历三变 促五有 构建办公管理新模式

摘  要  2018年，成都市成华区启动“智慧教育示范区”创建工作。为更好地融入示范区建设，成华区教育技术装备管理服务中心除牵头开展示范区顶层设计、硬件升级、智慧实践等工作外，在办公室等内部科室也开展了信息化办公管理的探索。

关键词  教育信息化；教育管理信息化；信息技术；智慧教育示范区；腾讯文档

中图分类号：G434    文献标识码：B

文章编号：1671-489X（2022）09-0014-03

0  引言

教育信息化是教育现代化的重要内容，是实现教育现代化的重要步骤，而教育管理信息化作为教育信息化的基础和重要组成部分，在全面深化教育领域综合改革，加快推进教育治理体系和治理能力现代化等方面起到重要作用。为加快推进教育管理信息化，实现信息技术在教育行政部门和教育机构（学校）管理活动中的广泛应用，2013年7月，教育部出台《国家教育管理信息系统建设总体方案》，旨在提高教育管理决策、监测评价、公共服务工作的信息化和科学化水平，为实现教育现代化提供有力支撑与坚实保障。2021年3月，教育部又在《教育部关于加强新时代教育管理信息化工作的通知》中指出：“要利用新一代信息技术提升教育管理数字化、网络化、智能化水平，促进教育行政办公数字化，推进教育督导和监管信息化。”[1]

2018年，为贯彻落实《教育信息化2.0行动计划》和《教育部办公厅关于“智慧教育示范区”建设项目推荐遴选工作的通知》等相关文件精神，成都市成华区启动“智慧教育示范区”（以下简称“示范区”）创建工作，利用信息技术转变管理理念、创新管理方式，提高管理效率，支撑教育决策、管理和服务被写入示范区建设任务。为更好地融入示范区建设，成华区教育技术装备管理服务中心（以下简称“技装中心”），除牵头开展示范区顶层设计、硬件升级、智慧实践等工作外，在办公室等内部科室也开展了信息化办公管理的探索。

1  腾讯文档助力办公管理

1.1  顺应时代发展需要——思变

技装中心是负责成华区教育技术装备建设、管理、应用、研究、培训，区域智慧教育推进，教育城域专网管理及维护保障工作的教育局直属事业单位，辖区内有公办小学23所，九年一贯制学校11所（含民办），中学12所，职业中学两所，幼儿园120余所（含民办）。笔者所在的技装中心办公室主要负责中心内部行政事务处理、重要事项安排、督查与落实、公文管理及党务、人事、工会、档案和领导交办的其他工作等，除此之外，还要负责与辖区内学校、幼儿园等单位之间工作协调和相关事务，线多面广，工作量大。如何优质高效地完成这些工作，是笔者一直思考和探索的问题。

在示范区建设启动之前，笔者使用腾讯QQ（PC版和APP版）、微信软件（PC版和APP版）、电子邮件等助力办公室日常工作，但这些软件大多效率低、时效性差、便捷性不高。示范区建设启动后，按照技装中心“开展信息化管理模式探索”的有关要求，笔者利用腾讯文档开启办公管理新模式的探索实践之路。

1.2  认识腾讯文档——求变

腾讯文档是一款可多人同时编辑的在线文档软件，支持的文件类型包括Word、Excel、PPT等常用文件，以及收集表、思维导图、流程图等多种图表。腾讯文档有网页版、APP版、小程序等多个版本，适用于PC、移动终端、Pad等多种设备。腾讯文档的特点是：

1）在设备上能随时查看、修改、保存文档，权限安全可控；

2）无须单独注册，使用本人QQ或微信账户信息即可登录，可跨平台使用；

3）支持本地文档导入、在线文档导出，且拥有一键翻译语音输入转文字、图片OCR文字提取、表格智能分裂、查看历史修订记录等特色功能。

笔者选择腾讯文档的主要原因是：

1）因工作需要，每天都要登录腾讯TIM和微信软件，登录后，即可以直接从TIM网盘进入腾讯文档；

2）腾讯文档让腾讯TIM、微信的联系人开展协同编辑十分便捷，且支持多人同时编辑；

3）作为早期用户，笔者享有100 G的网络存储空间，可满足长期使用的需要。

1.3  探索办公管理——嬗变

自2018年开始，笔者一直坚持在工作中使用腾讯文档，四年来已经创建了包括学校督查情况收集、学校目标考核、技装中心健康摸排、支部工作等10个文件夹、千余个文档，在信息收集、资料查阅、疫情防控、党建学习等方面提高了工作和服务的效率。

1.3.1  助力信息收集，让办公管理更有“效”  办公室处于承上启下、联系左右、协调各方、服务大局的中心枢纽位置，工作琐碎繁杂，因此，高效率工作尤为重要。由于工作原因，笔者每年要进行技装中心、公（民）办学校等单位的100余项信息的收集和报送工作，但通知文件无论是以邮件群发还是发到QQ（微信）群中，均需要经过“创建—发送—接收—填写—返回—下载—完成”这个流程，期间还要答疑、催促、修改等。

以收集参会的人员信息为例，2011年，第62届中国教育装备展示会在成都举办，应成华区教育局要求，技装中心要组织中心及学校等相关人员观展并上报参会名单，当时笔者要通过六个步骤来完成这项工作，如图1所示。

1）创建相关文件，即通知、表格等；

2）通过电子邮件、QQ（微信）群等将文件发送给填报学校（人）；

3）填报学校（人）填写文件；

4）以原渠道返回文件；

5）下载文件至本地；

6）经整理、核对、确认、复制、粘贴、汇总、编辑后形成正式文件并上报。

整个工作历时三天，发送、下载邮件各67封，复制、粘贴、编辑、核对表格67个，其间还多次以电话、QQ等方式与学校沟通、确认，整个流程费时、费力。

而2021年第80届中国教育装备展示会时，笔者通过腾讯文档将同样的工作缩减为四步，如图2所示。

1）创建在线协作文档，即通知、表格等文件；

2）将文件自动生成的链接（二维码）推送至学校（人）；

3）填报学校（人）在线填写表格（可多人同时进行）；

4）将在线文件导出，生成正式文件，确认无误后上报。

同样的工作这次不到半天就完成了，与原有方式相比，使用腾讯文档收集信息方便快捷，避免了大量重复性劳动，节约了时间，工作效率得到极大提升。

1.3.2  助力共享查阅，让办公管理更有“底”  办公室是技装中心的资料中转站和保管室，除涉密文件外，如工作表（历）、健康摸排表等常规工作使用的文件需要经常被查阅、使用。按照原有的管理方式，在笔者按照查阅（使用）人的需求找到文件后，纸质版文件需要按规定办理借阅登记手续，电子版文件通过邮件或QQ等方式直接发送，手续烦琐，时效性和便捷性都不高。在使用腾讯文档后，笔者可以将常用的文件、资料收集并存放在云端，以共享的方式提供即时查阅和使用，还能对某些工作追溯反查。

如工作周（年）报、疫情防控健康表等属于每天（周）都要填写，且领导需要随时调用、查询的常规工作报表，可以按图3所示步骤完成。

1）制作报表模板。制作疫情防控健康表、周（年）工作报表模板。

2）导入报表模板到腾讯文档。每周定期打开腾讯文档导入这个模板，并设置权限。

3）分享报表链接并填报。将生成的链接发送至技装中心的QQ（微信）群，并要求在限期之内填报。

4）查阅调用。报表完成后存放在云端，便于领导和同事随时查阅、回顾。

2018年至今，经过四年的使用积累，笔者已建成包括200余期周工作报表、四期年工作历和100余期的每周健康摸排表（疫情暴发后）等在内的云端资料室，为技装中心的多项工作提供了便利，受到领导和同事的好评。

1.3.3  助力跟踪督办，让办公管理更有“招”  技装中心有很多需要办公室进行流程跟踪、督办的工作，这类工作要求及时反馈、按时完成、规范填报。原有的工作方式在进度、质量跟踪、结果汇总等方面费时费力，缺乏时效性和实效性。笔者通过使用腾讯文档构建的信息化跟踪督办模式，可以确保分工明确，随时跟踪工作进展，及时开展督办，让办公管理有新“招”。

以政府履职工作自评表和印证资料的收集工作为例，政府履职工作自评是成华区政府应成都市政府要求开展的教育履职自评工作，目的是汇报各项教育工作推进落实情况，因此，技装中心每年都要将政府履职工作自评表和印证资料上报给区教育局。接手这项工作后，通过使用腾讯文档，笔者将工作分为五个步骤完成（图4），取得良好的效果。

1）制作报表。将项目分解到具体执行人并制作报表，报表中要注明自评内容，如自评等级、工作成效、存在问题、整改措施、佐证资料等。

2）导入报表到腾讯文档。

3）发送链接并填报。将生成的报表链接推送给执行人，并要求限期在线填报。

4）跟踪督办。中心领导可按推进的时间节点，随时查看工作进度，提出要求。

5）导出上报。填报完成后，笔者将报表从腾讯文档导出并上报。

1.3.4  助力考核评价，让办公管理更有“据”  为推进教育装备工作开展，掌握相关工作的完成情况，技装中心每年都要对中心内部和辖区学校进行量化考核。以学校教育技术装备目标年度考核工作为例，按照以往工作流程，由于考核涉及全区每所学校，且技装中心要从多个方面对学校的工作进行评价，因此，笔者需要汇集、整理、提交、上报的资料涉及面广、种类繁多，不但费时费力，共享性差，查阅不便，而且不便反查，容易出现争议。

为让办公管理更有“据”，自2018年起，笔者尝试利用腾讯文档的问卷收集自评和印证资料功能助力此类工作，不但节省了大量的时间，而且让评价有据可查，做到公平公正公开。具体做法见图5。

1）制作相关报表。将学校的自评项目如名称、项目自评分、扣分原因等按分类制作为问卷统计表；按技装中心各业务科室的分工和评分项目制作评分表，并导入腾讯文档。

2）分享自评链接。将问卷统计表生成的链接分享给学校，要求限期自评并上传相关资料。

3）分享评分链接。将业务评分表和学校问卷统计表（含印证资料）生成的链接分享给评审人员。

4）上报评分。将学校自评和业务科室评分导出后上报，供相关领导查阅、核实、评分，并整理好相关资料以备随时调用、查阅。

1.3.5  助力党建学习，让办公管理更有“力”  党建学习作为技装中心党支部的重要活动之一，能提高支部党员干部的思想和理论水平，提升教育技术装备工作能力素养。为助力党建学习，笔者利用腾讯文档开展发言收集、知识竞赛、感悟填报等活动，让党建学习的形式更加丰富、更有活力。

2  结束语

教育信息化的不断发展，让信息技术与教育管理深度融合，有效促进了教育管理信息化的转型与发展。在智慧教育治理新模式下，利用腾讯文档在线协作等功能，探索办公室日常管理信息化模式，能够让办公管理更加有效、有底、有招、有据、有力，转变管理理念，创新管理方式，提高管理效率，有效促进“智慧教育示范区”建设与发展。

参考文献

[1]教育部关于加强新时代教育管理信息化工作的通知（教科信函〔2021〕13号）[J].中华人民共和国教育部公报，2021（4）：33-37.

注：扫描二维码可查看文中案例。

作者：符明春，成都市成华区教育技术装备管理服务中心，中小学一级教师（610051）。