新建民办本科院校教务秘书工作规范研究

2022-06-24姚萌萌

大学教育 2022年4期

姚萌萌

[摘要]随着高校改革的不断深入，处于核心地位的教学管理工作逐步趋向科学化、规范化和制度化。教务秘书作为教学工作的基层管理者和执行者，对高校教学秩序的建立与运行起着十分重要的作用。对新建民办本科院校来说，教务秘书工作规范建立尤为重要。在独立学院转设背景下，全国200多所独立学院即将转为新建本科院校。文章以南京工业大学浦江学院为例进行探析，发现新建民办本科院校教务秘书工作存在工作职责不明确、工作程序不规范、工作态度不统一、工作能力不一致等问题，并从工作职责、工作程序、工作态度和工作能力等方面深入剖析教务秘书工作，探讨如何明确工作职责、规范工作程序、端正工作态度、提高工作能力等路径和对策。

[关键词]工作职责;工作程序;工作能力;工作态度

[中图分类号] G647 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2022）04-0237-03

2018年12月27日，教育部办公厅下发的《关于做好2018年度高等学校设置工作的通知》（教发厅函〔2018〕215号）指出，要“鼓励支持独立学院转设”。2020年5月15日，教育部办公厅发布的《关于加快推进独立学院转设工作的实施方案》（教发厅〔2020〕2号）指出：“到2020年末，各独立学院全部制订转设工作方案，同时推动一批独立学院实现转设。”截至2020年8月11日，已有16所独立学院完成转设方案批复工作，其中转为民办本科普通高校11所，转为地方公办高校3所，撤销建制2所，预示着全国200多所独立学院大部分将转设为民办本科院校。

随着高校改革的不断深入，处于核心地位的教学管理工作逐步趋向科学化、规范化和制度化。教务秘书作为教学工作的基层管理者和执行者，对高校教学秩序的建立与运行起着十分重要的作用。若是教务秘书不能很好地完成教学管理工作，将会出现通知不到位、政策解读不到位、工作拖沓等现象，造成所在教学单位甚至是全校教学管理工作的混乱。因此，建立教务秘书工作规范，对保障新建民办本科院校教学秩序的正常运行尤为重要。

一、教务秘书工作的现状及存在问题

（一）工作职责不明确

工作职责就是工作者具体工作的内容和所负的责任及达到岗位要求的标准，完成上级交付的任务。部分新建本科院校存在规章、制度、机构不健全的问题，各岗位职责没有明晰、细化，工作文件中模糊各岗位之间的工作任务和分工，工作任务和分工根据人脾气好坏来划分，导致一部分教务秘书工作内容增加、工作难度加大，岗位职责外的工作影响了教务秘书本职工作的完成进度。有些学院（部）教务秘书工作变动频繁，暂代教务秘书和新任教务秘书之间工作分工不明确，导致上传下达容易出现纰漏。

（二）工作程序不规范

工作程序是按一定顺序和方法工作的规则，规范工作程序是提高工作效率的关键。教务秘书在人事上隶属本学院（部），由学院（部）管理，在业务上却从属于教务处，直接接受教务处安排。教务秘书既要做好各项教务管理工作，又要组织和安排好各项教学活动，还要在教务处与院部、教师之间、师生之间发挥好桥梁和纽带作用。但教务秘书只是基层工作者，没有任何权力去指挥工作，加之部分学院（部）领导对教务管理工作支持力度不够，因此，教务秘书的教学管理工作开展更加困难。

（三）工作态度不统一

工作态度是对工作所持有的评价与行为倾向，包括工作的认真度、责任度、努力程度等。对工作认真负责，做事不推诿、不抱怨，有效完成本职工作职责范围内的事情即可认为是积极的工作态度，若是能对工作进行思考和反思，不断提高工作效率，即可认为是非常积极的工作态度。在实际工作中，只有部分教务秘书具有积极或者非常积极的工作态度，仍有部分教务秘书工作比较被动，需要不断提醒和督促才能完成工作，甚至有极个别在工作时间内出现难以联系的情况。

（四）工作能力不一致

在人力资源管理学上，工作能力是指对一个人担任一个职位的一组标准化的要求，用以判断其是否称职。教务秘书的工作职责决定着教务秘书需要具备较强的文字写作、沟通协调、言语理解、学习创新和执行能力。在实际工作中，部分教务秘书可以按时、有效地完成既定的教务管理工作，但仍有教务秘书与学院（部）同事之间关系紧张，对高校教务管理工作流程和规章制度不熟悉，做事不能分清轻重缓急，工作没有条理、章法和反馈，不能按时、有效地完成既定工作。

二、教务秘书工作规范的建立

（一）明确的工作职责

1.做好教务管理工作的上传下达

教务秘书需要详细记录和传达主管教学职能部门下发的通知文件以及学校发布的有关教学文件，熟记各项关键的教学管理规章制度的条款，提醒学院（部）主管教学领导有关教学工作完成的时间和进度以便其做工作安排，提供学院（部）教学质量监控数据给主管教学领导以便其做工作决策，做好学院（部）主管教学领导的参谋和助手。教务秘书需要将规章制度讨论稿的意见、教学检查反映的突出问题、学院（部）教务管理工作情况等及时反馈给主管教学职能部门，从而促进学校教务管理工作的科学化、制度化和规范化。

2.做好部门同事之间的沟通协调

教务秘书工作职责需要与主管教学职能部门、学校其他教学单位、兄弟院校学院（部）、教师和各级领导之间保持密切沟通联系，协调教务管理工作各项事宜。教务秘书尤其需要把握好本教学单位教学管理工作容易出问题的环节，提前与相关部门和个人做好沟通和协调，将问题解决前置化，从而避免教学事故的发生。

3.做好教师学生教学的管理服务

（1）档案管理

档案管理包括教学规章制度相关文件、课程教学档案、教师档案、学生档案等教学相关文件的整理、编号和归档。课程教学档案包括课程教学大纲、教学日历、试卷、教学任务书、成績单等有关课程建设、运行和管理的教学文件。教师档案包括教师个人信息、任教学科、任教经历、教研教改项目成果、竞赛获奖等材料。学生档案主要是对留级生、学业预警学生、结业生、复学学生等学生学业情况的建档。

（2）学籍管理

从获得招生录取数据到学生毕业，学籍管理工作贯穿学生整个大学阶段。学号编制、新生分班、新生报到信息汇总、学籍信息变更办理、学籍证明、学生证办理、学籍异动办理（休学、退学、复学、转专业、转学、学业进程调整等）、学业预警、毕（结）业管理等各项学籍管理工作需要严谨、细致。

（3）课务管理

课务管理包含课程管理、排课、选课、调停课管理等工作内容。教务秘书要了解课程设置，熟悉课程管理规章制度，根据排课原则做出科学的课程安排。教务秘书要组织好学生选课工作，重点关注异动学生课程安排，提醒专业负责人和班主任根据人才培养方案要求指导学生做好选课（含重修、补修）工作。教务秘书要及时做好教师的调、停、补课管理工作。

（4）教材管理

教材征订与发放工作需要细心周到，教务秘书要协助课程负责人或者任课教师及时筛选出适合师生使用的优秀教材，同时认真统计各门课程需要的教师和学生用书数量，以便将教材及时发放到师生手中，让教师有充裕的时间备课，让学生有充足的时间预习和学习，为顺利开课做好准备。

（5）考务管理

在补（缓）考、期中和期末考试前，教务秘书要做好学院（部）考试编排，提醒任课教师做好出卷工作，将所有课程考试试卷于规定时间内送印，开考前做好试卷发放工作。考试中，教务秘书要巡查考场并及时解决突发问题，汇总监考情况报表，反馈考试整体情况。考试后，教务秘书要负责提醒任课教师按要求改卷、复查、登分和存档。同时，教务秘书要协助主管教学职能部门组织学生参加英语、计算机、普通话等各类等级考试报名，协助落实考务和监考等人员安排工作。

（6）成绩管理

成绩管理是要教务秘书对入学成绩、等级考试成绩、初修成绩、补（缓）考成绩、重修成绩以及各课程的平均成绩、不及格率等进行全方位、多角度的跟踪记载，为教师教育教学改革及教学方法的改进提供有效参考信息。同时协助主管教学职能部门做好成绩录入管理、成绩单办理、学生复查与教师成绩变更等管理工作。

（二）科学的工作程序

教务管理工作涉及全校师生，因此，工作内容布置要自上而下。校长要主持召开校长办公会和院长会议，做全校教学工作布置，协调跨部门教学工作分工;教学校长要召开教学院长会议，做教学工作安排;教务处要召开教务秘书会议，做具体教学安排;学院（部）要召开工作例会，做好教学工作分工。教务秘书要做教学领导的得力助手。

（三）积极的工作态度

教务秘书需要具备较强的责任感和较高的敬业精神。“教务工作无小事”，教学管理工作中的任何疏漏都可能带来非常严重的后果。教务秘书虽是行政教辅人员，不直接教书育人，但可“管理育人”。教务秘书工作是高校教学管理中的一个重要环节，是主管教学领导进行决策的得力助手，是保证教学单位各项教学工作正常运转的重要力量。因此，教务秘书一定要精准定位，用积极的工作态度发挥自己的价值。

（四）高效的工作能力

教务秘书的工作具有复杂性、周期性、时效性且工作难度大等特点。对教务秘书来说，课程表的合理编排、学生学业成绩的分析、教师教学工作量的计算等都是必须掌握的工作内容。要提高教学管理水平，教务秘书必须掌握教育学、考试学、管理学等理论知识，将理论知识运用于教学管理实践中。教务秘书要自觉提高自身的教学信息化和办公自动化水平，有意识地收集、掌握国内外教育发展尤其是高等教育的政策和研究热点，并进行汇总、凝练，为领导决策和教学管理服务。

三、教务秘书工作规范的实现路径

新建民办本科院校的教务秘书工作是学校教学管理工作的重要环节，教务秘书工作质量在一定程度上直接影响着全校的教学质量。在新建民办本科院校中，如何使教务秘书拥有良好的工作状态，如何激发教务秘书的工作热情，如何提高教务秘书的工作能力从而使其更出色地完成本职工作，这对提高学校教学质量尤为重要。

（一）建立教务秘书工作规范

新建民办本科院校要结合学校实际制订教务秘书工作规范，明确任职要求、工作职责、工作纪律、考核机制等相关内容，将教务秘书工作规范制度化。任职要求包括思想政治、专业、学历、年龄和基本能力等方面。教务秘书工作职责的制订必定是围绕教学管理工作，为本院（部）师生服务的，既有服务又有管理，因此，教务秘书工作职责需要具体、详细并且具有可操作性。教务秘书工作职责包括教师的“教”和学生的“学”两个方面相关的教学管理运行工作。工作纪律包括教务秘书的出勤、请假等相关规定。考核机制包括教务秘书考核原则、程序、方式、内容等。

（二）细化教务秘书工作考核

为激发教学秘书的工作积极性、主动性和创造性，建立教务秘书工作考核与奖惩机制是必须的。学校应从德、能、勤、绩、廉这五个方面建立教务秘书工作考核指标体系，且指标体系要量化。“德”主要包括思想品德和职业道德，“能”包括业务水平、执行能力和合作精神，“勤”包括责任心和工作态度，“绩”主要指实际工作效果，“廉”主要指工作的自我要求和自身修养。学校要建立教务工作评奖评优制度，成立教务秘书工作考核小组，规范教务秘书工作考核程序，发布教务秘书工作考核结果，为考核优秀者发放荣誉证书和奖金，考核不合格者应扣发工资或绩效，连续两次考核不合格者建议调离教学管理工作岗位或辞退。

（三）加强教务秘书工作培训

教学秘书处在教学管理一线，工作既要有创新又要有章可循。学校应定期组织教学秘书培训，以提升教务秘书队伍的素质和能力。

1.树立良好的职业道德

教学秘書要有高度的责任心，始终坚持和遵守学校的规章制度，按章程办事，办事时要细心、耐心。在工作中要严于律己，热心服务，积极向上，做好教师和学生的助手和帮手。

2.具备娴熟的业务能力

首先，加强教务秘书专业能力的培养。学校应定期组织教务秘书学习教学管理的相关知识技能（如办公软件操作）以及学校关于教学管理和运行的文件、规章和制度。学校要帮助教务秘书积极掌握和运用现代化信息系统，了解学校和学院（部）的特点，以便发挥他们的主观能动性，做好教学管理服务工作，甚至为学校和院部发展建言献策。

其次，加强教务秘书沟通能力的培养。教务秘书的工作需要与学校各职能部门人员、学院（部）领导、教师、学生等各方面人员打交道，而上传下达、政策解读都需要具备良好的沟通能力，应建立起和谐的沟通关系，只有这样才能达到事半功倍的效果。

最后，加强教务秘书应变能力的培养。新建民办本科院校的人员流动性大，导致教学管理的不确定性增大。教务秘书工作须及时应对发生的变化，分清事情的轻重缓急，以保证正常教学秩序为准则，妥善处理突发事件。

高校要重视教务秘书工作岗位发挥的重要作用，做到专人专岗，为教务秘书营造一个良好的工作环境。教务秘书自身要能认识和理解岗位的职责与意义，明确工作定位，树立学习意识，增强自身素质，提高管理水平，跟上时代步伐，从而提高高校教学管理水平，促进高校教学质量的提升。

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