有专心从事档案管理事业。另外，许多公司主管都觉得归档管理很重要，没有为企业创造真正效益，缺乏管理的必要。而资料保管往往是企业开展运作中最为关键的一环，缺少了资料保管业务将无法开展。如，若资料保管员工长时间忽略了自己的职责，企业工作人员的信息就会流失，企业合作伙伴的信息就会遭到泄漏，公司今后在对某些信息进行操作时出现信息遗落，不能正常运行。

（三）档案管理信息更新不及时

信息化时代背景下，公司必须把档案管理工作放在关键地位。但由于数据增长过快，档案管理工作人员必须不断更新工作技术和更换仪器设备。如果档案管理部门效率没有提升，就很容易影响整个企业的工作进度，甚至出现了耽误整个项目工作进度的现象。大部分企业虽然都安装了信息化工程的文档存储设备，但是由于相应人员知识不够，认知水平良莠不齐，信息系统没有很好地进行运用，从而导致了大批公共资源的耗费[2]。而且信息更新不及时，设备使用率低下，也造成了信息系统效率低下的这一局面。

（四）信息化建设的标准规范体系还未建立健全

标准规范是中国文档信息化发展的主要基础之一，尽管现有一些技术规范已经出台，但还无法实现中国文档信息化建设高速、合理的增长。如利用相关信息技术，使现有各种高质量的数据库系统和与各级文档局数字资源库互连的管理工作无统筹性技术规范，使馆藏文档电子化管理操作还急需系统技术规范，电子文档网站信息系统开发与应用管理工作的技术规范系统还需要进一步健全。

二、档案管理模式创新

（一）创新人才队伍建设

档案管理人才是整个创新体系的基础所在，人才队伍素质的好坏可以直接关系到企业档案管理的发展成效。因此，企业管理方面，必须加强对档案保管人员的培训力度，尽量的借助企业人才来给员工提供一个更大的进修和培训平臺;另外，也必须建立起一个公平合理的激励机制，继而从根本上提高档案保管人才的专业主动性[3]。

（二）创新档案资料使用方法

目前，在许多企业中的档案管理机关确实都无法拿出更多的资金，来同资金投入到档案管理工作的改革创新工作中，可是采用合理可行的资源使用方法却可以很好的填补这些缺陷。长此以往，伴随着中国档案事业的不断进步和发展壮大，一个企业的实现速度将会日益增长，继而还可以在行业市场中为自身争取更多的份额。

（三）强化了档案管理的信息化软硬件设施和档案大数据应用体系建设

各级各类政府档案机关可借助现有的工作成绩与经验，将办公自动化、政务上网工程、互联网站管理等系统连通，以各级档案部门的局域网为基础，连接计算机网络、数据库系统，完善基础设施建设。，以全国各大档案机构的局域网为依托，联网计算机、数据库，加强信息基础设施建设。完善的软硬件设施的管理与使用还必须建立先进的应用系统，应用体系的建立是档案现代化管理的重要保证。

结束语

综上所述，档案系统信息化建设是目前全国档案管理工作中存在的一个迫切任务。我们要深入了解档案信息化建设对档案事业发展的重要意义，并进一步研究和广泛运用档案信息资料，以推进档案信息化建设的进程。

参考文献

[1] 郭立. 基于信息服务生态系统的社区档案管理研究[J]. 山西档案，2018（3）：135-137.

[2] 林慧玲. 信息化背景下的社区档案管理研究[J]. 兰台世界，2013（32）：72-73.

[3] 杨倩青. 常态化疫情防控下社区档案管理工作的几点思考[J]. 北京档案，2022（5）：42-43.