浅谈社会保险档案的管理

■卢 丹

近年来，随着我国社会保险事业各项改革的深入推进，一大批社会覆盖面广、人民群众关切的社保业务和管理职能进行了跨行业跨部门的划转调整，特别是探索施行的社会保险服务综合柜员制经办模式等，都对做好新时期社保档案管理工作提出了新的课题和新的挑战。从我省实际看，尽管我省社保档案管理工作在各级档案部门的共同努力下取得了一定成效，但管理意识落后、服务机构短缺、创新能力薄弱、信息化进程滞后等问题仍不同程度存在，严重制约了我省社保档案管理工作的高质量发展。做好新时期社保档案管理工作，必须立足社保改革大势，明确社保档案管理目标任务，进一步健全制度机制、加强组织领导、强化安全管理、提升服务水平，持续推进全省社保档案管理工作迈上新台阶、取得新进展。

一、社会保险档案管理存在的问题

（一）社保档案管理意识淡薄

一些社保单位领导对社保档案管理工作认识不到位，存在“重完成参保缴费任务、轻后续档案管理”的观念。实际工作中，在经费的投入、软硬件的配置和档案管理人员的调配上还不能满足目前社保档案管理的需求。

（二）社保档案管理制度还不健全

社保档案是民生档案的重要组成部分，是参保百姓社保权益的真实记录。整理好、保管好、利用好社保档案是社保部门的职责所在，是践行服务承诺的内在要求，是对历史负责、为当前服务、替未来着想的使命担当。社保档案政策策性强、涉及面广、标准要求高，需要建立健全标准化的社保档案管理制度体系，提升社保档案管理工作效率，实现新时期对社保档案工作的新需求。

（三）社保档案管理信息化程度还不够

随着社会保险事业的发展，保险业务量的增加，在社保档案的管理模式上，传统的社会保险档案管理模式管理效率低下，已不能满足新时代的发展需求，急需实现社保档案的信息化管理。一些社保机构虽然也进行了社保档案的信息化管理，但是由于缺乏相应的软件和专业人才，因此还没有实现真正意义上的社保档案信息化管理。

（四）社保档案的收集归档工作质量不高

社保档案的收集归档环节多，加上社保档案管理人员变动频繁，严重影响了社保档案收集归档的完整、准确和规范。

（五）档案管理人员素质有待提高

社保业务档案数量大、涉及业务环节多、政策性强、专业要求高，要做好社保档案管理工作，要求社保档案管理人员不仅要熟悉社保工作相关政策和业务流程，还要掌握其他相关的综合知识和档案管理专业知识。一些社保单位的档案管理工作人员都是兼职，不具备专业的档案管理技能，影响了档案管理工作效率和管理质量。

二、社会保险档案规范管理的路径

（一）强化制度建设，健全完善社保档案管理法规程序

要依据国家法律法规，结合自身实际情况，深入推进社保档案管理相关法规文件的立改废释，加快构建社保业务档案管理体系，确保社保档案管理工作有章可循、有法可依，确保各类社保档案依法依规应收尽收、应归尽归。要持续深化对现有政策法规的阐释解读和推进落实，加快推动《综合柜员制改革期间档案处理工作方法》《做好社保平台上线后电子材料归档工作的原则和要求》等配套文件的落地实施，加强督促考核检查，细化实化工作要求，确保社保档案管理工作有法必依、违规必究。

（二）强化组织领导，有力有序推进社保档案管理工作

社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。社会保险档案是办理社会保险业务的真实记录，是确定参保人员享受社会保险待遇的重要依据。各地各部门要高度重视社保档案管理工作，把社保档案管理的各项具体任务纳入本地本部门工作部署，成立工作专班，做好跨区域、跨行业、跨部门之间具体工作的组织、协调和沟通等，切实帮助解决在推进社保档案管理工作中遇到的实际困难和具体问题，在机构编制、岗位设置，人员配置、经费投入等方面给予支持，确保社保各项档案管理工作顺利实施。

（三）强化底线思维，确保社保实体和信息档案绝对安全

要积极开展宣传宣讲，大力推进社保档案安全教育，全面提升档案工作者和全社会的社保档案安全意识。要压实档案安全责任，制定社保档案安全管理制度，明确责任人和责任部门，完善突发事件应急预案，经常性地开展安全隐患排查和应急演练。要加强电子档案安全保管，落实信息化防护各项安全措施，严防失泄密事件发生。要加强档案信息备份管理，做好过程数据存储检测，开展定期自动备份、离线备份、异地备份。

（四）强化服务利用，不断提升社保档案为民服务能力和水平

社保档案管理和建设的最终目的是实现社保档案信息资源的开发与利用，使其更好地服务社会、服务人民群众。社保档案在开展利用服务过程中，要对其利用权限进行明确规定，妥善处理好深化开放利用与严防失密泄密之间的关系，确保不给保密工作留下死角死面。要建立一体化管理服务平台，推动社保档案管理服务工作与其他各类业务信息系统互联互通，在推进社保档案查询利用便捷化、高效化的同时，兼顾满足个性化利用需求，真正以优质高效服务展示档案价值、赢得社会赞誉。

（五）强化社保档案信息化管理，提升社保档案管理的现代化水平

为确保社会保险档案管理工作的顺利进行，在进行档案管理信息化改革与创新过程中，要不断尝试多样化的信息化管理方式，找出适合自身发展的有效管理方式。通过灵活运用多种信息化技术，不断提升管理工作的安全性与准确性，以实现社保档案规范化、信息化管理。与此同时，借助于现阶段应用最为广泛的公共网络服务系统，加强社保档案管理信息化的水平。

提升社保档案的现代化管理水平，就要加强对社保档案信息化管理人才的培养，要重视对信息化管理人才的引进，特别是那些具有综合性素质的社保档案信息化管理人才。通过人才的引进和培养，促进社保档案管理的信息化、数字化、网络化。