浅析行政事业单位财务档案管理的现状以及对策

孙塑人　胡洋

摘 要：随着社会时代的发展，如今的事业机关财务管理工作不管从规模，质量还是在性质，特点等各方面，都有了较全面的发展，在行政事业单位内控制度中的财务档案管理工作是单位财务管理工作中的关键部门之一，档案管理工作的高效发展在保障行政机关事业机关财务管理工作高效发展中起到了至关重要的作用。但是纵观现阶段政府事业机关的财政档案保管工作，仍会出现由于多种原因的影响而出现一定的问题。要想对此类问题做出有效处理，则必须积极探索政府其他事业财务档案保管的新模式，使其更为规范和有效。本篇将重点针对新时代行政事业单位在财务档案保存中所出现的问题进行详细分析，从而提供了创新的财务档案保管的解决办法。

关键词：行政事业单位;财务档案管理;现状;对策

行政事业单位内控制度的财务管理工作，主要是按照我国有关法律、政策和财务制度等各方面的有关规范，建立出一个统一编制单位预算系统，并能够通过合理的会计核算和管理经营活动，以便保证财务工作都能够顺利运行。财务档案对于对国家机关事业单位领导人员进行制定的财务管理规划，对科学管理企业决策起了很关键的作用。所以，怎样做好财务档案保管，推动政府机关事业单元的财务管理水平的提升，让政府财务档案保管工作更好的为本单元服务，成为各个行政事业工作中不能缺位的重要环节。但当前，不少各级行政机关事业管理单位实行内控管理制度对做好财务会计档案管理相关工作仍然存在缺乏高度关注，不仅可能会严重影响财务档案管理的正常有效进行，还会阻碍主要业务活动的顺利开展。

一、重要性的分析

做好行政事业单位的财务工作最主要的就是，努力以最少的投资成本给现代社会和民众带来更多的切实服务和效益。财务档案，是在财务核算活动中建立的有一定保管价值的财务记录，它客观真实的反映了政府机关事业单位的财务状况、经济运行状况。财务档案工作对于国家机关及事业单位领导进行制定财务计划，制定经济计划决策，进行科学决策起着关键的作用。同时还可以合理地节约"三公经费"，为财富安全发展提供了良好的物质保障。通过不断完善和不断创新的管理模式，不断提升和健全行政部门事业机关财务的运营机制，将能够有效提升部门财务的效率，使各单位财务能够提供更多更好的服务，从而，全面抓好地為人民谋求更多利益，并以此促进现代社会和国民经济的双向发展。

二、在新时代行政事业单位财务档案管理中出现的困难问题

近年来，社会、单位对部分企业财务管理会计专业档案的管理保护的可利用性和管理工作需求日益明显不断增大，在不断强化全面提高专业档案管理人员工作业务水平的严峻国际大环境下，机关或者行政事业单位纷纷深入扎实推进完善财务管理会计专业档案管理工作体系制度建设各项基础工作中，，在很在较大的程度上有效地提高了专业档案管理人员工作业务质量。但是，在实际档案管理工作中，仍然还是普遍存在不少的客观现实性和问题这也直接制约了档案管理人员工作业务水平的快速发展优化和提升，比如说对档案管理工作意识不够，档案管理工作人员归档信息管理流动性较大，归档不主动不及时等，这些其中各种客观存在着的现实问题和矛盾在一定很大的程度上严重直接弱化了档案在党政机关或者行政事业单位日常业务工作财产生活过程中的保护利用性和重要性。

一是主管部门对财务档案管理职责的不重视。行政事业单位通常对财务部门的资金会计核算等工作内容都较为关注，但是对财务管理归档的管理工作内容却并没有非常重视，或者是常常被省略掉。所以许多领导认为关于财务档案的管理等工作，只需进行对财务档案的管理和销毁等工作就可。更有一些单位的领导觉得财务档案管理工作是一件可有可无的工作，对档案管理的资金、人力物力投入都大大达不到法律规定的标准，在检查的时候出来走走过场。尤其是有些部门事业单位领导只关注当前的财政档案保管，以及自己在任职时期的财政档案保管，对以往的财政档案关注程度不足，导致财务档案管理秩序紊乱，查找梳理难。

二是信息化管理运用水平程度较低。由于行政事业单位档案管理的信息化运用水平程度较低，目前的管理手段已不能够满足其管理工作的实际需要，并严重限制了其进行有效发展。一些单位由于资金周转问题或其他因素，而缺乏现金的档案保管设备，目前的档案保管体制也不利于进一步提升档案保管工作水平，严重影响了档案保管工作的品质与效果，也无法推动对档案资源的更深层次发掘工作。在对档案保管设备的更新投资方面不够计划性，不注意长期经常性的更换档案保管设备，又没有开发配套的档案管理系统，使得档案保管技术设备和管理软件都出现了落后问题。

三是对财务档案管理的具体工作缺乏明确标准。有些地区或行政机关事业单位，在对财务文档的立卷和归档等工作中，并没有形成专门建立案卷的相应制度，结果就会相当杂乱。在对财务归档的管理工作中，因为缺乏统一检验制度，，都无法进行有效整理与入库，而且有不少财会文档的装订和签字工作都没有标准。财务文档整理不全，遗失现象颇多。因为财务归档的建立于政府财务机构时期，与文书对财务档案的编撰过程有所不同，在移交财政归档时会经常出现遗忘现象，即只移交了记账凭证、账簿等，但对表册的移交时却经常出现遗忘现象保，即没有将全部汇集到财政档案室，从而导致了财政档案收集齐全度、存档效率低。从而无法把主要的业务管理和归档管理工作相结合，从而导致了财务文档保管效率降低。

四是监督力量的不足。财务档案管理中，还存在着监督力度不严的问题。在开展检验审计等方面的管理工作时，相应的检验工作人员也存在着没有及时把会计核算记录档案规范管理工作情况纳入检验管理工作的现状。而对许多单位财务来说，，会计核算记录档案管理是不被关注的，它又并非财务的必需工作环节。所以，对于许多行政事业单位财务并未将会计核算档案管理纳入到财务管理实际工作之中，也未能完善的会计核算记录档案监督管理制度，这就最终也会造成了会计核算档案管理水平的低下，即无法有效使用会计核算记录档案。

还有一点就是很多大型行政事业单位在各类财务会计档案管理从业岗位建设方面没有能够配备一些专业人才。很多有的时候，行政事业单位财务档案管理从业人员都只能是其他管理岗位专业人员直接兼任，专业知识能力和经验不足，直接就会导致一些财务会计档案管理人员工作专业水平较低。具体来讲，一些大型事业单位专门从事各类财务会计档案管理的从业人员不需要具备从事财务管理中的专业知识能力，对这项管理工作没有能够引起企业足够高的重视，责任心意识不强，导致一些财务会计档案管理人员工作频频差错出现重大问题。另外，一些大型事业单位中的财务会计档案管理从业人员工作流动性较大，每个工作阶段的财务归档工作模式和管理方法都不同，导致最终管理形成的财务档案混乱不堪，应用价值大打折扣。

除此之外，还要充分认清一个客观事实：虽然目前国家有关财政部门针对进行财务会计档案管理的各方面已经制定了许多相关的政策法律法规，但这些相关法律法规绝大多数都指的是当时处在国家宏观政策层面上的政策规定，偏重于微观形式。有关解决当前各级行政机关事业单位财务会计档案管理各项工作突出问题的一些几点意见建议由以上的几点阐述，可以对事业单位内部进行财务会计档案管理各项工作中可能出现的各种突出问题都要有一定的认识了解，有效地做到解决这些各种问题，必须及时采取真实有效的管理方法对其进行妥善处理，要将内部财务会计档案管理各项工作真正地落到实处，进而有效促进各级行政机关事业单位良好地正常运营和谐发展。

三、新时期政府事业单位财务档案管理的新问题对策

一是要提高政府对财务工作的注重程度。强化机构组织领导工作，提高部门领导工作班子成员注重程度，建立并完善规章制度，落实领导工作负责，强化部门机构管理，明确工作的负责人，做到整体统一进行领导工作、协调统一管理、协调统一规章制度、协调统一技术标准。同时，要把财务档案管理工作纳入机关档案目标管理并进行日常业务工作考核，把财务档案管理工作所需经费纳入部门财务工作计划，保财务档案管理工作各种规章制度措施，及时落实完善。针对当前许多单位在财务档案管理工作中出现的新问题，要求在设置专门专业部门和专职人员进行财务档案管理工作的同时，更要对工作人员进行专业知识的具体培训，树立正确的财务档案管理意识，并以此提升单位整体的业务能力水平，并规范了单位在财务档案各个环节中的管理工作。在做好财务档案规章制度宣传落实的基础上，根据《财务档案法》，制订本部门事业单位的财务档案管理措施，推动财务档案保存的标准化。从事政府财务管理工作的人员，都要做好财务政档案管理人员的知识培训，不仅要知道财务档案保管工作人员的存在意义，而且还要学习财务档案的基本整理知识、业务实践与运用等。

二是要促进配套设备的现代化进程。现阶段，计算机技术已经在行业中获得了较普遍的运用。把计算机技术融入到档案保管工作中，能够大大提高了档案保管工作效率，并促进了归档管理工作的正常进行，也能够给各单位领导提供更加全面和详实的资讯。在政府事业单位财务管理领域可建立文档资源共享平台，以方便政府财务档案资料的检索和使用。同样，我们也要通过运用安全防范手段，实现对数据库系统安全监管的各项工作目标，，其既可以预防网络中的不稳定因素和网络安全病毒，还为推动财务档案保管工作发展提供了基础保障，从根源上提升了技术水平，为财务档案保管各项工作的顺畅推进提供了良好的基础保障。同时，政府部门也要加强对财务归档人员的其他硬件设备投资力量，进一步充实财务归档所需要的扫描图仪，电子计算机等必要技术设备，以进一步提高财务归档室的现代化建设技术水平。

三是要规定财务档案管理的具体工作内容。在针对财税文档的立卷和归档等工作时，就需要将反映了行政管理部门事业机构内控制度的财税业务内容与财务文档的实际数量相互融入，从而制定出较为合理、科学的管理办法，同时还需要针对财务文档内部内容定期进行重新梳理标准，将行政事业单位财务人员在平时形成的所有财务单据，在进行了标准重新梳理的同时统一进行了装订、封贴和签字等工作过程，并在进行了详细的检查后确定在各环节完成后统一完成装订，在全部装订工作完成后把各种财务档案按次序统一存放到了归档箱中，以便保证财务档案的规范性。如果是采用的传统手工会计记账，就需要在账簿活页的空缺处，按照时间顺序把归档的帐页编制成目录，在完成装帧工作的过程中还需要在封黏处标注了签章。如果是采用的计算化记账，那么就需要先打印出財务账页，依据时间按照先后顺序打印编号，最后再根据序号来编制出目录然后装帧封黏，这样在日后查找或者损毁财会文档时，就可以利用装订出后所贴的签章来找到所需归档资料了，而不会由于长期积压的案卷导致无法完成销毁工作，并由此规范了整个财务管理归档的管理工作。

四是要健全规范化进程。要严格制定财务档案保管规范，对财务档案保管规范加以修改、充实，不断完善基层业务建设，全面提高财务档案保管水平。对财务档案录入工作，按照“今日事，今日毕”的工作理念归档，保质保量地进行了财务档案归档。工作同时为了确保财务档案的安全性，要安装好温湿度传感器计、吸尘机、排风扇、遮阳帘、水柱、消防器材等设备，使财会档案的库房管理达到了防盗、防光、抗高温、保湿养护、耐火、防水、抗尘、制鼠、防虫等的要求，从根本上保证了档案的安全保存万无一失。必须要完善、规范管理程序。现阶段企业单位主要任务之一就是要有效地实施和落实财务档案管理方面的安全性管理、使用要求。在进行财务档案管理过程中，单位必须要有效地维护财务档案管理的真实性、完整性以及安全性，同时还要在运营管理过程中规范、 合理的运用财务档案，进而可以向单位的运营发展、经济活动的开展提供有效的支持 和帮助。就财务档案借阅方面来说，只准许政府有关的经济监察部门在进行核查、工作时 能够查看，其他都禁止借阅，还有单位可以进行内部查阅。除此之外，财务部门自身也要 做出改变和改革，规定部门管理人员没有查阅财务档案信息的权力，甚至是领导层对此也有一定的限制。

另外，还针对实际执行财务档案保存工作的主体——行政事业单位的档案管理人员，按照要求对考核管理办法进行了相应的修改，增加激励机制，防止以往的考核规范打消了其工作积极性。增加了外出培训考察机会，让财务档案员的知识更新速跟上大数据时期知识更新的速度，提高整体水平。加强提高财务事业档案管理工作人员业务工作规范意识。具体来讲，首先，要对所有财务部门的所有员工全部展开工作知识面的培训，对所有财务档案管理人员工作知识方面的培训内容中既可以是操作性和规范知识加以严格教育，并且将这一培训内容同时加入活动到岗前知识培训和岗后继续教育的具体内容当中，确保所有各级财务部门工作人员，都必须能够充分了解工作的基本关键性，同时能够掌握档案资料整理工作知识和操作管理流程，进而能够保证为未来财务事业档案管理人员工作开展奠定良好基础。其次，单位的财务档案管理工作人员一定要不断深化对财务管理工作的认识理解，对自身在进行财务事业档案管理中的财务管理工作行为加以严格规范，不断逐步提高自己的财务管理水平。最后，一定要努力营造良好的一种传、带、帮的导工作活动氛围，将自己多年总结的管理技术操作经验与新来的财务员工之间进行互动交流，同时也通过这种交流活动去不断学习到他人的技术长处，确保所有财务档案管理人员工作活动能够更好地有效开展。

不管行业是哪个服务行业，要是能想快速稳定健康发展，就必须牢固树立正确的行业发展创新理念。在如何实现财务档案管理工作的新高度，创新理念应该认为是最重要的一部分，要将其创新放在这项工作的首位。这就非常需要行政事业单位领导和普通干部职工都必须充分准确了解财务档案管理的重要性和及其必要性。另外，行政事业单位还非常需要充分明确财务档案管理工作需要性和遵循的注意事项，必须紧紧跟上现代国家发展的技术潮流，应用先进的信息技术手段和管理思维，从而有效率地提高财务计档案管理的信息准确性。财务管理档案工作是一项长时间的、系统的综合工程，通过进一步提各项日常工作的科学化、技術规范与现代性发展水平，创新档案管理，创新服务，与时俱进性，将能够切实提高各行政事业单位财务档案管理质量与整体的发展水平，促进项工作的健康协调和可持续发展，进一步提升科学管理标准，更好地为档案管理工作服务，推动财务工作事业的健康发展。

参考文献：

[1]袁琳.财务档案管理的思考及对策[J].办公室业务，2017（17）：100.

[2]李晓霞.浅论政府机构事业单位内控制度财务档案保管存在的问题及措施.财会研究，2017（5）.

[3]徐金梅.财务档案管理的问题及完善对策[J].才智，2015（18）：332.