档案数字化管理体系建设的几点思考

唐欣 沂源县教育和体育局

档案数字化管理，是通过网络和计算机的方式把有用的信息进行处理后进行分类管理。传统的档案管理模式需要耗费大量的人力物力，比较繁琐，而且信息利用率不高。数字化管理的优势在于利用现有的信息技术，进一步提高档案管理的效率，从而成为当今档案管理发展的主流趋势。但是，这种数字化管理模式对操作人员的要求比较高，需要熟练使用计算机和各个档案管理系统，并要求加装一定的硬件和大量的资金投入。当前，档案的数字化管理已经逐渐被认可许多，政府部门和大企业单位都以采用这一方式，来进一步提高档案管理的工作效率，这也让档案管理工作变得更加简洁高效，对信息的使用率更高。

一、档案数字化管理的主要内容

档案数字化管理，是建立在高速的网络基础上，这种管理方式可以实现跨库检索。传统的方式需要人工检索，相对比较麻烦，不便于用户对信息进行查询。档案数字化管理之后，用户可以基于互联网，突破时间和空间的限制，随时随地对档案进行查阅，这种查阅和检索服务更为高效。随着数据库、多媒体等不断发展，尤其是5G网络的覆盖，让档案数字化管理已经成为一种新的管理形态。对档案管理的整体而言，纵合横通的每一个节点都需要达到一定的水平，加以网络来使其信息达到共享，这样才可以进一步发挥优势，提升整体的综合能力。

档案的数字化管理其实包括很多方面，其中最重要的是要抓牢档案的标准化与规范化建设，这两者是相辅相成的。主要包括以下五点：一是建立信息共享平台，畅通信息查询渠道。利用现代网络科技通讯便利性的特点，以硬件为基础，对内建立联通信息的平台，对外建立信息查询的渠道。二是根据时间和类型将档案信息进行区分，把原有的档案进行信息录入，这样基础档案才能发挥功能。三是利用现有的技术对原有的数据进行转化，从而能很好地利用起来，丰富数据库的内容才能更便于用户进行检索。四是做好数据库的基础建设，要将各种新产生的信息及时录入该系统，做好档案信息维护的更新工作。五是要注意信息的保密性，对涉及到保密档案或者个人隐私等不便于公开的档案，要进行严格管理。总体来说，档案的数字化管理会给档案管理工作带来翻天覆地的变化，在这个过程当中，档案数字化建设的工作也会产生极大的变革。这要求档案管理人员要不断提升自身素质，加强对档案数字化管理的学习，不断适应时代的要求。

二、档案数字化管理的意义

（一）改善档案管理工作

传统的档案管理需要消耗大量的人力物力，在人工收集资料、人工管理资料和人工统计数据方面往往受到时空限制影响比较大，这不利于档案信息的加工处理再利用，也不利于信息的共享。这种相对比较落后的管理方式和低效的运行环节，让整个档案管理工作显得比较呆板，这和当今不断飞速发展的经济水平不相适应。而现代发展要求档案管理必须更加开放、更加现代化，也都提高了对信息利用率的要求。目前档案数字化发展急需建立和现代经济发展相匹配的管理模式，和相应的管理制度，不仅要重视实物档案管理，还要重视档案信息的变更，特别是新信息的录入和对信息的处理、加工、运用能力。这要求我们必须重视信息处理对经济发展和管理的作用，无论是对资源共享还是科学决策，数字化档案管理都可以发挥着无可替代的重要作用。档案管理的数字化，正是在这种经济飞速发展的背景下应运而生的，有它独特的时代意义，这有利于突破各种工作中受到的限制，让档案管理真正得到重视。

（二）加快国家信息化发展的步伐

传统的档案管理模式下，对网络和现代科技的应用不是很强，而计算机的优势并没有被显著的发挥，受各种因素的影响，档案的信息提供者和信息需求者之间的矛盾日益突出，使得档案管理的模式和社会经济发展的速度不相匹配。而随着我国整体信息化建设进程的不断加快，就需要各部门对档案管理的数字化都重视起来，在这个飞速发展的信息时代，通过网络来有效查询利用信息，从而加快整个国家的信息化发展进程。在这一关键时期，如果步伐迈的慢了，就会落后，甚至终将被淘汰。

（三）档案服务社会功能的实现

对档案进行数字化管理，做好档案软件的开发和数据的利用，这都彰显着档案管理的功能。只有发掘档案服务的功能，才不会感觉到档案管理是一种负担，而是一种潜在的资源。做好档案管理有利于进一步发挥档案服务社会的功能，可以将档案的信息资源进行共享和合理化分配，通过数据库的进行连接，这样不仅耗费较小，也会对数据更新及时避免多部门之间的数据壁垒，为数据的使用者提供更为准确的档案服务，对科学研究人员而言，有效解决了多头查阅档案耗费的时间和精力。档案

三、数字化管理体系建设的优势分析

（一）优化档案管理程序

在信息化时代，提高工作效率是检验工作质量的前提条件，在数据信息不断呈现递增状态的当下，档案管理的工作难度也呈现递增趋势，为了保证档案管理体系的进一步优化，数字化档案管理模式的建立成为亟待解决的问题，数字化档案管理体系的构建能够提升信息收集的速度，并能够及时的保存文件，避免文件丢失，另外，保证了信息的有效传递，进而保证了信息数据的时效性。

（二）减少档案成本投入

传统的档案管理工作一般是通过工作人员实现对相关数据材料的整理归纳，这样的工作模式需要大量的人力，并浪费大量的成本资源，随着信息数据的不断递增，这种工作模式已经不堪重负，不能适应当下的归档需求，因此，在信息化时代的背景下，必须更新工作模式，建立数字化归档体系，实现数据信息的数字化管理，让光盘、优盘等数据存储设备替代纸质材料，节省成本费用的同时，进一步提升了工作效率。

（三）方便档案检索查阅

档案数字化管理模式的实现能够及时改变传统的人工纸质档案管理，其相关资料的统计工作效率也呈现出大幅度的提升。档案数字化管理配备了专门的数据库及共享网络平台，方便工作人员及时查阅检索。档案资料管理的过程实现了智能化，大大提升了档案资料的检索效率并且逐渐拓宽了检索范围，更好地提升了档案资料的利用率。

（四）及时更新档案资料

档案数字化管理体系的构建能够有效的提升档案资料的整理归档速度，保证在全过程使用计算机处理信息数据资料，优化档案资料信息系统的工作效率，完成各种档案资料的及时上传，大幅度提升档案资料的时效性。

四、当前实行档案数字化管理可能出现的问题

（一）没有建立相关完善的管理制度

对档案管理工作要求比较细致，档案管理工作是一个十分繁杂的过程，而现在有关部门对档案的管理并不十分严谨。档案管理还缺乏行之有效的管理手段，各部门的工作人员对档案管理的重要性认识还不够，导致在基础信息录入的时候质量不高，从而为后续的档案管理工作产生诸多的后遗症，这显然十分不利于档案的数字化管理进程的推进。同时，我国目前对档案管理方面的文件制度缺乏相应的规范，考核体制也并不是十分健全，对档案管理的重要性程度认识不一，相关人员的认识也不统一，这就导致了档案管理目前还处于初步的发展阶段，显得相对比较杂乱。

（二）硬件设施及管理人员的专业素质未达要求

很多部门由于档案管理场地或者经费的限制，硬件设施等还没有全部到位。而没有硬件设施的支持，数字化档案管理只能是空谈，并不能付诸于实际。而在管理人员方面，现在档案管理人员的专业素质和更新换代的硬件设施不够匹配的现象十分突出。由于数字化档案管理是新形势下的新要求，如果相关的人员不能操作硬件设备，那么硬件就没有办法发挥它们的作用。或者工作人员对数字化档案管理重要性的程度认识不高，缺乏专业化的档案管理操作培训，那么都会影响管理的进程。

（三）领导等各层人员不重视档案管理工作

领导层面对档案管理工作重视程度不够，认为档案管理只是一个空架子，并没有实际的作用，忽视了对信息利用再加工的重要认识。有些部门领导调动比较频繁，而档案管理建设是一个长期的工程，导致档案管理工作不受重视，增加了改革的难度。

五、完善档案数字化管理体系的对策

（一）对数字化档案管理的科学认识强化

要想转变档案管理的观念，就必须在传统的纸质档案管理中跳脱出来，将这种习惯逐渐向数字化管理进行转变，从而做好各种档案管理的基础性工作，让数字化档案管理进一步得到重视。同时，要充分认识到信息的储存、分类、再加工的重要意义，要在档案管理进程中，将新发生的各类信息及时进行加工存储，进一步丰富档案库的内容，才能不断利用好现有的信息资源。

（二）对档案数字化管理建设的投入加强

对数字化档案管理，首先要解决硬件采购的资金问题，这需要财政部门进一步加大投入资金，在做预算时应考虑数字化档案管理需要采购的硬件也是比较多的，包括服务器、计算机、网络搭建、扫描仪、传真机和各种终端设备，这需要强大的资金支持。而在管理过程当中光有硬件还是不够的，还需要采购符合本单位实际使用功能需求的软件，如果要求比较复杂，还需要请专业的软件公司进行改良，或者开发针对本系统的专业软件。这些都需要各部门之间的互相协调，才可以开发出真正适合本部门各项工作运行的，有实际使用价值的应用软件，从而能真正提高工作效率。

（三）对安全保障措施的设置加强

在档案进行数字化管理之后，必须要重视档案的安全问题。在硬件安全工作上要把好质量关，特别是存储介质的质量，一旦存储介质发生问题，那么可能会导致整体数据库的丢失。在软件方面，要采用符合本系统工作实际的安全管理方式，筑牢档案安全管理的防火墙，让档案系统不受非法入侵，不被人为地修改和破坏。

（四）领导决策阶层积极辅助完善档案数字化管理

领导层面要对档案管理重要性的认识高度关注，全力支持档案数字化改革。自上而下协调多部门，制定一套符合实际的管理模式和操作方法。建立健全相应的管理规章制度，并融入考核机制。建立具体的档案管理考评指标，对档案管理人员的奖惩做到有据可依，充分调动相关人员的工作积极性。在软件和硬件设施方面，进一步加强资金的投入，确保档案管理工作能够有更好的条件。

六、档案数字化管理工作的具体实施步骤

（一）有秩序的进行借出归还

在进行具体的数字化档案管理时，对相关人员借阅档案的管理要严格规范执行，在借出和归还时要做到有痕迹、有记录、有签名等详细记录，借出和归还的时间，复制的份数和有无缺漏的情况等。档案在借阅后要及时进行归还，避免信息外漏，造成安全隐患。在现有的档案管理工作中，纸质档案比较厚重，来回搬运比较困难，只能记录档案号码和具体的卷数。尽管每份档案都制定了相关的目录，但是很难一页一页的对照。因此，要对借出归还进行严格管理，及时发现其中的问题，避免造成档案初始资料的缺失。档案动辄需要保管10年20年，有些因时间过久、纸质老化、或动作幅度较大造成的原件受损是无法修复的。正因如此，档案管理人员在纸质档案的交接中，要十分注意规范化操作，避免对原始档案的损坏，保证档案安全。不能因为受条件限制或者贪图方便，就放松警惕，为档案管理造成安全隐患。

（二）存储、备份数据检查

现在很多基础数据和信息都是依托电子设备的，电子数据也需要存储的载体和备份的，一般是光盘、U盘、移动硬盘、服务器等。在接收电子数据的时候要检查数据的完整性，比如不能接受不可读的光盘等。并且为了确保数据的安全，要根据数据的分类情况，采用离线在线等多种备份方式，在确保数据安全的同时，也要注意数据不能丢失。在确认数据格式，数据数量和完整情况之后，可以将做好的目录和标识进行粘贴，并且存放到指定的位置，便于今后查阅使用。

（三）原文挂接

在对数据的检查确认无误后，可以将这一部分的数据挂接到系统中。根据相应的目录，可以进行查找和利用。但是在实际工作过程当中，由于文件数量十分庞大，采用批量方式可能会导致电子文件找不到，或者一条对应多条的现象。这就要求在挂接工作中，要详细确定文件命名，有效的命名规则会极大的改善这一情况的出现。在批量挂接成功后，可以对相关的数据进行抽检，如果遇到数据无法打开，文件格式不正确，或者无法使用等情况，那就要及时进行处理。

结语：对档案进行数字化管理已然是大势所趋，利用好网络技术和现代科技，可以进一步传承中华文明，广泛传播各类有用的信息，为数据使用者带来更大的便利。现阶段，互联网的技术推动档案管理模式逐渐转化，使得档案管理数字化的进程和经济社会发展的水平相适应，从而发挥档案服务社会的功能，便于人们的工作和生活水平不断的提高。而这些需要领导的支持、经费的保障、和档案管理人员知识结构的更新。只有不断推动档案向数字化管理进行变革，我国社会的信息发展，才会更加科学、规范。