某科研院所合同风险识别与控制研究

2022-06-23鄂天洁

项目管理技术 2022年5期

鄂天洁

(中国航空综合技术研究所，北京 100028)

0 引言

某科研院所作为面向各军工行业、面向社会的基础性、公益性研究机构，随着经营规模和市场渠道的不断扩大，涉及的合同类型越来越多，相关的客户、供方和外部要求也越来越多，急需优化内部合同管理机制。基于上述背景，本文结合该科研院所的运行特点，对相关合同风险进行识别和分析，并提出合理的改进和控制措施。

1 合同风险基本内容

合同风险通常包括管理风险、法律风险、信用风险、自然风险、投资风险等。这些风险相互影响，彼此关联，成为一个耦合系统[1]。国内学者在基于内部控制和风险管理的关系研究中指出，合同管理风险即流程风险，合同法律风险即战略风险，是合同管理中最大的两类风险。

1.1 合同管理风险

合同管理风险是指相关管理部门存在的风险，主要是针对管理层面的风险。该风险需要企业负责人、合同管理部门负责人等协同管理，从而保证合同管理流程的执行效率，同时为有效管理决策提供支撑。

1.2 合同法律风险

合同法律风险是指合同具体履行过程中产生的风险，主要是针对操作层面的风险，体现的是法律业务的特点[2]。

2 某科研院所合同风险识别与分析

2.1 某科研院所合同管理的主要特点

基于该科研院所近几年合同管理现状，分析其合同管理特点，具体如下：

(1)合同种类多、数量多且类别分散。2017—2020年合同总量呈现稳中有增的趋势，基本保持在每年1500份左右，见表1。

表1 某科研院所2017—2020年合同数量及类型统计表

(2)相关管理部门多，权责分散。例如，计划财务部负责合同总归口管理，市场部负责收入合同归口管理，项目管理部负责支出合同归口管理。此外，计划财务部还负责工程建设、固定资产采购等其他类型支出合同归口管理。

(3)外部市场环境复杂，导致外部风险因素多。近几年，合同主体不断发生变化，不再局限于国家政府机关，更多地是面向各行业领域的社会企业。

(4)主要业务决策点分散。项目经理负责合同谈判评审、起草签订、履行和验收等工作，但能力水平参差不齐，对制度的理解有偏差，导致制度落实程度不一致。

(5)专业多样、业务复杂，增大了合同审查和管理难度。该科研院所目前有17个专业领域，各专业涉及不同合同类型，审查要点各异，增加了审查难度。

基于上述特点，本文采取要素识别法和常识、经验判断法初步识别出合同风险管理的两大风险，即合同管理风险和法律风险中潜在的风险源头，并与相关专家讨论、确定和分析风险因素。

2.2 基于合同管理要素的风险识别与分析

合同管理风险可以分为人因风险、组织结构风险、管理制度风险、信息系统风险。

2.2.1 人因风险

在分级授权机制下，人力资源导致的风险主要体现在以下两个方面：

(1)合同授权人较多。该科研院所目前共授权50人签署合同，不同授权人的风险敏感性不一样，导致审签过程中存在风险，如未按照授权范围签署合同等。

(2)合同管理和审批过程管理人员能力水平和认识各异。例如，不重视合同中关于知识产权、违约责任的条款，导致后期产生相关法律纠纷；对技术协议描述不具体、不明确，导致实施过程中甲方需求频繁变更，增大实施成本。

2.2.2 组织结构风险

组织结构风险是指因合同管理相关组织机构设置不合理、职责不完备造成的风险。例如，该科研院所2016—2020年合同归口管理部门经历了4次调整，合同执行监管不连续，容易造成合同信息、档案等丢失。同时，归口管理部门主要履行统计、归档等职责，缺少监管机制。

2.2.3 管理制度风险

管理制度风险是指因管理制度不健全，制度与业务动态调整未及时匹配，导致执行偏离带来的风险。例如，该科研院所目前合同管理制度体系缺少收入合同管理制度；合同管理制度频繁调整造成对制度不能及时了解、掌握要求，不能有效指导合同执行。

2.2.4 信息系统风险

信息系统风险是指利用信息化手段传递保存合同信息时，系统功能性欠缺或变更，导致信息数据混乱、系统安全稳定性差导致的风险。目前，该科研院所合同管理系统是多年前设计开发的，其功能已无法满足实际业务需求，功能性欠缺造成统计信息不准确、不全面，影响决策质量。频繁升级、更改，系统稳定性差，导致一些历史数据混乱甚至丢失。

综上所述，该科研院所合同管理风险各因素影响分析见表2。

表2 合同管理风险各因素影响分析

2.3 基于合同法律要素的风险识别与分析

合同法律风险分为合同签订风险和合同履行风险。

2.3.1 合同签订风险

合同签订风险分为供方风险、签约风险、审查风险、文本风险、招投标风险。

(1)供方风险。供方风险是指合同供方在资格、资信、能力等方面存在欠缺导致的风险，主要表现为：供方资质不佳或伪造；专业技术人员力量薄弱；供方资质过期或资质条件不满足要求，无法保障售后等。

(2)签约风险。签约风险是指不按规定签订书面合同导致的风险，主要表现为合同正在履行甚至已履行完毕后补签合同；标的不明确或不具针对性，无法判断与项目的相关性等。

(3)审查风险。审查风险是指合同未按要求开展经济、技术、法律三方面审查或流于形式造成的风险，常见的风险包括：合同起始时间和收付款时间不严谨，还未签约即构成违约；合同标的、售后等条款概念宽泛、不明确、不具体，容易引起纠纷；无知识产权维护意识，无法保证公司利益最大化。

(4)文本风险。文本风险是指文本内容描述不明确、条款不齐备，或合同模板使用范围不全面、缺少对细节的约定等导致的风险[3]。依据合同管理办法，该科研院所现有5种合同模板类型。随着业务发展的多元化，其他合同类型逐年增多，体现出标准文本的范围局限性：对一些例外的因素不敏感，条款不齐，没有根据项目特点制定规范、标准的合同文本，导致某些具体交易事项约定出现遗漏。

(5)招投标风险。招投标风险是指未按规则评标、定标等导致的风险[3]。这类风险通常包括泄露标底或其他投标人的商业秘密、相互串标通标私白废标的现象，合同及技术协议的内容与投标内容不一致，或者将特定的技术方法作为招标文件的重要技术条款，具有明显的排他性。

2.3.2 合同履行风险

合同履行风险分为执行风险和变更风险。

(1)执行风险。执行风险是指合同签订后对合同履行过程管理不重视，未严格按照合同规定条款执行，交易双方或一方未按约定履行或未完全履行合同，不能及时、正确地行使抗辩权利而导致的风险。例如，某科研项目验收时暴露出成果物与合同规定的数量一样，但个别交付物内容与技术协议要求不符。

(2)变更风险。变更是指在合同有效期内由双方当事人依法对约定内容进行修改。变更的内容一般包括合同额、标的物、验收标准、质量要求和服务保障等。由于合同变更造成的风险为合同变更风险，如某试验合同开始约定10项产品的试验，但实际过程中变成15项，且未及时进行合同变更或未签订补充协议，导致最终部分交付物不符合合同标的。

通过上述分析，综合该科研院所各风险因素在法律要素中的影响，判断其可能带来的后果，见表3。

表3 合同法律风险各因素影响分析

3 某科研院所合同风险控制方法

3.1 合同风险等级划分与控制

在上述风险识别的基础上对合同管理中潜在的风险进行分析，并通过对该科研院所分管军工、科研、市场项目的35名项目主管和项目经理进行调查问卷，对风险发生的概率(严重性)与影响程度(可能性)进行评价，从而确定各风险的风险值。按照风险值81～61为一级、60～40为二级、40以下为三级的标准评估风险等级，结合合同管理实际提出应对方法和建议，见表4。

从表4可以看出，该科研院所合同供方风险、合同管理和审批过程管理人员能力水平和认识各异为一级风险，其中合同供方风险最高；合同执行风险和变更风险为三级风险；其余为二级风险。

3.2 合同风险控制改进建议

3.2.1 建立供应商动态评估机制

(1)供方准入方面。对供应商进行严格把关，提高承包商进入门槛。必要时，对大额支出合同进行实地调查，了解对方信誉、经营水平、财务状况、人员设备、管理水平等情况。

(2)供方评估方面。定期对供应商进行评价，采取定性和定量相结合的动态评估模式。由相关人员针对招投标、商务谈判、合同验收及收付款等阶段对其进行综合评定；建立供方管理指标体系，并配以相应权重进行定量评估。

(3)供方激励控制方面。确定优质供应商，特别是对于在某领域具有较大技术优势的供方，可以通过战略合作建立相对稳定的合作伙伴关系，实现共赢。

3.2.2 合同文本标准化

按照不同业务类型，增加合同标准文本类型与范围，细化合同条款，增加条款覆盖面和特别交易事项约定，尤其对合同文本经常出现纠纷的条款，细化关键环节和风控内容提醒，见表5。

表5 合同文本条款纠纷防控建议

3.2.3 提升相关人员的业务能力和法律意识

(1)合同管理人员培训。针对项目主管、项目经理、商务专员进行一般合同管理风险知识的培训和专业性较强的风险培训，提高法律风险意识，推进企业合同法律风险防控的全局化进程。

(2)针对中层干部建立持久有效的领导干部学法机制。明确考试考核要求，通过合同法律知识培训，促使中层干部在重要事项决策过程中重点考虑合同法律风险。

(3)强化对法律工作人员的激励与约束。提高法律人员地位，通过相关激励措施提升其工作热情、真正参与经营决策；对缺乏责任心的人员进行一定约束，促使其以正确的心态处理合同管理工作。

3.2.4 优化合同信息管理系统

(1)完善系统功能设置。通过完善合同管理相应环节，实现各环节有机融合。例如，增加收款提醒，将收款节点与合同进度关联，按研发进度自动提示项目经理收款；增加付款提醒，并与项目预算联动，签订合同时避免超出预算范围的成本支出。

(2)推行系统集成对接。实现合同系统与财务报销系统关联，通过数据共享提升合同履行效率；推进合同系统与供应商数据库对接，按照项目性质自动推荐优质资源，提升合同运行质量。

(3)强化分析评价功能。基于信息系统，将合同主体、供方选择、签订、履行等信息定期进行对比分析，实时反映合同运行管理情况；实时查询合同收/支总额等各类统计数据，为管理人员决策提供支撑。

3.2.5 建立合同管理绩效评价制度

为了跟踪合同全生命周期的整体质量，建议定期评估合同管理的绩效。合同管理绩效评价既是对合同管理部门管理效果的衡量，也是对实施部门项目完成质量的评估，还可为部门奖惩提供依据。合同管理的绩效评价基准要明确、科学、公开，与运营战略等保持一致。可以按照项目合同周期，按照不同的权重对财务交付、货架交付、预算成本、进度、质量、风险情况等几个关键指标进行评估，并纳入部门绩效考核范围。