提高学校档案管理水平的思路及策略分析

王京

摘要：学校档案包括学生注册、记分牌、毕业报名表、学生综合素质评估表和获奖证书，以及学校管理文件和学校活动信息。不仅对学生进行了约束，还对学生的个人优势进行了详细的评价，为学校未来的发展提供了参考依据，合理的档案管理可以帮助相关单位快速了解学生的情况，为学生的未来发展打下基础。基于此，本文针对提高学校档案管理水平的思路及策略进行探讨分析，以供参考。

关键词：学校;档案管理;思路;策略

引言

随着教育事业的不断发展，学校档案有效记录了各个阶段的工作成果，对学校的发展起到了积极作用。在时代快速发展的背景下，学校档案管理逐渐滞后，旧的管理体制开始出现短板和破绽，人员、设施、工作效率、制度等方面存在明显缺陷，给进一步深化教育改革带来了一定的障碍。新时代，需要创新学校档案管理方式，提高工作效率。

1转变传统工作理念

在互联网时代，学校档案管理工作急需得到创新和优化，学校领导人员、档案管理人员要转变思想理念，以先进的思想指导实践，积极主动学习管理新技术，在原有工作模式上进行升级，以便更好应对互联网对传统档案管理工作带来的挑战。首先，要改变“重藏轻用”的理念。传统的档案管理工作多注重档案管理，在档案使用、借阅方面的管理十分严格，但资料使用率低下，各部门之间联系不够紧密，往往需要经过多项流程才能够完成档案资料的共享，十分烦琐。为了有效解决这一问题，可以将信息化建设和档案管理工作相结合，打造信息化管理系统，有关人员要转变思想，要全面提升档案资料的利用率，为档案使用者提供更优质、更全面的服务。其次，学校可邀请专业技术人员，利用局域网和信息技术，丰富档案管理平台的功能，包括数据收集、信息检索、分类、借阅、跟踪化管理等，要突出“用”这一关键点，拓宽档案应用范围，为学校内各部门工作的顺利开展提供必要保障，充分凸显档案管理信息化的应用价值。

2创新档案服务机制

学校是教育和科研的重要场所，学校档案信息资源对社会具有重要价值。而这些价值就是档案的无限动力和生命力。然而，在这些价值中，现有的档案服务内容仅向社会提供纸质档案信息，途径过于单一，因此大部分档案并未在社会中得到实际利用。因此，学校档案管理部门应积极拓展档案的社会服务功能，实现档案管理部门的有效发展。在此过程中，一是学校档案管理部门将现有的“重保管、轻使用”观念转变为“以用为本”的新观念，要强化档案的服务功能，以利用为重点。开展特色服务工作，推动档案服务领域积极发展。二是学校档案管理部门要充分挖掘潜力，推动档案工作有效推进，同时不断改进和创新服务工作内容，实现档案管理工作的高水平发展。例如，学校档案管理人员可以跟踪学校开展的重点活动，档案的建立情况，对照片、音视频等资料进行分类整理。然后，根据教育和科研需要，编制相关参考资料和辅助文件，实现教育、科研和行政部门联合项目的积极协作。此外，学校档案管理人员可以通过优质的档案服务、特色服务、档案研究咨询、专业的数据库开发，形成深入、全方位的服务格局。在档案展览过程中，组织并提供相关文件。这不仅可以丰富馆藏内容，还可以在扩大档案服务的条件下发展档案资源。

3加大档案管理信息化投入

新时代，档案管理将朝着信息化、智能化、高效化的方向发展。一是学校要加大档案信息软硬件投入，為档案管理部门配备专用计算机、档案管理系统、网络和专业人员，为档案管理信息化提供基础保障。二是完善信息化档案管理机制，不仅注重建立信息档案数据的收集、存储和使用等管理机制，还要加强安全管理，确保档案管理的安全。三是建立网络信息档案共享机制。档案管理既要满足学校管理人员的需求，又要满足教师发展和学生档案信息查询方便的需要，对此，建立校园交流平台、账号登录等方式即可满足需求。例如，通过“成绩组合”方式来满足教师和学生在成绩管理方面的需求，教师可以通过账户登录输入和编辑学生成绩，学生可以登录查看自己的成绩。通过对比以往的表现，找出学习的不足和原因，制订科学合理的学习计划，提高学习效率。在信息化环境下，要注意按章管理文件，从安全角度设置好安全等级，确保学校档案管理安全性。在需要安装高密或防火墙的情况下，应提供更多的客户端和接口，以方便用户检索档案。为教师、学生和社会用户提供特殊权限，使这些客户能够在学校档案数据库中查找和检索他们需要的材料和信息，实现实时数据传输和信息共享。

4提升档案管理技术利用率

档案管理信息化建设和传统工作存在的最大区别就是，不管是技术还是档案利用率都会大大提升，这也是提升技术应用水平的关键保障。首先，学校档案管理人员要对档案资料进行信息化管理，包括对目录进行分类、对不同的资料进行编号保存、对编排不合理的文档进行排序等，从而进一步提升档案管理工作效率，充分发挥先进技术的应用优势。其次，信息化技术的应用，可以有效降低档案管理人员的工作负担，利用计算机来代替人工进行工作，能够将档案人员从岗位上解放出来，将更多时间投入到其他工作中。最后，传统档案管理工作很容易出现数据丢失、遗漏等问题，而信息化技术就能够解决这一问题，尤其是对机密文件的借阅环节，可以在信息化管理平台中设置访问权限，对访问人的身份、访问时间、借阅途径等进行调查，一旦发现数据丢失或其他异常情况，能够及时找到负责人员，十分方便。

结束语

综上所述，在学校管理中，学生档案管理是重中之重，学校必须提高档案管理的效率和质量，更好地为学生服务，保护学生的重要利益不受损害。

参考文献：

[1]刘俊英.浅析如何提高学校档案管理水平[J].现代职业教育，2017（35）：230.

[2]李素梅.加强服务功能  提高学校档案管理水平[J].内蒙古教育（职教版），2012（02）：30-31.